Podręcznik pracownika: jak utworzyć lub zaktualizować swój w 2022
co zawiera podręcznik pracownika?
Twój podręcznik dla pracowników powinien zawierać zasady, oczekiwania i sposób zarządzania potrzebami pracowników. Musisz uwzględnić swoje obowiązki prawne jako pracodawcy, w tym prawa pracowników.
co sprawia, że świetny podręcznik pracownika?
świetny podręcznik dla pracowników powinien obejmować każdy z tych kluczowych obszarów:
- kontekst firmy, kultura, wartości i misja
- warunki zatrudnienia, w tym sposób zakończenia zatrudnienia
- zasady pracy, w tym zasady bezpieczeństwa pracy i zasady pracy zdalnej
- Kodeks postępowania Twojego pracownika
- świadczenia i odszkodowania, w tym podwyżki, przeglądy i możliwości rozwoju zawodowego
- harmonogramy, WOM, dni chorobowe, zwolnienia lekarskie i zasady urlopowe
stamtąd trzeba będzie wziąć pod uwagę lokalne, stanowe i federalne przepisy, aby określić holistyczną listę obszarów do kryć się. To da ci punkt wyjścia do pisania.
Pro tip: nie zapomnij, aby było zabawnie; w końcu pracownicy to też ludzie! Zaangażowanie zaczyna się od pierwszych wrażeń z podręcznika pracownika.
czy podręczniki pracownicze są wymagane przez prawo?
pracodawcy są zobowiązani do dzielenia się pewnymi prawami pracowniczymi ze swoimi pracownikami, ale nie ma prawa wymagającego posiadania podręcznika dla pracowników. Wielu pracodawców decyduje się na taki, a niektórzy nie.
czego nie należy umieszczać w podręczniku pracownika?
- żargon i prawo: używaj wspólnego języka, aby upewnić się, że podręcznik pracownika jest zrozumiały.
- procesy i procedury firmowe: są one często aktualizowane i wymagają zbyt wielu aktualizacji do podręcznika.
- opisy stanowisk pracy: podręcznik pracownika powinien działać jako dokument onboardingowy dla wszystkich pracowników, a nie zawierać indywidualnych opisów stanowisk pracy.
- szczegółowe informacje o korzyściach: są one aktualizowane za każdym razem, gdy aktualizujesz swoje korzyści, dostawców, plany i opcje ubezpieczenia. Najlepiej jest połączyć się z dodatkowymi informacjami o świadczeniach i podać kontakt w razie pytań.
- prawnie zabronione ograniczenia: upewnij się, że twoje zasady i podręcznik pracownika nie naruszają praw pracowników. Na przykład Krajowa Ustawa o stosunkach pracy (Nlra) uniemożliwia pracodawcom utrzymywanie pracowników w dyskusji o wynagrodzeniu.
przykładowy zarys podręcznika dla pracowników
Wprowadzenie z wiadomością powitalną
- misja i wizja organizacji
- wartości firmy
- historia i tło firmy
- oświadczenie pracodawcy o równych szansach
- zastrzeżenia (prawo pracodawcy do zmienić zasady bez wypowiedzenia, podręcznik nie tworzy umowy, a — jeśli to dozwolone — do woli Oświadczenia o zatrudnieniu)
- rodzaje definicji zatrudnienia
- podręcznik pracownika cel
- przegląd orientacji
polityka i procedury
- Ustawa o Amerykanach niepełnosprawnych
- bezpieczeństwo osobiste
- molestowanie seksualne
- polityka narkotykowa i alkoholowa
- przemoc i broń
- godziny pracy i frekwencja
- przerwy na posiłki i odpoczynek
- nadgodziny
- prowadzenie ewidencji przepracowanych godzin
- dokumentacja kadrowa
- informacje płacowe i potrącenia
- dodatki
- przeglądy wydajności
- promocje
- transfery
- zakończenie
- prywatność i bezpieczeństwo danych
- oczekiwania w zakresie komunikacji wewnętrznej
- wykorzystanie urządzeń i technologii
- media społecznościowe
- standardy postępowania
- postępowa dyscyplina
- proces wyjścia
odszkodowania i świadczenia
- wakacje
- urlop wypoczynkowy
- zwolnienie chorobowe
- Urlop z tytułu niepełnosprawności
- urlop osobisty
- Urlop z tytułu żałoby
- urlop rodzinny i medyczny
- urlop ławniczy
- urlop wojskowy
- płatny urlop (PTO)
- ubezpieczenie zdrowotne
- ubezpieczenie na życie
- szkolenie
- program pomocy edukacyjnej
- inne świadczenia
- Plany emerytalne i rentowe
- odszkodowanie dla pracowników
- ubezpieczenie na wypadek bezrobocia
- wezwanie/raport płaca
- nagrody za usługi
odpowiedzialność pracownika i pracodawcy za bezpieczeństwo
- Oświadczenie o zobowiązaniu firmy
- procedury awaryjne
- usługi medyczne
- środki ochrony indywidualnej
- wymagania OSHA: zasady bezpieczeństwa, zgłaszanie wypadków
Podsumowanie i potwierdzenie
- podsumowanie Oświadczenie o znaczeniu zasad i procedur
- potwierdzenie odbioru
poradnik pracownika tematy do rozważenia
informacje o firmie
Historia
jaka jest historia Twojej firmy? Czy zaczęło się od a-ha! w momencie lub w wyniku dużej porażki Twój zespół będzie chciał wiedzieć, skąd pochodzi Twoja Firma i jak organizacja znalazła się tam, gdzie jest dzisiaj.
misja
jaki jest cel twojej firmy? Jaki problem rozwiązujesz? Dla kogo? Jak? Jako zespół lub z kierownikami zespołów będziesz chciał napisać „dlaczego” swojej firmy w sposób, który zapisuje ludzi w wizji firmy i angażuje każdego pracownika.
Vision
jaki świat pomagasz stworzyć? Jak będzie wyglądał świat w miarę wzrostu?
wartości
jaki etos firmy chcesz zachować, wprowadzając nowych członków zespołu? Wiele firm tworzy swoje wartości we współpracy z pracownikami na wszystkich szczeblach. Może to pomóc w odzwierciedleniu tego, kim jesteś i co łączy ludzi w Twoim zespole.
warunki zatrudnienia
oczekiwania dotyczące udziału w pracy
Twój podręcznik musi przedstawić Twoje oczekiwania dotyczące komunikacji na temat nieobecności i obecności. Co muszą zrobić pracownicy, jeśli muszą przegapić pracę? Jakiego rodzaju zawiadomienie muszą dostarczyć?
Klasyfikacja: exempt vs. non-exempt
musisz zdefiniować różnicę między rolami zwolnionymi i nieobejmującymi zwolnienia i rozważyć, w jaki sposób każdy typ pracownika jest inaczej zarządzany zgodnie z prawem. Możesz również dołączyć definicje statusu pracownika w niepełnym i pełnym wymiarze godzin.
zasady dotyczące miejsca pracy
prywatność i bezpieczeństwo danych
każdy pracownik dotyka przynajmniej niektórych poufnych lub wrażliwych informacji. Mogą one obejmować informacje zastrzeżone i poufne, tajemnice produktów i handlowe oraz dane osobowe pracowników i klientów. Będziesz potrzebował zgodnej polityki prawnej i kontroli, aby dokładnie określić, do czego pracownicy mają dostęp, co mogą zrobić i kiedy. Ich obowiązki w zakresie ochrony lub usuwania danych muszą być jasno określone. Wewnętrzne narzędzie bazy wiedzy, takie jak Guru, pomaga rejestrować, kto czyta te informacje i wszelkie aktualizacje.
molestowanie i niedyskryminacja
bezpieczne miejsce pracy ma kluczowe znaczenie dla przestrzegania przepisów, wspierania pozytywnych relacji i zapewnienia wydajności. Będziesz musiał jasno udokumentować swoje zasady związane z molestowaniem i przemocą w miejscu pracy oraz ułatwić ich znalezienie i odniesienie. Zawierać definicje i co pracownicy powinni zrobić, jeśli uważają, że te problemy powstają.
Zdrowie i bezpieczeństwo
to bezprecedensowe czasy, a twój zespół musi wziąć pod uwagę zdrowie i bezpieczeństwo zarówno w przypadku regularnych zagrożeń w miejscu pracy, jak i trwającej pandemii. Aby zaktualizować procedurę planowania zespołu dla tej nowej normy, możesz skorzystać z naszego przewodnika tworzenia harmonogramu pracy zdalnej / hybrydowej.
możesz uzyskać nasz szablon podręcznika dla pracowników, który zawiera zasoby dla pracowników zdalnych i hybrydowych.
Kodeks postępowania pracowników
Dress code
nie wszystkie firmy potrzebują dress code. Jeśli jednak Twoja firma ma taką, czy zastanawiałeś się, jak sprawić, by była ona dostępna dla pracowników z każdego środowiska? Czego oczekuje i czy Mundur zostanie dostarczony przez firmę lub zwrócony?
bezpieczeństwo danych i urządzeń
każdy pracownik jest odpowiedzialny za prywatność i bezpieczeństwo danych. Niezależnie od tego, czy Twoja firma dostarcza urządzenia, czy zabezpiecza już posiadane przez twoich pracowników, upewnij się, że cały zespół wie, za co jest odpowiedzialny, jeśli chodzi o bezpieczne zarządzanie wszystkimi urządzeniami. Czego oczekuje się od pracowników, jeśli podróżują lub jeśli urządzenie zostanie zgubione lub skradzione? Uwzględnij, kiedy muszą zwrócić urządzenia i rozładować.
Etyka, konflikty interesów, nepotyzm i relacje w miejscu pracy
aby uczynić swoją firmę taką, w której ludzie chcą być częścią, powinieneś rozważyć politykę etyczną, aby zapobiec zatruciu w miejscu pracy. W jaki sposób można zidentyfikować i zarządzać konfliktami interesów i potencjalnie szkodliwymi interakcjami współpracowników?
Goście i wskazówki dotyczące bezpieczeństwa w miejscu pracy
kiedy goście przychodzą do biura, w jaki sposób są przyjmowani i jak utrzymuje się Zdrowie i bezpieczeństwo? W jaki sposób Twoi pracownicy, klienci i klienci będą chronieni przed takimi rzeczami jak COVID podczas interakcji z Twoją firmą?
wynagrodzenia i możliwości rozwoju zawodowego
informacje o płacach i nadgodzinach
jak będą wypłacane pracownikom i gdzie mogą iść z pytaniami dotyczącymi płac? Kto kwalifikuje się do wynagrodzenia za nadgodziny i jak jest ono obliczane?
opinie o wynikach i wynagrodzeniach
kiedy pracownicy powinni oczekiwać opinii i jak są zarządzani? Jak często dokonuje się przeglądu wynagrodzeń i jak długo pracownicy powinni się spodziewać pełnienia swoich funkcji przed ich pierwszymi przeglądami?
profesjonalne szkolenia i możliwości rozwoju
pracownicy pozostają tam, gdzie rosną i cenią. Jak zapewnić pracownikom stałe możliwości kształcenia? W Guru zapewniamy budżet na rozwój zawodowy dla każdego pracownika po trzech miesiącach i znacznie rośnie po pierwszym roku pracy. W podręczniku dla pracowników można określić, w jaki sposób te świadczenia działają, jaki jest dostępny poziom szkolenia lub zwrotu kosztów oraz w jaki sposób kadencja pracowników wpływa na te świadczenia.
zdrowie i wellness pracowników
będziesz chciał podzielić się przeglądem opcji, informacjami o otwartych rejestracjach i wszelkimi specjalnymi programami odnowy biologicznej, takimi jak zniżki na receptę lub bezpłatne doradztwo wellness, które możesz mieć. Kiedy pracownicy muszą wziąć urlop, będą w dużym stopniu polegać na tej dokumentacji, aby pomóc im w nawigacji, więc musisz podać szczegóły dotyczące FMLA (Family and Medical Leave Act) I zasad COBRA.
ubezpieczenia na życie
jak to działa? Będziesz chciał dołączyć przegląd zasięgu i informacje o zapisach i kontaktach.
praca zdalna
czy twój zespół ma politykę pracy zdalnej, która zatrzymuje Twój najlepszy talent? Jeśli nie, nasz przewodnik po pracy zdalnej pomoże Ci zacząć.
wydatki i zwrot
jaka jest polityka i procedura dla osób posiadających kartę firmową? A co z tymi, którzy tego nie robią? Jakie wydatki są dopuszczalne i czy istnieje termin ich przedłożenia wraz z paragonami?
Podróże, pojazdy i parkowanie
czy zapewniacie Maksymalny dzienny zwrot kosztów pracowników podczas podróży? Możesz wyjaśnić oczekiwania wobec pracowników, którzy korzystają z pojazdu firmowego, jakie wydatki ponosi organizacja, jak obsługiwać usługi i wypadki oraz w jaki sposób organizacja zapłaci lub zwróci dopuszczalne koszty.
Sprzęt firmowy
twoja polityka dotycząca obsługi sprzętu firmowego i co zrobić, gdy coś zostanie zgubione, zepsute lub skradzione, pomaga pracownikom dbać o sprzęt zgodnie z Twoimi oczekiwaniami.
inne korzyści i korzyści
nie zapomnij o tych fajnych dodatkach, takich jak bezpłatne porady prawne, ubezpieczenie zwierząt domowych, zniżki na siłownię i Podróże oraz subskrypcje e-booków, aby ludzie z nich skorzystali.
Polityka zatrudnienia i rekrutacji
Czy zapewniasz pracownikom zachęty do udostępniania swoich ofert pracy? Jak wyjść poza niezamierzony wpływ anty-zróżnicowany, jaki te zasady mogą przypadkowo stworzyć, badając sposoby, aby program poleceń był włączony?
odszkodowanie dla pracowników i świadczenia wymagane prawem
upewnij się, że jasno dzielisz się tym, co dzieje się, gdy pracownicy doznają obrażeń podczas pracy. Będziesz także chciał wziąć pod uwagę przepisy lokalne, stanowe i federalne, aby zapewnić pokrycie wszystkich wymogów prawnych dotyczących świadczeń.
urlopy, czas chorobowy i WOM
harmonogramy pracy w biurze osobistym, zdalnym i hybrydowym
czy twój zespół zaktualizował politykę planowania dla najnowszej nowej normy? Być może spodoba ci się nasz przewodnik po tworzeniu hybrydowego harmonogramu pracy, aby stworzyć nowe procedury, które działają dla Twojego zespołu.
PTO i Polityka urlopowa
czy Twoja firma oferuje nieograniczony płatny czas wolny i dni chorobowe? Badania MammothHR sugerują, że pracownicy z nieograniczoną liczbą WOM średnio biorą niewiele lub nie więcej czasu wolnego niż ci, którzy mają ograniczoną liczbę dni. Czy pracownicy muszą informować o urlopach o określonej długości? Gdzie mogą składać te wnioski i kto je zatwierdza?
chorobowe
w dzisiejszym świecie wszyscy musimy zostać w domu, gdy nie czujemy się dobrze. W tym miejscu podzielisz się swoim podejściem do pokrywania zmian pracowników, oczekiwań związanych z komunikacją choroby oraz polityką i procedurami COVID w Twojej firmie. Będziesz chciał upewnić się, że są one zgodne z lokalnymi wytycznymi i wymogami prawnymi. Twoi pracownicy muszą również wiedzieć, ile płatnych dni chorobowych mogą wziąć. Jak radzić sobie w sytuacjach, w których występuje długotrwała choroba?
jeśli twoje zasady wymagają aktualizacji na rok 2021 i kolejne lata, możesz zapoznać się z naszą mapą powrotu do biura.
urlop w żałobie
jeśli pracownik straci ukochaną osobę, będzie potrzebował jasnego odniesienia, jak wziąć urlop w żałobie. Zastanów się nad wymogami prawnymi i tym, jak możesz pomóc w budowaniu pozytywnych, troskliwych relacji menedżerskich w tym trudnym czasie.
Obsługa ławy przysięgłych i wybory
upewnij się, że spełniasz wymogi prawne, przeglądając swoje zasady i wyjaśniając, jak działają obowiązki ławy przysięgłych i dni wolne od pracy.
wakacje
jakie wakacje obejmuje Twoja firma? Czy ten czas wolny jest płatny czy niezapłacony?
rodzicielski i płatny urlop rodzinny
dzięki ustawie FMLA (Family and Medical Leave Act) oraz innym federalnym, stanowym i lokalnym wymogom prawnym będziesz chciał jasno określić, w jaki sposób rodzice i rodzina opuszczają pracę.
zakończenie zatrudnienia
działania dyscyplinarne i plany poprawy wydajności (PIPs)
Twoi menedżerowie i pracownicy będą potrzebować jasnych oczekiwań przedstawionych tutaj w odniesieniu do obsługi dokumentacji, planów poprawy wydajności i konsekwencji braku poprawy wydajności.
rezygnacja
kiedy przychodzi czas, aby kolega ruszył dalej, jak ci o tym informują? Możesz powtórzyć ograniczenia wszelkich korzyści czasowych tutaj, jak akcje, które kamizelki po pierwszym roku pracownika.
rozwiązanie stosunku pracy
przepisy federalne, stanowe i lokalne mają ważne wymagania dla menedżerów, HR i nadzorców do rozważenia. Należy upewnić się, że wszyscy członkowie zespołu, którzy pomagają w usuwaniu pracowników, są zaznajomieni z nimi i mają zasady krok po kroku, do których należy się odnieść. Tymczasem w podręczniku dla pracowników zastanów się, jak najlepiej podzielić się tym, co dzieje się po zakończeniu zatrudnienia. Czy niektórzy lub wszyscy pracownicy otrzymują odprawę, wypłatę WOM i / lub czasu chorobowego i czy mogą nadal korzystać z sald HSA i FSA po rozwiązaniu umowy?
sekcja zamknięcia
pozostaw trwałe, pozytywne wrażenie
wraz z listem ofertowym i listą kontrolną dotyczącą wdrażania, Twój podręcznik pracownika pozostawia trwałe wrażenie na nowych pracownikach. Jeśli ich potrzeby są dobrze zaspokajane przez te wczesne doświadczenia wdrożeniowe, retencja, zaangażowanie i satysfakcja podążają za nimi.
darmowy szablon podręcznika pracownika
zamiast odtworzyć koło, powinieneś ukraść nasz konfigurowalny szablon. Guru zapewnia, że Twoje produkty są zawsze aktualne i łatwe do znalezienia.
jak korzystać z naszego bezpłatnego szablonu podręcznika pracowników
jak ten szablon podręcznika pracowników może pomóc Twojemu zespołowi:
- Onboarding: Udostępnij ten podręcznik dla pracowników nowym pracownikom, gdy przyjadą po raz pierwszy, i upewnij się, że mają potrzebne informacje na temat pracy w Twojej firmie. Dowiedz się więcej o tworzeniu efektywnego procesu wdrażania pracowników.
- HR i operacje personalne: wysyłanie aktualizacji i wysyłanie powiadomień do zespołu o nowych zasadach lub procedurach, które dodajesz do podręcznika dla pracowników.
- praca hybrydowa i zdalna: nasze wskazówki i szablon pomogą Ci stworzyć podręcznik dla pracowników, który będzie działał dla Twojego zespołu w tym najnowszym normal.
poradnik dla pracowników przykłady
podręcznik dla pracowników przedstawia zasady i procedury, przedstawiając Twojemu zespołowi to, kim jesteś i jak działasz jako firma. To kluczowa część procesu wdrażania każdego pracownika.
w Guru używamy naszego podręcznika dla pracowników, aby skodyfikować Zasady, za którymi opowiadamy się jako zespół i udzielać wskazówek dotyczących zasad, wytycznych dotyczących miejsca pracy i informacji kontaktowych dla zespołu ludzi na wypadek, gdyby ktoś potrzebował więcej informacji. Ponieważ wartości naszej firmy obejmują nie branie siebie zbyt poważnie, trzymamy rzeczy uziemione i zabawne.
Pro tips for managing your employee handbook stress-free
ten szablon poradnika pracownika działa najlepiej w Guru, który:
- ułatwia wyszukiwanie i dostęp
- zapewnia wszystko, czego potrzebujesz do całej listy kontrolnej wdrażania jako skuteczne rozwiązanie do wdrażania pracowników
- zapewnia, że Twój podręcznik pozostaje często weryfikowany i aktualizowany, dzięki czemu cała organizacja otrzymuje najnowsze informacje bez konieczności ręcznego trzymania członków zespołu w celu aktualizacji
- pozwala wysyłać powiadomienia o wiedzy do nowych pracowników, aby byli pewni, że aby przeczytać podręcznik
- sprawdź, kto przeczytał podręcznik pracownika i wszelkie aktualizacje