blogbejegyzés
Petty cash, más néven petty cash fund, egy kis mennyiségű készpénz, amelyet kis, mindennapi üzleti költségek kifizetésére használnak. A kis készpénzhasználat példái közé tartozik a postaköltség, a telefonkártyák és az utazási költségek megtérítése. A kis összegű készpénzalapban lévő összeg szervezetenként változik – mennyit tartanak, és a kis összegű készpénz felhasználását a vállalkozás vezetői határozzák meg.
a Petty cash ellenőrzést igényel
a Petty cash kis fizetésekre szolgál, de sok vállalkozásban a petty cash válik a készpénzfizetések elsődleges alapjává.Sok Ghánai vállalkozás gyenge ellenőrzést gyakorol a kis készpénz felett. Feltételezik, hogy mivel ez egy kis pénzösszeg, nem kell figyelniük arra, hogy miként költik el.
a vállalkozások jelentős pénzösszegeket veszítettek az idő múlásával a kis összegű készpénzkiadások ellenőrzésének hiánya miatt. A készpénz feletti gyenge ellenőrzés egy olyan környezetben, ahol az alkalmazottak gyakran szorulnak készpénzre, csábító lehetőséget teremt a sikkasztásra és a csalásra. Miután erős ellenőrzést kicsinyes készpénz a legbiztosabb módja annak, hogy megakadályozzák a potenciális bűnözők sikkasztás kicsinyes készpénz.
hét egyszerű lépés a készpénz feletti ellenőrzés javítására
a hét egyszerű lépés, amelyet meg kell tennie a készpénz feletti ellenőrzés megerősítéséhez és a veszteségek elkerüléséhez:
1.
az első lépés annak meghatározása, hogy mennyit szeretne lebegőként tartani a petty cash-ben, valamint azt a szintet, amelyen a petty cash-t fel kell tölteni. Az úszó az a maximális összeg, amelyet bármikor készpénzben lehet tartani. A kis összegű készpénzből kifizetett összeget vissza kell téríteni, ha az alap arra a szintre esik, amelyen azt fel kell tölteni.
a lebegő összeg meghatározásához vegye figyelembe a tipikus kis kifizetéseket egy meghatározott időszakon belül, például egy héten vagy hónapon belül, és állítson be egy ésszerű lebegő összeget. Az úszó csökkenti annak kockázatát, hogy túl sok készpénzt tartson, amire esetleg nincs szüksége, vagy valóban túl kevés készpénzt.
2. A szerepek elkülönítése
egy kis cégnél előfordulhat, hogy nem lehet különböző embereket felelőssé tenni a petty cash alapokért, a petty cash számlák vezetéséért és a petty cash fizetés jóváhagyásáért. Legalább az a személy, aki jóváhagyja a petty cash-t, nem tarthatja meg a petty cash-t és a kapcsolódó számlákat.
3. Határozza meg a költségkorlátot és a jóváhagyási mátrixot
nagyon fontos meghatározni:
- az a maximális összeg, amelyet apró készpénzből lehet kifizetni. A határértéket meghaladó kifizetéseket nem szabad apró készpénzből kifizetni. Például a GHS 100-at meg nem haladó mennyiség.
- ki hagyhatja jóvá a kis összegű készpénzes tranzakciókat?
4. Petty cash utalványok használata minden petty cash tranzakcióhoz
hozzon létre egy rendszert a petty cash folyósításhoz. Ebben a rendszerben a petty cash kérelmeket egy petty cash utalványon kell rögzíteni, és a kifizetést megelőzően egy felhatalmazott személynek jóvá kell hagynia.
5. Igényelje a Bevételeket az igényelt költségek alátámasztására
a petty cash folyósítási politikának kötelezővé kell tennie, hogy a petty cash követeléseket bevételek támasszák alá. Néhány esetben, például taxival, a bevételek nem állnak rendelkezésre. Ilyen esetekben a jóváhagyó személynek értékelnie kell a kiadások ésszerűségét.
6. A petty cash visszatérítési kérelem felülvizsgálata és jóváhagyása
a visszatérítés igényléséhez a petty cash birtokosának be kell nyújtania az összes petty cash utalványt a vonatkozó igazoló dokumentumokkal együtt. A kérelmet jóváhagyó személynek biztosítania kell a következőket:
- ellenőrizze az utalványokat, ellenőrizze, hogy az utalványokon és a nyugtákon szereplő összegek megegyeznek-e.
- az igazoló dokumentumokat “fizetett” bélyegzővel látták el, így azok nem használhatók fel más kifizetések alátámasztására.
- összegezze az utalványokon szereplő összegeket, és gondoskodjon arról, hogy a kiszámított összeg megegyezzen a kért visszatérítéssel.
7. Időszakos készpénzszámlálás
a kézben lévő készpénzszámlát rendszeresen meg kell számolni, és a számlált készpénzt össze kell egyeztetni a petty cash számla egyenlegével. A petty cash count egy eszköz annak ellenőrzésére, hogy a készpénz egyenleg létezik.
a készpénzszám hatékony ellenőrzésként szolgál:
- a számlálást a készpénzes letétkezelőtől és a készpénzes számlát vezető személytől független személynek kell elvégeznie.
- a készpénznek és az igazoló dokumentumoknak a számlálás időpontjában rendelkezésre kell állniuk.
annak ellenőrzésére, hogy a megfelelő mennyiségű készpénz van-e kéznél, a számlálást végző személynek az alábbiak szerint kell egyeztetnie:
- szerezzen be minden olyan apró készpénzes utalványt, amelyet nem térítettek meg.
- ellenőrizze, hogy az utalványok rendben vannak-e, és számítsa ki a teljes kifizetett összeget.
- vonja le az összeget az úszóból, hogy megkapja az egyensúlyt, amelynek kéznél kell lennie.
- fogadja el a készpénzre számított egyenleget.
összefoglalva
mivel Ghánában sok üzleti ügylet készpénzt foglal magában, az apró készpénzen áthaladó pénzösszeg jelentős lehet. Akkor elveszíti a rendezett összeget idővel, ha az ellenőrzések nem megfelelőek.
a fenti javaslatok segíthetnek az ellenőrzés kialakításában és a lopás kockázatának csökkentésében.
írta: Amos Adu
Amos az SCG Ügyfélszámviteli szolgáltatásainak vezetője.
vegye fel velünk a kapcsolatot még ma, hogy beszéljen szakértőink egyikével.