11 steg för att implementera Agile Project Management i ditt arbetsflöde
monday.com kan användas för att hantera projekt med en mängd olika metoder och processer, inklusive Agila projekthanteringstekniker. Den här guiden ger en översikt över vad agil projektledning är, varför det är fördelaktigt för team och vad det betyder i praktiken.
innan djupdykning i hur man använder monday.com för att arbeta med smidiga tekniker, låt oss först förstå vad smidig projektledning är.
Agile är en metod för projektledning, som ursprungligen skapades och användes av mjukvaruutvecklare. Det har sedan dess spridit sig till många fler branscher och företag och är nu en av de mest populära metoderna för att hantera projekt.
kärnvärdet i hjärtat av agil projektledning är begreppet ”inspektera och anpassa”, vilket innebär att ändringar i sista minuten är välkomna i alla skeden av projektcykeln. Agile (vanligtvis) planerar via användning av sprints eller iterationer, som är korta, upprepande perioder på 1-3 veckor där ett team fokuserar på en liten uppsättning arbetsobjekt och syftar till att slutföra dem under denna period!
12 nyckelprinciper
det finns 12 nyckelprinciper som styr agil projektledning, varav ett urval är:
- nära samarbete mellan intressenter dagligen
- teammedlemmar förblir fokuserade på samma helhetsbild och får verktygen och stödet för att uppnå projektmålen
- snabba dagliga möten ansikte mot ansikte värderas som det bästa sättet att uppdatera alla i teamet om status för uppgifter
- de slutliga resultaten av ett projekt är grunden för dess framgång
- enkelhet värderas
- med upprepade och regelbundna intervaller för att förbättra effektiviteten genom finjusterande beteende hos laget.
fördelar
låter bra i teorin… men varför är agil projektledning så populär och vad är dess fördelar?
Tja, för det första, det är några ganska imponerande statistik som stöder framgången för företag att anta sådana metoder. Enligt Project Management Institute och dess puls av yrket 2015: fånga värdet av Projektledning 2015:
- 75% av mycket smidiga organisationer uppfyllde sina mål / affärsintention
- 65% färdiga i tid
- 67% färdiga inom budget
dessa resultat är högre än vad organisationer med låg agility uppnår. Samma forskning visar att agila organisationer ökade intäkterna 37% snabbare och genererade 30% högre vinster än icke-agila företag.
till skillnad från några av de äldre projektledningsstilarna/metoderna, som är mycket styvare i sitt tillvägagångssätt, är agile den mest lämpade för vad som händer i verkligheten-saker förändras och ett lags arbete bör anpassas till dessa förändringar på språng under sin sprint.
att tillåta förändringar kommer att göra ett slutresultat bättre och mer i linje med projektets sammanhang.
några ytterligare fördelar är:
- snabbare upptäckt av problem/defekter
- snabbare uppnåelse av mål / slutförande av uppgifter
- ökat fokus på kundmål
- ökad flexibilitet / anpassning
- ökat samarbete / feedback
retrospektiv
en aspekt av Agile metodik är användningen av retrospektiv-med hjälp av retrospektiv kommer laget/chefen att bli bättre på att uppskatta hur lång tid det tar att slutföra olika typer av uppgifter eller epics. Detta hjälper team att bli mer produktiva när de uppskattar sina mål och ger utrymme att ständigt granska och söka hur man kan förbättra.
retrospektiv hjälper teamet att förstå vad som orsakade framgångar/misslyckanden och hur man utvecklar arbetsflödet i enlighet därmed, vilket innebär att ett team ständigt kan förbättras.
hur är det gjort?
Steg 1: Bygg ett bräde för att vara din hink, eftersläpning eller färdplan
allt börjar med en hink eller logg-inte en riktig, men en slags konceptuell hink! Skopan / loggen ska vara ett bräde i din monday.com konto. Skapa en ny anslagstavla, namnge den din eftersläpning och börja lägga till alla uppgifter du behöver göra för att slutföra ditt projekt eller mål under överskådlig framtid (eller inte). Styrelsen kan också vara en färdplan!
håll inte tillbaka. Gå ner till de smutsiga detaljerna. Försök att dela upp uppgifter i sina minsta delar. Om ditt projekt till exempel skulle göra hemförbättringar och en av dina uppgifter var att måla om ditt vardagsrum, skulle du dela upp den här uppgiften i:
- gör hemförbättringar
- besluta om en färgfärg för vardagsrummet
- forskning var man kan köpa färgen
- köp färg
- Köp utrustning för målning
- ta bort möbler
- täck golven/fasta möbler
- måla vänster vägg
- måla höger vägg
- måla bakvägg
- andra kappa vänster vägg
- andra kappa höger vägg
- andra kappa bakvägg
- ta bort eventuellt överskott av färg
detta är ett mycket enkelt exempel, men det är viktigt att bryta ner en uppgift. Detta gör att du kan göra mer exakta uppskattningar av hur mycket tid en uppgift tar. Det hjälper dig också att prioritera när du arbetar till en viss tidsfrist så att du kan rangordna vilka uppgifter som är av högsta prioritet!
här är ett exempel på hur en eftersläpning kan struktureras:
när du har byggt din backlog board (eller färdplan) är du halvvägs där. Denna styrelse bör skapas som ett huvudkort på din monday.com konto. Denna öppenhet kommer att anpassa laget till den stora bilden och se till att de förstår målen. Det betyder också att alla på din monday.com konto har tillgång till det och kan bidra till det. Teammedlemmar kan lägga till nya objekt / uppgifter när projektet utvecklas och fortskrider eller när nya uppgifter dyker upp.
Lägg till en Datumkolumn för att representera tidsfristen för varje aktivitet för att hjälpa dig att ta reda på vilka uppgifter som har högsta prioritet.
steg 2: skapa en Task board
som nämnts ovan, Agile projektledning värden arbetar enligt korta tidsperioder som kallas sprints eller iterationer. Vi rekommenderar att du arbetar i 2-veckors sprintar men de kan vara längre eller kortare om du föredrar det. Bygg en uppgiftstavla och dela upp den i grupper för att representera varje period. Du kan använda mallen Team Tasks eller alternativt bygga den från grunden. Detta är ett exempel på ett bräde byggt från grunden:
granska din eftersläpning i början av varje ny period och flytta uppgifterna till varje sprint enligt deras prioritet. Du kan använda vår batch actions-funktion för att välja flera uppgifter samtidigt och sedan flytta dem från backlog board till sprint board, rakt in i gruppen som representerar sprinten där du vill att uppgiften ska slutföras.
steg 3: tilldela uppgifter till personer i ditt team
Lägg till en personkolumn i din Task board och tilldela varje uppgift till en person i ditt team. Detta skapar ägande över uppgifterna, säkerställer en balanserad arbetsfördelning och säkerställer att alla vet vem de ska prata med om uppgifter.
ägandet motiverar. Det är en garanti! När en uppgift har en persons ansikte bredvid det, kommer det att motivera ägaren att göra ett bra jobb-det är deras ansvar trots allt.
en persons uppgifter är ofta beroende av en annan persons uppgifter, så att veta vem man ska prata med kommer också att säkerställa ett smidigt samarbete.
steg 4: Lägg till en statuskolumn för att hålla alla uppdaterade om statusen för varje uppgift
med Agile project management är det viktigt att ständigt hålla ditt team uppdaterat om statusen för dina uppgifter. Agile respekterar att saker förändras och oväntade omständigheter kan påverka en uppgift som når slutförandet. Om en uppgift är fast eller försenad är det också viktigt att alla som arbetar med relaterade uppgifter blir medvetna så att de kan anpassa sin tidsplanering i enlighet därmed.
med de anpassningsbara statusetiketterna (i så många iögonfallande färger) kan du ställa in en rad statuser-från ”stuck” och ”working on it” till ”pending review” och, naturligtvis, ”done”!
Steg 5: prioritera dina uppgifter
det stämmer! Även när uppgifter har flyttats från din backlog/hink/färdplan till en sprint, vilket betyder att de är av högsta prioritet, kommer uppgifterna i varje sprint fortfarande att locka relativt olika prioriteringar.
uppgifter kan ta längre tid än vi uppskattar, vilket innebär att inte alla uppgifter som tilldelats en sprint kan slutföras. Dessutom kan planerna för projektet eller kundens behov ändras även under en sprint. Även om du aldrig skulle lägga till fler uppgifter i en sprint är det viktigt att veta vilka uppgifter du ska arbeta med först för att säkerställa att de som är kritiska slutförs före de som har relativt låg prioritet.
Agile metodik gynnar kategorisering av uppgifter enligt 4 prioriteringar – ”kritisk”, ”Hög”, ”Medium” och ”låg”. Lägg till en annan statuskolumn på din Task board och använd de färgade etiketterna för att tilldela en prioritet till varje uppgift.
steg 6: Uppskatta hur lång tid varje uppgift tar
det är viktigt att se till att varje teammedlem har en realistisk tid under en sprint för att slutföra de uppgifter som tilldelats dem. Naturligtvis kan det finnas sprintar där tiden rinner ut och vissa ofullständiga uppgifter måste flytta till nästa sprint men målet bör alltid vara att slutföra alla uppgifter i sprinten.
ju mer övning du har för att uppskatta den tid det tar att slutföra vissa typer av uppgifter, desto mer exakta blir dina uppskattningar.
Lägg till en Talkolumn i din tavla, klicka på det nedre ’summa’ – objektet och Lägg till en anpassad enhet för hur du vill mäta tid. Du kanske vill arbeta i timmar eller, om du är i mjukvaruutveckling, SP kan gynnas.
Steg 7: Lägg till en taggkolumn för att kategorisera uppgifter och gruppera dem
taggar är ett bra sätt att kategorisera uppgifter i din backlog eller task board. Gå vidare och Lägg till en taggar kolumn till din styrelse.
med ett konsekvent hashtag-system kan du välja vilken kategori eller kategorier en uppgift tillhör. Detta kan hjälpa dig att kategorisera uppgifter enligt ett specifikt projekt, epic eller arbetsområde som de relaterar till.
i vårt exempel på hemförbättringar kan du till exempel använda taggarna: #kök #måla #vardagsrum. Programutvecklare vars arbete är uppdelat i epics kan använda taggarna: #bug, #homepage #feature. Customer Success Managers kan kategorisera sina uppgifter med taggarna: # knowledgebase # KB # webinars eller # onboarding.
steg 8: Håll ditt team uppdaterat och kommunicera
kommunikation med ditt team är nyckeln till smidig metodik. När du arbetar igenom dina uppgifter under en viss sprint, Lägg till uppdateringar till dina uppgifter för att hålla ditt team informerat om alla relevanta detaljer.
@nämn en person i ditt lag med namn:
eller nämna hela teamet för att säkerställa att alla får ett meddelande och rätt personer informeras och hålls uppdaterade:
uppdateringarna i ett objekt lagrar all relevant information relaterad till en uppgift på ett ställe och håller teamet på samma sida. Du kan också lägga till en uppdatering till en status så att när du ändrar status för din aktivitet kan du kommunicera detta med relevanta personer i sitt sammanhang.
Ladda upp dokument relaterade till uppgiften i avsnittet Uppdateringar. Kanske har du till uppgift att skriva en viss kopia och en annan persons uppgift under sprinten är att redigera den. Genom att ladda upp ditt slutliga arbete i uppdateringarna av din uppgift och @nämna den person som ansvarar för att redigera det kan du sömlöst dela information och ”passera stafettpinnen” från slutförandet av din uppgift till början av deras.
du kan hitta mer information om hur du kommunicerar med ditt team med monday.com här.
steg 9: Håll korta dagliga möten med hela ditt team
förutom att kommunicera i plattformen är en av principerna för smidig projektledning ansikte mot ansikte kommunikation. Planera korta 10-15 minuters möten i början av varje arbetsdag där teamet kommer att sitta tillsammans, ge en snabb överblick över vad de har arbetat dagen innan och vad de kommer att arbeta den dagen. Eventuella specifika problem som kan dra nytta av lagets input kan belysas, vilket möjliggör maximalt samarbete och stöd från dina lagkamrater.
steg 10: granska och analysera resultaten i slutet av varje sprint
Agile värderar retrospektion och lärande från tidigare misstag så att ditt teams arbetsflöde och praxis ständigt kan utvecklas och förbättras. Sätt dig ner med ditt team i slutet av varje sprint, granska arbetskortet och se till att allt som slutfördes är markerat grönt, dvs ”gjort”.
detta kommer att motivera ditt lag och förbättra moralen och visa visuellt hur mycket som uppnåtts. Det är också en bra tid att diskutera allt som kan göras bättre i framtiden och att förbättra arbetsprocesser baserade på feedback.
steg 11: lagra dina slutförda sprintar längst ner på din Task board och upprepa
i slutet av varje sprint flyttar du gruppen som representerar den slutförda sprinten till botten av din task board. Detta gör att du kan hålla ett register över vad som uppnåtts och, om en slutförd uppgift kommer tillbaka till livet, innebär att du kan flytta ett objekt till en ny sprint, hålla alla detaljer och data kopplade till den.
gå tillbaka till din backlog, flytta de uppgifter du vill arbeta med i gruppen som representerar nästa sprint och starta cykeln igen.
Final note
det finns många tekniker för smidig projektledning, som alla har en sak gemensamt-arbetar i korta cykler som kallas sprints eller iterationer.
detta gör det möjligt för team att ständigt bedöma och omvärdera kundernas förväntningar och behov för att förbättra sin produkt snarare än att arbeta för att producera något på en gång. Ett teams fokus kommer att ligga på de högsta prioriterade uppgifterna och delprojekten, som kommer att förändras och anpassas efter kundens/intressentens behov och förväntningar.
teamet står i centrum och varje medlem i teamet kommer att arbeta för att slutföra uppgifter som de ansvarar för under varje tidsperiod. Varje teammedlems mål och fokus är att visa framstegen i uppgifterna under en sprint och arbeta för att få sina uppgifter ”färdiga”.