Audit working papers
ez a szócikk az audit working papers-ről szól. A könyvvizsgálóknak olyan módon kell elkészíteniük és megszervezniük munkadokumentumaikat, amely segíti a könyvvizsgálót a megfelelő könyvvizsgálati szolgálat elvégzésében. A könyvvizsgálónak kerülnie kell a felesleges munkadokumentumok elkészítését vagy felhalmozását, ezért kerülnie kell az ügyfél számviteli nyilvántartásainak kiterjedt másolatait. Ebben a szakaszban érdemes megjegyezni, hogy sem nem szükséges, sem nem kivitelezhető, hogy a könyvvizsgáló dokumentálja az ellenőrzés során figyelembe vett összes kérdést.
az Audit dokumentációt mind az Audit és bizonyosság (AA), mind a fejlett Audit és bizonyosság (AAA) esetében meg kell érteni.
a könyvvizsgálati standardok
ISA 230, könyvvizsgálói dokumentáció kimondja, hogy a könyvvizsgáló célja (1) olyan dokumentáció elkészítése, amely:
- elegendő és megfelelő feljegyzés a könyvvizsgálói jelentés alapjáról, valamint
- bizonyíték arra vonatkozóan, hogy az ellenőrzést az ISA-kkal és az alkalmazandó jogi és szabályozási követelményekkel összhangban tervezték és hajtották végre.
a könyvvizsgálónak időben és oly módon kell elkészítenie a könyvvizsgálati dokumentációt, hogy egy tapasztalt könyvvizsgáló, aki korábban nem volt kapcsolatban a könyvvizsgálattal, megérthesse:
- az ISA-knak, valamint az alkalmazandó jogi és szabályozási követelményeknek való megfelelés érdekében elvégzett ellenőrzési eljárások jellege, időzítése és terjedelme
- az ellenőrzési eljárások eredményei és a megszerzett ellenőrzési bizonyítékok, valamint
- az ellenőrzés során felmerült jelentős kérdések, a levont következtetések és az e következtetések levonása során hozott jelentős ítéletek.
az elvégzett könyvvizsgálati eljárások jellegének, időzítésének és terjedelmének dokumentálásakor a könyvvizsgálónak rögzítenie kell a vizsgált konkrét tételek vagy anyagok azonosító jellemzőit.
a könyvvizsgálónak időben dokumentálnia kell a vezetőséggel és másokkal a jelentős ügyekről folytatott megbeszéléseket.
ha a könyvvizsgáló olyan információt talált, amely ellentmond vagy nem áll összhangban a könyvvizsgáló végleges következtetésével egy jelentős kérdésben, a könyvvizsgálónak dokumentálnia kell, hogy a könyvvizsgáló hogyan kezelte az ellentmondásokat vagy következetlenségeket a végső következtetés kialakításában.
amennyiben kivételes körülmények között a könyvvizsgáló szükségesnek ítéli, hogy eltérjen egy, a könyvvizsgálat körülményei szempontjából releváns alapelvtől vagy lényeges eljárástól, az ellenőrnek dokumentálnia kell, hogy az elvégzett alternatív könyvvizsgálati eljárások hogyan érik el a könyvvizsgálat célját, és-eltérő egyértelműség hiányában-az eltérés okait.
az elvégzett könyvvizsgálati eljárások jellegének, időzítésének és terjedelmének dokumentálásakor a könyvvizsgálónak rögzítenie kell:
- a vizsgált konkrét tételek vagy ügyek azonosító jellemzői
- ki végezte az ellenőrzési munkát és a munka befejezésének időpontját, valamint
- ki vizsgálta felül az ellenőrzési munkát, valamint a felülvizsgálat dátumát és terjedelmét (2).
a könyvvizsgálónak a könyvvizsgálói jelentés elkészülte után időben be kell fejeznie a végleges könyvvizsgálói dosszié összeállítását.
a végleges könyvvizsgálati dokumentáció összeállítása után a könyvvizsgáló nem törölheti vagy semmisítheti meg a könyvvizsgálati dokumentációt a megőrzési időszak vége előtt.
ha a könyvvizsgáló szükségesnek tartja a meglévő könyvvizsgálati dokumentáció módosítását vagy új könyvvizsgálói dokumentáció hozzáadását a végleges dokumentáció összeállítása után, a könyvvizsgálónak a módosítások vagy kiegészítések jellegétől függetlenül dokumentálnia kell:
- az elkészítésük konkrét okai, és
- mikor és ki készítette és vizsgálta felül őket.
ha a könyvvizsgálói jelentés keltét követően olyan rendkívüli körülmények merülnek fel, amelyek új vagy kiegészítő könyvvizsgálati eljárások elvégzését teszik szükségessé, vagy amelyek új következtetésekre vezetik a könyvvizsgálót, a könyvvizsgálónak dokumentálnia kell, hogy a könyvvizsgáló a könyvvizsgálói jelentés elkészítését követően:
- a felmerült körülmények
- az elvégzett új vagy kiegészítő könyvvizsgálati eljárások, a megszerzett könyvvizsgálati bizonyítékok és a levont következtetések, valamint ezeknek a könyvvizsgálói jelentésre gyakorolt hatása
- mikor és ki hajtotta végre és (adott esetben) felülvizsgálta az ellenőrzési dokumentációban bekövetkezett változásokat.
az ISA követelményei arra ösztönzik a könyvvizsgálót, hogy készítsen elfogadható színvonalú könyvvizsgálói dokumentációt. A követelmények megértése és alkalmazása megvédi a könyvvizsgálót a nemkívánatos és szükségtelen peres eljárásoktól.
a munkadokumentumok fontossága
a munkadokumentumok azért fontosak, mert:
- könyvvizsgálati minőség-ellenőrzési célokra szükségesek
- bizonyosságot nyújt arról, hogy az auditpartner által megbízott munka megfelelően befejeződött
- bizonyítékot szolgáltat arra, hogy eredményes ellenőrzést végeztek
- növelje az ellenőrzés gazdaságosságát, hatékonyságát és eredményességét
- kellően részletes és
- fel-a könyvvizsgáló következtetéseinek ésszerűségét alátámasztó aktuális tények
- nyilvántartást vezetnek a jövőbeni ellenőrzések szempontjából továbbra is fontos kérdésekről.
a felesleges dokumentumok elkerülése
mielőtt egy adott könyvvizsgálói munkadokumentum elkészítéséről döntene, a könyvvizsgálónak meg kell győződnie arról, hogy:
- vagy azért szükséges, mert alapvető vagy hasznos célt szolgál a könyvvizsgálói jelentés alátámasztására, vagy azért, mert adóügyi vagy egyéb, az ügyféllel kapcsolatos törvényi/szabályozási célokra szükséges információkat szolgáltat
- az ügyfélszemélyzet számára nem kivitelezhető a munkadokumentum elkészítése, vagy a könyvvizsgáló számára az ügyfélszemélyzet (beleértve a belső könyvvizsgálókat is) által a szokásos szokásos feladataik részeként készített dokumentumok másolatának elkészítése.
tartalom
általában minden ellenőrzési munkadokumentumnak a következő információkat kell tartalmaznia:
- az ügyfél neve
- az ellenőrzés által lefedett időszak
- a tárgy
- az ügyirathivatkozás (3)
- a munkadokumentumot elkészítő alkalmazott kezdőbetűi (aláírása), valamint az elkészítés dátuma
- a munkadokumentum elkészítésének dátuma
- a munkadokumentumokat áttekintő munkatárs kezdőbetűi és a felülvizsgálat elvégzésének dátuma
- minden könyvvizsgálati dokumentumnak meg kell felelnie a jó munkadokumentum jellemzőinek, amint azt a cikk később részletezi.
Ügyfél által készített dokumentumok
előfordulhat, hogy a könyvvizsgáló által igényelt egyes munkadokumentumokat az ügyfél munkatársai már elkészítették. A könyvvizsgálónak lehetőség szerint intézkednie kell arról, hogy ezek másolatai a könyvvizsgáló csoport rendelkezésére álljanak. Ha az ügyfélszemélyzet olyan munkadokumentumokat készít, amelyeket a könyvvizsgálónak meg kell őriznie, a könyvvizsgálónak az ellenőrzés korai szakaszában meg kell állapodnia az ügyfélszemélyzettel a munkadokumentumok formájáról, és ezt az információt be kell illesztenie az ellenőrzési ütemtervbe.
a munkadokumentumok elkészítésének megszervezésekor a könyvvizsgálónak ügyelnie kell arra, hogy a munkadokumentumok minden szükséges információt megadjanak. Minden ilyen munkadokumentumot általában egyértelműen az ügyfél által készítettként kell feltüntetni. A könyvvizsgáló személyzet azon tagjának, aki közvetlenül felelős egy olyan ellenőrzési területért, amelyen az ügyfélszemélyzet által készített munkadokumentumok szerepelnek, alá kell írnia ezeket a dokumentumokat – ez azt mutatja, hogy azokat ellenőrizték, és hogy azokat a vezető és a partner, valamint a későbbi bírálók felülvizsgálhatják. Az ellenőrző csoport tagjának aláírása jelzi, hogy az (ügyfélszemélyzet által készített) munkadokumentumot auditálták.
a jó munkadokumentum néhány jellemzője
a fenti vita alapján a jó munkadokumentumnak meg kell felelnie az ISA 230 követelményeinek a következő jellemzők megjelenítésével:
- egyértelmű ellenőrzési célt kell meghatároznia, általában egy ellenőrzési állítás formájában (például a kereskedelmi kötelezettségek teljességének biztosítása érdekében).
- teljes mértékben fel kell tüntetnie az év/időszak végét (pl. október 31., 20×9), hogy a munkadokumentum ne tévesszen össze egy másik évhez/időszakhoz tartozó dokumentációval.
- meg kell adnia a vizsgálat teljes terjedelmét (azaz hány tételt teszteltek és hogyan határozták meg ezt a számot). Ez lehetővé teszi az előkészítő és az azt követő bírálók számára, hogy megállapítsák, hogy a munkadokumentum által szolgáltatott ellenőrzési bizonyítékok elégségesek-e.
- amennyiben szükséges egy másik munkadokumentumra való hivatkozás, meg kell adni a másik munkadokumentum teljes hivatkozását. Nem elegendő az a kijelentés, hogy a tesztelés részletei egy másik munkadokumentumban találhatók.
- a munkadokumentumnak egyértelműen és objektíven, elfogultság nélkül és a dokumentált tények alapján kell tartalmaznia a vizsgálat eredményeit.
- a levont következtetéseknek összhangban kell lenniük a vizsgálat eredményeivel, és ellenállniuk kell a független vizsgálatnak.
- a munkadokumentumra egyértelműen hivatkozni kell, hogy azt megfelelően be lehessen nyújtani, és szükség esetén egy későbbi időpontban könnyen meg lehessen találni.
- az előkészítőnek alá kell írnia, hogy a lekérdezéseket a megfelelő személyhez lehessen irányítani.
- a felülvizsgálatot végző személynek alá kell írnia és kelteznie kell, hogy megfeleljen a felülvizsgálat minőségellenőrzési követelményeinek.
az ellenőrzési munkadokumentumok bírálójának biztosítania kell, hogy minden dokumentum rendelkezzen ezekkel a jellemzőkkel. Ha valamely releváns jellemzőt hiányosnak ítélnek meg, akkor ennek könyvvizsgálati felülvizsgálati pontot kell eredményeznie (azaz a bíráló megjegyzése, amely az eredeti előkészítőt utasítja a munkadokumentum hibájának kijavítására).
következtetés
a munkadokumentumok bizonyítják, hogy eredményes, eredményes és gazdasági ellenőrzést végeztek. Ezért gondosan és ügyességgel kell őket felkészíteni. Kellően részletesnek és teljesnek kell lenniük ahhoz, hogy a könyvvizsgáló, akinek nincs korábbi tapasztalata az adott könyvvizsgálatban, megértse a munkadokumentumokat az elvégzett munka, a levont következtetések és a következtetések mögött meghúzódó érvelés szempontjából.
Megjegyzések
- az ISA 230 5.pontja.
- az ISA 220 17.bekezdése előírja, hogy a megbízó partnernek meg kell győződnie arról, hogy az ellenőrzési dokumentáció áttekintése (és a megbízó csoporttal folytatott megbeszélés) révén elegendő és megfelelő ellenőrzési bizonyíték áll rendelkezésre. Ez nem jelenti azt, hogy minden egyes munkadokumentumnak tartalmaznia kell a felülvizsgálat bizonyítékát, azonban dokumentálni kell, hogy mely munkát vizsgálták felül, ki vizsgálta felül a munkát és mikor.
- minden könyvvizsgáló cég saját számozási és hivatkozási rendszerrel rendelkezik. Az egyes rendszereken belül a munkadokumentumok számozásának legjobb módja az, ha az egyes szakaszokban sorosan iktatják őket, és kereszthivatkozást tesznek rájuk. Amennyiben a dokumentumok célja a pénzügyi kimutatásokban vagy az ügyiratban szereplő egyéb munkadokumentumokban szereplő tételek elfogadása vagy alátámasztása, a könyvvizsgálónak rendszerint úgy kell elkészítenie azokat, hogy az ilyen megállapodásokat további vizsgálat és egyeztetés nélkül nyilvánvalóvá tegye.