blog Post
dinheiro pequeno, também conhecido como fundo de dinheiro pequeno, é uma pequena quantidade de dinheiro na mão que é usado para pagar pequenas despesas comerciais diárias. Exemplos de uso em dinheiro pequeno incluem pagamento por postagem, cartões telefônicos e reembolso de despesas de viagem. O valor em um fundo de caixa pequeno varia de acordo com a organização – quanto é mantido e como o dinheiro pequeno é usado são determinados pelos gerentes do negócio.
O dinheiro pequeno requer controle
o dinheiro pequeno é destinado a pequenos pagamentos, mas em muitas empresas, o dinheiro pequeno se torna o principal fundo para fazer pagamentos em dinheiro.Muitas empresas ganenses têm controles fracos sobre dinheiro pequeno. Eles assumem que, por ser uma pequena quantia de dinheiro, não precisam prestar atenção aos controles sobre como é gasto.
as empresas perderam quantias significativas de dinheiro ao longo do tempo por causa da falta de controle sobre os gastos com dinheiro pequeno. Controles fracos sobre o dinheiro em um ambiente onde os funcionários são frequentemente pressionados por Dinheiro criam uma oportunidade tentadora de desfalque e fraude. Ter fortes controles sobre dinheiro pequeno é a maneira mais segura de impedir criminosos em potencial de desviar dinheiro pequeno.
sete passos simples para melhorar os controles sobre o dinheiro pequeno
os sete passos simples que você deve tomar para fortalecer os controles sobre o dinheiro pequeno e evitar perdas são:
1. Decida sobre um flutuador e quando reabastecer
o primeiro passo é definir o quanto você gostaria de manter como um flutuador no caixa pequeno, e o nível em que o dinheiro pequeno deve ser reabastecido. O flutuador é o valor máximo que pode ser mantido em dinheiro a qualquer momento. O montante desembolsado do dinheiro em espécie deve ser reembolsado quando o fundo cair para o nível em que deve ser reabastecido.
para determinar o valor do float, considere os pequenos pagamentos típicos que você faz dentro de um período definido, como uma semana ou mês, e defina um valor de float razoável. O flutuador reduz o risco de manter muito dinheiro que você pode não precisar, ou mesmo muito pouco dinheiro.
2. Segregação de funções
em uma pequena empresa, pode não ser possível ter pessoas diferentes responsáveis pelos fundos de caixa pequeno, mantendo as contas de caixa pequeno e aprovando o pagamento de caixa pequeno. No mínimo, a pessoa que aprova dinheiro em espécie não deve manter o dinheiro em espécie e as contas relacionadas.
3. Definir o limite de despesas e a matriz de aprovação
é muito importante definir:
- o valor máximo que pode ser desembolsado em dinheiro pequeno. Os pagamentos que excedam o limite não devem ser pagos em dinheiro. Por exemplo, quantidade não superior a GHS 100.
- quem pode aprovar transações em dinheiro pequeno?
4. Use vouchers de caixa pequeno para todas as transações de caixa pequeno
crie um sistema para desembolso de caixa pequeno. Nesse sistema, os pedidos de caixa pequeno devem ser registrados em um voucher de caixa pequeno e aprovados por uma pessoa autorizada antes do desembolso.
5. Exigir recibos para fazer backup das despesas reivindicadas
a Política de desembolso de caixa pequeno deve torná-lo obrigatório para que as reivindicações de caixa pequeno sejam apoiadas por recibos. Em alguns casos, por exemplo, passeios de táxi, recibos podem não estar disponíveis. Nesses casos, a pessoa que aprova deve avaliar a razoabilidade das despesas.
6. Para solicitar o reembolso, o titular do caixa pequeno deve apresentar todos os vales de caixa pequeno juntamente com os documentos comprovativos relevantes. A pessoa que aprova o pedido deve garantir o seguinte:
- examine os vouchers, verificando se os valores dos vouchers e recibos concordam.
- os documentos comprovativos foram carimbados como “pagos” para que não possam ser usados para suportar outros pagamentos.
- totalizar os valores dos vouchers e garantir que o total calculado concorde com o reembolso solicitado.
7. Contagens periódicas de caixa
o dinheiro em espécie na mão deve ser contado periodicamente, e o dinheiro contado reconciliado com o saldo na conta de caixa EM espécie. A contagem de caixa pequeno é um meio de verificar se o saldo de caixa existe.
para que a contagem de caixa sirva como um controle efetivo:
- a contagem deve ser realizada por alguém independente do custodiante de caixa pequeno e da pessoa que mantém a conta de caixa pequeno.
- o dinheiro em espécie e os documentos comprovativos devem estar disponíveis no momento da contagem.
Para verificar se a quantidade correta de fundos de maneio dinheiro está na mão, a pessoa que vai realizar a contagem deve fazer uma reconciliação da seguinte forma:
- Obter todos os fundos de maneio dinheiro vales que não foram reembolsados.
- verifique se os vouchers estão em ordem e calcule o valor total desembolsado.
- deduzir o valor do flutuador para obter o saldo que deve estar à mão.
- concorda o saldo calculado com o dinheiro disponível.
em resumo
como muitas transações comerciais em Gana envolvem dinheiro, a quantidade de dinheiro que passa por dinheiro pequeno pode ser significativa. Você pode perder uma boa quantia com o tempo se seus controles forem inadequados.
as sugestões acima podem ajudá-lo a estabelecer o controle e reduzir o risco de roubo.
escrito por Amos Adu
Amos é o gerente de Serviços de Contabilidade de clientes em SCG.
Contate-nos hoje para falar com um de nossa equipe de especialistas.