Manuel de l’employé: Comment créer ou mettre à jour le vôtre en 2022
Qu’est-ce qui est inclus dans un manuel de l’employé?
Votre manuel de l’employé doit inclure vos politiques, vos attentes et la façon dont vous gérerez les besoins des employés. Vous devez inclure vos obligations légales en tant qu’employeur, y compris les droits des employés.
Qu’est-ce qui fait un excellent manuel de l’employé?
Un excellent manuel de l’employé devrait couvrir chacun de ces domaines clés:
- Contexte, culture, valeurs et énoncé de mission de l’entreprise
- Conditions d’emploi, y compris la façon de mettre fin à l’emploi
- Politiques sur le lieu de travail, y compris les politiques sur la sécurité au travail et le télétravail
- Code de conduite de votre employé
- Avantages et rémunération, y compris les augmentations, les révisions et les possibilités de perfectionnement professionnel
- Travail horaires, prise de force, jours de maladie, congés médicaux et politiques de vacances
À partir de là, vous devrez tenir compte des lois locales, étatiques et fédérales pour déterminer une liste holistique des domaines à couvrir. Cela vous donnera un point de départ à partir duquel écrire.
Conseil de pro: N’oubliez pas de faire plaisir; après tout, les employés sont aussi des gens! L’engagement commence par les premières impressions dans votre manuel de l’employé.
Les manuels des employés sont-ils requis par la loi?
Les employeurs sont tenus de partager certains droits des employés avec leurs employés, mais aucune loi n’exige que vous ayez un manuel des employés. De nombreux employeurs choisissent d’en avoir un et certains ne le font pas.
Que ne devriez-vous pas inclure dans votre manuel de l’employé?
- Jargon et jargon juridique: Utilisez un langage commun pour vous assurer que votre manuel de l’employé est compris.
- Processus et procédures de l’entreprise : Ceux-ci sont souvent mis à jour et nécessiteront trop de mises à jour de votre manuel.
- Descriptions de poste : Votre manuel de l’employé devrait servir de document d’intégration pour tous les employés, plutôt que d’inclure des descriptions de poste individuelles.
- Informations détaillées sur les avantages sociaux : Elles sont mises à jour chaque fois que vous mettez à jour vos avantages sociaux, vos fournisseurs, vos régimes et vos options de couverture. Il est préférable de créer un lien vers des informations supplémentaires sur les avantages et de fournir un contact pour toute question.
- Restrictions légalement interdites: Assurez-vous que vos politiques et votre manuel de l’employé ne violent pas les droits des employés. Par exemple, la Loi nationale sur les relations de travail (NLRA) empêche les employeurs d’empêcher les employés de discuter de la rémunération.
Aperçu du manuel de l’employé
Introduction avec message de bienvenue
- Énoncé de la mission et de la vision de l’organisation
- Valeurs de l’entreprise
- Historique et historique de l’entreprise
- Déclaration de l’employeur sur l’égalité des chances
- Avis de non—responsabilité (droit de l’employeur pour modifier les règles sans préavis, le manuel ne crée pas de contrat et, lorsque cela est permis, des déclarations de non—responsabilité d’emploi)
- Types de définitions d’emploi
- But du manuel de l’employé
- Aperçu de l’orientation
Politiques et procédures
- Loi sur les Américains handicapés
- Sécurité personnelle
- Harcèlement sexuel
- Politique sur les drogues et l’alcool
- Violence et armes
- Heures de travail et présence
- Pauses repas et repos
- Heures supplémentaires
- Tenue d’un registre des heures travaillées
- Dossiers du personnel
- Renseignements sur la paie et retenues sur salaire
- Saisies-arrêts
- Examens du rendement
- Promotions
- Transferts
- Résiliation
- Confidentialité et sécurité des données
- Attentes en matière de communications internes
- Utilisation des appareils et de la technologie
- Médias sociaux
- Normes de conduite
- Discipline progressive
- Processus de sortie
Rémunération et avantages sociaux
- Vacances
- Vacances
- Congé de maladie
- Congé d’invalidité
- Congé personnel
- Congé de deuil
- Congé familial et médical
- Devoir de jury
- Congé militaire
- Congés payés (prise de force)
- Assurance maladie
- Assurance vie
- Formation
- Programme d’aide aux études
- Autres prestations
- Régimes de retraite et de retraite
- Indemnisation des accidents du travail
- Assurance-chômage
- Rémunération d’appel/de déclaration
- Primes de service
Responsabilité de l’employé et de l’employeur en matière de sécurité
- Déclaration d’engagement de l’entreprise
- Procédures d’urgence
- Services médicaux
- Équipement de protection individuelle
- Exigences de l’OSHA: règles de sécurité, déclaration des accidents
Résumé et accusé de réception
- Résumé de l’importance des politiques et procédures
- Accusé de réception
Sujets du manuel de l’employé à considérer
Contexte de l’entreprise
Historique
Quelle est l’histoire de votre entreprise? Que cela commence par un a-ha! moment ou à la suite d’un gros échec, votre équipe voudra savoir d’où vient votre entreprise et comment l’organisation en est arrivée là où elle est aujourd’hui.
Mission
Quel est le but de votre entreprise ? Quel problème résolvez-vous ? Pour qui ? Comment ? En équipe ou avec des chefs d’équipe, vous voudrez écrire le « pourquoi » de votre entreprise de manière à inscrire les gens dans la vision de l’entreprise et à engager chaque employé.
Vision
Quel monde aidez-vous à créer ? En quoi le monde sera-t-il différent à mesure que vous grandirez?
Valeurs
Quelle philosophie d’entreprise souhaitez-vous préserver lorsque vous amenez de nouveaux coéquipiers? De nombreuses entreprises créent leurs valeurs en collaboration avec leurs employés à tous les niveaux. Cela peut aider à s’assurer qu’ils reflètent qui vous êtes et ce qui rassemble les gens dans votre équipe.
Conditions d’emploi
Attentes en matière de présence au travail
Votre manuel doit décrire vos attentes en matière de communication sur les absences et les présences. Que doivent faire les employés s’ils doivent manquer leur travail? Quel genre d’avis doivent-ils fournir?
Classification: exempté vs. non exempté
Vous devrez définir la différence entre les rôles exemptés et non exemptés et examiner comment chaque type d’employé est géré différemment en vertu de la loi. Vous pouvez également inclure des définitions du statut d’employé à temps partiel et à temps plein.
Politiques du lieu de travail
Confidentialité et sécurité des données
Chaque employé touche au moins des informations confidentielles ou sensibles. Ceux-ci peuvent inclure des informations exclusives et confidentielles, des secrets de produits et commerciaux, ainsi que des données personnelles des employés et des clients. Vous aurez besoin d’une politique juridique et de contrôles conformes pour décrire exactement ce à quoi les employés peuvent accéder, ce qu’ils peuvent faire et quand. Leurs obligations de protection ou de suppression des données doivent être clairement énoncées. Un outil de base de connaissances interne comme Guru aide à garder un registre de qui lit ces informations et de leurs mises à jour.
Harcèlement et non-discrimination
Un lieu de travail sûr est essentiel pour assurer la conformité, favoriser des relations positives et assurer la productivité. Vous devrez documenter clairement vos politiques relatives au harcèlement et à la violence au travail et les rendre faciles à trouver et à consulter. Inclure les définitions et ce que les employés devraient faire s’ils pensent que ces problèmes surviennent.
Santé et sécurité
C’est une période sans précédent, et votre équipe doit tenir compte de la santé et de la sécurité à la fois pour les dangers réguliers sur le lieu de travail et la pandémie en cours. Pour mettre à jour la procédure de planification de votre équipe pour cette nouvelle norme, vous aimerez peut-être notre guide pour créer un horaire de travail à distance / hybride.
Vous pouvez obtenir notre modèle de manuel de l’employé, qui comprend des ressources pour les employés à distance et hybrides.
Code de conduite des employés
Code vestimentaire
Toutes les entreprises n’ont pas besoin d’un code vestimentaire. Cependant, si votre entreprise en a un, avez-vous réfléchi à la manière de le rendre inclusif pour les employés de tous horizons? Qu’est-ce qui est attendu, et un uniforme sera-t-il fourni par l’entreprise ou remboursé?
Sécurité des données et des appareils
Chaque employé est responsable de la confidentialité et de la sécurité des données. Que votre entreprise fournisse des appareils ou sécurise ceux que vos employés possèdent déjà, assurez-vous que toute votre équipe sait de quoi elle est responsable lorsqu’il s’agit de gérer tous ses appareils en toute sécurité. Qu’attend-on des employés s’ils voyagent ou si un appareil est perdu ou volé? Inclure la prise en compte du moment où ils doivent retourner les appareils et les débarquer.
Éthique, conflits d’intérêts, népotisme et relations de travail
Pour faire de votre entreprise une entreprise dont les gens veulent faire partie, vous voudrez envisager des politiques d’éthique pour prévenir la toxicité sur le lieu de travail. Comment les conflits d’intérêts et les interactions potentiellement préjudiciables entre collègues seront-ils identifiés et gérés?
Conseils aux invités et à la sécurité au travail
Lorsque les visiteurs viennent au bureau, comment sont-ils reçus et comment la santé et la sécurité sont-elles maintenues? Comment vos employés, vos clients et vos clients seront-ils protégés contre des choses comme COVID lors de leurs interactions avec votre entreprise?
Possibilités de rémunération et de perfectionnement professionnel
Renseignements sur la paie et les heures supplémentaires
Comment les employés seront-ils payés et où peuvent-ils répondre à leurs questions sur la paie? Qui est admissible à la rémunération des heures supplémentaires et comment est-elle calculée?
Examens du rendement et de la rémunération
Quand les employés doivent-ils s’attendre à des examens et comment sont-ils gérés? À quelle fréquence la rémunération est-elle examinée et pendant combien de temps les employés devraient-ils s’attendre à être dans leurs fonctions avant leur premier examen de la rémunération?
Possibilités de formation et de perfectionnement professionnels
Les employés restent là où ils sont en croissance et valorisés. Comment offrez-vous aux employés des possibilités de formation continue? Chez Guru, nous fournissons un budget de développement professionnel à chaque employé après trois mois, et il augmente considérablement après la première année des employés. Votre manuel de l’employé peut décrire le fonctionnement de ces services, le niveau de formation ou de remboursement disponible et l’incidence de la permanence des employés sur cet avantage.
Santé et bien-être des employés
Vous voudrez partager un aperçu des options, des informations d’inscription ouvertes et de tous les programmes de bien-être spéciaux, tels que des réductions sur ordonnance ou des conseils de bien-être gratuits, que vous pourriez avoir. Lorsque les employés doivent prendre un congé, ils s’appuieront fortement sur cette documentation pour les aider à naviguer, vous devrez donc inclure des détails sur vos politiques FMLA (Family and Medical Leave Act) et COBRA.
Assurance vie
Si vous fournissez une assurance vie, comment cela fonctionne-t-il? Vous voudrez inclure un aperçu de la couverture et des informations sur l’inscription et les contacts.
Télétravail
Votre équipe a-t-elle une politique de télétravail qui retient vos meilleurs talents ? Sinon, notre guide du travail à distance vous aide à démarrer.
Frais et remboursement
Quelle est votre politique et procédure pour ceux qui ont une carte d’entreprise? Et ceux qui ne le font pas ? Quelles dépenses sont admissibles et y a-t-il une date limite pour les soumettre avec les reçus?
Déplacements, véhicules et stationnement
Fournissez-vous un remboursement maximal quotidien (quotidien) pour les dépenses des employés pendant les déplacements? Vous pouvez expliquer les attentes des employés qui utilisent un véhicule de société, quelles dépenses l’organisation paie, comment gérer le service et les accidents, et comment l’organisation paiera ou remboursera les coûts admissibles.
Équipement de l’entreprise
Votre politique sur la manutention de l’équipement de l’entreprise et les mesures à prendre en cas de perte, de bris ou de vol aide les employés à prendre soin de votre matériel conformément à vos attentes.
Autres avantages et avantages
N’oubliez pas d’inclure ces extras sympas comme des conseils juridiques gratuits, une assurance pour animaux de compagnie, des réductions pour la salle de sport et les voyages, et des abonnements à des livres électroniques ici pour que les gens en profitent.
Politique d’embauche et de référence
Offrez-vous des incitations aux employés pour qu’ils partagent vos offres d’emploi? Comment allez-vous au-delà de l’impact anti-diversité involontaire que ces politiques peuvent accidentellement créer en explorant des moyens de garder votre programme de parrainage inclusif?
Indemnisation des accidents du travail et prestations légalement requises
Assurez-vous de partager clairement ce qui se passe lorsque des travailleurs sont blessés au travail. Vous voudrez également tenir compte des règles locales, étatiques et fédérales pour vous assurer de couvrir toutes les exigences légales en matière de prestations.
Congés, congés de maladie et prise de force
Horaires de bureau en personne, à distance et hybrides
Votre équipe a-t-elle mis à jour votre politique de planification pour la nouvelle norme la plus récente? Vous aimerez peut-être notre guide pour élaborer un horaire de travail hybride afin de créer de nouvelles procédures qui conviennent à votre équipe.
Politique de prise de force et de vacances
Votre entreprise offre-t-elle des congés payés et des jours de maladie illimités? Les recherches de Mammouth suggèrent que les employés avec prise de force illimitée prennent en moyenne peu ou pas plus de temps de congé que ceux avec un nombre limité de jours. Les employés doivent-ils fournir un préavis pour des vacances d’une certaine durée? Où peuvent-ils soumettre ces demandes et qui les approuve ?
Jours de maladie
Dans le monde d’aujourd’hui, nous avons tous besoin de rester à la maison lorsque nous ne nous sentons pas bien. C’est ici que vous partagerez votre approche pour couvrir les quarts de travail des employés, les attentes en matière de communication de la maladie et les politiques et procédures COVID de votre entreprise. Vous voudrez vous assurer que ceux-ci sont alignés sur les directives locales et les exigences légales. Vos employés doivent également savoir combien de jours de maladie payés ils peuvent prendre. Comment gérez-vous les situations où il y a une maladie de longue durée?
Si vos politiques nécessitent une mise à jour pour 2021 et au-delà, vous pouvez explorer notre Feuille de route Retour au bureau.
Congé de deuil
Si un employé perd un être cher, il aura besoin d’une référence claire sur la façon de prendre un congé pour faire son deuil. Tenez compte des exigences légales et de la façon dont vous pouvez aider à favoriser une relation de gestion positive et bienveillante pendant cette période difficile.
Service du jury et élections
Assurez-vous de respecter les exigences légales en examinant vos politiques et en expliquant le fonctionnement de votre devoir de jury et de vos jours de congé d’élection.
Jours fériés
Quels jours fériés votre entreprise couvre-t-elle? Ce congé est-il payé ou non?
Congé parental et familial payé
Avec la FMLA (Family and Medical Leave Act) et d’autres exigences légales fédérales, étatiques et locales, vous voudrez clairement décrire le fonctionnement de vos congés parentaux et familiaux.
Cessation d’emploi
Mesures disciplinaires et plans d’amélioration du rendement (PIPs)
Vos gestionnaires et employés auront besoin d’attentes claires décrites ici pour le traitement de la documentation, des plans d’amélioration du rendement et des conséquences d’un défaut d’amélioration du rendement.
Démissions
Quand il est temps pour un coéquipier de passer à autre chose, comment vous le font-ils savoir? Vous voudrez peut-être réitérer ici les limites de tous les avantages chronométrés, comme les actions qui sont acquises après la première année d’un employé.
Cessation d’emploi
Les lois fédérales, étatiques et locales imposent des exigences importantes aux gestionnaires, aux RH et aux superviseurs. Vous voudrez vous assurer que tous les coéquipiers qui aident à gérer l’embarquement sont familiers avec ceux-ci et ont une politique étape par étape à référencer. Pendant ce temps, dans votre manuel de l’employé, réfléchissez à la meilleure façon de partager ce qui se passe à la fin de l’emploi. Certains ou tous les employés reçoivent-ils une indemnité de départ, un paiement de la prise de force et / ou des congés de maladie, et peuvent-ils encore utiliser leurs soldes HSA et FSA après la cessation d’emploi?
Section de clôture
Laissez une impression positive et durable
Avec votre lettre d’offre et votre liste de contrôle d’intégration, votre manuel de l’employé laisse une impression durable sur vos nouvelles recrues. Si leurs besoins sont bien satisfaits par ces expériences d’intégration précoce, la rétention, l’engagement et la satisfaction suivent.
Modèle de manuel de l’employé gratuit
Plutôt que de recréer la roue, vous devriez voler notre modèle personnalisable. Guru garantit que le vôtre reste parfaitement à jour et facile à trouver.
Comment utiliser notre modèle de manuel de l’employé gratuit
Comment ce modèle de manuel de l’employé peut aider votre équipe avec:
- Intégration: Partagez ce manuel de l’employé avec les nouveaux employés dès leur arrivée et assurez-vous qu’ils disposent des informations dont ils ont besoin pour travailler dans votre entreprise. En savoir plus sur la création d’un processus d’intégration efficace des employés.
- Opérations RH et Personnel : Poussez les mises à jour et envoyez des alertes à l’équipe concernant les nouvelles politiques ou procédures que vous ajoutez au manuel de l’employé.
- Travail hybride et à distance : Nos conseils et notre modèle vous aident à élaborer un manuel de l’employé qui convient à votre équipe dans cette nouvelle normalité.
Exemples de manuel de l’employé
Un manuel de l’employé décrit les politiques et les procédures, présentant à votre équipe qui vous êtes et comment vous opérez en tant qu’entreprise. C’est un élément essentiel du processus d’intégration de chaque employé.
Chez Guru, nous utilisons notre manuel des employés pour codifier les principes que nous défendons en tant qu’équipe et donner des conseils sur les politiques, les directives sur le lieu de travail et les coordonnées de l’équipe des personnes au cas où quelqu’un aurait besoin de plus d’informations. Puisque les valeurs de notre entreprise incluent de ne pas nous prendre trop au sérieux, nous gardons les choses ancrées et amusantes.
Conseils de pro pour gérer votre manuel de l’employé sans stress
Ce modèle de manuel de l’employé fonctionne mieux dans Guru, qui:
- Facilite la recherche et l’accès
- Vous offre tout ce dont vous avez besoin pour l’ensemble de votre liste de contrôle d’intégration en tant que solution d’intégration efficace des employés
- Garantit que votre manuel reste vérifié par des experts et mis à jour fréquemment afin que toute votre organisation reçoive les dernières informations sans que vous ayez à tenir vos collègues pour faire des mises à jour
- Vous permet d’envoyer des alertes de connaissances aux nouveaux employés afin qu’ils soient sûrs de lire le manuel
- Suit qui a lu votre manuel de l’employé et toutes les mises à jour