Hogyan szervezzünk sikeres nemzetközi konferenciákat és szemináriumokat?
a sikeres konferencia megszervezése tervezést, szakértelmet, felkészülést és dedikált erőforrásokat igényel.
a konferencia megszervezésének lépései
1. Határozza meg a célt és a formátumot
a konferencia szervezőjének feladataként fontos meghatározni az esemény célját. Formázás az elrendezés lépésről lépésre az első szakaszban a fogadó egy konferencia
- a koncepció
- időzítés és időtartam
- Szerepelosztás a csapaton belül
- az elrendezés a terem
- vendéglátás és hang
2. Fordítson kellő figyelmet a konferencia tervezésére
a konferencia előkészítéséhez fontos, hogy mindent megtervezzen, kreatív konferencia ötletekkel rendelkezzen, amelyek egyedivé teszik a konferenciát. A tervnek logisztikából, tartalomból és az esemény reklámozásából kell állnia. Készítsen egy dokumentumot, amely az egész csapat számára elérhető, ahol minden tag láthatja a többiek feladatait. Először készítsen egy listát a fontos feladatokról, majd állítsa be prioritásuk sorrendjében. Fontos, hogy kijelölje az időkeretet a tervben. A sikeres konferenciához fontos, hogy időkeretet tartson fenn
3. Válassza ki a konferencia megfelelő dátumát és helyét
a dátum kiválasztása nehéz feladat lehet, ezért kevés dolgot kell szem előtt tartani a dátum kiválasztása előtt
- győződjön meg arról, hogy a kiválasztott dátum nem keresztezi a fesztiválokat vagy a nagy eseményeket, ez megnehezíti a résztvevők utazását ebben az időszakban.
- soha ne tervezze meg konferenciáját vagy szemináriumát ünnepek alatt (nyáron & télen) az emberek ezt az időt a családdal akarják tölteni, nem pedig konferencián.
- próbálja meg megtartani az eseményt a hét végén, mivel az embereknek nem kell külön szabadságot venniük az eseményen való részvételhez.
- válassza ki azt a helyet, ahol az emberek könnyen ingázhatnak, és ha lehetséges, válasszon egy jó várost, ahol az egyéb dolgok szállításának minden lehetősége könnyen elérhető.
4. A költségvetés tervezete
ez a konferencia tervezésének kulcsa ez segít megtudni, hogy mennyit szeretne felszámítani a konferenciáért.
- helyszín
- Szállás
- szállítás
- Vendéglátás
- Hangszóró díjak
- tevékenységek
- Marketing
5. Foglaljon helyszínt a konferenciájához
válassza ki azt a helyszínt, amely megfelel a szemináriumhoz vagy konferenciákhoz szükséges összes követelménynek. Ellenőrizze a helyszín foglalás előtt tekintse meg az összes szolgáltatást nyújtanak, mint a méret a csarnok, elhelyezkedés, kerekesszékkel megközelíthető, műszaki jellemzők és parkolási lehetőség
6. Készíts egy csapat és kiosztani feladatok
Készíts egy nagy csapat, amely segít elvégezni az összes többi feladatokat. Feladatok kiosztása területenként. Például valaki felelős a konferencia regisztrációs területéért, valaki más a hangszórók fogadásáért, egy másik személy a felszerelésért, a vendéglátásért, a sajtóval való kommunikációért stb. Minden személynek rendelkeznie kell saját területével, amelyet a konferencia teljes időtartama alatt fenn kell tartania.Adjon a csapat minden tagjának egy dokumentumot a kijelölt feladatokkal, hogy mindenki tudja, kihez forduljon bármilyen konkrét ügyben.
7. Ismerje meg a hangszórókat
a hangszórók katalizátor szerepet játszanak a konferencián, sok embert vonzanak. Győződjön meg róla, hogy kap egy profi hangszóró. Valaki, aki ismert a munkájáról, tiszteletben tartja ezt a konferenciát, és több embert vonz
8. Konferencia regisztráció
A regisztráció fontos része az eseménynek, ezért győződjön meg róla, hogy győződjön meg róla, hogy az emberek beiratkoznak a konferenciára, kevés olyan webhely van, mint www.allconferencealert.net amelyek segítenek az embereknek megtalálni az összes 2020-as nemzetközi konferenciát. És segítsen az embereknek regisztrálni a konferencián.
9. Marketing a konferencia
ne becsülje alá az esemény sikeres promóciójához szükséges időt. Az esemény típusa, a célközönség, a belső erőforrások és a költségvetés mind meghatározzák a marketing taktikáját. A Média munkatársainak kiválasztásakor összpontosítson azokra, akik megcélozzák a közönséget. Jobb, ha van néhány munkatársa, de célzott ones.It az is fontos, hogy létrehoz egy kulcsfontosságú üzenetet, hogy lesz sugárzott minden csatornán. Hirdesse Konferenciáját
10. Ügyeljen a
szolgálatra legyen barátságos a résztvevőkkel, a hangszórókkal és a munkatársakkal. Próbálja meg beszélni a problémáikat vagy kérdéseiket, és megfeleljen az elvárásaiknak, még akkor is, ha fáradtnak érzi magát, és nem minden megy a terv szerint. A nap végén az emberek csak arra fognak emlékezni, hogyan bántak velük.
11. Végezzen el egy utolsó ellenőrzést egy nappal az esemény előtt
győződjön meg arról, hogy tájékoztatta a tagokat arról, hogyan juthatnak el a helyszínre, meghívta az összes fontos embert, és elkészítette a nyomtatott forrásokat, audio és video tartalmat. Ellenőrizze, hogy mindenki megérti-e feladatait és kötelességeit, és hogy a tér szervezett-e.
12. Kérjen visszajelzést
kérje meg a résztvevőket, hogy töltsenek ki egy nyomtatott visszajelzési űrlapot az esemény végén, vagy egy online űrlapot, amikor hazaérnek. Kérd meg őket, hogy ítéljék meg az esemény különböző aspektusait, például a logisztikát, az előadókat, a helyszíneket és a szervezők munkáját. Ez az információ segít elkerülni a hibákat a jövőben, és javítja az események minőségét.
