Mitarbeiterhandbuch: So erstellen oder aktualisieren Sie Ihr 2022
Was ist in einem Mitarbeiterhandbuch enthalten?
Ihr Mitarbeiterhandbuch sollte Ihre Richtlinien, Erwartungen und den Umgang mit den Bedürfnissen der Mitarbeiter enthalten. Sie müssen Ihre gesetzlichen Verpflichtungen als Arbeitgeber einschließen, einschließlich der Rechte der Arbeitnehmer.
Was macht ein gutes Mitarbeiterhandbuch aus?
Ein großartiges Mitarbeiterhandbuch sollte jeden dieser Schlüsselbereiche abdecken:
- Unternehmenshintergrund, Kultur, Werte und Leitbild
- Beschäftigungsbedingungen, einschließlich Beendigung des Arbeitsverhältnisses
- Arbeitsplatzrichtlinien, einschließlich Richtlinien für Arbeitssicherheit und Remote-Arbeit
- Ihr Verhaltenskodex für Mitarbeiter
- Leistungen und Vergütungen, einschließlich Bewertungen, Überprüfungen und berufliche Entwicklungsmöglichkeiten
- Arbeitsrecht zeitpläne, PTO, Krankentage, medizinischer Urlaub und Urlaubsrichtlinien
Von dort, Sie müssen lokale berücksichtigen, Zustand, und Bundesgesetze, um eine ganzheitliche Liste der Bereiche zu bestimmen Decken. Dies gibt Ihnen einen Ausgangspunkt zum Schreiben.
Profi-Tipp: Vergessen Sie nicht, es lustig zu machen, schließlich sind auch Mitarbeiter Menschen! Engagement beginnt mit den ersten Eindrücken in Ihrem Mitarbeiterhandbuch.
Sind Mitarbeiterhandbücher gesetzlich vorgeschrieben?
Arbeitgeber sind verpflichtet, bestimmte Arbeitnehmerrechte mit ihren Arbeitnehmern zu teilen, aber es gibt kein Gesetz, das verlangt, dass Sie ein Mitarbeiterhandbuch haben. Viele Arbeitgeber entscheiden sich für einen und einige nicht.
Was sollten Sie nicht in Ihr Mitarbeiterhandbuch aufnehmen?
- Jargon und Rechtssprache: Verwenden Sie eine gemeinsame Sprache, um sicherzustellen, dass Ihr Mitarbeiterhandbuch verstanden wird.
- Unternehmensprozesse und -verfahren: Diese werden häufig aktualisiert und erfordern zu viele Aktualisierungen Ihres Handbuchs.
- Stellenbeschreibungen: Ihr Mitarbeiterhandbuch sollte als Onboarding-Dokument für alle Mitarbeiter fungieren und keine einzelnen Stellenbeschreibungen enthalten.
- Detaillierte Leistungsinformationen: Diese werden jedes Mal aktualisiert, wenn Sie Ihre Leistungen, Anbieter, Pläne und Deckungsoptionen aktualisieren. Am besten verlinken Sie auf zusätzliche Leistungsinformationen und geben Sie einen Kontakt für Fragen an.
- Gesetzlich verbotene Einschränkungen: Stellen Sie sicher, dass Ihre Richtlinien und Mitarbeiterhandbücher nicht gegen Mitarbeiterrechte verstoßen. Zum Beispiel hindert das National Labor Relations Act (NLRA) Arbeitgeber daran, Mitarbeiter davon abzuhalten, über die Bezahlung zu diskutieren.
Beispiel—Mitarbeiterhandbuch Gliederung
Einführung mit Begrüßungsnachricht
- Leitbild und Vision der Organisation
- Unternehmenswerte
- Unternehmensgeschichte und Hintergrund
- Erklärung zur Chancengleichheit des Arbeitgebers
- Haftungsausschluss (Arbeitgeberrecht um die Regeln ohne vorherige Ankündigung zu ändern, erstellt das Handbuch keinen Vertrag, und — wo erlaubt – at-will employment disclaimer statements)
- Arten von Beschäftigungsdefinitionen
- Employee handbook purpose
- Orientation overview
Richtlinien und Verfahren
- Americans with Disabilities Act
- Persönliche Sicherheit
- Sexuelle Belästigung
- Drogen- und Alkoholpolitik
- Gewalt und Waffen
- Arbeitszeit und Anwesenheit
- Essens- und Ruhepausen
- Überstunden
- Aufzeichnung der geleisteten Arbeitsstunden
- Personalakten
- Gehaltsabrechnungsinformationen und Abzüge
- Pfändungen
- Leistungsüberprüfungen
- Beförderungen
- Transfers
- Kündigung
- Datenschutz und Sicherheit
- Interne Kommunikationserwartungen
- Geräte und Technologienutzung
- Soziale Medien
- Verhaltensstandards
- Progressive Disziplin
- Exit-Prozess
Vergütung und Leistungen
- Feiertage
- Urlaub
- Krankenstand
- Invaliditätsurlaub
- Persönlicher Urlaub
- Trauerurlaub
- Familien- und Krankenurlaub
- Jury duty
- Militärurlaub
- Bezahlte Freizeit (PTO)
- Krankenversicherung
- Lebensversicherung
- Ausbildung
- Bildungshilfeprogramm
- Sonstige Leistungen
- Alters- und Rentenpläne
- Arbeitnehmerentschädigung
- Arbeitslosenversicherung
- Call-in/ Report-in pay
- Service awards
Mitarbeiter- und Arbeitgeberverantwortung für die Sicherheit
- Unternehmenserklärung
- Notfallverfahren
- Medizinische Dienste
- Persönliche Schutzausrüstung
- OSHA-Anforderungen: sicherheitsregeln, Meldung von Unfällen
Zusammenfassung und Bestätigung
- Zusammenfassende Erklärung zur Bedeutung von Richtlinien und Verfahren
- Empfangsbestätigung
Mitarbeiterhandbuch zu berücksichtigende Themen
Unternehmenshintergrund
Geschichte
Was ist die Geschichte Ihres Unternehmens? Ob es mit einem a-ha begann! moment oder als Ergebnis eines großen Scheiterns, Ihr Team möchte wissen, woher Ihr Unternehmen stammt und wie die Organisation dahin gekommen ist, wo sie heute ist.
Mission
Was ist der Zweck Ihres Unternehmens? Welches Problem lösen Sie? Für wen? Wie? Als Team oder mit Teamleitern möchten Sie das „Warum“ Ihres Unternehmens auf eine Weise aufschreiben, die die Menschen in die Vision des Unternehmens einbezieht und jeden Mitarbeiter einbezieht.
Vision
Welche Welt hilfst du zu erschaffen? Wie wird die Welt anders aussehen, wenn Sie wachsen?
Werte
Welches Unternehmensethos möchten Sie bewahren, wenn Sie neue Teamkollegen gewinnen? Viele Unternehmen schaffen ihre Werte in Zusammenarbeit mit Mitarbeitern auf allen Ebenen. Dies kann dazu beitragen, dass sie widerspiegeln, wer Sie sind und was die Menschen in Ihrem Team zusammenbringt.
Beschäftigungsbedingungen
Erwartungen an die Teilnahme an der Arbeit
In Ihrem Handbuch müssen Ihre Erwartungen an die Kommunikation über Abwesenheiten und Anwesenheit dargelegt werden. Was müssen Mitarbeiter tun, wenn sie die Arbeit verpassen müssen? Welche Art von Mitteilung müssen sie bereitstellen?
Klassifizierung: befreit vs. nicht befreit
Sie müssen den Unterschied zwischen befreiten und nicht befreiten Rollen definieren und berücksichtigen, wie jede Art von Mitarbeiter gesetzlich unterschiedlich verwaltet wird. Sie können auch Definitionen von Teilzeit- und Vollzeit-Mitarbeiterstatus enthalten.
Arbeitsplatzrichtlinien
Datenschutz und Sicherheit
Jeder Mitarbeiter berührt zumindest einige vertrauliche oder sensible Informationen. Dies können geschützte und vertrauliche Informationen, Produkt- und Geschäftsgeheimnisse sowie personenbezogene Daten von Mitarbeitern und Kunden sein. Sie benötigen eine konforme Rechtsrichtlinie und Kontrollen, um genau zu beschreiben, worauf Mitarbeiter zugreifen können, was sie tun können und wann. Ihre Pflichten zum Schutz oder zur Löschung von Daten müssen klar umrissen sein. Ein internes Wissensdatenbank-Tool wie Guru hilft dabei, aufzuzeichnen, wer diese Informationen und alle Aktualisierungen liest.
Belästigung und Nichtdiskriminierung
Ein sicherer Arbeitsplatz ist entscheidend für Compliance, die Förderung positiver Beziehungen und die Sicherstellung der Produktivität. Sie müssen Ihre Richtlinien in Bezug auf Belästigung und Gewalt am Arbeitsplatz klar dokumentieren und sie leicht auffindbar und referenzierbar machen. Fügen Sie Definitionen hinzu und was Mitarbeiter tun sollten, wenn sie der Meinung sind, dass diese Probleme auftreten.
Gesundheit und Sicherheit
Dies sind beispiellose Zeiten, und Ihr Team muss Gesundheit und Sicherheit sowohl bei regelmäßigen Gefahren am Arbeitsplatz als auch bei der anhaltenden Pandemie berücksichtigen. Um Ihr Teamplanungsverfahren für diese nächste neue Normalität zu aktualisieren, möchten Sie möglicherweise unseren Leitfaden zum Erstellen eines Remote- / Hybridarbeitsplans.
Sie können unsere Mitarbeiterhandbuchvorlage erhalten, die Ressourcen für Remote- und Hybridmitarbeiter enthält.
Verhaltenskodex für Mitarbeiter
Kleiderordnung
Nicht alle Unternehmen benötigen eine Kleiderordnung. Wenn Ihr Unternehmen jedoch eines hat, haben Sie darüber nachgedacht, wie Sie es für Mitarbeiter mit unterschiedlichem Hintergrund inklusiv gestalten können? Was wird erwartet und wird eine Uniform vom Unternehmen zur Verfügung gestellt oder erstattet?
Daten- und Gerätesicherheit
Jeder Mitarbeiter ist für Datenschutz und -sicherheit verantwortlich. Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen Geräte bereitstellt oder diejenigen sichert, die Ihre Mitarbeiter bereits besitzen, stellen Sie sicher, dass Ihr gesamtes Team weiß, wofür es verantwortlich ist, wenn es darum geht, alle seine Geräte sicher zu verwalten. Was wird von Mitarbeitern erwartet, wenn sie unterwegs sind oder ein Gerät verloren geht oder gestohlen wird? Berücksichtigen Sie, wann sie Geräte und Offboarding zurückgeben müssen.
Ethik, Interessenkonflikte, Vetternwirtschaft und Beziehungen am Arbeitsplatz
Wenn Sie Ihr Unternehmen zu einem Unternehmen machen möchten, an dem die Menschen teilnehmen möchten, sollten Sie Ethikrichtlinien in Betracht ziehen, um Toxizität am Arbeitsplatz zu verhindern. Wie werden Interessenkonflikte und potenziell schädliche Mitarbeiterinteraktionen identifiziert und gemanagt?
Hinweise für Gäste und Sicherheit am Arbeitsplatz
Wie werden Besucher empfangen und wie werden Gesundheit und Sicherheit gewährleistet? Wie werden Ihre Mitarbeiter, Kunden und Kunden vor Dingen wie COVID geschützt, während Sie mit Ihrem Unternehmen interagieren?
Vergütungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten
Informationen zu Gehaltsabrechnung und Überstunden
Wie werden Mitarbeiter bezahlt und wo können sie ihre Fragen zur Gehaltsabrechnung stellen? Wer hat Anspruch auf Überstundenvergütung und wie wird diese berechnet?
Leistungs- und Vergütungsprüfungen
Wann sollten Mitarbeiter mit Bewertungen rechnen und wie werden sie verwaltet? Wie oft wird die Vergütung überprüft und wie lange sollten Mitarbeiter damit rechnen, in ihren Rollen zu sein, bevor sie ihre ersten Vergütungsprüfungen durchführen?
Berufliche Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten
Mitarbeiter bleiben dort, wo sie wachsen und geschätzt werden. Wie bieten Sie Ihren Mitarbeitern fortlaufende Weiterbildungsmöglichkeiten? Bei Guru stellen wir jedem Mitarbeiter nach drei Monaten ein Budget für die berufliche Entwicklung zur Verfügung, das nach dem ersten Jahr der Mitarbeiter stark wächst. In Ihrem Mitarbeiterhandbuch können Sie darlegen, wie diese funktionieren, welche Schulungen oder Erstattungen verfügbar sind und wie sich die Amtszeit der Mitarbeiter auf diesen Vorteil auswirkt.
Gesundheit und Wohlbefinden der Mitarbeiter
Sie möchten einen Überblick über Optionen, Informationen zur offenen Registrierung und spezielle Wellnessprogramme wie Verschreibungsrabatte oder kostenlose Wellnessberatung erhalten. Wenn Mitarbeiter Urlaub nehmen müssen, werden sie sich stark auf diese Dokumentation verlassen, um ihnen bei der Navigation zu helfen, so dass Sie Details zu Ihren FMLA (Family and Medical Leave Act) und COBRA-Richtlinien angeben müssen.
Lebensversicherung
Wenn Sie eine Lebensversicherung anbieten, wie funktioniert das? Sie sollten einen Überblick über die Abdeckung und Informationen zur Einschreibung und zu den Kontakten enthalten.
Remote-Arbeit
Hat Ihr Team eine Remote-Arbeitsrichtlinie, die Ihre besten Talente behält? Wenn nicht, hilft Ihnen unser Leitfaden für Remote-Arbeit beim Einstieg.
Kosten und Erstattung
Was ist Ihre Politik und Ihr Verfahren für diejenigen, die eine Firmenkarte haben? Was ist mit denen, die es nicht tun? Welche Ausgaben sind zulässig und gibt es eine Frist, um sie zusammen mit den Quittungen einzureichen?
Reise, Fahrzeuge und Parken
Bieten Sie eine tageweise (tägliche) maximale Erstattung der Personalkosten während der Reise an? Sie können die Erwartungen an Mitarbeiter, die ein Firmenfahrzeug nutzen, erläutern, welche Kosten die Organisation zahlt, wie mit Service und Unfällen umgegangen wird und wie die Organisation die zulässigen Kosten zahlt oder erstattet.
Firmenausrüstung
Ihre Richtlinien zum Umgang mit Firmenausrüstung und was zu tun ist, wenn etwas verloren geht, kaputt geht oder gestohlen wird, helfen den Mitarbeitern, Ihre Hardware gemäß Ihren Erwartungen zu pflegen.
Andere Vergünstigungen und Vorteile
Vergessen Sie nicht, diese coolen Extras wie kostenlose Rechtsberatung, Haustierversicherung, Fitness- und Reiserabatte sowie E-Book-Abonnements hier einzubeziehen, damit die Leute sie nutzen können.
Einstellungs- und Empfehlungspolitik
Bieten Sie Mitarbeitern Anreize, Ihre Stellenausschreibungen zu teilen? Wie gehen Sie über die unbeabsichtigten Auswirkungen dieser Richtlinien auf den Datenschutz hinaus, indem Sie nach Möglichkeiten suchen, Ihr Empfehlungsprogramm inklusiv zu halten?
Arbeitnehmerentschädigung und gesetzlich vorgeschriebene Leistungen
Stellen Sie sicher, dass Sie klar mitteilen, was passiert, wenn Arbeitnehmer bei der Arbeit verletzt werden. Sie sollten auch lokale, staatliche und bundesstaatliche Regeln berücksichtigen, um sicherzustellen, dass Sie alle gesetzlichen Anforderungen für Leistungen abdecken.
Urlaub, Krankheit und PTO
Persönliche, Remote- und hybride Büropläne
Hat Ihr Team Ihre Planungsrichtlinie für die neueste neue Normalität aktualisiert? Vielleicht möchten Sie unseren Leitfaden zum Erstellen eines hybriden Arbeitsplans, um neue Verfahren zu erstellen, die für Ihr Team funktionieren.
PTO und Urlaubspolitik
Bietet Ihr Unternehmen unbegrenzte bezahlte Freizeit und Krankheitstage an? Untersuchungen von Mammoth Lakes legen nahe, dass Mitarbeiter mit unbegrenzter Zapfwelle im Durchschnitt wenig oder gar nicht mehr frei nehmen als Mitarbeiter mit einer begrenzten Anzahl von Tagen. Müssen Mitarbeiter für Urlaub einer bestimmten Länge kündigen? Wo können sie diese Anfragen einreichen und wer genehmigt sie?
Krankheitstage
In der heutigen Welt müssen wir alle zu Hause bleiben, wenn es uns nicht gut geht. Hier teilen Sie Ihren Ansatz zur Abdeckung von Mitarbeiterschichten, Erwartungen an die Kommunikation von Krankheiten, und die COVID-Richtlinien und -Verfahren Ihres Unternehmens. Sie sollten sicherstellen, dass Sie diese mit den lokalen Richtlinien und gesetzlichen Anforderungen in Einklang bringen. Ihre Mitarbeiter müssen auch wissen, wie viele bezahlte Krankheitstage sie in Anspruch nehmen können. Wie gehen Sie mit Situationen um, in denen eine langfristige Krankheit vorliegt?
Wenn Ihre Richtlinien für 2021 und darüber hinaus aktualisiert werden müssen, können Sie unsere Roadmap für die Rückkehr zu Office lesen.
Trauerurlaub
Wenn ein Mitarbeiter einen geliebten Menschen verliert, benötigt er einen klaren Hinweis darauf, wie er sich trauern lässt. Berücksichtigen Sie die gesetzlichen Anforderungen und wie Sie in dieser herausfordernden Zeit eine positive, fürsorgliche Führungsbeziehung fördern können.
Jury-Dienst und Wahlen
Stellen Sie sicher, dass Sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, indem Sie Ihre Richtlinien überprüfen und erklären, wie Ihre Jury-Pflicht und Ihre freien Wahltage funktionieren.
Feiertage
Welche Feiertage deckt Ihr Unternehmen ab? Ist diese Zeit bezahlt oder unbezahlt?
Eltern- und bezahlter Familienurlaub
Mit FMLA (Family and Medical Leave Act) und anderen bundesstaatlichen, staatlichen und lokalen gesetzlichen Anforderungen möchten Sie klar darlegen, wie Ihr Eltern- und Familienurlaub funktioniert.
Beendigung der Beschäftigung
Disziplinarmaßnahmen und Leistungsverbesserungspläne (PIPs)
Ihre Manager und Mitarbeiter benötigen klare Erwartungen, die hier für den Umgang mit Dokumentation, Leistungsverbesserungsplänen und Konsequenzen eines Versagens zur Leistungsverbesserung dargelegt werden.
Rücktritte
Wenn es Zeit für einen Teamkollegen ist, weiterzumachen, wie lassen sie es Sie wissen? Möglicherweise möchten Sie hier die Einschränkungen von zeitgesteuerten Vorteilen wiederholen, z. B. Aktien, die nach dem ersten Jahr eines Mitarbeiters auslaufen.
Beendigung des Arbeitsverhältnisses
Bundes-, Landes- und lokale Gesetze haben wichtige Anforderungen für Manager, HR und Vorgesetzte zu berücksichtigen. Sie sollten sicherstellen, dass alle Teamkollegen, die bei der Verwaltung des Offboardings helfen, mit diesen vertraut sind und über eine Schritt-für-Schritt-Richtlinie verfügen. Überlegen Sie in Ihrem Mitarbeiterhandbuch, wie Sie am besten mitteilen können, was passiert, wenn die Beschäftigung endet. Erhalten einige oder alle Mitarbeiter eine Abfindung, eine Auszahlung von PTO und / oder Krankenzeit und können sie ihre HSA- und FSA-Guthaben nach der Kündigung noch verwenden?
Abschlussabschnitt
Hinterlassen Sie einen bleibenden, positiven Eindruck
Zusammen mit Ihrem Angebotsschreiben und Ihrer Onboarding-Checkliste hinterlässt Ihr Mitarbeiterhandbuch einen bleibenden Eindruck bei Ihren Neueinstellungen. Wenn ihre Bedürfnisse durch diese frühen Onboarding-Erfahrungen gut erfüllt werden, folgen Bindung, Engagement und Zufriedenheit.
Kostenlose Mitarbeiterhandbuchvorlage
Anstatt das Rad neu zu erstellen, sollten Sie unsere anpassbare Vorlage stehlen. Guru stellt sicher, dass Ihre nahtlos auf dem neuesten Stand und leicht zu finden sind.
So verwenden Sie unsere kostenlose Mitarbeiterhandbuchvorlage
Wie diese Mitarbeiterhandbuchvorlage Ihrem Team helfen kann:
- Onboarding: Teilen Sie dieses Mitarbeiterhandbuch mit neuen Mitarbeitern, wenn sie zum ersten Mal ankommen, und stellen Sie sicher, dass sie die Informationen haben, die sie über die Arbeit in Ihrem Unternehmen benötigen. Erfahren Sie mehr über die Erstellung eines effizienten Mitarbeiter-Onboarding-Prozesses.
- HR and People Ops: Pushen Sie Updates und senden Sie Benachrichtigungen an das Team über neue Richtlinien oder Verfahren, die Sie dem Mitarbeiterhandbuch hinzufügen.
- Hybrid- und Remote-Arbeit: Unsere Anleitung und Vorlage helfen Ihnen, ein Mitarbeiterhandbuch zu erstellen, das für Ihr Team in dieser neuesten neuen Normalität funktioniert.
Beispiele für Mitarbeiterhandbücher
Ein Mitarbeiterhandbuch beschreibt Richtlinien und Verfahren und stellt Ihrem Team vor, wer Sie sind und wie Sie als Unternehmen arbeiten. Es ist ein kritischer Teil des Onboarding-Prozesses jedes Mitarbeiters.
Bei Guru verwenden wir unser Mitarbeiterhandbuch, um die Prinzipien zu kodifizieren, für die wir als Team stehen, und geben einige Anleitungen zu Richtlinien, Arbeitsplatzrichtlinien und Kontaktinformationen für das People-Team, falls jemand weitere Informationen benötigt. Da es zu unseren Unternehmenswerten gehört, uns nicht zu ernst zu nehmen, halten wir die Dinge geerdet und machen Spaß.
Pro-Tipps zum stressfreien Verwalten Ihres Mitarbeiterhandbuchs
Diese Vorlage für das Mitarbeiterhandbuch funktioniert am besten in Guru, das:
- Erleichtert das Auffinden und Zugreifen
- Bietet Ihnen alles, was Sie für Ihre gesamte Onboarding-Checkliste als effektive Onboarding-Lösung für Mitarbeiter benötigen
- Stellt sicher, dass Ihr Handbuch von Experten überprüft und häufig aktualisiert wird, sodass Ihre gesamte Organisation die neuesten Informationen erhält, ohne dass Sie Teamkollegen zur Hand halten müssen, um Aktualisierungen vorzunehmen
- Hier können Sie Wissensbenachrichtigungen an neue Mitarbeiter senden, damit diese das Handbuch sicher lesen können
- Verfolgt, wer Ihr Mitarbeiterhandbuch und alle Aktualisierungen gelesen hat