Blog Post
Petty cash, také známý jako petty cash fund, je malé množství hotovosti na ruce, který se používá pro placení malé, každodenní obchodní výdaje. Příklady použití drobné hotovosti zahrnují platbu za poštovné, telefonní karty a úhradu cestovních výdajů. Částka v drobném peněžním fondu se bude lišit podle organizace-kolik je drženo a jak se drobná hotovost používá, určují manažeři podniku.
drobná hotovost vyžaduje kontrolu
drobná hotovost je určena pro malé platby, ale v mnoha podnicích se drobná hotovost stává primárním fondem pro provádění hotovostních plateb.Mnoho ghanských podniků má slabé kontroly nad drobnými penězi. Předpokládají, že protože se jedná o malé množství peněz, nemusí věnovat pozornost kontrolám, jak jsou utraceny.
podniky ztratily značné množství peněz v průběhu času kvůli nedostatečné kontrole nad drobnými peněžními výdaji. Slabá kontrola hotovosti v prostředí, kde jsou zaměstnanci často tvrdě tlačeni na hotovost, vytváří lákavou příležitost ke zpronevěře a podvodům. Mít silnou kontrolu nad drobnými penězi je nejjistější způsob, jak odradit potenciální zločince od zpronevěry drobných peněz.
sedm jednoduchých kroků ke zlepšení kontroly nad drobnou hotovostí
sedm jednoduchých kroků, které musíte podniknout, abyste posílili kontroly nad drobnou hotovostí a vyhnuli se ztrátám, jsou:
1. Rozhodněte se o plováku a kdy doplnit
prvním krokem je definovat, kolik byste chtěli zachovat jako plovák v drobné hotovosti, a úroveň, na které musí být doplněna drobná hotovost. Plovák je maximální částka, kterou lze kdykoli držet v drobné hotovosti. Částka vyplacená z drobné hotovosti by měla být vrácena, když fond klesne na úroveň, na které musí být doplněn.
Chcete-li určit výši plováku, zvažte typické malé platby, které provedete ve stanoveném období, jako je týden nebo měsíc, a nastavte přiměřenou částku plováku. Plovák snižuje riziko držení příliš mnoho peněz, které nemusí vyžadovat, nebo opravdu příliš málo peněz.
2. Oddělení rolí
v malé společnosti nemusí být možné mít různé osoby odpovědné za drobné peněžní prostředky, vedení drobných hotovostních účtů a schvalování drobných hotovostních plateb. Osoba, která schvaluje drobnou hotovost, by neměla uchovávat drobné peníze a související účty.
3. Definujte limit nákladů a matici schválení
je velmi důležité definovat:
- maximální částka, kterou lze vyplatit z drobné hotovosti. Platby, které překračují limit, by neměly být vypláceny z drobné hotovosti. Například množství nepřesahující GHS 100.
- kdo může schválit drobné hotovostní transakce?
4. Použijte drobné hotovostní poukázky pro všechny drobné hotovostní transakce
vytvořte systém pro výplatu drobných peněz. V tomto systému by měly být žádosti o drobné peníze zaznamenány na poukázce na drobné peníze a schváleny oprávněnou osobou před vyplacením.
5. Poptávka příjmy zálohovat výdaje nárokované
drobné hotovostní vyplácení politika musí dělat to povinné pro drobné peněžní nároky, které mají být podpořeny příjmy. V několika případech, např. jízdy taxíkem, nemusí být účtenky k dispozici. V takových případech by schvalující osoba měla posoudit přiměřenost výdajů.
6. Přezkum a schválení žádosti o vrácení drobných peněz
Chcete-li požádat o vrácení peněz, musí držitel drobných peněz předložit všechny drobné hotovostní poukázky spolu s příslušnými podpůrnými doklady. Osoba schvalující žádost by měla zajistit následující:
- zkontrolujte poukázky a zkontrolujte, zda částky na poukázkách a účtenkách souhlasí.
- doklady byly opatřeny razítkem „zaplaceno“, takže je nelze použít k podpoře jiných plateb.
- sečtěte částky na poukázkách a zajistěte, aby celková vypočtená částka souhlasila s požadovanou náhradou.
7. Pravidelné počty hotovosti
drobné peníze po ruce musí být pravidelně počítány a počítané peníze musí být sladěny se zůstatkem na drobném hotovostním účtu. Počet drobných peněz je prostředkem k ověření, zda existuje hotovostní zůstatek.
aby počet hotovosti sloužil jako účinná kontrola:
- počet by měl provádět někdo nezávislý na drobném správci hotovosti a osobě, která vede drobný hotovostní účet.
- drobné peníze a podklady by měly být k dispozici v době počítání.
Chcete-li zkontrolovat, zda je po ruce správná částka drobné hotovosti, měla by osoba, která provádí počítání, provést smíření následujícím způsobem:
- Získejte všechny drobné peněžní poukázky,které nebyly vráceny.
- zkontrolujte, zda jsou poukázky v pořádku, a vypočítejte celkovou vyplacenou částku.
- odečtěte částku z plováku, abyste získali zůstatek, který by měl být po ruce.
- dohodněte zůstatek vypočítaný na hotovost po ruce.
v souhrnu
vzhledem k tomu, že mnoho obchodních jednání v Ghaně zahrnuje hotovost, množství peněz procházejících drobnou hotovostí může být významné. Pokud jsou vaše ovládací prvky nedostatečné, můžete v průběhu času ztratit uklizenou částku.
výše uvedené návrhy vám mohou pomoci vytvořit kontrolu a snížit riziko krádeže.
napsal Amos adu
Amos je manažerem klientských účetních služeb v SCG.
kontaktujte nás ještě dnes a promluvte si s jedním z našich odborníků.