blogginlägg
Petty cash, även känd som petty cash fund, är en liten mängd kontanter till hands som används för att betala små, vardagliga affärskostnader. Exempel på liten kontantanvändning inkluderar betalning för porto, telefonkort och ersättning av resekostnader. Beloppet i en liten kontantfond varierar beroende på organisation – hur mycket hålls och hur småpengar används bestäms av företagsledarna.
Petty cash kräver kontroll
Petty cash är avsedd för små betalningar, men i många företag blir petty cash den primära fonden för att göra kontantbetalningar.Många Ghananska företag har svaga kontroller över småpengar. De antar att eftersom det är en liten summa pengar behöver de inte vara uppmärksamma på kontroller över hur det spenderas.
företag har förlorat betydande summor pengar över tid på grund av bristande kontroll över småskaliga kontantutgifter. Svaga kontroller över kontanter i en miljö där anställda ofta är hårt pressade för kontanter skapar en frestande möjlighet för förskingring och bedrägeri. Att ha starka kontroller över småpengar är det säkraste sättet att avskräcka potentiella brottslingar från att förskingra småpengar.
sju enkla steg för att förbättra kontrollen över småpengar
de sju enkla steg du måste vidta för att stärka kontrollen över småpengar och undvika förluster är:
1. Bestäm om en flottör och när du ska fylla på
det första steget är att definiera hur mycket du vill behålla som en flottör i petty cash och den nivå där petty cash måste fyllas på. Float är det maximala belopp som kan hållas i småpengar när som helst. Det belopp som betalas ut från småkontanterna ska återbetalas när fonden faller till den nivå där den måste fyllas på.
för att bestämma mängden float, överväga de typiska små betalningarna du gör inom en definierad period som en vecka eller månad och ange ett rimligt floatbelopp. Floaten minskar risken för att hålla för mycket pengar som du kanske inte behöver, eller för lite pengar.
2. Segregering av roller
i ett litet företag kan det inte vara möjligt att ha olika personer ansvariga för småskaliga medel, hålla småskaliga konton och godkänna småskaliga betalningar. Som ett minimum bör den person som godkänner småpengar inte behålla småpengar och relaterade konton.
3. Definiera kostnadsgränsen och godkännandematrisen
det är mycket viktigt att definiera:
- det maximala belopp som kan betalas ut av små kontanter. Betalningar som överskrider gränsen bör inte betalas ut ur småpengar. Till exempel, belopp som inte överstiger GHS 100.
- Vem kan godkänna småkontanttransaktioner?
4. Använd petty cash kuponger för alla petty cash transaktioner
skapa ett system för petty cash utbetalning. I detta system bör små kontantförfrågningar registreras på en liten kontantkupong och godkännas av en auktoriserad person före utbetalning.
5. Efterfrågan kvitton för att backa upp kostnaderna hävdade
petty cash utbetalningspolicy måste göra det obligatoriskt för petty cash fordringar backas upp av kvitton. I några få fall, t.ex. taxiresor, kanske kvitton inte är tillgängliga. I sådana fall bör den som godkänner utgifterna bedöma rimligheten.
6. Granskning och godkännande av begäran om återbetalning av småpengar
för att begära återbetalning måste småpengar lämna in alla småpengar tillsammans med relevanta styrkande handlingar. Den person som godkänner begäran bör säkerställa följande:
- granska kupongerna och kontrollera att beloppen på kupongerna och kvitton är överens.
- styrkande handlingar har stämplats ”betalda” så att de inte kan användas för att stödja andra betalningar.
- summa upp beloppen på kupongerna och se till att den beräknade summan överensstämmer med den begärda ersättningen.
7. Periodiska kontanträkningar
petty cash till hands måste räknas regelbundet och kontanterna räknas avstämda med saldot på petty cash-kontot. Petty cash count är ett sätt att verifiera att kontantsaldo finns.
för att kontanträkningen ska fungera som en effektiv kontroll:
- räkningen ska utföras av någon som är oberoende av småkontanten och den person som håller småkontanterna.
- de små kontanter och styrkande handlingar bör vara tillgängliga vid tidpunkten för räkningen.
för att kontrollera om rätt mängd småpengar finns till hands, ska den som utför räkningen göra en avstämning enligt följande:
- skaffa alla småkuponger som inte har återbetalats.
- kontrollera att kupongerna är i ordning och beräkna det totala utbetalda beloppet.
- dra av beloppet från flottören för att få balansen som ska vara till hands.
- kom överens om saldot beräknat på kontanterna.
Sammanfattningsvis
eftersom många affärer i Ghana involverar kontanter kan mängden pengar som passerar genom småpengar vara betydande. Du kan förlora en nätt summa över tiden om dina kontroller är otillräckliga.
ovanstående förslag kan hjälpa dig att skapa kontroll och minska risken för stöld.
skrivet av Amos Adu
Amos är chef för Kundredovisningstjänster i SCG.
kontakta oss idag för att tala med en av vårt team av experter.