Audit working papers
den här artikeln handlar om audit working papers. Revisorerna bör utarbeta och organisera sina arbetsdokument på ett sätt som hjälper revisorn att utföra en lämplig revisionstjänst. Revisorn bör undvika att förbereda eller samla onödiga arbetsdokument och bör därför undvika att göra omfattande kopior av kundens bokföring. Det är värt att notera i detta skede att det varken är nödvändigt eller praktiskt möjligt för revisorn att dokumentera alla frågor som beaktas under revisionen.
Revisionsdokumentation måste förstås för både revision och Assurance (AA) och Advanced Audit and Assurance (AAA).
revisionsstandarderna
ISA 230, Revisionsdokumentation anger att revisorns mål (1) är att utarbeta dokumentation som ger:
- en tillräcklig och lämplig dokumentation av grunden för revisionsberättelsen och
- bevis för att revisionen planerades och utfördes i enlighet med ISA och tillämpliga lagar och myndighetskrav.
revisorn bör utarbeta revisionsdokumentationen i tid och på ett sådant sätt att en erfaren revisor, som inte har någon tidigare koppling till revisionen, kan förstå:
- arten, tidpunkten och omfattningen av de revisionsförfaranden som utförts för att uppfylla Isa och tillämpliga rättsliga och regulatoriska krav
- resultaten av revisionsförfarandena och de revisionsbevis som erhållits, och
- viktiga frågor som uppstår under revisionen, slutsatserna och betydande bedömningar som gjorts för att nå dessa slutsatser.
vid dokumentation av arten, tidpunkten och omfattningen av utförda revisionsförfaranden bör revisorn registrera de identifierande egenskaperna hos de specifika objekt eller frågor som testas.
revisorn ska dokumentera diskussioner om viktiga frågor med ledning och andra i god tid.
om revisorn har identifierat information som strider mot eller är oförenlig med revisorns slutliga slutsats om en betydande fråga, ska revisorn dokumentera hur revisorn hanterade motsägelserna eller inkonsekvensen när han bildade den slutliga slutsatsen.
om revisorn i undantagsfall anser att det är nödvändigt att avvika från en grundläggande princip eller ett väsentligt förfarande som är relevant med hänsyn till omständigheterna vid revisionen, bör revisorn dokumentera hur de alternativa revisionsförfaranden som utförts uppnår revisionens mål och, om inte annat är klart, skälen till avvikelsen.
för att dokumentera arten, tidpunkten och omfattningen av utförda revisionsförfaranden måste revisorn registrera:
- identifieringsegenskaperna för de specifika poster eller frågor som testats
- som utförde revisionsarbetet och det datum då sådant arbete slutfördes, och
- som granskade revisionsarbetet och datum och omfattning av sådan granskning (2).
revisorn bör slutföra monteringen av den slutliga revisionsfilen i tid efter dagen för revisorns rapport.
efter att sammanställningen av den slutliga granskningsfilen har slutförts bör revisorn inte radera eller kassera revisionsdokumentationen före utgången av dess lagringsperiod.
när revisorn finner det nödvändigt att ändra befintlig revisionsdokumentation eller lägga till ny revisionsdokumentation efter det att den slutliga filen har sammanställts, ska revisorn, oavsett arten av ändringarna eller tilläggen, dokumentera:
- de specifika skälen för att göra dem, och
- när och av vem de gjordes och granskades.
när exceptionella omständigheter uppstår efter datumet för revisionsberättelsen som kräver att revisorn utför nya eller ytterligare revisionsförfaranden, eller som leder revisorn att nå nya slutsatser, ska revisorn dokumentera:
- de omständigheter som uppstått
- de nya eller kompletterande revisionsförfaranden som utförts, inhämtade revisionsbevis och slutsatser som uppnåtts och deras inverkan på revisionsberättelsen
- när och av vem de resulterande ändringarna i revisionsdokumentationen gjordes och (i förekommande fall) granskades.
kraven i ISA vägleder revisorn att producera revisionsdokumentation som är av en acceptabel standard. Att förstå och tillämpa kraven kommer att skydda revisorn från ovälkomna och onödiga tvister.
betydelsen av arbetsdokument
arbetsdokument är viktiga eftersom de:
- är nödvändiga för kvalitetskontroll av revisionen
- säkerställa att det arbete som delegerats av revisionspartnern har slutförts på rätt sätt
- bevisa att en effektiv revision har utförts
- öka revisionens ekonomi, effektivitet och effektivitet
- innehåller tillräckligt detaljerade och
- upp-aktuella fakta som motiverar rimligheten i revisorns slutsatser
- behåller ett register över frågor av fortsatt betydelse för framtida revisioner.
undvik onödiga papper
innan beslut fattas om att utarbeta ett särskilt revisionsarbetsdokument bör revisorn vara övertygad om att det är:
- nödvändigt antingen för att det kommer att tjäna ett väsentligt eller användbart syfte till stöd för revisorns rapport, eller för att det kommer att tillhandahålla information som behövs för skatte-eller andra klientrelaterade lagstadgade/reglerande ändamål
- som inte är praktiskt möjligt för kundpersonalen att förbereda arbetsdokumentet eller för revisorn att göra kopior av papper som kundpersonalen (inklusive interna revisorer) har utarbetat som en del av sina normala ordinarie uppgifter.
innehåll
vanligtvis måste varje revisionsarbetsdokument ledas med följande information:
- namnet på klienten
- den period som omfattas av revisionen
- föremålet
- filreferensen (3)
- initialerna (underskrift) för den anställd som utarbetade arbetsdokumentet och det datum då det upprättades
- i fallet av revisionshandlingar som utarbetats av kundpersonal, det datum då arbetsdokumenten mottogs och initialerna för den revisionsteammedlem som utförde revisionsarbetet
- initialerna för den anställd som granskade arbetsdokumenten och det datum då granskningen genomfördes
- varje revisionsdokument ska uppfylla egenskaperna hos ett bra arbetsdokument, som beskrivs senare i denna artikel.
papper som utarbetats av kunden
vissa arbetsdokument som krävs av revisorn kan redan ha utarbetats av kundpersonal. Revisorn bör när så är möjligt se till att kopior av dessa görs tillgängliga för revisionsgruppen. Om kundpersonalen utarbetar arbetsdokument som ska behållas av revisorn, bör revisorn komma överens om arbetsdokumentens form med kundpersonalen i ett tidigt skede av revisionen och inkludera denna information i revisionsschemat.
när arbetsdokumenten ska utarbetas ska revisorn se till att arbetsdokumenten ger all nödvändig information. Alla sådana arbetsdokument bör normalt tydligt identifieras som utarbetade av kunden. Den medlem av revisionspersonal som är direkt ansvarig för ett revisionsområde där arbetsdokument som utarbetats av kundpersonal ingår bör underteckna dessa papper – Detta visar att de har kontrollerats och att de kan granskas av chefen och partnern och av efterföljande granskare. Revisionsgruppens underskrift visar att arbetsdokumentet (utarbetat av kundpersonal) har granskats.
några egenskaper hos ett bra arbetsdokument
på grundval av diskussionen ovan bör ett bra arbetsdokument uppfylla kraven i ISA 230 genom att visa följande egenskaper:
- det bör ange ett tydligt revisionsmål, vanligtvis i form av ett revisionsförklaring (till exempel att säkerställa att leverantörsskulderna är fullständiga).
- det ska helt ange årets/periodens slut (t.ex. 31 oktober 20×9), så att arbetsdokumentet inte förväxlas med dokumentation som tillhör ett annat år/period.
- det ska ange testets fulla omfattning (dvs hur många objekt som testades och hur detta nummer bestämdes). Detta kommer att göra det möjligt för beredaren och eventuella efterföljande granskare att fastställa att de revisionsbevis som lämnas i arbetsdokumentet är tillräckliga.
- om det finns en nödvändig hänvisning till ett annat arbetsdokument ska den fullständiga hänvisningen till det andra arbetsdokumentet anges. Ett uttalande om att detaljer om testning finns på ett annat arbetsdokument är otillräckligt.
- arbetsdokumentet ska tydligt och objektivt ange resultaten av testet, utan partiskhet, och baserat på dokumenterade fakta.
- slutsatserna bör vara förenliga med resultaten av testet och bör kunna motstå oberoende granskning.
- arbetsdokumentet bör tydligt refereras så att det kan arkiveras på lämpligt sätt och lätt hittas vid behov vid ett senare tillfälle.
- den ska undertecknas av den person som förbereder den så att frågor kan riktas till lämplig person.
- den ska undertecknas och dateras av alla personer som granskar den för att uppfylla kvalitetskontrollkraven för granskningen.
granskaren av revisionsarbetsdokument bör se till att varje papper har dessa egenskaper. Om någon relevant egenskap bedöms frånvarande, bör detta leda till en granskningspunkt (dvs. en kommentar från granskaren som instruerar den ursprungliga förberedaren att åtgärda felet på arbetsdokumentet).
slutsats
arbetsdokument ger bevis för att en effektiv, effektiv och ekonomisk revision har genomförts. De bör därför förberedas med omsorg och skicklighet. De bör vara tillräckligt detaljerade och fullständiga så att en revisor utan tidigare erfarenhet av den revisionen kan förstå arbetsdokumenten när det gäller det utförda arbetet, slutsatserna och resonemanget bakom dessa slutsatser.
anmärkningar
- ISA 230 punkt 5.
- punkt 17 i ISA 220 fastställer kravet på att uppdragsgivaren ska vara övertygad om att tillräckliga lämpliga revisionsbevis har inhämtats genom en översyn av revisionsdokumentationen (och diskussion med uppdragsteamet). Detta innebär inte att varje specifikt arbetsdokument måste innehålla bevis på granskning, men det måste finnas dokumentation om vilket arbete som granskades, vem som granskade arbetet och när det granskades.
- varje revisionsföretag har sitt eget filnumrerings-och referenssystem. Inom varje system är det bästa sättet att numrera arbetsdokument att arkivera dem seriellt i varje avsnitt och korsreferera dem. Om papper är avsedda att komma överens med eller stödja poster som förekommer i bokslutet eller i andra arbetsdokument i akten, bör revisorn normalt förbereda dem så att sådana avtal blir uppenbara utan att det behövs ytterligare utredning och avstämning.