Como planejar seu maior evento da Igreja do ano ” UMC Leadership Tips / United Methodist Communications
qualquer pessoa que já organizou um jantar ou reunião de férias sabe o quanto vale até mesmo uma simples reunião com a família e amigos. Colocar um evento de Igreja de sucesso leva o planejamento a um novo nível. Se você está hospedando um piquenique, evento de adoração, Acampamento, festival, serviço de Natal ou qualquer outro evento especial, você precisa pensar em uma série de coisas.O que quer que você esteja planejando, a chave é dividir seu evento em partes gerenciáveis e, em seguida, identificar quem supervisionará cada um. Essa estrutura simples é muitas vezes mais fácil dizer do que fazer.
Aqui estão algumas etapas a serem seguidas ao gerenciar seu planejamento de eventos. Também incluímos métodos comprovados e práticas sugeridas usadas por planejadores experientes em todos os lugares, incluindo algumas maneiras pelas quais igrejas menores podem realizar eventos maiores do que esperavam.
TWEET THIS certifique-se de que o grande evento se alinha ao seu plano de marketing da Igreja
criar um plano de marketing da Igreja é o primeiro passo que recomendamos antes de fazer qualquer coisa grande. Algumas pessoas não gostam de marketing (e por um bom motivo), mas o marketing da Igreja é o processo de identificar e atender às necessidades espirituais e de serviço de sua comunidade. Um bom plano ajudará a estabelecer as bases e definir a direção para cada evento ou programa. Muitas pessoas vão pular esta etapa porque é demais para fazer antes do evento, mas é altamente recomendado e pode ser motivo para parar e definir o papel da sua igreja.Depois de determinar a vocação única da sua congregação e as necessidades da sua comunidade, você pode começar a desenvolver estratégias e debater o maior evento do ano.
faça as perguntas certas
depois de ter um plano de marketing sólido, sua liderança principal precisa fazer as perguntas certas antes de investir tempo e dinheiro! Isso ajudará a estabelecer as bases para o seu evento e moldar seu plano de comunicação. Considere as seguintes perguntas:
- como este evento se encaixa com a missão específica da sua igreja?
- quão viável é para sua igreja executar o evento com sucesso?
- como você definiria seu objetivo geral?
- quão apaixonadas são as pessoas que precisam se envolver?
- o que faz essa ideia se destacar para a comunidade?
TWEET ISSO Como NÃO planejar o seu maior evento do ano
em seguida, considerar as implicações das respostas para as perguntas acima.
- se o evento se desviar do chamado exclusivo de sua igreja, saia agora e compartilhe seus valores e visão com a liderança central.
- se você não tem tempo ou dinheiro suficiente, é hora de sair. Você pode precisar podar Alguns programas antes de prosseguir.
- você não tem certeza de todos os resultados esperados? Saia um pouco e converta as metas do ministério em medidas claras.
- se você não tem voluntários apaixonados-você provavelmente está sentindo um tema aqui-saia! Agora concentre-se em recrutar e motivar voluntários.
- se nada se destacar para a comunidade, pode ser o maior evento planejado, mas não assistido.
seja honesto com suas respostas e vá em frente — se a liderança central der luz verde.
obtenha dicas do MyCom para líderes da Igreja em sua caixa de entrada!
planeje com muito tempo de espera
certifique-se de dar a si mesmo e à sua equipe tempo suficiente para reunir tudo. Os planejadores de última hora podem se mover muito rápido para perceber que todas as cadeiras dobráveis foram reservadas em outro lugar ou que um casamento foi planejado no mesmo dia em que você pensou que poderia usar o santuário.
as pessoas precisam de tempo para se envolver, tanto como voluntários quanto como participantes registrados. Quem vai doar suprimentos ou preparar comida? Quem vai configurar e derrubar? Faça o registro fácil. Permita que as pessoas se inscrevam através do site da sua igreja, página do Facebook ou aplicativo. Grupos de baixa tecnologia podem deixar formulários nos bancos ou configurar uma tabela de registro no foyer.
se o seu objetivo é chegar aos vizinhos locais, evite agendar seu evento ao mesmo tempo que passatempos populares da comunidade ou eventos esportivos.
estabelecer linhas claras de comunicação
é importante pedir a alguém para identificar empregos e atribuir pessoas a essas tarefas. Quem será responsável pela música, Alto-falantes, marketing, comida, decorações, configuração/desmontagem, atividades e assim por diante?
uma cadeia de comando clara anda de mãos dadas com uma comunicação clara. Saiba quem é o responsável por cada área e confie nele para organizar voluntários e recursos para esse foco especial. Chain-of-command é menos sobre quem está no topo do degrau e mais sobre quem pode tomar decisões e ajudar a facilitar um processo tranquilo.
depois de ter as pessoas de que precisa, comunique-se frequentemente com elas e diga aos voluntários o que é esperado. Eles precisarão de descrições detalhadas de Cargos e treinamento para desempenhar bem seu papel.
como sua igreja se comunica? Aprenda a se comunicar com o “plugged-in”, bem como como se conectar com o ” unplugged.”
Escolha um tema
Ter um tema para o seu evento dá foco e ajuda a determinar os tipos de comida para servir, jogos para jogar e decorações para exibir. Chame pessoas criativas para ideias. Muitos programas de férias da Escola Bíblica fazem isso bem.
um tema cria atmosfera e torna seu evento memorável. Divirta-se criando exercícios de team building e os hóspedes também se divertirão. Jogue Curiosidades com perguntas temáticas ou crie maneiras interativas de envolver os participantes.
espere despesas inesperadas
quanto você tem que gastar? De onde virá o dinheiro? Você tem um comitê supervisionando as finanças do evento? O tesoureiro será a chave aqui.
você precisará de fundos para suprimentos, alimentos, publicidade e decorações. Entretenimento e aluguel de equipamentos também são possíveis despesas. Crie um buffer em seu orçamento porque a maioria dos eventos custa mais do que o previsto.
considere solicitar uma doação
as doações da Igreja Local podem ajudá-lo com suas necessidades de publicidade, Site ou pesquisa. A United Methodist Communications estabeleceu uma série de subsídios e recursos para apoiar as comunicações locais da Igreja.
espalhe a palavra
para começar, publique seu evento no site da Igreja, contas de mídia social e lista de E-mail. Anúncios semanais e boletins também são bons de usar. A partir daí, considere quais materiais impressos podem funcionar melhor. Os anúncios no rádio ou na televisão locais são possíveis?
confira essas ótimas ideias para planejar e promover VBS, que se aplicam a praticamente qualquer evento.
após o evento, debrief com sua equipe
agende o tempo com sua equipe para avaliar o planejamento e a execução do evento e fazer ajustes se o evento ocorrer novamente. O que funcionou bem? Se for interessante, compartilhe com a mídia. O que correu mal? Não te escondas. Intensifique, possua e converse de verdade com sua equipe.
envie uma comunicação de acompanhamento para as pessoas que participaram do seu evento. Você pode enviar a eles um agradecimento geral, uma pesquisa de feedback ou Recursos Complementares. Convide-os para eventos relacionados no futuro.
expressar gratidão pelo serviço de todos que ajudaram. Quanto mais apreciados eles se sentem, maior a probabilidade de dar uma mão novamente.
eventos de sucesso não acontecem apenas
eles tomam muito pensamento e ação. Quanto mais detalhes você colocar antes do tempo, menos soluços você terá durante o seu evento.
— Clay Morgan é um autor de Dallas, Texas, que passou uma década ensinando cursos universitários nas ciências sociais antes de se tornar um consultor em comunicação e estratégia organizacional. Clay gosta de escrever na interseção de cultura e espiritualidade. Ele faz ministério com estudantes universitários há anos e adora encontrar maneiras criativas de envolver a geração do Milênio.