11 trinn for å implementere Agile Project Management i arbeidsflyten
monday.com kan brukes til å administrere prosjekter ved hjelp av en rekke forskjellige metoder og prosesser, inkludert Smidige prosjektledelsesteknikker. Denne guiden vil gi en oversikt over Hva Agile prosjektledelse er, hvorfor det er gunstig for team, og hva det betyr i praksis.
Før hulene i hvordan du bruker monday.com for å jobbe Med Smidige teknikker, la oss først forstå Hva Agile project management er.
Agile Er en metodikk for prosjektledelse, opprinnelig opprettet og brukt av programvareutviklere. Det har siden spredt seg til mange flere bransjer og bedrifter, og er nå en av de mest populære metodene for å håndtere prosjekter.
kjerneverdien i Hjertet Av Agile prosjektledelse er begrepet «inspiser og tilpass», noe som betyr at endringer i siste øyeblikk er velkomne på ethvert stadium av prosjektsyklusen. Agile (vanligvis) planer via bruk av sprints eller iterasjoner, som er korte, gjentatte perioder på 1-3 uker hvor et lag fokuserer på et lite sett med arbeidselementer, og har som mål å fullføre dem i denne perioden!
12 Nøkkelprinsipper
Det er 12 hovedprinsipper som styrer Smidig prosjektledelse, hvorav et utvalg er:
- Nært samarbeid mellom interessenter på daglig basis
- Teammedlemmer forblir fokusert på det samme store bildet og er utstyrt med verktøy og støtte for å oppnå prosjektmålene
- Rask daglig ansikt til ansikt møter er verdsatt som den beste måten å oppdatere alle i teamet på status for oppgaver
- det endelige resultatet av et prosjekt er grunnlaget for suksessen
- enkelhet er verdsatt
- ved hjelp av gjentatte og regelmessige intervaller for å forbedre effektiviteten gjennom finjustering atferd av teamet.
Fordeler
Høres bra ut i teorien… men hvorfor Er Agile prosjektledelse så populær og hva er fordelene sine?
vel, for det første, det er noen ganske imponerende statistikk som støtter suksessen til selskaper som vedtar slike metoder. Ifølge Project Management Institute Og Dens Puls Av Yrket 2015: Fange Verdien Av Prosjektledelse 2015:
- 75% av svært smidige organisasjoner møtte sine mål / forretningsintensjon
- 65% ferdig i tide
- 67% ferdig innen budsjett
disse resultatene er høyere enn hva organisasjoner med lav smidighet oppnår. Den samme undersøkelsen viser at smidige organisasjoner økte omsetningen 37% raskere og genererte 30% høyere fortjeneste enn ikke-smidige selskaper.
i Motsetning til noen av de eldre prosjektledelse stiler/metoder, som er mye mer rigid i sin tilnærming, er agile den mest egnet for hva som skjer i det virkelige liv-ting endres og et team arbeid bør være tilpasningsdyktig til disse endringene på farten i løpet av sin sprint.
Å Tillate endringer vil gjøre et sluttresultat bedre og mer i tråd med prosjektets kontekst.
noen ekstra fordeler er:
- Raskere gjenkjenning av problemer / mangler
- Raskere oppnåelse av mål / gjennomføring av oppgaver
- Økt fokus på kundemål
- Økt fleksibilitet/tilpasning
- Økt samarbeid / tilbakemelding
Retrospectives
Et aspekt Av Agile Metodikk er bruk av retrospectives – ved bruk av retrospectives vil teamet / lederen bli bedre til å estimere hvor lang tid det tar å fullføre ulike typer oppgaver eller epics. Dette hjelper team med å bli mer produktive når de estimerer sine mål og gir plass til å kontinuerlig gjennomgå og søke hvordan de kan forbedres.
Retrospectives ytterligere hjelpe teamet til å forstå hva som forårsaket suksesser / fiaskoer og hvordan å utvikle arbeidsflyten tilsvarende, betyr et team kan stadig forbedre.
Hvordan er det gjort?
Trinn 1: Bygg et brett som skal være din bøtte, backlog eller veikart
alt starter med en bøtte eller logg-ikke en ekte, men en slags konseptuell bøtte! Bøtta/loggen skal være et brett i din monday.com konto. Opprett en ny tavle, gi den navnet ditt, og begynn å legge til alle oppgavene du må gjøre for å fullføre prosjektet eller målene dine i overskuelig fremtid (eller ikke). Styret kan også være et veikart!
ikke hold tilbake. Gå ned til de skitne detaljene. Prøv å bryte ned oppgaver i sine minste deler. For eksempel, hvis prosjektet var å gjøre hjem forbedringer og en av oppgavene var å male stuen, du vil bryte denne oppgaven ned i:
- Gjør hjem forbedringer
- Bestem deg for en maling farge for stuen
- Forskning hvor du kan kjøpe maling
- Kjøp maling
- Kjøp utstyr for maling
- Fjern møbler
- Dekk gulvene/faste møbler
- mal venstre vegg
- mal høyre vegg
- mal bakvegg
- andre lag venstre vegg
- Andre lag høyre vegg
- andre lag bakvegg
- fjern overflødig maling
dette er et veldig enkelt eksempel, men det er viktig å bryte en oppgave ned. Dette gjør at du kan gjøre mer nøyaktige estimater av hvor mye tid en oppgave vil ta. Det hjelper deg også å prioritere når du jobber til en bestemt frist, slik at du kan rangere hvilke oppgaver som er av høyeste prioritet!
her er et eksempel på hvordan en backlog kan være strukturert:
Når du har bygget din backlog board (eller veikart), er du halvveis der. Dette styret bør opprettes som et hovedkort på din monday.com konto. Denne gjennomsiktigheten vil justere teamet på det store bildet og sikre at de forstår målene. Det betyr også at alle på din monday.com konto har tilgang til det og kan bidra til det. Gruppemedlemmer kan legge til nye elementer / aktiviteter som prosjektet utvikler seg og utvikler seg eller som nye aktiviteter dukker opp.
Legg Til En Datokolonne for å representere fristen for hver aktivitet for å hjelpe deg med å finne ut hvilke aktiviteter som har høyest prioritet.
Trinn 2: Opprett en oppgavetavle
Som nevnt ovenfor fungerer Agile project management-verdier i henhold til korte tidsperioder kalt spurter eller iterasjoner. Vi anbefaler å jobbe i 2-ukers sprints, men de kan være lengre eller kortere hvis du foretrekker det. Bygge en oppgave bord og bryte den inn i grupper for å representere hver periode. Du kan bruke Gruppeoppgaver-malen eller, alternativt, bygge den fra bunnen av. Dette er et eksempel på et brett bygget fra bunnen av:
Se gjennom din backlog i begynnelsen av hver ny periode og flytt oppgavene til hver sprint i henhold til deres prioritet. Du kan bruke vår batch handlinger funksjonen til å velge flere oppgaver samtidig og deretter flytte dem fra backlog styret i sprint styret, rett inn i gruppen som representerer sprint der du ønsker oppgaven skal fullføres.
Trinn 3: Tilordne oppgaver til personer i gruppen
Legg til en personkolonne på oppgavetavlen, og tilordne hver oppgave til en person i gruppen. Dette skaper eierskap over oppgavene, sikrer en balansert arbeidsdeling, og sikrer at alle vet hvem de skal snakke med om oppgaver.
Eierskap motiverer. Det er en garanti! Når en oppgave har en persons ansikt ved siden av det, vil det motivere eieren til å gjøre en god jobb – det er tross alt deres ansvar.
en persons oppgaver er ofte avhengige av en annen persons oppgaver, så å vite hvem du skal snakke med, vil også sikre jevnt samarbeid.
Trinn 4: Legg til en statuskolonne for å holde alle oppdatert om statusen for hver aktivitet
Med Agile project management er det viktig å hele tiden holde teamet oppdatert om statusen for aktivitetene dine. Agile respekterer at ting endres og uventede omstendigheter kan påvirke en oppgave som er fullført. Hvis en oppgave er fast eller forsinket, er det også viktig at alle som jobber med relaterte oppgaver, blir gjort oppmerksomme slik at de kan tilpasse tidsplanleggingen tilsvarende.
Ved hjelp av passelig status etiketter (i så mange iøynefallende farger), kan du angi en rekke statuser-fra «stuck» og «jobber med det» til «venter gjennomgang» og, selvfølgelig, «ferdig»!
Trinn 5: Prioriter oppgavene dine
Det stemmer! Selv når oppgaver har blitt flyttet fra din backlog/bøtte/veikart til en sprint, noe som betyr at de er av høyeste prioritet, vil oppgavene i hver sprint fortsatt tiltrekke seg relativt forskjellige prioriteringer.
Oppgaver kan ta lengre Tid enn vi anslår, noe som betyr at ikke alle oppgaver som er tildelt en sprint, kan bli fullført. I tillegg kan planer for prosjektet eller kundens behov endres selv under en sprint. Mens du aldri vil legge til flere oppgaver i en sprint, er det viktig å vite hvilke oppgaver du skal jobbe med først for å sikre at de som er kritiske, blir fullført før de som har relativt lav prioritet.
Agile metodikk favoriserer kategorisering av oppgaver i henhold til 4 prioriteringer – «Kritisk», «Høy», «Middels»og » Lav». Legg til en annen statuskolonne på oppgavetavlen, og bruk de fargede etikettene til å tilordne en prioritet til hver oppgave.
Trinn 6: Anslå hvor lang tid hver oppgave vil ta
det er viktig å sikre at hvert teammedlem har en realistisk tid under en sprint for å fullføre oppgavene som er tildelt dem. Selvfølgelig kan det være sprints der tiden går ut og visse ufullstendige oppgaver må flytte til neste sprint, men målet bør alltid være å fullføre alle oppgaver i sprinten.
jo mer praksis du har i å estimere tiden det vil ta å fullføre visse typer oppgaver, jo mer nøyaktig blir estimatene dine.
Legg Til En Numbers-Kolonne på tavlen din, klikk på Det nederste ‘Sum’ – elementet og legg til en egendefinert enhet for hvordan du vil måle tid. Du vil kanskje jobbe i timer, eller HVIS DU er i programvareutvikling, KAN SP bli favorisert.
Trinn 7: Legg til en tagkolonne for å kategorisere oppgaver og gruppere dem
Koder er en fin måte å kategorisere oppgaver i din backlog eller oppgavebord. Gå videre og legge Til En Koder Kolonne til styret.
Ved hjelp av et konsekvent hashtag-system kan du velge hvilken kategori eller kategorier en oppgave tilhører. Dette kan hjelpe deg med å kategorisere aktiviteter i henhold til et bestemt prosjekt, episk eller arbeidsområde som de relaterer seg til.
for eksempel, i vårt hjem forbedringer eksempel, kan du bruke kodene: # kjøkken #maling # stue. Programvareutviklere hvis arbeid er delt inn i epics, kan bruke kodene: #bug, # homepage # feature. Customer Success Managers kan kategorisere sine oppgaver med taggene: # kunnskapsbase #KB #webinarer eller # onboarding.
Trinn 8: Hold teamet ditt oppdatert og kommuniser
Kommunikasjon med teamet ditt er nøkkelen i Agile-metodikken. Når du arbeider gjennom oppgavene dine under en bestemt sprint, legg til oppdateringer for oppgavene dine for å holde teamet ditt informert om eventuelle relevante detaljer.
@ nevn en person i teamet ditt etter navn:
eller nevne hele teamet for å sikre at alle får et varsel og de riktige personene blir informert og holdt up-to-date:
oppdateringene i et element lagrer all relevant informasjon relatert til en oppgave på ett sted og holder teamet på samme side. Du kan også legge til en oppdatering i en status, slik at når du endrer statusen for oppgaven, kan du kommunisere dette med relevante personer i kontekst.
Last opp dokumenter relatert til oppgaven i delen oppdateringer. Kanskje du har til oppgave å skrive et bestemt stykke kopi, og en annen persons oppgave under sprinten er å redigere den. Opplasting av ditt siste arbeid i oppdateringene av oppgaven din og @ å nevne personen som er ansvarlig for redigering, lar deg sømløst dele informasjon og «passere stafetten» fra ferdigstillelsen av oppgaven til starten av deres.
du finner mer informasjon om kommunikasjon med teamet ditt ved hjelp av monday.com her.
Trinn 9: Hold korte daglige møter med hele teamet
i tillegg til å kommunisere i plattformen, er et av prinsippene for Smidig prosjektledelse ansikt til ansikt kommunikasjon. Planlegg korte 10-15 minutters møter i begynnelsen av hver arbeidsdag hvor teamet skal sitte sammen, gi en rask oversikt over hva de har jobbet dagen før, og hva de skal jobbe på den dagen. Eventuelle spesifikke problemer som kan ha nytte av lagets innspill, kan utheves, noe som gir maksimal samarbeid og støtte fra lagkameratene dine.
Trinn 10: Gjennomgå og analyser resultatene på slutten av hver sprint
Agile verdier retrospeksjon og læring fra tidligere feil, slik at teamets arbeidsflyt og praksis hele tiden kan utvikle seg og forbedre seg. Sett deg ned med teamet ditt på slutten av hver sprint, gå gjennom oppgavebordet, og sørg for at alt som ble fullført er merket grønt, dvs. «Ferdig».
Dette vil motivere teamet ditt og forbedre moralen, og vise visuelt hvor mye som er oppnådd. Det er også en flott tid å diskutere noe som kan gjøres bedre i fremtiden, og for å forbedre arbeidsprosesser basert på tilbakemelding.
Trinn 11: Lagre dine fullførte sprint nederst på oppgavelinjen og gjenta
på slutten av hver sprint, flytt gruppen som representerer den fullførte sprinten til bunnen av oppgavelinjen. Dette gjør at du kan holde oversikt over hva som er oppnådd, og hvis en fullført oppgave kommer tilbake til livet, betyr det at du kan flytte et element til en ny sprint, og holde alle detaljer og data knyttet til den.
Gå tilbake til ordrereserven, flytt oppgavene du vil jobbe med, inn i gruppen som representerer neste sprint, og start syklusen på nytt.
Endelig notat
Det er mange teknikker For Smidig prosjektledelse, som alle har en ting til felles-arbeider i korte sykluser kalt sprints eller iterasjoner.
dette gjør det mulig for team å kontinuerlig vurdere og revurdere kundenes forventninger og behov for å forbedre produktet i stedet for å jobbe for å produsere noe på en gang. Et teams fokus vil være på de høyest prioriterte oppgavene og delprosjektene, som vil endre og tilpasse seg etter kundens / interessentens behov og forventninger.
teamet er i sentrum, og hvert medlem av teamet vil jobbe for å fullføre oppgaver som de er ansvarlige for i hver tidsperiode. Hvert teammedlems mål og fokus er å vise fremdriften av oppgaver gjennom en sprint, og jobbe for å få oppgavene sine «ferdig».