Blogginnlegg
Petty cash, også kjent som petty cash fund, er en liten mengde kontanter på hånden som brukes til å betale små, daglige forretningsutgifter. Eksempler på smålig kontantbruk inkluderer betaling for porto, telefonkort og refusjon av reiseutgifter. Beløpet i et småkassefond vil variere etter organisasjon-hvor mye holdes – og hvordan småkassene brukes, bestemmes av lederne av virksomheten.
Petty cash krever kontroll
Petty cash er ment for små betalinger, men i mange bedrifter blir petty cash det primære fondet for å foreta kontantbetalinger.Mange Ghanesiske bedrifter har svak kontroll over små kontanter. De antar at fordi det er en liten sum penger, trenger de ikke å være oppmerksom på kontroller over hvordan det blir brukt.
Bedrifter har mistet betydelige mengder penger over tid på grunn av manglende kontroll over små kontantutgifter. Svak kontroll over kontanter i et miljø der ansatte ofte er hardt presset for kontanter, skaper en fristende mulighet for forgiftning og svindel. Å ha sterk kontroll over smålig kontanter er den sikreste måten å avskrekke potensielle kriminelle fra underslag smålig kontanter.
Syv enkle trinn for å forbedre kontrollen over små kontanter
de syv enkle trinnene du må ta for å styrke kontrollen over små kontanter og unngå tap er:
1. Bestem deg for en flyte og når du skal fylle
det første trinnet er å definere hvor mye du vil beholde som en flyte i små kontanter, og nivået der små penger må fylles på. Float er det maksimale beløpet som kan holdes i små kontanter når som helst. Beløpet utbetalt fra små kontanter skal refunderes når fondet faller til det nivået det må fylles på.
for å bestemme mengden av float, vurdere de typiske små betalinger du gjør innen en definert periode som en uke eller måned og angi en rimelig float beløp. Float reduserer risikoen for å holde for mye penger som du kanskje ikke trenger, eller faktisk for lite penger.
2. Segregering av roller
i et lite selskap kan det ikke være mulig å ha forskjellige personer som er ansvarlige for de smålige kontantfondene, holde de smålige kontantkontoene og godkjenne smålig kontantbetaling. Som et minimum, den som godkjenner smålig kontanter bør ikke holde smålig kontanter og relaterte kontoer.
3. Definer utgiftsgrensen og godkjenningsmatrisen
det er svært viktig å definere:
- maksimumsbeløpet som kan utbetales ut av små kontanter. Betalinger som overstiger grensen, skal ikke betales ut av små kontanter. For eksempel beløp som ikke overstiger GHS 100.
- Hvem kan godkjenne små kontanttransaksjoner?
4. Bruk petty cash-kuponger for alle petty cash-transaksjoner
Opprett et system for petty cash-utbetaling. I dette systemet bør små kontantforespørsler registreres på en liten kontantkupong og godkjennes av en autorisert person før utbetaling.
5. Kreve kvitteringer for å sikkerhetskopiere utgiftene hevdet
petty cash utbetaling politikk må gjøre det obligatorisk for petty cash krav som skal støttes av kvitteringer. I noen få tilfeller, f. eks. drosjeturer, kan det hende at kvitteringer ikke er tilgjengelige. I slike tilfeller bør personen godkjenne vurdere rimeligheten av utgiftene.
6. Gjennomgang og godkjenning av petty cash refusjonsforespørsel
for å be om refusjon må petty cash-innehaveren sende inn alle petty cash-kuponger sammen med de relevante støttedokumentene. Personen som godkjenner forespørselen, bør sørge for følgende:
- Undersøk kupongene, kontroller at beløpene på kupongene og kvitteringene er enige.
- underlagsdokumentene er stemplet «betalt» slik at de ikke kan brukes til å støtte andre betalinger.
- Summere beløpene på bilagene og sikre at den beregnede summen stemmer overens med refusjonen søkt.
7. Periodic cash count
petty cash på hånden må telles med jevne mellomrom, og kontanter telles avstemt til balansen på petty cash konto. Petty cash count er et middel til å verifisere at kontantbalansen eksisterer.
for kontanter teller for å tjene som en effektiv kontroll:
- tellingen skal utføres av noen uavhengig av petty cash depot og personen som holder petty cash konto.
- smålig kontanter og saksdokumenter skal være tilgjengelig på tidspunktet for tellingen.
for å sjekke om riktig mengde små kontanter er til stede, skal personen som utfører tellingen gjøre en avstemming som følger:
- Få Alle små kontanter kuponger som ikke er refundert.
- Kontroller at kupongene er i orden og beregn det totale beløpet som er utbetalt.
- Trekk beløpet fra flottøren for å få balansen som skal være til stede.
- Enig balansen beregnet til kontanter på hånden.
Oppsummert
siden mange forretninger i Ghana involverer kontanter, kan mengden penger som går gjennom små kontanter være betydelig. Du kan miste en ryddig sum over tid hvis kontrollene dine er utilstrekkelige.
forslagene ovenfor kan hjelpe deg med å etablere kontroll og redusere risikoen for tyveri.
Skrevet Av Amos Adu
Amos er leder Av Client Accounting Services I SCG.
Kontakt oss i dag for å snakke med et av våre eksperter.