Hvordan Organisere En Vellykket Internasjonale Konferanser og Seminarer?
Å Organisere en vellykket konferanse krever planlegging, kompetanse, forberedelse og dedikerte ressurser.
Trinn for å organisere en konferanse
1. Definer formålet og formatet
som konferansearrangørens rolle er det viktig å definere formålet med arrangementet. Formatere oppsettet trinn for trinn den første fasen av hosting en konferanse
- konseptet
- Timing og varighet
- Rollefordeling i teamet
- utformingen av hallen
- Catering og lyd
2. Betale tilstrekkelig oppmerksomhet til konferansen planlegging
for konferansen forberedelse, er det viktig å planlegge hver og alt, har kreative konferanseideer som vil gjøre konferansen unik. Planen bør bestå av logistikk, innhold og reklame for arrangementet. Lag et dokument som er tilgjengelig for hele teamet, hvor hvert medlem vil kunne se oppgavene til de andre. Først utarbeide en liste over viktige oppgaver, og sett den opp i rekkefølge av prioritet. Det er viktig å angi tidsrammen i planen. For en vellykket konferanse er det viktig at du opprettholder en tidsramme
3. Velg riktig dato og sted for konferansen
Å Velge dato kan være vanskelig oppgave, så få ting å huske på før du velger en dato
- Pass på at datoen du velger ikke skal krysse med festivaler eller store arrangementer, det vil gjøre det vanskelig for deltakerne å reise i denne perioden.
- planlegg aldri konferansen eller seminaret i ferier (sommer & vinter) folk ønsker å tilbringe den tiden med familien ikke i en konferanse.
- prøv å holde arrangementet på slutten av uken som folk ikke trenger å ta noen spesiell permisjon for å delta på arrangementet.
- Velg stedet der folk kan pendle lett og om mulig, velg en god by der alle fasiliteter for transport av andre ting er lett tilgjengelige.
4. Utkast budsjettet
det er nøkkelen til å planlegge en konferanse det hjelper deg å vite hvor mye du vil ta betalt for konferansen.
- Sted
- Overnatting
- Transport
- Catering
- Høyttalerkostnader
- Aktiviteter
- Markedsføring
5. Bestill en arena for konferansen
Velg lokalet som passer alle dine behov som du trenger for seminar eller konferanser. Sjekk lokalet før du bestiller se alle fasilitetene de tilbyr som størrelsen på hall, beliggenhet, rullestol tilgjengelig, Tekniske funksjoner og parkeringsmuligheter
6. Lag et lag og allokere plikter
Lag et stort lag som vil hjelpe deg med å utføre alle de andre oppgavene. Fordel oppgaver etter område. For eksempel er noen ansvarlig for konferanseregistreringsområdet, noen andre for å motta høyttalerne, en annen person for utstyret, for catering, kommunikasjon med pressen, etc. Hver person må ha sitt område, som han eller hun skal være i myndighet gjennom hele konferansens varighet.Gi hvert medlem av teamet et dokument med de tildelte oppgaver, slik at hver person vet hvem du skal kontakte for en bestemt sak.
7. Kjenn dine høyttalere
Høyttalere spiller rollen som katalysator i konferansen de tiltrekker seg mange mennesker. Sørg for at du får en profesjonell høyttaler. Noen som er kjent for sitt arbeid, godt respektert dette vil øke konferansen og tiltrekke seg flere mennesker
8. Konferanseregistrering
Registrering er en viktig del av arrangementet ditt, så sørg for at folk blir registrert på konferansen din, det er få nettsteder som www.allconferencealert.net som hjelper folk å finne om alle den internasjonale konferansen 2020. Og hjelpe folk å få registrere seg på den konferansen.
9. Markedsføring konferansen
ikke undervurder tiden som kreves for vellykket markedsføring av et arrangement. Hva slags hendelse, målgruppen, interne ressurser og budsjettet alle bestemme din markedsføring taktikk. Når du velger din media associates, fokusere på de som vil målrette publikum. Det er bedre å ha noen få medarbeidere, men målrettet ones.It er også viktig å generere en viktig melding som vil bli kringkastet på alle kanaler. Fremme Din Konferanse
10. Vær oppmerksom på service
Vær vennlig mot deltakere, høyttalere og medarbeidere. Prøv å snakke sine problemer eller spørsmål og møte deres forventninger, selv om du føler deg sliten og ikke alt går som per plan. På slutten av dagen, folk vil bare huske er hvordan de ble behandlet.
11. Utfør en siste sjekk en dag før arrangementet
Sørg For at du har informert medlemmene om hvordan du kommer til stedet,invitert alle viktige personer, og forberedt de trykte ressursene, lyd-og videoinnholdet. Sjekk om alle forstår hans eller hennes oppgaver og plikter, og om plassen er organisert.
12. Be om tilbakemelding
Be deltakerne fylle ut et trykt tilbakemeldingsskjema på slutten av arrangementet eller et elektronisk skjema når de kommer hjem. Be dem om å dømme ulike aspekter av arrangementet som logistikk, høyttalere, steder og arrangørens arbeid. Denne informasjonen vil hjelpe deg med å unngå feil i fremtiden og øke kvaliteten på hendelsene dine.
