documente de lucru pentru Audit
acest articol se referă la documente de lucru pentru audit. Auditorii trebuie să își pregătească și să își organizeze documentele de lucru într-un mod care să ajute auditorul să efectueze un serviciu de audit adecvat. Auditorul ar trebui să evite pregătirea sau acumularea documentelor de lucru inutile și, prin urmare, ar trebui să evite să facă copii extinse ale înregistrărilor contabile ale clientului. Este demn de remarcat în această etapă că nu este nici necesar, nici practicabil ca auditorul să documenteze fiecare problemă luată în considerare în timpul auditului.
documentația de Audit trebuie înțeleasă atât pentru Audit și Asigurare (AA), cât și pentru Audit și Asigurare avansată (AAA).
standardele de audit
ISA 230, documentația de Audit prevede că obiectivul (1) al auditorului este de a pregăti documentația care oferă:
- o evidență suficientă și adecvată a bazei pentru raportul auditorului și
- dovezi că auditul a fost planificat și efectuat în conformitate cu ISA și cu cerințele legale și de reglementare aplicabile.
auditorul trebuie să pregătească documentația de audit în timp util și în așa fel încât să permită unui auditor cu experiență, care nu are nicio legătură anterioară cu auditul, să înțeleagă:
- natura, calendarul și amploarea procedurilor de audit efectuate pentru a se conforma Isa-urilor și cerințelor legale și de reglementare aplicabile
- rezultatele procedurilor de audit și probele de audit obținute și
- aspectele semnificative care apar în timpul auditului, concluziile la care s-a ajuns și hotărârile semnificative luate în urma concluziilor respective.
în documentarea naturii, calendarului și amplorii procedurilor de audit efectuate, auditorul trebuie să înregistreze caracteristicile de identificare ale elementelor sau aspectelor specifice testate.
auditorul trebuie să documenteze în timp util discuțiile despre probleme semnificative cu conducerea și cu alte persoane.
dacă auditorul a identificat informații care contrazic sau sunt incompatibile cu concluzia finală a auditorului cu privire la o chestiune semnificativă, auditorul ar trebui să documenteze modul în care auditorul a abordat contradicțiile sau inconsecvența în formarea concluziei finale.
în cazul în care, în circumstanțe excepționale, Auditorul consideră că este necesar să se îndepărteze de la un principiu de bază sau de la o procedură esențială care este relevantă în circumstanțele auditului, auditorul ar trebui să documenteze modul în care procedurile alternative de audit efectuate ating obiectivul auditului și, dacă nu este clar altfel, motivele plecării.
în documentarea naturii, calendarul și amploarea procedurilor de audit efectuate, auditorul trebuie să înregistreze:
- caracteristicile de identificare ale elementelor sau aspectelor specifice testate
- care au efectuat activitatea de audit și data la care a fost finalizată această activitate și
- care au revizuit activitatea de audit și data și amploarea acestei revizuiri (2).
auditorul trebuie să completeze în timp util dosarul final de audit după data raportului auditorului.
după finalizarea asamblării dosarului de audit final, auditorul nu trebuie să șteargă sau să arunce documentația de audit înainte de sfârșitul perioadei sale de păstrare.
atunci când auditorul consideră că este necesar să modifice documentația de audit existentă sau să adauge o nouă documentație de audit după finalizarea ansamblului dosarului final, auditorul trebuie, indiferent de natura modificărilor sau completărilor, să documenteze:
- motivele specifice pentru realizarea lor și
- când și de către cine au fost făcute și revizuite.
atunci când apar circumstanțe excepționale după data raportului auditorului care impun auditorului să efectueze proceduri de audit noi sau suplimentare sau care determină auditorul să ajungă la noi concluzii, auditorul trebuie să documenteze:
- circumstanțele întâlnite
- procedurile de audit noi sau suplimentare efectuate, probele de audit obținute și concluziile la care s-a ajuns și efectul acestora asupra raportului auditorului
- când și de către cine au fost efectuate modificările rezultate ale documentației de audit și (dacă este cazul) revizuite.
cerințele ISA ghidează auditorul să producă documentația de audit care este de un standard acceptabil. Înțelegerea și aplicarea cerințelor va proteja Auditorul de litigii nedorite și inutile.
importanța documentelor de lucru
documentele de lucru sunt importante deoarece:
- sunt necesare pentru controlul calității auditului
- asigurați-vă că activitatea delegată de partenerul de audit a fost finalizată în mod corespunzător
- furnizați dovezi că a fost efectuat un audit eficient
- creșteți economia, eficiența și eficacitatea auditului
- conțin suficient de detaliate și
- up-faptele actuale care justifică caracterul rezonabil al concluziilor auditorului
- păstrează o evidență a aspectelor de importanță continuă pentru auditurile viitoare.
evitarea documentelor inutile
înainte de a decide să pregătească un anumit document de lucru pentru audit, auditorul trebuie să se asigure că este:
- necesar fie pentru că va servi unui scop esențial sau util în sprijinul raportului auditorului, fie pentru că va furniza informațiile necesare în scopuri fiscale sau în alte scopuri statutare/de reglementare legate de client
- imposibil pentru personalul clientului să pregătească documentul de lucru sau pentru auditor să facă copii ale documentelor pe care personalul clientului (inclusiv auditorii interni) le-au pregătit ca parte a îndatoririlor lor obișnuite.
conținut
de obicei, fiecare document de lucru de audit trebuie să fie condus cu următoarele informații:
- numele clientului
- perioada acoperită de audit
- obiectul
- referința dosarului (3)
- inițialele (semnătura) membrului personalului care a pregătit documentul de lucru și data la care acesta a fost pregătit
- în cazul unui audit documentele de audit întocmite de personalul clientului, data primirii documentelor de lucru și inițialele membrului echipei de audit care a efectuat activitatea de audit
- inițialele membrului personalului care a revizuit documentele de lucru și data la care a fost efectuată revizuirea
- fiecare document de audit trebuie să îndeplinească caracteristicile unui document de lucru bun, așa cum este detaliat mai târziu în acest articol.
documente pregătite de client
este posibil ca anumite documente de lucru solicitate de auditor să fi fost deja pregătite de personalul clientului. Auditorul ar trebui să ia măsuri, ori de câte ori este posibil, pentru ca copii ale acestora să fie puse la dispoziția echipei de audit. Dacă personalul clientului pregătește documente de lucru care urmează să fie păstrate de auditor, auditorul trebuie să convină asupra formei documentelor de lucru cu personalul clientului într-un stadiu incipient al auditului și să includă aceste informații în calendarul de audit.
la întocmirea documentelor de lucru, auditorul trebuie să aibă grijă să se asigure că documentele de lucru vor furniza toate informațiile necesare. Toate aceste documente de lucru ar trebui, în mod normal, să fie clar identificate ca fiind pregătite de client. Membrul personalului de audit direct responsabil pentru un domeniu de audit în care sunt incluse documentele de lucru întocmite de personalul clientului trebuie să semneze aceste documente – aceasta va arăta că au fost verificate și că pot fi revizuite de către manager și partener și de către revizorii ulteriori. Semnătura membrului echipei de audit indică faptul că documentul de lucru (pregătit de personalul clientului) a fost ‘auditat’.
unele caracteristici ale unui document de lucru bun
pe baza discuției de mai sus, un document de lucru bun ar trebui să îndeplinească cerințele ISA 230 prin afișarea următoarelor caracteristici:
- ar trebui să precizeze un obiectiv clar de audit, de obicei în ceea ce privește o afirmație de audit (de exemplu, ‘pentru a asigura caracterul complet al datoriilor comerciale’).
- ar trebui să precizeze pe deplin sfârșitul anului/perioadei (de exemplu, 31 octombrie 20X9), astfel încât documentul de lucru să nu fie confundat cu documentația aparținând unui an/perioadă diferită.
- ar trebui să precizeze întinderea completă a testului (adică câte elemente au fost testate și modul în care a fost determinat acest număr). Acest lucru va permite preparatorului și oricăror revizori ulteriori să determine suficiența probelor de audit furnizate de documentul de lucru.
- în cazul în care este necesară trimiterea la un alt document de lucru, trebuie furnizată referința completă a celuilalt document de lucru. O declarație conform căreia detaliile testării pot fi găsite pe un alt document de lucru este insuficientă.
- documentul de lucru trebuie să precizeze în mod clar și obiectiv rezultatele testului, fără părtinire și pe baza faptelor documentate.
- concluziile la care s-a ajuns ar trebui să fie în concordanță cu rezultatele testului și ar trebui să poată face față unui control independent.
- documentul de lucru trebuie menționat în mod clar, astfel încât să poată fi depus în mod corespunzător și găsit cu ușurință atunci când este necesar la o dată ulterioară.
- ar trebui să fie semnat de persoana care îl pregătește, astfel încât întrebările să poată fi direcționate către persoana potrivită.
- ar trebui să fie semnat și datat de orice persoană care îl revizuiește, pentru a îndeplini cerințele de control al calității revizuirii.
referentul documentelor de lucru ale auditului trebuie să se asigure că fiecare document are aceste caracteristici. Dacă orice caracteristică relevantă este considerată absentă, atunci acest lucru ar trebui să conducă la un punct de revizuire a auditului (adică un comentariu al recenzorului care îl îndrumă pe preparatorul inițial să remedieze defecțiunea din documentul de lucru).
concluzie
documentele de lucru oferă dovezi că a fost efectuat un audit eficient, eficient și economic. Prin urmare, acestea ar trebui să fie pregătite cu grijă și pricepere. Acestea ar trebui să fie suficient de detaliate și complete, astfel încât un auditor fără experiență anterioară în acest audit să poată înțelege documentele de lucru în ceea ce privește activitatea finalizată, concluziile la care s-a ajuns și raționamentul din spatele acestor concluzii.
Note
- ISA 230 paragraful 5.
- punctul 17 din ISA 220 stabilește cerința ca partenerul de angajament să se asigure că au fost obținute suficiente probe de audit adecvate printr-o revizuire a documentației de audit (și o discuție cu echipa de angajament). Acest lucru nu implică faptul că fiecare document de lucru specific trebuie să includă dovezi de revizuire, cu toate acestea, trebuie să existe documentație despre ce lucrare a fost revizuită, cine a revizuit lucrarea și când a fost revizuită.
- fiecare firmă de audit are propriul sistem de numerotare și referință a fișierelor. În cadrul fiecărui sistem, cel mai bun mod de numerotare a documentelor de lucru este de a le depune în serie în fiecare secțiune și de a le face referințe încrucișate. În cazul în care documentele sunt destinate să convină sau să susțină elemente care apar în situațiile financiare sau în alte documente de lucru din dosar, auditorul ar trebui să le pregătească în mod normal astfel încât să facă astfel de acorduri evidente, fără a fi nevoie de investigații suplimentare și de reconciliere.