Post na blogu
Gotówka, znana również jako fundusz gotówkowy, to niewielka ilość gotówki pod ręką, która jest używana do płacenia małych, codziennych wydatków biznesowych. Przykładowe użycie drobnych środków pieniężnych obejmuje płatności za opłaty pocztowe, karty telefoniczne i zwrot kosztów podróży. Kwota w funduszu petty cash będzie się różnić w zależności od organizacji-ile jest utrzymywana i jak używana jest petty cash są określane przez menedżerów firmy.
Petty cash wymaga kontroli
Petty cash jest przeznaczony do drobnych płatności, ale w wielu firmach petty cash staje się podstawowym funduszem do dokonywania płatności gotówkowych.Wiele ghańskich firm ma słabą kontrolę nad drobną gotówką. Zakładają, że ponieważ jest to niewielka ilość pieniędzy, nie muszą zwracać uwagi na kontrolę nad tym, jak są wydawane.
firmy z czasem straciły znaczne kwoty pieniędzy z powodu braku kontroli nad drobnymi wydatkami gotówkowymi. Słaba kontrola nad gotówką w środowisku, w którym pracownicy często są mocno obciążeni gotówką, stwarza kuszącą okazję do defraudacji i oszustw. Posiadanie silnej kontroli nad drobną gotówką to najpewniejszy sposób na powstrzymanie potencjalnych przestępców przed defraudacją drobnych pieniędzy.
siedem prostych kroków, aby poprawić kontrolę nad drobną gotówką
siedem prostych kroków, które musisz wykonać, aby wzmocnić kontrolę nad drobną gotówką i uniknąć strat, to:
1. Zdecyduj się na float i kiedy uzupełnić
pierwszym krokiem jest określenie, ile chcesz zachować jako float w drobnych gotówkach i poziomu, na którym drobne gotówki muszą zostać uzupełnione. Float to maksymalna kwota, którą można w dowolnym momencie zatrzymać w gotówce. Kwota wypłacona z drobnych środków pieniężnych powinna zostać zwrócona, gdy fundusz spadnie do poziomu, do którego musi zostać uzupełniony.
aby określić kwotę float, rozważ typowe małe płatności dokonywane w określonym okresie, takim jak tydzień lub miesiąc, i ustal rozsądną kwotę float. Platforma zmniejsza ryzyko posiadania zbyt dużej ilości gotówki, której możesz nie potrzebować, a nawet zbyt małej gotówki.
2. Rozdzielenie ról
w małej firmie może nie być możliwe, aby różne osoby odpowiedzialne za drobne środki pieniężne, prowadzenie rachunków drobnych środków pieniężnych i zatwierdzanie drobnych płatności gotówkowych. Co najmniej osoba zatwierdzająca drobne środki pieniężne nie powinna przechowywać drobnych środków pieniężnych i powiązanych z nimi kont.
3. Zdefiniuj limit wydatków i macierz zatwierdzenia
bardzo ważne jest zdefiniowanie:
- Maksymalna kwota, którą można wypłacić z drobnych środków pieniężnych. Płatności przekraczające limit nie powinny być wypłacane z drobnej gotówki. Na przykład ilość nieprzekraczająca GHS 100.
- kto może zatwierdzać drobne transakcje gotówkowe?
4. Użyj voucherów petty cash do wszystkich transakcji petty cash
Stwórz system do drobnych wypłat gotówki. W tym systemie drobne żądania pieniężne powinny być rejestrowane na voucherze i zatwierdzane przez upoważnioną osobę przed wypłatą.
5. Żądaj pokwitowań w celu zabezpieczenia żądanych wydatków
Polityka wypłaty drobnych środków pieniężnych musi nakładać obowiązek potwierdzania drobnych roszczeń pieniężnych paragonami. W niektórych przypadkach, np. przejazdy taksówką, rachunki mogą nie być dostępne. W takich przypadkach osoba zatwierdzająca powinna ocenić zasadność wydatków.
6. Przegląd i zatwierdzenie wniosku o zwrot drobnych środków pieniężnych
aby zażądać zwrotu pieniędzy, posiadacz drobnych środków pieniężnych musi przedstawić wszystkie vouchery drobne wraz z odpowiednimi dokumentami potwierdzającymi. Osoba zatwierdzająca wniosek powinna zapewnić, co następuje:
- sprawdź, czy kwoty na voucherach i paragonach są zgodne.
- dokumenty potwierdzające zostały opatrzone pieczęcią „zapłacono”, więc nie można ich używać do obsługi innych płatności.
- sumują kwoty na bonach i zapewniają, że obliczona suma zgadza się z żądanym zwrotem.
7. Okresowe liczenie środków pieniężnych
drobne środki pieniężne muszą być okresowo liczone, a środki pieniężne liczone zgodnie z saldem na rachunku drobnych środków pieniężnych. Drobne liczenie gotówki jest sposobem sprawdzenia, czy istnieje saldo gotówkowe.
aby licznik gotówki służył jako skuteczna kontrola:
- rachunek powinien być prowadzony przez osobę niezależną od opiekuna i osoby, która prowadzi rachunek.
aby sprawdzić, czy jest pod ręką prawidłowa kwota drobnych środków pieniężnych, osoba dokonująca rozliczenia powinna dokonać rozliczenia w następujący sposób:
- Uzyskaj wszystkie drobne bony gotówkowe, które nie zostały zwrócone.
- sprawdź, czy vouchery są w porządku i Oblicz całkowitą kwotę wypłaconą.
- odlicz kwotę od pływaka, aby uzyskać saldo, które powinno być pod ręką.
- uzgodnij saldo obliczone na gotówkę pod ręką.
Podsumowując
ponieważ wiele transakcji biznesowych w Ghanie wiąże się z gotówką, ilość pieniędzy przechodząca przez drobną gotówkę może być znaczna. Możesz stracić uporządkowaną sumę w czasie, jeśli Twoje kontrole są niewystarczające.
powyższe sugestie mogą pomóc w ustanowieniu kontroli i zmniejszeniu ryzyka kradzieży.
napisany przez Amos Adu
Amos jest menedżerem Usług Księgowych Klienta w SCG.
skontaktuj się z nami już dziś, aby porozmawiać z jednym z naszych ekspertów.