6 bästa praxis för hantering av programvaruimplementeringsprojekt
många programvaruimplementeringsprojekt misslyckades eftersom de var över budget, försenade, vilseledda, dåligt definierade eller en kombination av dessa. IT-investeringsstatistik visar att över 80% av programvaruimplementeringsprojekten misslyckas, dåligt utförda eller avbryts innan de är färdiga. Dessutom har 30% av dessa misslyckade projekt aldrig ens startats på grund av otillräckliga kravinställningar, brist på intressenters engagemang, inget system för förändringskontroll på plats, dåliga tester och andra skäl.
samtidigt finns det flera bästa metoder som kan hjälpa till att förhindra alla dessa misslyckanden och bekämpa dålig Projektledning. I den här artikeln kommer jag att skriva om 6 bästa praxis för hantering av programvaruimplementeringsprojekt. Objekten jag beskriver här hjälper dig att hålla dina IT-projekt lönsamma och få en acceptabel avkastning.
här är min lista över 6 bästa praxis för hantering av programvaruimplementeringsprojekt:
- förhandla med programvaruleverantören
- definiera roller
- säkerställa effektiv planering
- hantera problem
- genomföra solida tester
- ha ett träningsprogram
förhandla med programvaruleverantören
ett system som du ska implementera i din arbetsmiljö tillhandahålls av någon säljare. Du måste ta itu med din programvaruleverantör för att klargöra systemkrav, funktionalitet, begränsningar och typiska problem och lösningar också. Till exempel kan experterna på Bespoke Software Development ge dig en bästa praxis för att hjälpa dig att implementera mjukvaruprojekt av alla storlekar och komplexitet.
det bästa sättet att se till att du får och gör allt rätt är att ingå ett avtal med säljaren. Jag föreslår att du anser att följande punkter ska ingå i ditt kontrakt:
- systemprestandakriterier
- användardokumentation
- utbildning och teknisk support, som bör tillhandahållas
- Testprocessbeskrivning, inklusive testsystem
- tidsupptrappningspolicy
- betalningsschema
- eventuella påföljder relaterade till felaktig systemprestanda och användning
när du har definierat alla dessa objekt i kontrakt, kommer din projektledare att kunna skapa en väldefinierad projektplan. Dessutom kan du hålla din mjukvaruleverantör ansvarig för sina leveranser.
definiera roller
uppenbarligen kommer ditt programimplementeringsprojekt att involvera olika Personal och resurser som tar hand om implementeringsprocessen. Ditt primära mål är att organisera all personal på ett sätt som säkerställer effektivitet och tillförlitlighet av projektresultat.
med andra ord måste du skapa en organisationsstruktur som tydligt definierar projektpersonalens roller och ansvar. De viktigaste rollerna bör vara:
- Sponsor. Den här personen är en representant för organisationen som ger pengar till ditt programvarunimplementeringsprojekt. Mest troligt kommer ditt företag att godkänna, sponsra och äga projektet. Observera att sponsorn inte ska vara medlem i projektgruppen.
- Styrgrupp. Detta styrorgan består av toppchefer och beslutsfattare som definierar strategisk inriktning och politisk vägledning för laget. Det är en ledningsgrupp som hjälper laget i problemlösning, problemlösning, bemanning, andra frågor.
- laget. Projektgruppen består av personer som kommer att utföra uppgifterna för ditt programimplementeringsprojekt. Teamet ansvarar för leveranserna och leds av projektledaren.
- chef. Projektledaren tar ansvar för den övergripande planeringen och övervakar också arbetets status och prestanda. Denna person ser till att systemet genomförs under budget, i tid och enligt användarens krav.
när du har definierat rollerna för personal som är involverad i ditt programvaruimplementeringsprojekt kan du skapa ett organisationsschema som visualiserar intressenternas uppgifter och ansvar.
säkerställa effektiv planering
nästa bästa praxis för hantering av programvaruimplementeringsprojekt handlar om planering. När du skapar och delar en projekthanteringsplan måste du vara säker på att detta dokument är överens med resurserna och hanteringen.
här är viktiga tips om effektiv projektplanering:
- var noga med att tydligt definiera projektmålen och förklara dem för teamet
- dokumentleveranser och antaganden
- se till att alla teammedlemmar förstår omfattningen
- skapa en förändringshanteringsplan som definierar hur förändringar kommer att upptäckas och hanteras (särskilt de som påverkar omfattningen, schemat eller budgeten)
- dokumentera hur problem och risker kommer att upptäckas och hanteras arrangeras, hanteras och eskaleras
- utveckla ett projektschema som anger varaktighet och beroenden för de uppgifter och aktiviteter
- har tydliga instruktioner när det gäller hur schemat (inkl. milstolpar) kommer att hanteras
- definiera alla kommunikationsmetoder du ska använda när du implementerar programvaran
- var säker på att intressenterna i ditt projekt aktivt deltar i projektet
- få formellt godkännande från styrgruppen om omfattningen innan du börjar implementera programvaran
hantera problem
loggning av projektfrågor är en bästa praxis för att hantera de flesta projekt inklusive programvaruimplementeringar. En problemlogg hjälper dig att fokusera på varje separat problem och identifiera orsakerna och hitta lösningsalternativ.
följ dessa tips för att nå effektiv problemhantering:
- beskriv varje problem i detalj, inklusive namn på Problemlösaren, förfallodatum, status, påverkan etc.
- prioritera problem genom deras inverkan på programstabilitet och även slutdatum för kritiska uppgifter
- Håll koll på problem och deras status dagligen
- spela in nya problem och uppdatera även problemloggen som ett problem är löst
- ignorera aldrig problem som sannolikt kommer att lösas enkelt. Ibland tenderar ”enkla” problem att förvandlas till komplexa
- dela problemloggen med teamet; teammedlemmar bör veta vilka problem de sannolikt kommer att möta och hur man löser dessa problem
genomföra Solid testning
testning hjälper dig att förstå hur programvaran kommer att fungera i den installerade miljön och om den kommer att fungera i enlighet med initiala förväntningar. Genom att testa kan du identifiera eventuella problem tidigt innan systemet implementeras.
bästa praxis för testning inkluderar dessa artiklar:
- Välj rätt typ av provning (inkl. databasdistribution, systemprestanda, dataflöden, processflöden etc.)
- skriv testfall som definierar alla möjliga scenarier som kan uppstå
- involvera slutanvändare i testning
- testa standardfunktionalitet först; testa sedan andra objekt som inträffar sällan
- utför användartestning med personer som är bekanta med din affärsmiljö och därmed vem som kan utvärdera hur programvaran löser aktuella problem
- ägna tillräckligt med tid till testning
- kör omtestning om några ändringar i Programvaran eller installationen tillämpas
ha ett träningsprogram
tillräcklig och snabb utbildning är nödvändig för att säkerställa att du att slutanvändarna är beredda att använda programvarusystemet. När du har ett träningsprogram på plats får ditt programvarulimplementeringsprojekt större effektivitet.
följ dessa bästa metoder för att se till att dina användare vet hur man använder systemet korrekt:
- identifiera slutanvändare tidigt i ditt projekt
- se till att användarna är en del av projektkommunikationen
- ha ett träningsschema som anger tidpunkten för träningssessioner
- låt dina användare komma åt testsystemet före liveevenemanget
- överväg att ge bästa praxis scenarier
tillsammans med de listade bästa metoderna för att hantera programvaruimplementeringsprojekt finns det säkert fler Verktyg, Alternativ och metoder du bör följa för att göra ditt projekt effektivt. Teamledarskap, riskhantering, förberedelse av live-evenemang, hantering av intressenter är bara några exempel på andra bästa metoder. Som en bra projektledare måste du överväga alla möjligheter som gör ditt programvarulimplementeringsprojekt framgångsrikt.