Blog Post
Petty cash, ook bekend als petty cash fund, is een kleine hoeveelheid contant geld die wordt gebruikt voor het betalen van kleine, dagelijkse zakelijke uitgaven. Voorbeelden van kleine cash gebruik omvat betaling voor verzendkosten, telefoonkaarten, en terugbetaling van reiskosten. Het bedrag in een petty cash fonds zal variëren per organisatie-hoeveel wordt gehouden, en hoe de petty cash wordt gebruikt worden bepaald door de managers van het bedrijf.
kleine kas vereist controle
kleine kas is bedoeld voor kleine betalingen, maar in veel bedrijven wordt kleine kas het primaire fonds voor het verrichten van contante betalingen.Veel Ghanese bedrijven hebben een zwakke controle over kleine kas. Ze gaan ervan uit dat omdat het een kleine hoeveelheid geld is, ze geen aandacht hoeven te besteden aan controles over hoe het wordt besteed.
bedrijven hebben in de loop van de tijd aanzienlijke bedragen verloren door een gebrek aan controle over de uitgaven voor kleine kasmiddelen. Een zwakke controle op contant geld in een omgeving waar werknemers vaak zwaar onder druk staan om contant geld, biedt een verleidelijke kans op verduistering en fraude. Het hebben van sterke controle over kleine kas is de zekerste manier om potentiële criminelen af te schrikken van het verduisteren van kleine kas.
zeven eenvoudige stappen om de controles op kleine kas
te verbeteren de zeven eenvoudige stappen die u moet nemen om de controles op kleine kas te versterken en verliezen te voorkomen zijn:
1. Beslis over een float en wanneer u
wilt aanvullen de eerste stap is om te bepalen hoeveel u als float wilt behouden in de kleine kas, en het niveau waarop kleine kas moet worden aangevuld. De float is het maximale bedrag dat op elk moment in kleine kas kan worden gehouden. Het uit de kleine kas uitgekeerde bedrag moet worden terugbetaald wanneer het fonds is gedaald tot het niveau waarop het moet worden aangevuld.
om het bedrag van de float te bepalen, moet u rekening houden met de typische kleine betalingen die u doet binnen een bepaalde periode, zoals een week of maand, en een redelijk floatbedrag instellen. De float vermindert het risico van het houden van te veel contant geld dat u misschien niet nodig, of zelfs te weinig contant geld.
2. Scheiding van rollen
in een klein bedrijf kan het niet mogelijk zijn om verschillende mensen verantwoordelijk te hebben voor de kleine kasmiddelen, de kleine Kasrekeningen bij te houden en kleine kasbetalingen goed te keuren. Als een minimum, de persoon die kleine kas goedkeurt moet niet de kleine kas en de bijbehorende rekeningen te houden.
3. Definieer de expense limit en goedkeuring matrix
het is zeer belangrijk om te definiëren:
- het maximumbedrag dat uit kleine kas kan worden uitbetaald. Betalingen die de limiet overschrijden, mogen niet uit kleine kas worden betaald. Bijvoorbeeld een hoeveelheid die niet hoger is dan GHS 100.
- wie kan transacties in kleine kas goedkeuren?
4. Gebruik vouchers in kleine kas voor alle transacties in kleine kas
Creëer een systeem voor uitbetaling in kleine kas. In dit systeem moeten aanvragen voor kleine kas worden geregistreerd op een voucher voor kleine kas en worden goedgekeurd door een bevoegd persoon vóór uitbetaling.
5. Om de geclaimde uitgaven te dekken
moet het beleid inzake uitbetaling in kleine kas verplicht worden gesteld dat vorderingen in kleine kas worden gedekt door ontvangsten. In een paar gevallen, bijvoorbeeld taxiritten, kunnen ontvangstbewijzen niet beschikbaar zijn. In dergelijke gevallen moet de persoon die de uitgaven goedkeurt, de redelijkheid van de uitgaven beoordelen.
6. Herziening en goedkeuring van het verzoek om terugbetaling in kleine kas
om terugbetaling te vragen, moet de houder van kleine kas alle vouchers in kleine kas met de relevante bewijsstukken overleggen. De persoon die het verzoek goedkeurt, moet ervoor zorgen dat::
- controleert de vouchers en controleert of de bedragen op de vouchers en ontvangsten overeenkomen.
- de bewijsstukken zijn gestempeld met” betaald”, zodat ze niet kunnen worden gebruikt om andere betalingen te ondersteunen.
- som de bedragen op de vouchers en zorg ervoor dat het berekende totaal overeenkomt met de gevraagde terugbetaling.
7. Periodieke tellingen van kasmiddelen
de beschikbare kleine kasmiddelen moeten periodiek worden geteld en de getelde kasmiddelen moeten worden afgestemd op het saldo van de kleine kasrekening. De kleine kas telling is een middel om te controleren of de kas saldo bestaat.
voor het tellen van de kas als effectieve controle:
- de telling moet worden uitgevoerd door iemand die onafhankelijk is van de Petty cash bewaarder en de persoon die de petty cash rekening houdt.
- de kleine kas en de bewijsstukken moeten beschikbaar zijn op het moment van de telling.
om te controleren of het juiste bedrag aan kleine kas bij de hand is, dient de persoon die de telling uitvoert, als volgt te reconcilieren:
- verkrijg alle kleine kasvouchers die niet zijn terugbetaald.
- Controleer of de vouchers in orde zijn en bereken het totale uitbetaalde bedrag.
- trek het bedrag af van de float om het saldo te krijgen dat bij de hand zou moeten zijn.
- het met het beschikbare geld berekende saldo overeenkomen.
samengevat
aangezien veel zakelijke transacties in Ghana betrekking hebben op contant geld, kan de hoeveelheid geld die via kleine kas gaat aanzienlijk zijn. U kunt een nette som verliezen na verloop van tijd als uw controles ontoereikend zijn.
de bovenstaande suggesties kunnen u helpen controle uit te oefenen en het risico op diefstal te verminderen.
geschreven door Amos Adu
Amos is de manager van Client Accounting Services in SCG.
neem vandaag Contact met ons op om met een van onze experts te spreken.