hur du håller dina volontärer glada, hjälpsamma och ivriga att återvända
att hantera ett volontärteam, stort eller litet, är en viktig kompetensuppsättning. Några av samma färdigheter som används för att hantera anställdas överföring, men det finns olika dynamik som du måste tänka på om du vill vara lika framgångsrik som Sue och Claire.
att lära sig att effektivt använda volontärer kan främja målen för alla organisationer. Eftersom få av er har haft förmånen att tjäna under mästare som Claire och Sue, låt mig dela med dig vad jag lärde mig av dem och hur jag omsatte det i praktiken.
det finns ett brett utbud av skäl människor volontär. Några vanliga motiv är följande:
- att ha något att göra
- att må bra om dig själv
- eftersom du bryr dig om målen för organisationen eller projektet som genomförs
- att dämpa skuld
- att se bra ut för andra
- för att uppfylla ett krav (skola, arbete, samhällsorganisation, klubb)
- njutning av själva arbetet
- att interagera med andra människor
- av en känsla av skyldighet
- tillgång eller godsaker som tillhandahålls
att förstå de främsta orsakerna till att människor volontärarbete hjälper dig att hantera dem bättre.
”Service till andra är hyran du betalar för ditt rum här på jorden.”
— Muhammad Ali
”betala” dina volontärer
Nej, det är inte en oxymoron. Du ger inte dina volontärer en lön men om de inte känner sig belönade på något sätt kommer de inte att göra kvalitetsarbete eller återvända till ett annat skifte. Precis som människor väljer att frivilligt för en mängd olika skäl finns det ett brett utbud av sätt att belöna dem.
den bästa lönen för de flesta volontärer är att ge meningsfullt arbete, inom deras kompetensuppsättning, med nödvändiga verktyg och duscha dem med uppskattning för deras ansträngningar. Sekundära belöningar inkluderar förmåner som snacks, tillgång till en upplevelse utanför det vanliga och social interaktion.
du betalar dina volontärer genom att uppfylla minst en av deras skäl för volontärarbete. Eftersom olika människor frivilligt av olika skäl, syftar till att slå så många belöningar som möjligt.
så här betalade Sue och Claire mig. Första gången jag dök upp för ett PTA-möte möttes jag vid dörren av en volontär.
” röd eller vit?”frågade hon, gav mig ett glas och gjorde mig redo att hälla lämpligt vin. Redan detta PTA-möte var en bra start.
den första uppgiften jag registrerade mig för var att hjälpa till att förbereda sig för den årliga jumble-försäljningen. Jag godkände helt målet att samla in pengar till skolan genom att samla in Användbara stadsdelar och ge dem ett nytt liv. Jag möttes vid dörren med en lista över uppgifter som behövde göras. Jag valde att sortera kläder och en kollega volontär fick mig snabbt på hur man gör jobbet.
medan min kollega och jag pratade och sorterade kom Sue för att se hur det gick.
” Tack för att du gav din tid. Vi höjer över 1,000 xnumx xnumx med denna försäljning varje år. Plus att vi håller så många objekt ur deponi och ge en verklig service till våra familjer och vårt grannskap. I år hoppas vi kunna uppgradera lekplatsen med intäkterna. Vi kan bara göra det med volontärer som du.”
”volontärer får inte betalt, inte för att de är värdelösa, men för att de är ovärderliga.”- Sherry Anderson
ge Snacks eller andra förmåner
en liten mängd som spenderas på snacks är väl spenderade pengar. Om du organiserar en stadsdel sanering, en låda med munkar eller en bagel spridning sparkar händelsen av med en fest humör. Om pengarna är mycket snäva, överväg att fråga människor som inte kan frivilligt personligen om de kan ge lite snacks.
inte alla volontärspelningar bidrar till snacks. Små föremål som pennor eller pennor kan också vara ett konkret sätt att inte bara belöna din volontär utan också hålla ditt namn framför dem.
”om medkänsla var den motiverande faktorn bakom alla våra beslut, skulle vår värld inte vara en helt annan plats?”- Sheryl Crow
behoven hos människor som serveras kommer först
det finns en känslig balans mellan att hålla dina volontärer glada och uppfylla målen för det faktiska arbetsprojektet. Om dina volontärer har någon kontakt med de människor som serveras, prioritera alltid behoven hos de människor som serveras över volontärernas behov.
ta till exempel ett katastrofhjälpsprojekt. Om ditt besättning spenderar hälften av sin tid på att ta selfies med barn, får de inte bara jobbet gjort, de utnyttjar också potentiellt utsatta människor för sociala medier.
ständigt påminna dina volontärer att alla människor har värde och värdighet och bör behandlas med respekt.
”det som bör föra oss till handling är mänsklig värdighet: de förtrycktas oförytterliga värdighet, men också var och en av oss värdighet. Vi förlorar värdighet om vi tolererar det oacceptabla.”- Dominique de Menil
Ställ in arbetsplatsen för framgång
att gå bort och veta att deras ansträngningar gjorde skillnad är en nyckelkomponent för att hålla volontärer glada och sannolikt att återvända. Dödens kyss för tillfredsställelse och retention slösar bort sin tid. Tänk framåt och ha en mängd olika uppgifter som kan utföras av människor på olika kompetensnivåer.
se till att du har de verktyg som behövs för volontärer för att få jobbet gjort. Även om du har bett dem att komma med sina egna penslar, rake, soppåsar eller vad som helst, ha några till hands för de volontärer som inte läste dina e-postmeddelanden noggrant.
”börja där du är. Använd vad du har. Gör vad du kan.”- Arthur Ashe
säg inte ja till en volontär som du inte kan använda
det är OK att vända bort volontärer som du inte kan sätta på jobbet. Om möjligt, gör det innan de dyker upp på plats. En uttråkad volontär är sällan en glad volontär. Å andra sidan, överväga noga vad arbete kan göras av okvalificerad arbetskraft och hålla en lista över uppgifter tillgängliga för att möta en mängd olika kompetensnivåer.
underskatta inte det arbete som barn kan göra med korrekt övervakning. Familjer gillar att frivilligt tillsammans och även små barn kan vara förvånansvärt bra under de rätta omständigheterna med föräldrarnas vägledning. Om din arbetsplats inte är lämplig för barn, var dock inte rädd för att vända människor bort.
”vi kan inte bara leva för oss själva. Tusen fibrer förbinder oss med våra medmänniskor.”- Herman Melville
rekrytera brett
Be samma personer eller grupper av människor att frivilligt varje gång en uppgift behöver göra risker utbrändhet och stagnation. Tänk utanför boxen när det gäller rekrytering.
när jag ville tredubbla antalet barn vi kunde tjäna i vårt sommarprogram visste jag att jag också skulle behöva tredubbla antalet volontärer. Innan jag tog på sig rollen, nästan alla volontärer var stay-at-home mammor vars barn deltog i programmet eller pålitliga high schoolers.
mitt första steg var att skapa en mängd olika volontärpositioner på olika kompetensnivåer och tidsåtaganden.
de som inte gillade att arbeta direkt med barn kunde arbeta i köket eller som löpare som levererade förnödenheter. De med bara en dag att ge kan anslutas efter behov för att lägga till stöd. Middle schoolers kan vara ansvariga för att shepherding en liten grupp av 3-4 barn som en del av en stor grupp övervakad av en vuxen.
de som endast är tillgängliga på helgen gav upp och ta ner support. En kvinna tillbringade 30 minuter varje morgon checkar in barn efter att släppa av sitt eget barn och innan du beger dig till jobbet.
om du är flexibel med tid och uppgifter kan du öka poolen av människor som kan frivilligt för dig.
”varje person kan göra skillnad, och varje person bör försöka.”
– John F. Kennedy
träna, omskola och checka in regelbundet
ge utbildning för även enkla uppgifter. Ingenting krossar volontärmoralen snabbare än förvirring över hur man gör en uppgift eller att någon kommer senare och kritiserar sitt arbete eller ännu värre, måste göra om det.
utbildningen ska vara så kort och så grundlig som möjligt. Täck de viktigaste detaljerna så snabbt och tydligt som du kan och sedan få ditt team att arbeta. Titta noga, särskilt i början, så att du försiktigt kan korrigera eventuella misstag. Fortsätt checka in regelbundet för att ge stöd, uppmuntran, omdirigering eller ytterligare utbildning vid behov.
”volontärer har inte nödvändigtvis tid; de har hjärtat.”
– Elizabeth Andrew
ersätta dina bästa volontärer
volontärer skapas inte lika. I de flesta situationer kommer några av dina volontärer snabbt att skilja sig från att vara mer skickliga, naturliga ledare, hårda arbetare eller någon kombination av alla tre. Storlek upp din grupps förmågor och sätt dina bästa arbetare i ledarroller där det är lämpligt.
kvalitetskontroll kan vara ett problem med volontärarbete och du kan inte vara på alla platser hela tiden. När du har identifierat någon som gör uppgiften bra, be den personen att lära de andra.
”om våra förhoppningar om att bygga en bättre och säkrare värld ska bli mer än önsketänkande, kommer vi att behöva engagemang av volontärer mer än någonsin.”
– Kofi Annan
kom ihåg att de inte är anställda
när du betalar någon för att göra ett jobb är det lätt att överlämna en detaljerad arbetsbeskrivning, var noga med de första gångerna de försöker en uppgift och förvänta dem att fortsätta med det. Detta tillvägagångssätt kommer att fungera med några av dina volontärer men andra kommer att behöva lite mer coddling.
leta efter sätt att förbättra volontärupplevelsen medan du fortfarande uppfyller ditt primära uppdrag. Till exempel kan volontärer arbeta snabbare om de är separerade för att förhindra socialisering, men om din volontärs primära motivation var att interagera med andra kommer du förmodligen att förlora en volontär i processen.
Tänk på långsiktig vinst snarare än att klämma ut det mesta av varje person varje session. Kom alltid ihåg att du också bygger goodwill mot din organisation. Många volontärer slutar donera pengar såväl som tid.
”volontärer donerar till välgörenhet dubbelt så mycket som icke-volontärer. Nästan 80 procent av volontärerna donerade till välgörenhet, jämfört med 40 procent av icke-volontärer.”- AmeriCorps
Acceptera nådigt varje ”Nej”eller” ja ”
vi har alla träffat volontärrekryteraren som får människor att ducka i garderober eller plötsligt komma ihåg en brådskande uppgift som behöver göra någon annanstans så snart de ser rekryteraren komma. Du vill inte vara den person som inte kan ta nej för ett svar och ständigt försöker skuld människor i tjänst.
kom istället ihåg att du inte bara ställer upp arbetare för en uppgift. Du erbjuder människor en chans att göra skillnad med sin tid. Ofta får du ett” nej ” med en anledning. Är anledningen ett hinder du kan hjälpa din potentiella volontär att övervinna eller är de artiga och gör ursäkter?
det är OK att trycka försiktigt tillbaka mot ursäkter. Det bästa sättet att göra detta är i volontärhöjden själv. Tänk på eventuella hinder för service och ha ett sätt att lösa dem som flexibla tider och uppgifter. Men låt också människor säga nej med värdighet. Du vill ha villiga och ivriga volontärer. Inte människor som känner sig press-ganged i tjänst.
kom istället ihåg att du inte bara ställer upp arbetare för en uppgift. Du erbjuder människor en chans att göra skillnad med sin tid.
Selfies och andra foton: Ja eller Nej?
de flesta volontärer vill idag ha Foton för sociala medier. Tänk på hur du kan möta detta behov utan att äventyra din säkerhet och principer. Var mycket tydlig med dina volontärer om vad som är och inte är acceptabelt.
om du behöver ha en policy för inga foton när du arbetar på grund av säkerhets-eller integritetsfrågor, överväg att erbjuda gruppfoton i början eller slutet av arbetssessionen. Ett annat alternativ är att ha en personalperson eller en volontär som tar bilder som görs tillgängliga för gruppen senare.
om din policy inte är några bilder, Ge din anledning:
” tyvärr måste jag be dig att inte ta bilder som arbetar med matberedning eller service eftersom det strider mot hygien-och säkerhetsbestämmelser.”
” ta inga bilder av eller med kunderna. Vi måste respektera deras integritet och värdighet.”
”bara genom att ge kan du få mer än du redan har.”- Jim Rohn
anledningar till att volontärer slutar eller inte återvänder
volontärer som återvänder till ett annat skift är de bästa. De är redan utbildade, vet exakt vad de registrerade sig för, är helt ombord och representerar en mindre ny person du behöver rekrytera. Så vilka är de viktigaste orsakerna till att människor inte fortsätter att frivilligt?
- har inte tid längre
- hittade uppdraget tråkigt eller obehagligt
- ingen bad dem att återvända
- kändes som att deras tid var bortkastad
- jobbet var utanför deras skicklighet eller komfortzon
- kände sig inte uppskattad
- är inte säker på att jobbet är värt att göra
- målen för uppgiften eller organisationen var oklara
- deras färdigheter var inte väl utnyttjade
- kände sig utnyttjad av
var som Sue och Claire
vad gjorde Sue och Claire så effektiva som frivilliga ledare? De gick ut ur deras sätt att få varje volontär att känna sig uppskattad. Vi visste alltid exakt vad som behövde göras, vi fick val på vilka uppgifter vi skulle utföra och lämpliga färdigheter och verktyg för jobbet. Kommunikationen var riklig, koncis, och fullständig.
våra åsikter och input lyssnade på och värderades. Vi visste hur varje projekt tjänade till att uppfylla skolans större mål. Det fanns gott om tid för att umgås och binda med varandra när vi arbetade. När vi kom fram kunde vi dyka rätt in och komma till jobbet och göra skillnad.
oavsett om du är en volontär själv rekrytera en eller två personer för att få ett jobb gjort eller en betald person som försöker dra av en massiv eller pågående program, uppmärksamma principerna ovan och du kommer att kunna åstadkomma stora saker tillsammans.
”volontärarbete är en hjältemod i stor skala. Och det betyder djupt. Det gör mer än att hjälpa människor att slå oddsen; det förändrar oddsen.”