11 lépés az agilis projektmenedzsment megvalósításához a munkafolyamatban
monday.com használható projektek kezelésére különböző módszerek és folyamatok segítségével, beleértve az agilis projektmenedzsment technikákat. Ez az útmutató áttekintést nyújt arról, hogy mi az agilis projektmenedzsment, miért előnyös a csapatok számára, és mit jelent a gyakorlatban.
mielőtt részletezném, hogyan kell használni monday.com az agilis technikákkal való együttműködéshez először értsük meg, mi az agilis projektmenedzsment.
az Agile egy projektmenedzsment módszertan, amelyet eredetileg a szoftverfejlesztők hoztak létre és használnak. Azóta számos más iparágra és vállalkozásra terjedt el, és ma az egyik legnépszerűbb módszer a projektek irányítására.
az agilis projektmenedzsment alapvető értéke az ” inspect and adapt “koncepció, ami azt jelenti, hogy az utolsó pillanatban végrehajtott változtatásokat a projektciklus bármely szakaszában szívesen látjuk. Agilis (általában) tervek sprintek vagy iterációk használatával, amelyek rövid, ismétlődő, 1-3 hetes időszakok, amelyekben a csapat egy kis munkadarabra összpontosít, és célja, hogy befejezze őket ebben az időszakban!
12 főbb alapelvek
az agilis projektmenedzsmentet 12 fő elv vezérli, amelyek közül néhány a következő:
- szoros együttműködés az érdekeltek között napi rendszerességgel
- a csapat tagjai továbbra is ugyanarra a nagy képre összpontosítanak, és megkapják az eszközöket és támogatást a projekt céljainak eléréséhez
- a gyors napi személyes találkozók a legjobb módja annak, hogy a csapatban mindenkit frissítsenek a feladatok állapotáról
- a projekt végső eredményei a siker alapját képezik
- az egyszerűség értéke
- ismétlődő és rendszeres időközönként, hogy javítsa a hatékonyságot a csapat finomhangoló viselkedésén keresztül.
előnyök
elméletben jól hangzik… de miért olyan népszerű az agilis projektmenedzsment, és milyen előnyei vannak?
Nos, először is, ez néhány nagyon lenyűgöző statisztika, amely támogatja az ilyen módszereket alkalmazó vállalatok sikerét. A projektmenedzsment Intézet és a szakma pulzusa szerint 2015: A projektmenedzsment értékének megragadása 2015:
- 75% a rendkívül agilis szervezetek teljesítették céljaikat / üzleti szándékukat
- 65% időben végzett
- 67% költségvetésen belül végzett
ezek az eredmények magasabbak, mint amit az alacsony agilitású szervezetek érnek el. Ugyanez a kutatás azt mutatja, hogy az agilis szervezetek 37%-kal gyorsabban növelték bevételeiket, és 30% – kal nagyobb nyereséget termeltek, mint a nem agilis vállalatok.
a régebbi projektmenedzsment stílusoktól/módszerektől eltérően, amelyek sokkal merevebbek a megközelítésükben, az agilis a legalkalmasabb arra, hogy mi történik a való életben-a dolgok megváltoznak, és a csapat munkájának alkalmazkodnia kell ezekhez a változásokhoz a sprint során.
a változtatások lehetővé tétele a végeredményt jobban és jobban összhangba hozza a projekt kontextusával.
néhány további előny:
- problémák/hibák gyorsabb észlelése
- a célok gyorsabb elérése/a feladatok elvégzése
- fokozott figyelem az ügyfelek céljaira
- fokozott rugalmasság/alkalmazkodás
- fokozott együttműködés / visszajelzés
Retrospektívák
az agilis módszertan egyik aspektusa a retrospektívák használata – a retrospektívák használatával a csapat/menedzser jobban megbecsülheti, hogy mennyi időbe telik a különböző típusú feladatok vagy epikák elvégzése. Ez segít a csapatoknak produktívabbá válni, amikor megbecsülik céljaikat, és teret engednek a folyamatos felülvizsgálatnak és a javulás keresésének.
a visszatekintések tovább segítik a csapatot abban, hogy megértsék, mi okozta a sikereket/kudarcokat, és hogyan kell ennek megfelelően fejleszteni a munkafolyamatot, ami azt jelenti, hogy a csapat folyamatosan fejlődhet.
hogyan történik?
1. lépés: építsen egy táblát, hogy legyen vödör, lemaradás vagy ütemterv
minden egy vödörrel vagy naplóval kezdődik – nem valódi, hanem egyfajta fogalmi vödör! A vödör / napló legyen egy tábla a monday.com számla. Hozzon létre egy új táblát, nevezze el a lemaradásnak, és kezdje el hozzáadni az összes olyan feladatot, amelyet a projekt vagy a célok belátható időn belüli befejezéséhez (vagy sem) meg kell tennie. A tábla ütemterv is lehet!
ne tartsa vissza. Menj le a piszkos részletekre. Próbálja meg lebontani a feladatokat a legkisebb részekre. Például, ha a projekt az volt, hogy a lakásfelújítás, és az egyik feladata az volt, hogy átfestés a nappaliban, akkor bontani ezt a feladatot le:
- hogy lakásfelújítások
- dönt a festék színe a nappaliban
- kutatás hol lehet vásárolni a festék
- vásárlás festék
- vásárlás berendezések festés
- távolítsa el a bútorok
- fedjük le a padló/rögzített bútorok
- festék bal fal
- festék jobb fal
- festék hátsó fal
- második réteg bal fal
- második réteg jobb fal
- második réteg hátsó fal
- távolítsa el a felesleges festéket
ez egy nagyon egyszerű példa, de fontos egy feladat lebontása. Ez lehetővé teszi, hogy pontosabb becsléseket készítsen arról, hogy mennyi időt vesz igénybe egy feladat. Segít abban is, hogy rangsorolja, amikor egy adott határidőre dolgozik, így rangsorolhatja, hogy mely feladatok a legfontosabbak!
Íme egy példa arra, hogyan lehet a lemaradást strukturálni:
miután felépítette a lemaradási táblát (vagy ütemtervet), félúton van. Ezt a táblát fő táblaként kell létrehozni a monday.com számla. Ez az átláthatóság összehangolja a csapatot a nagy képen, és biztosítja, hogy megértsék a célokat. Ez azt is jelenti, hogy mindenki a monday.com a fiók hozzáférhet hozzá, és hozzájárulhat hozzá. A csapattagok új elemeket/feladatokat adhatnak hozzá a projekt fejlődésével és előrehaladásával, vagy új feladatok felbukkanásával.
adjon hozzá egy dátum oszlopot az egyes tevékenységek határidejének ábrázolásához, hogy segítsen meghatározni, mely tevékenységek a legfontosabbak.
2. lépés: Hozzon létre egy feladattáblát
mint fentebb említettük, az agilis projektmenedzsment értékek rövid időtartamok szerint működnek, úgynevezett sprintek vagy iterációk. Javasoljuk, hogy 2 hetes sprintben dolgozzon, de hosszabb vagy rövidebb is lehet, ha úgy tetszik. Készítsen egy feladattáblát, és bontsa csoportokra, hogy képviselje az egyes időszakokat. Használhatja a Csapatfeladatok sablont, vagy pedig a semmiből is felépítheti. Ez egy példa a semmiből épített táblára:
tekintse át a lemaradást minden új időszak elején, és helyezze át a feladatokat minden sprintbe prioritásuk szerint. A kötegelt műveletek funkcióval egyszerre több feladatot is kiválaszthat, majd áthelyezheti őket a lemaradási tábláról a sprint táblára, egyenesen abba a csoportba, amely azt a sprintet képviseli, amelyben a feladatot el szeretné végezni.
3. lépés: feladatok hozzárendelése a csapat tagjaihoz
adjon hozzá egy személy oszlopot a feladattáblához, és rendeljen hozzá minden feladatot a csapat egy személyéhez. Ez tulajdonjogot teremt a feladatok felett, biztosítja a munka kiegyensúlyozott megosztását, és biztosítja, hogy mindenki tudja, kivel kell beszélni a feladatokról.
a tulajdon motivál. Ez garancia! Ha egy feladat mellett egy személy arca van, az motiválja a tulajdonosot, hogy jó munkát végezzen-végül is az ő felelőssége.
az egyik személy feladatai gyakran egy másik személy feladataira támaszkodnak, így annak ismerete, hogy kivel kell beszélni, biztosítja a zökkenőmentes együttműködést is.
4. lépés: Adjon hozzá egy állapot oszlopot, hogy mindenki naprakész legyen az egyes feladatok állapotáról
az agilis projektmenedzsmenttel fontos, hogy folyamatosan frissítse csapatát a feladatok állapotáról. Az Agile tiszteletben tartja, hogy a dolgok megváltoznak, és a váratlan körülmények befolyásolhatják a teljesítés elérését. Ha egy feladat elakad vagy késik, az is fontos, hogy bárki, aki bármilyen kapcsolódó feladaton dolgozik, tudatában legyen annak, hogy az időtervezését ennek megfelelően tudja igazítani.
a testreszabható állapotcímkékkel (oly sok szemet gyönyörködtető színben) számos állapotot állíthat be-a “beragadt” és a “dolgozik rajta”, a “függőben lévő felülvizsgálat” és természetesen a “kész”!
5. lépés: helyezze előtérbe a feladatait
így van! Még akkor is, ha a feladatokat áthelyezték a lemaradásból/vödörből/ütemtervből egy sprintbe, vagyis a legmagasabb prioritásúak, az egyes sprintekben lévő feladatok továbbra is viszonylag eltérő prioritásokat vonzanak.
a feladatok hosszabb ideig tarthatnak, mint becsüljük, ami azt jelenti, hogy nem minden sprinthez rendelt feladat teljesíthető. Ezenkívül a projekt tervei vagy az ügyfelek igényei akár sprint közben is változhatnak. Bár soha nem adna hozzá több feladatot egy sprinthez, fontos tudni, hogy mely feladatokon kell először dolgozni annak biztosítása érdekében, hogy a kritikusak hamarabb elkészüljenek, mint azok, amelyek viszonylag alacsony prioritásúak.
az agilis módszertan előnyben részesíti a feladatok 4 prioritás szerinti kategorizálását – “kritikus”, “magas”, “közepes” és “alacsony”. Adjon hozzá egy másik állapotoszlopot a feladattáblához, és a színes címkékkel rendeljen prioritást az egyes feladatokhoz.
6. lépés: Becsülje meg, hogy az egyes tevékenységek mennyi ideig tartanak
fontos biztosítani, hogy minden csapattagnak reális ideje legyen a sprint során a hozzájuk rendelt feladatok elvégzésére. Természetesen lehetnek olyan sprintek, ahol az idő elfogy, és bizonyos hiányos feladatoknak át kell lépniük a következő sprintre, azonban a cél mindig az, hogy minden feladatot elvégezzenek a sprintben.
minél több gyakorlatod van a bizonyos típusú feladatok elvégzéséhez szükséges idő becslésében, annál pontosabbak lesznek a becsléseid.
adjon hozzá egy szám oszlopot a táblához, kattintson az alsó ‘összeg’ elemre, és adjon hozzá egy egyedi egységet az idő mérésére. Lehet, hogy órákon belül szeretne dolgozni, vagy ha szoftverfejlesztésben vesz részt, az SP előnyben részesíthető.
Lépés 7: címke oszlop hozzáadása a feladatok kategorizálásához és csoportosításához
a címkék nagyszerű módja a feladatok kategorizálásának a lemaradásban vagy a feladattáblában. Menj előre, és adj hozzá egy címkék oszlopot a táblához.
következetes hashtag rendszer segítségével kiválaszthatja, hogy egy feladat melyik kategóriához vagy kategóriákhoz tartozik. Ez segíthet a feladatok kategorizálásában egy adott projekt, epikus vagy munkaterület szerint, amelyhez kapcsolódnak.
például a lakásfelújítási példánkban használhatja a címkéket: #konyha #festék #nappali. Azok a szoftverfejlesztők, akiknek munkája eposzokra oszlik, használhatják a címkéket: #bug, #homepage #funkció. Az ügyfelek Sikermenedzserei a következő címkékkel kategorizálhatják feladataikat: # knowledgebase # KB # webinars vagy #onboarding.
8. lépés: Tartsa naprakészen a csapatát és kommunikáljon
a csapatával való kommunikáció kulcsfontosságú az agilis módszertanban. Amikor egy adott sprint során elvégzi a feladatait, adjon hozzá frissítéseket a feladatokhoz, hogy a csapat értesüljön a releváns részletekről.
@ említsen meg egy személyt a csapatában név szerint:
vagy említse meg az egész csapatot, hogy mindenki értesítést kapjon, és a megfelelő embereket tájékoztassák és naprakészen tartsák:
az elem frissítései egy helyen tárolják a tevékenységhez kapcsolódó összes releváns információt, és a csapatot ugyanazon az oldalon tartják. Frissítést is hozzáadhat egy állapothoz, hogy amikor megváltoztatja a feladat állapotát, ezt kommunikálhassa a releváns emberekkel a kontextusban.
töltse fel a feladathoz kapcsolódó dokumentumokat a frissítések részben. Lehet, hogy feladata egy adott példány megírása, a sprint során pedig egy másik személy feladata annak szerkesztése. Ha feltölti az utolsó munkáját a feladat frissítéseibe, és megemlíti a szerkesztésért felelős személyt, akkor zökkenőmentesen megoszthatja az információkat, és” átadhatja a stafétabotot ” a feladat befejezésétől az övék kezdetéig.
további információkat talál a csapatával való kommunikációról monday.com tessék.
9.lépés: tartson rövid napi találkozókat az egész csapattal
a platformon való kommunikáció mellett az agilis projektmenedzsment egyik alapelve a személyes kommunikáció. Ütemezzen rövid, 10-15 perces találkozókat minden munkanap elején, ahol a csapat együtt ül, gyors áttekintést nyújt arról, hogy mit dolgoztak az előző napon, és mit fognak dolgozni aznap. Minden olyan konkrét kérdés kiemelhető, amely hasznos lehet a csapat hozzájárulásából, lehetővé téve a csapattársak maximális együttműködését és támogatását.
10.lépés: tekintse át és elemezze az eredményeket minden sprint végén
agilis értékek visszatekintés és tanulás a korábbi hibákból, hogy csapata munkafolyamata és gyakorlata folyamatosan fejlődhessen és fejlődhessen. Üljön le a csapatával minden sprint végén, tekintse át a feladattáblát, és győződjön meg róla, hogy minden, ami elkészült, zölden van jelölve, azaz “Kész”.
ez motiválja a csapatot és javítja a morált, vizuálisan megmutatja, hogy mennyit sikerült elérni. Remek alkalom arra is, hogy megvitassuk mindazt, amit a jövőben jobban meg lehetne tenni, és a visszajelzések alapján javítsuk a munkafolyamatokat.
11.lépés: tárolja a befejezett sprinteket a task board alján, és ismételje meg a
minden sprint végén mozgassa a befejezett sprintet képviselő csoportot a task board aljára. Ez lehetővé teszi, hogy nyilvántartást vezessen az elért eredményekről, és ha egy befejezett feladat életre kel, azt jelenti, hogy áthelyezhet egy elemet egy új sprintbe, megtartva az összes részletet és adatot.
térjen vissza a lemaradáshoz, helyezze át a dolgozni kívánt feladatokat a következő sprintet képviselő csoportba, és kezdje újra a ciklust.
záró megjegyzés
az agilis projektmenedzsmentnek sok technikája van, amelyek mindegyikében van egy közös dolog-rövid ciklusokban, úgynevezett sprintekben vagy iterációkban dolgozik.
ez lehetővé teszi a csapatok számára, hogy folyamatosan értékeljék és újraértékeljék az ügyfelek elvárásait és igényeit annak érdekében, hogy javítsák terméküket, ahelyett, hogy egyszerre dolgoznának valamit. A csapat a legfontosabb feladatokra és alprojektekre összpontosít, amelyek az ügyfelek/érdekeltek igényeinek és elvárásainak megfelelően változnak és alkalmazkodnak.
a csapat áll a középpontban, és a csapat minden tagja azon dolgozik, hogy elvégezze azokat a feladatokat, amelyekért minden időszakban felelősek. Minden csapattag célja és fókusza az, hogy megmutassa a feladatok előrehaladását egy sprint során, és dolgozzon a feladatok “elvégzésében”.