Blog Post
Petty cash, de asemenea, cunoscut sub numele de petty cash fund, este o cantitate mică de numerar pe o parte, care este folosit pentru plata cheltuielilor de afaceri mici, de zi cu zi. Exemple de utilizare a numerarului mic includ plata pentru poștă, Cartele telefonice și rambursarea cheltuielilor de călătorie. Suma dintr – un fond de numerar mic va varia în funcție de organizație-cât de mult este deținut și modul în care se utilizează numerarul mic sunt determinate de managerii afacerii.
numerarul mic necesită control
numerarul mic este destinat plăților mici, dar în multe întreprinderi, numerarul mic devine fondul principal pentru efectuarea plăților în numerar.Multe companii din Ghana au controale slabe asupra numerarului mic. Ei presupun că, deoarece este o sumă mică de bani, nu trebuie să acorde atenție controalelor asupra modului în care sunt cheltuite.
întreprinderile au pierdut sume semnificative de bani de-a lungul timpului din cauza lipsei de control asupra cheltuielilor de numerar mărunte. Controlul slab asupra numerarului într-un mediu în care angajații sunt adesea greu presați pentru numerar creează o oportunitate tentantă pentru delapidare și fraudă. A avea un control puternic asupra numerarului mic este cea mai sigură modalitate de a descuraja potențialii infractori de la delapidarea numerarului mic.
șapte pași simpli pentru a îmbunătăți controlul asupra numerarului mic
cei șapte pași simpli pe care trebuie să îi faceți pentru a consolida controlul asupra numerarului mic și pentru a evita pierderile sunt:
1. Decideți un flotor și când să completați
primul pas este să definiți cât de mult doriți să păstrați ca plutitor în numerarul mic și nivelul la care trebuie completat numerarul mic. Flotorul este suma maximă care poate fi ținută în numerar mic în orice moment. Suma plătită din numerarul mic trebuie rambursată atunci când fondul scade la nivelul la care trebuie completat.
pentru a determina valoarea flotorului, luați în considerare plățile tipice mici pe care le efectuați într-o perioadă definită, cum ar fi o săptămână sau o lună și setați o sumă rezonabilă de flotor. Flotorul reduce riscul de a deține prea mulți bani pe care este posibil să nu îi solicitați sau, într-adevăr, prea puțini bani.
2. Segregarea rolurilor
într-o companie mică, este posibil să nu fie posibil să existe persoane diferite responsabile pentru fondurile de numerar mărunte, păstrarea conturilor de numerar mărunte și aprobarea plății în numerar mărunte. Cel puțin, persoana care aprobă numerarul mic nu ar trebui să păstreze numerarul mic și conturile aferente.
3. Definiți limita de cheltuieli și matricea de aprobare
este foarte important să definiți:
- suma maximă care poate fi plătită din numerar mic. Plățile care depășesc limita nu trebuie plătite din numerar mic. De exemplu, suma care nu depășește GHS 100.
- cine poate aproba tranzacțiile cu numerar mic?
4. Utilizați tichete de numerar petty pentru toate tranzacțiile cu numerar petty
creați un sistem de plată în numerar petty. În acest sistem, cererile de numerar mic ar trebui înregistrate pe un voucher de numerar mic și aprobate de o persoană autorizată înainte de plată.
5. Cerere încasări pentru a susține cheltuielile revendicate
Politica de plată în numerar mic trebuie să facă obligatorie ca cererile de numerar mic să fie susținute de încasări. În câteva cazuri, de exemplu, plimbări cu taxiul, este posibil ca chitanțele să nu fie disponibile. În astfel de cazuri, persoana care aprobă ar trebui să evalueze caracterul rezonabil al cheltuielilor.
6. Examinarea și aprobarea cererii de rambursare a numerarului mic
pentru a solicita rambursarea, deținătorul de numerar mic trebuie să prezinte toate bonurile de numerar mic împreună cu documentele justificative relevante. Persoana care aprobă cererea trebuie să asigure următoarele:
- examinați voucherele, verificând dacă sumele de pe vouchere și chitanțe sunt de acord.
- documentele justificative au fost ștampilate „plătite”, astfel încât acestea nu pot fi utilizate pentru a sprijini alte plăți.
- totalizează sumele de pe bonuri și asigură-te că totalul calculat este de acord cu rambursarea solicitată.
7. Numărări periodice de numerar
numerarul mic la îndemână trebuie să fie numărat periodic, iar numerarul numărat reconciliat cu soldul contului de numerar mic. Numărul de numerar mic este un mijloc de verificare a existenței soldului de numerar.
pentru numărul de numerar pentru a servi ca un control eficient:
- numărarea ar trebui să fie efectuată de cineva independent de custodele de numerar mic și de persoana care ține contul de numerar mic.
- banii mărunți și documentele justificative ar trebui să fie disponibile în momentul numărării.
pentru a verifica dacă suma corectă a numerarului mic este la îndemână, persoana care efectuează numărarea ar trebui să facă o reconciliere după cum urmează:
- obțineți toate bonurile de numerar mici care nu au fost rambursate.
- verificați dacă voucherele sunt în ordine și calculați suma totală plătită.
- deduceți suma din flotor pentru a obține soldul care ar trebui să fie la îndemână.
- sunt de acord cu soldul calculat în numerar la îndemână.
în rezumat
deoarece o mulțime de relații de afaceri în Ghana implică numerar, suma de bani care trece prin numerar mic poate fi semnificativă. Puteți pierde o sumă ordonată în timp dacă controalele dvs. sunt inadecvate.
sugestiile de mai sus vă pot ajuta să stabiliți controlul și să reduceți riscul de furt.
scris de Amos Adu
Amos este managerul de servicii de contabilitate Client în SCG.
contactați-ne astăzi pentru a vorbi cu unul din echipa noastră de experți.