6 Best practice per la gestione dei progetti di implementazione del software
Molti progetti di implementazione del software non sono riusciti perché erano oltre il budget, in ritardo, fuorviati, mal definiti o una loro combinazione. Le statistiche sugli investimenti IT mostrano che oltre l ‘ 80% dei progetti di implementazione del software non ha successo, non è stato eseguito correttamente o è stato annullato prima del completamento. Inoltre, il 30% di questi progetti falliti non è mai stato nemmeno avviato a causa di requisiti inadeguati, mancanza di coinvolgimento delle parti interessate, nessun sistema di controllo del cambiamento in atto, test scadenti e altri motivi.
Nel frattempo, ci sono diverse best practice che possono aiutare a prevenire tutti quei fallimenti e combattere la cattiva gestione del progetto. In questo articolo ho intenzione di scrivere circa 6 best practice per la gestione di progetti di implementazione del software. Gli elementi che descrivo qui ti aiuteranno a mantenere i tuoi progetti IT redditizi e ad ottenere un ROI accettabile.
Ecco la mia lista dei 6 migliori pratiche per la gestione di progetti di implementazione di software:
- Negoziare con il fornitore di software
- Definire i Ruoli
- Garantire una Pianificazione Efficace
- Gestire i Problemi
- Condotta Solido Test
- Avere un Programma di Formazione
Negoziare con il fornitore di software
Un sistema che si sta andando ad implementare nel vostro ambiente di lavoro da parte di alcuni fornitori. È necessario trattare con il fornitore di software per chiarire i requisiti di sistema, funzionalità, limitazioni e problemi tipici e risoluzioni pure. Ad esempio, gli esperti di Bespoke Software Development possono fornire un approccio best practice per aiutarti a implementare progetti software di qualsiasi dimensione e complessità.
Il modo migliore per essere sicuri di ottenere e fare tutto bene è quello di concludere un contratto con il venditore. Ti suggerisco di considerare i seguenti elementi da includere nel tuo contratto:
- Sistema di criteri di performance
- documentazione per l’Utente
- Formazione e supporto tecnico, che dovrebbe essere fornito
- Test descrizione del processo, tra cui sistemi di test
- Tempo escalation politica
- programma di Pagamento
- Eventuali sanzioni relative al sistema improprio delle prestazioni e l’utilizzo
Quando si hanno tutti questi elementi definiti contrattualmente, il responsabile del progetto sarà in grado di creare un ben definito piano di progetto. Inoltre, puoi ritenere il tuo fornitore di software responsabile dei risultati finali.
Definisci ruoli
Ovviamente il tuo progetto di implementazione del software coinvolgerà vari dipendenti e risorse che si occuperanno del processo di implementazione. Il vostro obiettivo primario è quello di organizzare tutto il personale in modo da garantire l’efficienza e l’affidabilità dei risultati del progetto.
In altre parole, è necessario creare una struttura organizzativa che definisca chiaramente i ruoli e le responsabilità del personale del progetto. I ruoli principali dovrebbero essere:
- Sponsor. Questa persona è un rappresentante dell’organizzazione che fornisce fondi al progetto di implementazione del software. Molto probabilmente la tua azienda autorizzerà, sponsorizzerà e possederà il progetto. Si noti che lo sponsor non dovrebbe essere un membro del team di progetto.
- Comitato Direttivo. Questo organo di governance è composto da top manager e decisori che definiscono la direzione strategica e la guida politica per il team. È un gruppo di gestione che assiste il team nella risoluzione dei problemi, nella risoluzione dei problemi, nel personale, in altre questioni.
- Squadra. Il team di progetto è composto da persone che eseguiranno le attività del progetto di implementazione del software. Il team è responsabile dei risultati finali ed è guidato dal project manager.
- Gestore. Il manager del progetto si assume la responsabilità della pianificazione generale e supervisiona anche lo stato e le prestazioni del lavoro. Questa persona si assicura che il sistema sia implementato con budget, in tempo e secondo le esigenze dell’utente.
Dopo aver definito i ruoli del personale coinvolto nel progetto di implementazione del software, è possibile creare un organigramma che visualizza i doveri e le responsabilità degli stakeholder.
Garantire una pianificazione efficace
La prossima best practice per la gestione dei progetti di implementazione del software riguarda la pianificazione. Quando si crea e si condivide un piano di gestione del progetto, è necessario assicurarsi che questo documento sia concordato con le risorse e la gestione.
Ecco i suggerimenti essenziali per una pianificazione efficace del progetto:
- assicurarsi di definire chiaramente gli obiettivi del progetto e spiegare al team
- Documento di risultati e ipotesi
- assicurarsi che tutti i membri del team di comprendere la portata
- Creare un piano di gestione del cambiamento che definisce come i cambiamenti saranno rilevati e gestiti (in particolare quelli che incidono ambito, di pianificazione, di budget e)
- Documento come problemi e rischi sarà organizzato, gestito e l’escalation
- Sviluppare un progetto di pianificazione che consente di specificare la durata e le dipendenze dei compiti e delle attività
- chiare istruzioni per quanto riguarda come il programma (incl. pietre miliari) sarà gestita
- Definire tutti i metodi di comunicazione che si sta andando a utilizzare quando si implementa il software
- assicurati gli stakeholder di progetto, a partecipare attivamente al progetto
- Ottenere l’approvazione formale del Comitato Direttivo dell’ambito che, prima di avviare l’implementazione del software
Gestire i Problemi
Registrazione delle problematiche del progetto è una best practice per la gestione di più il progetto implementazioni del software. Un registro problemi ti aiuterà a concentrarti su ogni problema separato, a identificare i motivi e a trovare le opzioni di risoluzione.
Seguendo questi suggerimenti per raggiungere una gestione efficace dei problemi:
- Descrivi ogni problema in dettaglio, incluso il nome del risolutore di problemi, una data di scadenza, lo stato, l’impatto ecc.
- Dare priorità ai problemi in base al loro impatto sulla stabilità del software e anche alle date di completamento delle attività critiche
- Tenere traccia dei problemi e del loro stato quotidiano
- Registrare nuovi problemi e anche aggiornare il registro dei problemi quando un problema viene risolto
- Non ignorare mai i problemi che potrebbero essere facilmente risolti. A volte i problemi “facili” tendono a trasformarsi in complessi
- Condividi il registro dei problemi con il team; i membri del team dovrebbero sapere quali problemi sono suscettibili di affrontare e come risolverli
Condurre test solidi
I test ti aiuteranno a capire come il software funzionerà nell’ambiente installato e se funzionerà in conformità con le aspettative iniziali. Testando è possibile identificare eventuali problemi presto prima che il sistema sia implementato.
La migliore pratica di test include questi elementi:
- Selezionare il giusto tipo di test (incl. distribuzione del database, prestazioni del sistema, flussi di dati, flussi di processo ecc.)
- Scrivere casi di test che definiscono tutti i possibili scenari che potrebbero verificarsi
- Coinvolgere gli utenti finali nel test
- Testare prima la funzionalità standard; poi prova altri elementi che si verificano di rado
- Condurre test con utenti con le persone che hanno familiarità con l’ambiente aziendale e, quindi, che può valutare come il software risolve i problemi attuali
- Dedicare il tempo sufficiente per test
- Eseguire nuovamente il test, se le eventuali modifiche al software o di configurazione sono applicati
Avere un Programma di Formazione
Adeguata e tempestiva formazione è essenziale per garantire che la fine gli utenti sono disposti ad utilizzare il software di sistema. Quando si dispone di un programma di formazione in atto, il progetto di implementazione del software ottiene una maggiore efficienza.
Segui queste best practice per assicurarti che i tuoi utenti sappiano come utilizzare correttamente il sistema:
- Identificare gli utenti finali all’inizio del progetto
- Essere sicuri che gli utenti fanno parte del progetto di comunicazione
- Avere un programma di allenamento che specifica tempistica per le sessioni di allenamento
- Consentire agli utenti di accedere al sistema di prova prima dell’evento live
- Considerare la possibilità di fornire la migliore pratica scenari
Insieme al elencate le migliori pratiche per la gestione di progetti di implementazione di software, ci sono certamente più strumenti, opzioni e metodi che si dovrebbero seguire per rendere il vostro progetto efficace. Leadership del team, gestione del rischio, preparazione di eventi live, gestione degli stakeholder sono solo alcuni esempi di altre best practice. Come un grande project manager, è necessario considerare tutte le opportunità che rendono il vostro progetto di implementazione software di successo.