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Petty cash, noto anche come petty cash fund, è una piccola quantità di denaro a portata di mano che viene utilizzato per pagare piccole spese aziendali quotidiane. Esempi di utilizzo di piccoli contanti includono il pagamento per spese postali, schede telefoniche e il rimborso delle spese di viaggio. L’importo in un fondo di piccola cassa varierà in base all’organizzazione: quanto viene trattenuto e come viene utilizzato il piccolo denaro sono determinati dai gestori dell’azienda.
La cassa piccola richiede il controllo
La cassa piccola è destinata a piccoli pagamenti, ma in molte aziende, la cassa piccola diventa il fondo primario per effettuare pagamenti in contanti.Molte aziende ghanesi hanno controlli deboli sulla piccola cassa. Essi assumono che, poiché si tratta di una piccola somma di denaro, non hanno bisogno di prestare attenzione ai controlli su come viene speso.
Le aziende hanno perso notevoli quantità di denaro nel tempo a causa della mancanza di controllo sulla spesa in denaro piccolo. I controlli deboli sul denaro contante in un ambiente in cui i dipendenti sono spesso in difficoltà per contanti creano un’opportunità allettante per appropriazione indebita e frode. Avere forti controlli su petty cash è il modo più sicuro per scoraggiare i potenziali criminali da appropriazione indebita petty cash.
Sette semplici passi per migliorare i controlli sulla cassa piccola
I sette semplici passi da compiere per rafforzare i controlli sulla cassa piccola ed evitare perdite sono:
1. Decidere su un float e quando ricostituire
Il primo passo è definire quanto si desidera mantenere come float nella piccola cassa e il livello al quale la piccola cassa deve essere reintegrata. Il float è l’importo massimo che può essere trattenuto in cassa in qualsiasi momento. L’importo versato dalla piccola cassa dovrebbe essere rimborsato quando il fondo scende al livello al quale deve essere reintegrato.
Per determinare l’importo del float, considerare i piccoli pagamenti tipici effettuati entro un periodo definito, ad esempio una settimana o un mese e impostare un importo float ragionevole. Il galleggiante riduce il rischio di tenere troppo denaro che non si può richiedere, o addirittura troppo poco denaro.
2. Segregazione dei ruoli
In una piccola azienda, potrebbe non essere possibile avere persone diverse responsabili dei fondi di cassa piccola, mantenendo i conti di cassa piccola e approvando il pagamento di cassa piccola. Come minimo, la persona che approva la piccola cassa non dovrebbe tenere la piccola cassa e i relativi conti.
3. Definire il limite di spesa e la matrice di approvazione
È molto importante definire:
- L’importo massimo che può essere erogato dalla piccola cassa. I pagamenti che superano il limite non dovrebbero essere pagati in contanti. Ad esempio, quantità non superiore a GHS 100.
- Chi può approvare le transazioni di piccola cassa?
4. Utilizzare buoni di cassa piccola per tutte le transazioni di cassa piccola
Creare un sistema per l’erogazione di cassa piccola. In questo sistema, le richieste di cassa piccola devono essere registrate su un voucher di cassa piccola e approvate da una persona autorizzata prima dell’erogazione.
5. Richiedere le ricevute per eseguire il backup delle spese richieste
La politica di erogazione di petty cash deve rendere obbligatorio che le richieste di petty cash siano supportate da ricevute. In alcuni casi, ad esempio le corse in taxi, le ricevute potrebbero non essere disponibili. In tali casi la persona che approva deve valutare la ragionevolezza della spesa.
6. Revisione e approvazione della richiesta di rimborso petty cash
Per richiedere il rimborso, il titolare di petty cash deve presentare tutti i buoni petty cash insieme ai relativi documenti giustificativi. La persona che approva la richiesta dovrebbe garantire quanto segue:
- Controllare i buoni, controllando che gli importi sui buoni e le ricevute siano d’accordo.
- I documenti giustificativi sono stati timbrati “pagati” in modo che non possano essere utilizzati per sostenere altri pagamenti.
- Sommare gli importi sui buoni e garantire che il totale calcolato concorda con il rimborso richiesto.
7. Conteggi periodici di cassa
La piccola cassa a disposizione deve essere conteggiata periodicamente e il denaro contato riconciliato con il saldo sul conto di cassa piccola. Il conteggio dei piccoli contanti è un mezzo per verificare che esista un saldo di cassa.
Per il conteggio dei contanti come controllo efficace:
- Il conteggio deve essere effettuato da qualcuno indipendente dal depositario petty cash e la persona che mantiene il conto petty cash.
- La cassa e i documenti giustificativi dovrebbero essere disponibili al momento del conteggio.
Per verificare se la quantità corretta di cassa piccola è a portata di mano, la persona che esegue il conteggio dovrebbe fare una riconciliazione come segue:
- Ottenere tutti i buoni di cassa piccoli che non sono stati rimborsati.
- Controllare che i buoni siano in ordine e calcolare l’importo totale erogato.
- Detrarre l’importo dal galleggiante per ottenere il saldo che dovrebbe essere a portata di mano.
- Concordare il saldo calcolato per il contante a disposizione.
In sintesi
Poiché molti rapporti commerciali in Ghana coinvolgono denaro contante, la quantità di denaro che passa attraverso la piccola cassa può essere significativa. Si può perdere una somma ordinata nel tempo se i controlli sono inadeguati.
I suggerimenti di cui sopra possono aiutare a stabilire il controllo e ridurre il rischio di furto.
Scritto da Amos Adu
Amos è il gestore dei servizi di contabilità clienti in SCG.
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