como organizar conferências e seminários internacionais de sucesso?
organizar uma conferência de sucesso requer planejamento, experiência, preparação e recursos dedicados.
passos para organizar uma conferência
1. Defina a finalidade e o formato
como papel do organizador da conferência, é importante definir sua finalidade do evento. Formatação de layout etapa por etapa a primeira etapa de sediar uma conferência
- conceito
- Temporização e duração
- distribuição de funções dentro da equipe
- A disposição da sala de
- Catering e som
2. Preste atenção suficiente ao planejamento da conferência
para a preparação da conferência, é importante planejar tudo e cada um, ter idéias criativas da conferência que tornarão a conferência única. O plano deve consistir em logística, conteúdo e publicidade do evento. Faça um documento Acessível a toda a equipe, onde cada Membro poderá ver as tarefas dos outros. Primeiro, prepare uma lista das tarefas importantes e, em seguida, configure-a em ordem de prioridade. É essencial designar o prazo no plano. Para uma conferência de sucesso, é importante que você mantenha um prazo
3. Escolha o direito de data e local para a sua conferência
Selecionar a data pode ser tarefa difícil, por isso algumas coisas para manter em mente antes de escolher uma data
- certifique-se a data que você escolha não deve se cruzam com festas ou grandes eventos, ele vai se tornar difícil para os participantes viajar durante esse período.
- nunca planeje sua conferência ou seminário durante as férias (verão & inverno) as pessoas querem passar esse tempo com a família não em uma conferência.
- tente manter seu evento no final da semana, pois as pessoas não precisam tirar nenhuma licença especial para participar do seu evento.
- selecione o local onde as pessoas podem se deslocar facilmente e, se possível, selecione uma boa cidade onde todas as instalações de transporte de outras coisas estão facilmente disponíveis.
4. Elaborar o seu orçamento
é a chave para planejar uma conferência que ajuda você a saber o quanto você quer cobrar para a sua conferência.
- Local
- Alojamento
- Transporte
- Catering
- alto-Falante taxas
- Actividades
- Marketing
5. Reserve um local para a sua conferência
selecione o local que se adapta a todas as suas necessidades que você precisa para o seu seminário ou conferências. Verifique o local antes de reservar veja todas as facilidades que eles fornecem como tamanho do salão, localização, Acessível a cadeiras de rodas, características técnicas e instalações de estacionamento
6. Faça uma equipe e aloque tarefas
Faça uma grande equipe que o ajudará a realizar todas as outras tarefas. Alocar deveres por área. Por exemplo, alguém é responsável pela área de registro da conferência, outra pessoa por receber os palestrantes, uma pessoa diferente para o equipamento, para catering, comunicação com a imprensa, etc. Cada pessoa precisa ter sua área, que ele ou ela deve estar em autoridade durante toda a duração da conferência.Dê a cada membro da equipe um documento com as funções atribuídas, para que cada pessoa saiba a quem entrar em contato para qualquer assunto específico.
7. Conheça seus alto-falantes
os alto-falantes desempenham o papel de catalisador em sua conferência eles atraem muitas pessoas. Certifique-se de obter um palestrante profissional. Alguém que é conhecido por seu trabalho, bem respeitado isso vai impulsionar sua conferência e atrair mais pessoas
8. Registro de conferência
o registro é uma parte importante do seu evento, portanto, certifique-se de que as pessoas se inscrevam em sua conferência, existem alguns sites como www.allconferencealert.net que ajudam as pessoas a encontrar sobre toda a Conferência Internacional 2020. E ajudar as pessoas a se inscreverem nessa conferência.
9. Comercializando sua conferência
não subvalorize o tempo necessário para a promoção bem-sucedida de um evento. O tipo de Evento, seu público-alvo, recursos internos e o orçamento determinam sua tática de marketing. Ao escolher seus associados de mídia, concentre-se naqueles que direcionarão seu público-alvo. É melhor ter alguns associados, mas direcionados ones.It também é importante gerar uma mensagem chave que será transmitida em todos os canais. Promova Sua Conferência
10. Preste atenção ao serviço
seja amigável com participantes, palestrantes e associados. Tente falar seus problemas ou perguntas e atender às suas expectativas, mesmo se você se sentir cansado e nem tudo correr como por plano. No final do dia, as pessoas só vão lembrar é como eles foram tratados.
11. Realizar uma verificação final de um dia antes do evento
certifique-se de que você informou os membros sobre como chegar ao local, convidou todas as pessoas importantes, e preparados os recursos impressos, áudio, vídeo e conteúdo. Verifique se todos entendem suas tarefas e deveres e se o espaço está organizado.
12. Peça feedback
peça aos participantes que preencham um formulário de feedback impresso no final do evento ou um formulário on-line quando chegarem em casa. Peça-lhes para julgar vários aspectos do evento, como logística, palestrantes, locais e o trabalho dos organizadores. Esta informação irá ajudá-lo a evitar erros no futuro e aumentar a qualidade de seus eventos.
