11 pași pentru implementarea Managementului de proiect agil în fluxul dvs. de lucru
monday.com poate fi folosit pentru a gestiona proiecte folosind o varietate de metode și procese diferite, inclusiv tehnici de management de proiect Agile. Acest ghid va oferi o imagine de ansamblu a ceea ce este Agile project management, de ce este benefic pentru echipe și ce înseamnă în practică.
înainte de a intra în modul de utilizare monday.com pentru a lucra cu tehnici Agile, să înțelegem mai întâi ce este managementul de proiect agil.
Agile este o metodologie de management de proiect, inițial creat și utilizat de către dezvoltatorii de software. De atunci s-a răspândit în multe alte industrii și întreprinderi și este acum una dintre cele mai populare metode de gestionare a proiectelor.
valoarea de bază în centrul managementului de proiect Agile este conceptul de” inspectați și adaptați”, ceea ce înseamnă că schimbările de ultim moment sunt binevenite în orice etapă a ciclului proiectului. Agile (de obicei) planifică prin utilizarea sprinturilor sau iterațiilor, care sunt perioade scurte, repetate de 1-3 săptămâni în care o echipă se concentrează pe un set mic de articole de lucru și își propune să le finalizeze în această perioadă!
12 principii cheie
există 12 principii cheie care ghidează Managementul agil al proiectelor, dintre care o selecție sunt:
- colaborarea strânsă între părțile interesate pe o bază de zi cu zi
- membrii echipei rămân concentrat pe aceeași imagine de ansamblu și sunt prevăzute cu instrumentele și sprijinul pentru a realiza obiectivele proiectului
- întâlniri rapide de zi cu zi față în față sunt evaluate ca cel mai bun mod de a actualiza toată lumea în echipă cu privire la starea sarcinilor
- rezultatele finale ale unui proiect sunt baza succesului său
- simplitatea este evaluată
- folosind intervale repetate și regulate pentru a îmbunătăți eficiența prin comportamentul de reglaj fin al echipei.
avantaje
sună grozav în teorie… dar de ce este atât de popular managementul de proiect agil și care sunt avantajele sale?
Ei bine, în primul rând, acestea sunt câteva statistici destul de impresionante care susțin succesul companiilor care adoptă astfel de metode. Potrivit Institutului de Management de proiect și pulsul profesiei sale 2015: captarea valorii managementului de proiect 2015:
- 75% dintre organizațiile extrem de agile și-au îndeplinit obiectivele/intenția de afaceri
- 65% au terminat la timp
- 67% au terminat în cadrul bugetului
aceste rezultate sunt mai mari decât ceea ce realizează organizațiile cu agilitate scăzută. Aceeași cercetare arată că organizațiile agile au crescut veniturile cu 37% mai repede și au generat profituri cu 30% mai mari decât companiile non-agile.
spre deosebire de unele dintre stilurile/metodologiile mai vechi de management de proiect, care sunt mult mai rigide în abordarea lor, agile este cel mai potrivit pentru ceea ce se întâmplă în viața reală-lucrurile se schimbă și munca unei echipe ar trebui să fie adaptabilă la aceste schimbări din mers în timpul sprintului lor.
permiterea modificărilor va face ca rezultatul final să fie mai bun și mai în concordanță cu Contextul Proiectului.
unele avantaje suplimentare sunt:
- detectarea mai rapidă a problemelor / defectelor
- realizarea mai rapidă a obiectivelor / finalizarea sarcinilor
- concentrarea sporită asupra obiectivelor clienților
- flexibilitate/adaptare sporită
- colaborare/feedback sporit
retrospective
un aspect al metodologiei Agile este utilizarea retrospectivelor – cu utilizarea retrospectivelor, echipa / managerul va deveni mai bun la estimarea cât timp va dura pentru a finaliza diferite tipuri de sarcini sau epopee. Acest lucru ajută echipele să devină mai productive atunci când își estimează obiectivele și oferă spațiu pentru a revizui în mod constant și a căuta cum să se îmbunătățească.
retrospectivele ajută în continuare echipa să înțeleagă ce a cauzat succese/eșecuri și cum să evolueze fluxul de lucru în consecință, ceea ce înseamnă că o echipă se poate îmbunătăți constant.
cum se face?
Pasul 1: Construiți o placă pentru a fi găleată, întârziere sau foaie de parcurs
totul începe cu o găleată sau jurnal-nu una reală, ci un fel de găleată conceptuală! Cupa / Jurnalul ar trebui să fie o placă în monday.com cont. Creați un nou consiliu, denumiți-l restanțele și începeți să adăugați toate sarcinile pe care trebuie să le faceți pentru a finaliza proiectul sau obiectivele dvs. pentru viitorul previzibil (sau nu). Consiliul poate fi, de asemenea, o foaie de parcurs!
nu te opri. Treceți la detaliile murdare. Încercați și descompun sarcinile în cele mai mici părți ale acestora. De exemplu, dacă proiectul dvs. ar fi să faceți îmbunătățiri la domiciliu și una dintre sarcinile dvs. ar fi să vă revopsiți camera de zi, ați împărți această sarcină în:
- face îmbunătățiri acasă
- Decide cu privire la o culoare de vopsea pentru camera de zi
- cercetare în cazul în care pentru a cumpăra vopsea
- cumpara vopsea
- cumpara echipamente pentru pictura
- elimina mobilier
- acoperă podele/mobilier fixe
- vopsiți peretele stâng
- vopsiți peretele drept
- vopsiți peretele din spate
- al doilea strat peretele stâng
- al doilea strat peretele drept
- al doilea strat peretele din spate
- îndepărtați orice exces de vopsea
acesta este un exemplu foarte simplu, dar este important să spargeți o sarcină. Acest lucru vă permite să faceți estimări mai precise despre cât timp va dura o sarcină. De asemenea, vă ajută să acordați prioritate atunci când lucrați la un anumit termen limită, astfel încât să puteți clasifica sarcinile care au cea mai mare prioritate!
Iată un exemplu despre cum ar putea fi structurată o restanță:
odată ce ați construit placa de backlog (sau foaia de parcurs), sunteți la jumătatea drumului. Această placă ar trebui creată ca o placă principală pe monday.com cont. Această transparență va alinia echipa pe imaginea de ansamblu și se va asigura că înțelege obiectivele. De asemenea, înseamnă că toată lumea de pe monday.com contul are acces la acesta și poate contribui la acesta. Membrii echipei pot adăuga elemente / sarcini noi pe măsură ce proiectul evoluează și progresează sau pe măsură ce apar noi sarcini.
adăugați o coloană dată pentru a reprezenta termenul limită al fiecărei activități pentru a vă ajuta să stabiliți ce activități sunt de cea mai mare prioritate.
Pasul 2: Creați o placă de sarcini
după cum sa menționat mai sus, valorile Agile de gestionare a proiectelor funcționează în funcție de perioade scurte de timp numite sprinturi sau iterații. Vă recomandăm să lucrați în sprinturi de 2 săptămâni, dar acestea pot fi mai lungi sau mai scurte, dacă preferați. Construiți o placă de sarcini și împărțiți-o în grupuri pentru a reprezenta fiecare perioadă. Puteți utiliza șablonul de sarcini de echipă sau, alternativ, îl puteți construi de la zero. Acesta este un exemplu de placă construită de la zero:
Examinați-vă restanțele la începutul fiecărei perioade noi și mutați sarcinile în fiecare sprint în funcție de prioritatea lor. Puteți utiliza funcția noastră de acțiuni batch pentru a selecta mai multe sarcini simultan și apoi pentru a le muta de pe placa backlog în placa sprint, Direct în grupul care reprezintă sprintul în care doriți ca sarcina să fie finalizată.
Pasul 3: atribuiți activități persoanelor din echipa dvs.
adăugați o coloană persoană la panoul de activități și atribuiți fiecare activitate unei persoane din echipa dvs. Acest lucru creează proprietatea asupra sarcinilor, asigură o împărțire echilibrată a muncii și asigură că toată lumea știe cu cine să vorbească despre SARCINI.
proprietatea motivează. Asta e o garanție! Când o sarcină are fața unei persoane lângă ea, va motiva proprietarul să facă o treabă bună-este responsabilitatea lor până la urmă.
sarcinile unei persoane se bazează adesea pe sarcinile altei persoane, astfel încât cunoașterea cu cine să vorbească va asigura, de asemenea, o colaborare lină.
Pasul 4: Adăugați o coloană de stare pentru a menține pe toată lumea la curent cu starea fiecărei sarcini
cu managementul de proiect agil, este important să vă mențineți echipa actualizată în permanență cu privire la starea sarcinilor dvs. Agile respectă faptul că lucrurile se schimbă și circumstanțele neașteptate pot afecta o sarcină care ajunge la finalizare. Dacă o sarcină este blocată sau întârziată, este de asemenea important ca oricine lucrează la orice sarcini conexe să fie conștientizat, astfel încât să își poată adapta planificarea timpului în consecință.
folosind etichetele de stare personalizabile (în atât de multe culori atrăgătoare), puteți seta o serie de stări-de la „stuck” și „working on it” la „pending review” și, desigur, „done”!
Pasul 5: prioritizați-vă sarcinile
așa este! Chiar și atunci când sarcinile au fost mutate din backlog/bucket/roadmap într-un sprint, ceea ce înseamnă că sunt de cea mai mare prioritate, sarcinile din fiecare sprint vor atrage în continuare priorități relativ diferite.
sarcinile pot dura mai mult decât estimăm, ceea ce înseamnă că nu toate sarcinile atribuite unui sprint pot fi finalizate. În plus, planurile pentru proiect sau nevoile clienților se pot schimba chiar și în timpul unui sprint. Deși nu ați adăuga niciodată mai multe sarcini la un sprint, este important să știți la ce sarcini să lucrați mai întâi pentru a vă asigura că cele care sunt critice sunt finalizate înainte de cele care au o prioritate relativ scăzută.
metodologia agilă favorizează clasificarea sarcinilor în funcție de 4 priorități – „critic”, „înalt”, „mediu” și „scăzut”. Adăugați o altă coloană de stare la placa de sarcini și utilizați etichetele colorate pentru a atribui o prioritate fiecărei sarcini.
Pasul 6: Estimați cât timp va dura fiecare sarcină
este important să vă asigurați că fiecare membru al echipei are o perioadă realistă de timp în timpul unui sprint pentru a finaliza sarcinile care le sunt atribuite. Desigur, pot exista sprinturi în care timpul se scurge și anumite sarcini incomplete trebuie să treacă la următorul sprint cu toate acestea, scopul ar trebui să fie întotdeauna finalizarea tuturor sarcinilor din sprint.
cu cât aveți mai multă practică în estimarea timpului necesar pentru a finaliza anumite tipuri de sarcini, cu atât estimările dvs. vor deveni mai precise.
adăugați o coloană Numbers la placa dvs., faceți clic pe elementul ‘Sum’ de jos și adăugați o unitate personalizată pentru modul în care doriți să măsurați timpul. Poate doriți să lucrați în ore sau, dacă sunteți în dezvoltare de software, SP ar putea fi favorizat.
Pasul 7: Adăugați o coloană de etichete pentru a clasifica sarcinile și a le grupa
etichetele sunt o modalitate excelentă de a clasifica sarcinile din lista de sarcini sau din panoul de sarcini. Mergeți mai departe și adăugați o coloană de etichete la bord.
folosind un sistem hashtag consistent, puteți selecta din ce categorie sau categorii aparține o activitate. Acest lucru vă poate ajuta să clasificați sarcinile în funcție de un anumit proiect, epic sau domeniu de lucru la care se referă.
de exemplu, în exemplul nostru de îmbunătățiri la domiciliu, puteți utiliza etichetele: #bucătărie #vopsea #cameră de zi. Dezvoltatorii de Software a căror activitate este împărțită în epopee ar putea folosi etichetele: #bug, #homepage #feature. Managerii de succes ai clienților își pot clasifica sarcinile cu etichetele: # knowledgebase # KB # webinars sau # onboarding.
Pasul 8: ține-ți echipa la curent și comunică
comunicarea cu echipa ta este esențială în metodologia Agile. Pe măsură ce lucrați prin sarcinile dvs. în timpul unui anumit sprint, adăugați actualizări la sarcinile dvs. pentru a vă informa echipa cu privire la orice detalii relevante.
@menționează o persoană din echipa ta după nume:
sau menționați întreaga echipă pentru a vă asigura că toată lumea primește o notificare și că persoanele potrivite sunt informate și actualizate:
actualizările dintr-un articol vor stoca toate informațiile relevante legate de o sarcină într-un singur loc și vor menține echipa pe aceeași pagină. De asemenea, puteți adăuga o actualizare la o stare, astfel încât atunci când modificați starea activității dvs., puteți comunica acest lucru cu persoanele relevante în context.
încărcați documente legate de activitate în secțiunea Actualizări. Poate că sunteți însărcinat să scrieți o anumită copie și sarcina altei persoane în timpul sprintului este să o editați. Încărcarea piesei finale de lucru în actualizările sarcinii dvs. și menționarea persoanei care este responsabilă de editarea acesteia vă permite să partajați fără probleme informații și să „treceți bastonul” de la finalizarea sarcinii dvs. până la începutul lor.
puteți găsi mai multe informații despre comunicarea cu echipa dvs. folosind monday.com aici.
Pasul 9: țineți întâlniri zilnice scurte cu întreaga echipă
precum și comunicarea în platformă, unul dintre principiile managementului de proiect agil este comunicarea față în față. Programați întâlniri scurte de 10-15 minute la începutul fiecărei zile de lucru în care echipa va sta împreună, oferă o imagine de ansamblu rapidă a ceea ce au lucrat cu o zi înainte și a ceea ce vor lucra în acea zi. Orice probleme specifice care ar putea beneficia de contribuția echipei pot fi evidențiate, permițând o colaborare maximă și sprijin din partea colegilor de echipă.
Pasul 10: examinați și analizați rezultatele la sfârșitul fiecărui sprint
valorile Agile retrospecția și învățarea din greșelile anterioare, astfel încât fluxul de lucru și practicile echipei dvs. să poată evolua și îmbunătăți în mod constant. Așezați-vă cu echipa dvs. la sfârșitul fiecărui sprint, examinați tabloul de sarcini și asigurați-vă că tot ceea ce a fost finalizat este marcat cu verde, adică „terminat”.
acest lucru vă va motiva echipa și va îmbunătăți moralul, arătând vizual cât de mult a fost realizat. Este, de asemenea, un moment minunat pentru a discuta orice ar putea fi făcut mai bine în viitor și pentru a îmbunătăți procesele de lucru bazate pe feedback.
pasul 11: stocați sprinturile finalizate în partea de jos a tabloului de activități și repetați
la sfârșitul fiecărui sprint, mutați grupul care reprezintă sprintul finalizat în partea de jos a tabloului de activități. Acest lucru vă permite să păstrați o evidență a ceea ce a fost realizat și, în cazul în care o sarcină finalizată revine la viață, înseamnă că puteți muta un articol într-un nou sprint, păstrând toate detaliile și datele atașate acestuia.
reveniți la restanțele dvs., mutați sarcinile la care doriți să lucrați în grupul care reprezintă următorul sprint și începeți ciclul din nou.
notă finală
există o mulțime de tehnici de management de proiect agil, toate care au un lucru în comun-de lucru în cicluri scurte numite sprinturi sau iterații.
acest lucru permite echipelor să evalueze și să reevalueze în mod constant așteptările și nevoile clienților pentru a-și îmbunătăți produsul, mai degrabă decât să lucreze pentru a produce ceva dintr-o dată. O echipă se va concentra pe sarcinile și subproiectele cu cea mai mare prioritate, care se vor schimba și se vor adapta în funcție de nevoile și așteptările clienților/părților interesate.
echipa se află în centru și fiecare membru al echipei va lucra pentru îndeplinirea sarcinilor de care este responsabil în fiecare perioadă de timp. Scopul și concentrarea fiecărui membru al echipei este de a arăta progresul sarcinilor pe parcursul unui sprint, lucrând pentru a-și „face”sarcinile.