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Kleingeld, auch als Kleingeldfonds bekannt, ist eine kleine Menge Bargeld, die zur Bezahlung kleiner, alltäglicher Geschäftsausgaben verwendet wird. Beispiele für die Verwendung von Kleingeld umfassen die Zahlung von Porto, Telefonkarten und die Erstattung von Reisekosten. Der Betrag in einem Kleingeldfonds variiert je nach Organisation – wie viel gehalten wird und wie das Kleingeld verwendet wird, wird von den Managern des Unternehmens bestimmt.
Kleingeld erfordert Kontrolle
Kleingeld ist für kleine Zahlungen gedacht, aber in vielen Unternehmen wird Kleingeld zum primären Fonds für Barzahlungen.Viele ghanaische Unternehmen haben schwache Kontrollen über Kleingeld. Sie gehen davon aus, dass sie, weil es sich um eine kleine Menge Geld handelt, nicht auf Kontrollen achten müssen, wie es ausgegeben wird.
Unternehmen haben im Laufe der Zeit erhebliche Geldbeträge verloren, weil sie die Ausgaben für Kleingeld nicht kontrollieren konnten. Schwache Kontrollen über Bargeld in einem Umfeld, in dem Mitarbeiter oft hart für Bargeld gedrückt werden, schafft eine verlockende Gelegenheit für Unterschlagung und Betrug. Eine strenge Kontrolle über Kleingeld ist der sicherste Weg, potenzielle Kriminelle davon abzuhalten, Kleingeld zu unterschlagen.
Sieben einfache Schritte zur Verbesserung der Kontrolle über Kleingeld
Die sieben einfachen Schritte, die Sie unternehmen müssen, um die Kontrolle über Kleingeld zu stärken und Verluste zu vermeiden, sind:
1. Entscheiden Sie sich für einen Float und wann Sie
Der erste Schritt besteht darin, zu definieren, wie viel Sie als Float in der Kleinkasse behalten möchten und auf welcher Ebene die Kleinkasse aufgefüllt werden muss. Der Float ist der maximale Betrag, der jederzeit in Petty Cash gehalten werden kann. Der aus dem Kleingeld ausgezahlte Betrag sollte erstattet werden, wenn der Fonds auf das Niveau fällt, auf dem er aufgefüllt werden muss.
Um den Betrag des Float zu bestimmen, berücksichtigen Sie die typischen kleinen Zahlungen, die Sie innerhalb eines definierten Zeitraums wie einer Woche oder eines Monats leisten, und legen Sie einen angemessenen Float-Betrag fest. Der Float reduziert das Risiko, zu viel Bargeld zu halten, das Sie möglicherweise nicht benötigen, oder zu wenig Bargeld.
2. Rollentrennung
In einem kleinen Unternehmen ist es möglicherweise nicht möglich, verschiedene Personen für die Kleingeldfonds verantwortlich zu machen, die Kleingeldkonten zu führen und die Kleingeldzahlung zu genehmigen. Zumindest sollte die Person, die Kleingeld genehmigt, die Kleingeld und die damit verbundenen Konten nicht behalten.
3. Definieren Sie das Kostenlimit und die Genehmigungsmatrix
Es ist sehr wichtig, Folgendes zu definieren:
- Der Höchstbetrag, der aus Kleingeld ausgezahlt werden kann. Zahlungen, die das Limit überschreiten, sollten nicht aus Kleingeld gezahlt werden. Zum Beispiel Menge nicht mehr als GHS 100.
- Wer kann Kleingeldgeschäfte genehmigen?
4. Verwenden Sie Kleingeldgutscheine für alle Kleingeldtransaktionen
Erstellen Sie ein System für die Auszahlung von Kleingeld. In diesem System sollten Kleingeldanträge auf einem Kleingeldgutschein erfasst und vor der Auszahlung von einer autorisierten Person genehmigt werden.
5. Fordern Sie Quittungen an, um die geltend gemachten Ausgaben zu sichern
Die Auszahlungsrichtlinie für Kleingeld muss vorschreiben, dass Kleingeldansprüche durch Quittungen gedeckt sind. In einigen Fällen, z. B. bei Taxifahrten, sind möglicherweise keine Quittungen verfügbar. In solchen Fällen sollte die Person, die die Genehmigung erteilt, die Angemessenheit der Ausgaben beurteilen.
6. Überprüfung und Genehmigung des Erstattungsantrags für Kleingeld
Um eine Rückerstattung zu beantragen, muss der Kleingeldinhaber alle Kleingeldgutscheine zusammen mit den entsprechenden Belegen einreichen. Die Person, die den Antrag genehmigt, sollte Folgendes sicherstellen:
- Überprüfen Sie die Gutscheine und prüfen Sie, ob die Beträge auf den Gutscheinen und Belegen übereinstimmen.
- Die Belege wurden mit dem Stempel „bezahlt“ versehen, sodass sie nicht zur Unterstützung anderer Zahlungen verwendet werden können.
- Summieren Sie die Beträge auf den Gutscheinen und stellen Sie sicher, dass die berechnete Summe mit der beantragten Rückerstattung übereinstimmt.
7. Periodische Bargeldzählungen
Das vorhandene Kleingeld muss regelmäßig gezählt und das gezählte Geld mit dem Saldo auf dem Kleingeldkonto abgeglichen werden. Die Kleingeldzählung ist ein Mittel, um zu überprüfen, ob ein Barguthaben vorhanden ist.
Für die Cash-Zählung als wirksame Kontrolle dienen:
- Die Zählung sollte von einer Person durchgeführt werden, die unabhängig von der Depotbank und der Person ist, die das Kleingeldkonto führt.
- Das Kleingeld und die Belege sollten zum Zeitpunkt der Zählung verfügbar sein.
Um zu überprüfen, ob die richtige Menge an Kleingeld zur Hand ist, sollte die Person, die die Zählung durchführt, eine Abstimmung wie folgt durchführen:
- Besorgen Sie sich alle Kleingeldgutscheine, die nicht erstattet wurden.
- Überprüfen Sie, ob die Gutscheine in Ordnung sind, und berechnen Sie den ausgezahlten Gesamtbetrag.
- Ziehen Sie den Betrag vom Float ab, um das Guthaben zu erhalten, das vorhanden sein sollte.
- Vereinbaren Sie den berechneten Saldo mit dem Kassenbestand.
Zusammenfassend
Da viele Geschäfte in Ghana mit Bargeld verbunden sind, kann der Geldbetrag, der durch Kleingeld fließt, erheblich sein. Sie können im Laufe der Zeit eine ordentliche Summe verlieren, wenn Ihre Kontrollen unzureichend sind.
Die oben genannten Vorschläge können Ihnen helfen, die Kontrolle zu übernehmen und das Diebstahlrisiko zu verringern.
Geschrieben von Amos Adu
Amos ist der Manager von Client Accounting Services in SCG.
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