11 kroków do wdrożenia zwinnego zarządzania projektami w przepływie pracy
monday.com może być używany do zarządzania projektami przy użyciu różnych metod i procesów, w tym zwinnych technik zarządzania projektami. W tym przewodniku dowiesz się, czym jest zwinne zarządzanie projektami, dlaczego jest korzystne dla zespołów i co oznacza w praktyce.
przed zagłębianiem się w sposób użycia monday.com aby pracować ze zwinnymi technikami, najpierw zrozummy, czym jest zwinne zarządzanie projektami.
Agile to metodologia zarządzania projektami, pierwotnie stworzona i używana przez programistów. Od tego czasu rozprzestrzenił się na wiele innych branż i przedsiębiorstw, a obecnie jest jedną z najpopularniejszych metod zarządzania projektami.
podstawową wartością w sercu zwinnego zarządzania projektami jest koncepcja „inspect and adapt”, co oznacza, że zmiany w ostatniej chwili są mile widziane na każdym etapie cyklu projektowego. Agile (Zwykle) planuje za pomocą Sprintów lub iteracji, które są krótkie, powtarzające się okresy 1-3 tygodni, w których zespół koncentruje się na małym zestawie elementów roboczych i ma na celu ich ukończenie w tym okresie!
12 kluczowe zasady
Istnieje 12 kluczowych zasad, które kierują zwinnym zarządzaniem projektami, z których do wyboru są:
- bliska współpraca między interesariuszami na co dzień
- członkowie zespołu pozostają skupieni na tym samym ogólnym obrazie i otrzymują narzędzia i wsparcie, aby osiągnąć cele projektu
- szybkie codzienne spotkania twarzą w twarz są cenione jako najlepszy sposób na poinformowanie wszystkich w zespole o statusie zadań
- ostateczne Wyniki projektu są podstawą jego sukcesu
- za pomocą powtarzania i regularnych odstępach czasu w celu poprawy wydajności poprzez dostrajanie zachowania zespołu.
prostota jest ceniona
zalety
brzmi świetnie w teorii… ale dlaczego zwinne zarządzanie projektami jest tak popularne i jakie są jego zalety?
cóż, po pierwsze, Są to dość imponujące statystyki, które potwierdzają sukces firm stosujących takie metody. Według Project Management Institute i jego Pulse of the Profession 2015: capture the Value of Project Management 2015:
- 75% z bardzo zwinnych organizacji osiągnęło swoje cele / intencje biznesowe
- 65% ukończyło na czas
- 67% ukończyło w ramach budżetu
te wyniki są wyższe niż te, które osiągają organizacje o niskiej zwinności. Z tych samych badań wynika, że zwinne organizacje zwiększyły przychody o 37% szybciej i osiągnęły o 30% wyższe zyski niż firmy nie-zwinne.
w przeciwieństwie do niektórych starszych stylów/metod zarządzania projektami, które są znacznie bardziej sztywne w ich podejściu, agile jest najbardziej odpowiedni do tego, co dzieje się w prawdziwym życiu-rzeczy się zmieniają, a praca zespołu powinna być dostosowywana do tych zmian w podróży podczas sprintu.
dopuszczenie zmian sprawi, że efekt końcowy będzie lepszy i bardziej zgodny z kontekstem projektu.
niektóre dodatkowe zalety to:
- szybsze wykrywanie problemów / usterek
- szybsze osiąganie celów / wykonywanie zadań
- większa koncentracja na celach klienta
- większa elastyczność / adaptacja
- zwiększona współpraca/opinie
retrospektywy
jednym z aspektów metodyki Agile jest wykorzystanie retrospektyw-dzięki zastosowaniu retrospektyw zespół/kierownik będzie lepiej oceniał, ile czasu zajmie wykonanie różnych rodzajów zadań lub Epic. Pomaga to zespołom stać się bardziej produktywnymi podczas szacowania swoich celów i daje przestrzeń do ciągłego przeglądu i poszukiwania sposobów poprawy.
retrospektywy dodatkowo pomagają zespołowi zrozumieć, co spowodowało sukcesy/porażki i jak odpowiednio ewoluować przepływ pracy, co oznacza, że zespół może stale się doskonalić.
Jak to się robi?
Krok 1: Zbuduj planszę, która będzie twoim wiadrem, backlogiem lub mapą drogową
wszystko zaczyna się od wiadra lub dziennika-nie prawdziwego, ale pewnego rodzaju koncepcyjnego wiadra! Wiadro / dziennik powinien być płytą w Twoim monday.com konto. Utwórz nową tablicę, nazwij ją swoim backlogiem i zacznij dodawać wszystkie zadania, które musisz wykonać, aby ukończyć projekt lub cele w dającej się przewidzieć przyszłości (lub nie). Zarząd może być również roadmap!
nie powstrzymuj się. Przejdźmy do brudnych szczegółów. Spróbuj podzielić zadania na najmniejsze części. Na przykład, jeśli twoim projektem było ulepszenie domu, a jednym z Twoich zadań było przemalowanie salonu, podzieliłbyś to zadanie na:
- dokonaj ulepszeń w domu
- zdecyduj się na kolor farby do salonu
- dowiedz się, gdzie kupić farbę
- kup farbę
- kup sprzęt do malowania
- Usuń meble
- pokryj podłogi/meble stałe
- malowanie ściany lewej
- malowanie ściany prawej
- malowanie ściany tylnej
- druga warstwa ściany lewej
- druga warstwa ściany prawej
- druga warstwa ściany tylnej
- usuń nadmiar farby
jest to bardzo prosty przykład, ale ważne jest, aby rozbić zadanie. Pozwala to na dokładniejsze oszacowanie, ile czasu zajmie zadanie. Pomaga również ustalić priorytety, gdy pracujesz w określonym terminie, dzięki czemu możesz uszeregować zadania, które mają najwyższy priorytet!
oto przykład jak można zorganizować zaległości:
po zbudowaniu tablicy zaległości (lub mapy drogowej)jesteś w połowie drogi. Ta tablica powinna być utworzona jako główna tablica na Twoim monday.com konto. Ta przejrzystość dostosuje zespół do szerszego obrazu i zapewni, że zrozumie cele. Oznacza to również, że każdy na swoim monday.com konto ma do niego dostęp i może się do niego przyczynić. Członkowie zespołu mogą dodawać nowe elementy / zadania w miarę rozwoju i postępu projektu lub pojawiania się nowych zadań.
Dodaj kolumnę daty, aby reprezentować termin każdego zadania, aby pomóc ci ustalić, które zadania mają najwyższy priorytet.
Krok 2: Utwórz tablicę zadań
jak wspomniano powyżej, zwinne wartości zarządzania projektami działają zgodnie z krótkimi okresami zwanymi sprintami lub iteracjami. Zalecamy pracę w 2-tygodniowych sprintach, ale mogą być dłuższe lub krótsze, jeśli wolisz. Zbuduj tablicę zadań i podziel ją na grupy, aby reprezentować każdy okres. Możesz użyć szablonu zadań zespołowych lub, alternatywnie, zbudować go od podstaw. Jest to przykład płyty zbudowanej od podstaw:
przejrzyj zaległości na początku każdego nowego okresu I przenieś zadania do każdego sprintu zgodnie z ich priorytetem. Możesz użyć naszej funkcji akcje wsadowe, aby wybrać wiele zadań jednocześnie, a następnie przenieść je z tablicy zaległości do tablicy sprintu, prosto do grupy reprezentującej sprint, w którym chcesz wykonać zadanie.
Krok 3: Przypisz zadania do osób w zespole
Dodaj kolumnę osoby do tablicy zadań i przypisz każde zadanie do osoby w zespole. Tworzy to własność nad zadaniami, zapewnia zrównoważony podział pracy i zapewnia, że każdy wie, z kim rozmawiać o zadaniach.
własność motywuje. To gwarancja! Gdy zadanie ma twarz osoby obok niego, będzie motywować właściciela do dobrej pracy-to przecież ich odpowiedzialność.
zadania jednej osoby często polegają na zadaniach drugiej osoby, więc wiedza z kim rozmawiać zapewni również płynną współpracę.
Krok 4: Dodaj kolumnę status, aby wszyscy byli na bieżąco ze statusem każdego zadania
dzięki Zwinnemu zarządzaniu projektami ważne jest, aby stale informować zespół o statusie zadań. Agile szanuje to, że rzeczy się zmieniają, a nieoczekiwane okoliczności mogą wpłynąć na ukończenie zadania. Jeśli zadanie jest zablokowane lub opóźnione, ważne jest również, aby każdy, kto pracuje nad powiązanymi zadaniami, został poinformowany, aby mógł odpowiednio dostosować swoje planowanie czasu.
korzystając z konfigurowalnych etykiet statusu (w tak wielu przyciągających wzrok kolorach), możesz ustawić zakres statusów-od „zatrzymany” i „praca nad nim” do „oczekujący na recenzję” i oczywiście „gotowe”!
Krok 5: Priorytetyzuj swoje zadania
to prawda! Nawet jeśli zadania zostały przeniesione z backlog/bucket/roadmap do sprintu, co oznacza, że mają najwyższy priorytet, zadania w każdym sprincie nadal będą przyciągać stosunkowo różne priorytety.
zadania mogą trwać dłużej niż szacujemy, co oznacza, że nie wszystkie zadania przypisane do sprintu mogą zostać ukończone. Dodatkowo plany projektu lub potrzeby klienta mogą ulec zmianie nawet podczas sprintu. Podczas gdy nigdy nie dodasz więcej zadań do sprintu, ważne jest, aby wiedzieć, nad którymi zadaniami pracować, aby upewnić się, że te, które są krytyczne, zostaną ukończone przed tymi, które mają stosunkowo niski priorytet.
Metodologia Agile sprzyja kategoryzowaniu zadań według 4 priorytetów – „krytycznych”, „wysokich”, „średnich” i „niskich”. Dodaj kolejną kolumnę statusu do tablicy zadań i użyj kolorowych etykiet, aby przypisać priorytet każdemu zadaniu.
Krok 6: Oszacuj, ile czasu zajmie każde zadanie
ważne jest, aby upewnić się, że każdy członek zespołu ma realistyczną ilość czasu podczas sprintu na wykonanie przypisanych mu zadań. Oczywiście mogą być sprinty, w których kończy się czas, a niektóre niekompletne zadania muszą przejść do następnego sprintu, Jednak celem zawsze powinno być ukończenie wszystkich zadań w sprincie.
im więcej masz praktyki w szacowaniu czasu potrzebnego na wykonanie niektórych rodzajów zadań, tym dokładniejsze staną się Twoje szacunki.
Dodaj kolumnę liczb do swojej planszy, kliknij na dolną pozycję „Suma” i dodaj niestandardową jednostkę do pomiaru czasu. Możesz chcieć pracować w godzinach lub, jeśli jesteś w rozwoju oprogramowania, SP może być preferowany.
Krok 7: Dodaj kolumnę tagów, aby kategoryzować zadania i grupować je
Tagi to świetny sposób na kategoryzowanie zadań w zaległościach lub na tablicy zadań. Śmiało, Dodaj kolumnę tagów do swojej tablicy.
korzystając ze spójnego systemu hashtagów, możesz wybrać kategorię lub kategorie, do których należy zadanie. Może to pomóc w kategoryzacji zadań według konkretnego projektu, epic lub obszaru pracy, którego dotyczą.
na przykład w naszym przykładzie ulepszeń domu możesz użyć tagów: #kuchnia #farba #salon. Programiści, których praca jest podzielona na epiki, mogą używać tagów: # bug,# homepage # feature. Menedżerowie sukcesu klienta mogą kategoryzować swoje zadania za pomocą tagów: #knowledgebase # KB #webinars lub # onboarding.
Krok 8: Bądź na bieżąco ze swoim zespołem i komunikuj się
komunikacja z zespołem jest kluczowa w metodologii Agile. Podczas wykonywania zadań podczas konkretnego sprintu dodawaj aktualizacje do zadań, aby twój zespół był informowany o wszelkich istotnych szczegółach.
@ wymień osobę w swoim zespole po imieniu:
możesz też wspomnieć o całym zespole, aby upewnić się, że wszyscy otrzymają powiadomienie, a odpowiednie osoby są informowane i aktualizowane:
aktualizacje elementu przechowują wszystkie istotne informacje związane z zadaniem w jednym miejscu i utrzymują zespół na tej samej stronie. Możesz również dodać aktualizację do statusu, dzięki czemu po zmianie statusu zadania możesz poinformować o tym odpowiednie osoby w kontekście.
prześlij dokumenty związane z zadaniem w sekcji Aktualizacje. Być może masz za zadanie napisać konkretny egzemplarz, a zadaniem innej osoby podczas sprintu jest jego edycja. Wgrywanie ostatniego kawałka pracy do aktualizacji zadania i @ wymienienie osoby odpowiedzialnej za jego edycję pozwala na bezproblemowe dzielenie się informacjami i „przekazanie pałeczki” od zakończenia zadania do jego rozpoczęcia.
więcej informacji na temat komunikacji z zespołem można znaleźć za pomocą monday.com proszę.
Krok 9: organizuj krótkie codzienne spotkania z całym zespołem
oprócz komunikacji na platformie, jedną z zasad zwinnego zarządzania projektami jest komunikacja twarzą w twarz. Zaplanuj krótkie 10-15 minutowe spotkania na początku każdego dnia roboczego, na których zespół będzie siedział razem, zapewnij szybki przegląd tego, nad czym pracował dzień wcześniej i nad czym będzie pracował tego dnia. Wszelkie konkretne problemy, które mogą skorzystać z wkładu zespołu, mogą zostać podkreślone, co pozwala na maksymalną współpracę i wsparcie ze strony członków zespołu.
krok 10: Przejrzyj i przeanalizuj wyniki na koniec każdego sprintu
zwinne wartości retrospekcji i uczenia się na wcześniejszych błędach, aby przepływ pracy i praktyki Twojego zespołu mogły stale ewoluować i ulepszać. Usiądź ze swoim zespołem na końcu każdego sprintu, przejrzyj tablicę zadań i upewnij się, że wszystko, co zostało ukończone, jest oznaczone na Zielono, tj.
to zmotywuje Twój zespół i poprawi morale, pokazując wizualnie, jak wiele udało się osiągnąć. Jest to również świetny czas, aby omówić wszystko, co można zrobić lepiej w przyszłości i usprawnić procesy robocze w oparciu o informacje zwrotne.
krok 11: Zapisz ukończone sprinty na dole tablicy zadań i powtórz
na końcu każdego sprintu przenieś grupę reprezentującą ukończony sprint na dół tablicy zadań. Pozwala to na rejestrowanie tego, co zostało osiągnięte, a jeśli ukończone zadanie powróci do życia, oznacza to, że możesz przenieść przedmiot do nowego sprintu, zachowując wszystkie szczegóły i dane do niego dołączone.
wróć do zaległości, przenieś zadania, nad którymi chcesz pracować, do grupy reprezentującej następny sprint i rozpocznij cykl od nowa.
ostatnia uwaga
istnieje wiele technik zwinnego zarządzania projektami, z których wszystkie mają jedną wspólną cechę-pracę w krótkich cyklach zwanych sprintami lub iteracjami.
pozwala to zespołom stale oceniać i ponownie oceniać oczekiwania i potrzeby klientów w celu ulepszenia ich produktu, zamiast pracować nad wyprodukowaniem czegoś na raz. Zespół koncentruje się na zadaniach i podprojektach o najwyższym priorytecie, które będą się zmieniać i dostosowywać do potrzeb i oczekiwań klienta/interesariuszy.
zespół jest w centrum i każdy z członków zespołu będzie pracował nad wykonaniem zadań, za które są odpowiedzialni w każdym okresie czasu. Celem i celem każdego członka zespołu jest pokazanie postępu zadań w trakcie Sprintu, pracując nad „wykonaniem” swoich zadań.