Manuale dei dipendenti: come creare o aggiornare il tuo nel 2022

Manuale dei dipendenti: come creare o aggiornare il tuo nel 2022

Cosa è incluso in un manuale dei dipendenti?

Il manuale dei dipendenti dovrebbe includere le politiche, le aspettative e il modo in cui gestirai le esigenze dei dipendenti. È necessario includere i vostri obblighi legali come datore di lavoro, compresi i diritti dei dipendenti.

Cosa rende un ottimo manuale per i dipendenti?

Un ottimo manuale per i dipendenti dovrebbe coprire ciascuna di queste aree chiave:

• storia della Società, la cultura, i valori, la missione
• Termini di occupazione, comprese le modalità per la fine dell’occupazione
• politiche del luogo di Lavoro, tra cui la sicurezza sul lavoro e remoto politiche del lavoro
• il Tuo codice di condotta dei dipendenti
• i Benefici e la compensazione, tra cui solleva, recensioni e opportunità di sviluppo professionale
• orari di Lavoro, presa di forza, i giorni di malattia, congedo per malattia, vacanze e i criteri di

Da lì, è necessario prendere in considerazione locali, dello stato e le leggi federali per determinare un approccio olistico elenco delle zone di copertura. Questo ti darà un punto di partenza da cui scrivere.

Suggerimento pro: non dimenticare di renderlo divertente; dopo tutto, anche i dipendenti sono persone! Il coinvolgimento inizia con le prime impressioni nel manuale dei dipendenti.

I manuali dei dipendenti sono obbligatori per legge?

I datori di lavoro sono tenuti a condividere alcuni diritti dei dipendenti con i loro dipendenti, ma non esiste una legge che richiede di avere un manuale dei dipendenti. Molti datori di lavoro scelgono di avere uno e alcuni non lo fanno.

Cosa non dovresti includere nel tuo manuale dei dipendenti?

• Gergo e legalese: usa un linguaggio comune per assicurarti che il tuo manuale dei dipendenti sia compreso.
• Processi e procedure aziendali: questi si aggiornano spesso e richiedono troppi aggiornamenti al manuale.
• Descrizioni di lavoro: Il manuale dei dipendenti dovrebbe funzionare come un documento di onboarding per tutti i dipendenti, piuttosto che includere le singole descrizioni di lavoro.
• Informazioni dettagliate sui vantaggi: si aggiornano ogni volta che si aggiornano i vantaggi, i fornitori, i piani e le opzioni di copertura. È meglio collegarsi a ulteriori informazioni sui vantaggi e fornire un contatto per domande.
• Restrizioni legalmente vietate: assicurati che le tue politiche e il manuale dei dipendenti non violino i diritti dei dipendenti. Ad esempio, il National Labor Relations Act (NLRA) impedisce ai datori di lavoro di impedire ai dipendenti di discutere della retribuzione.

Esempio il manuale del dipendente di struttura

Introduzione con un messaggio di benvenuto

• Organizzazione della mission e della vision statement
• Società valori
• storia e background
• Pari Opportunità del Datore di lavoro istruzione
• Esclusioni (datore di lavoro il diritto di cambiare le regole senza preavviso, il manuale non si crea un contratto, e — ove consentito — a-occupazione disclaimer dichiarazioni)
• Tipi di occupazione definizioni
• Employee handbook scopo
• Orientamento panoramica

le Politiche e le procedure

• Americans with Disabilities Act
• sicurezza Personale
• molestie Sessuali
• Droga e alcol politica
• Violenza e delle armi
• ore di Lavoro e la frequenza
• Pasti e le pause di riposo
• lavoro Straordinario
• Mantenere un record di ore lavorate
• Il personale record
• informazioni del libro paga e le deduzioni
• Precetti
• Prestazioni di recensioni
• Promozioni
• Trasferimento
• Disdetta
• privacy e sicurezza dei Dati
• comunicazioni Interne aspettative
• Dispositivi e l’utilizzo della tecnologia
• Social media
• Standard di condotta
• disciplina Progressiva
• processo di Uscita

Compensazione e benefici

• Vacanze
• Vacanza
• congedo per malattia
• congedo di Invalidità
• Personali lasciare
• Lutto lasciare
• Famiglia e medical leave
• il dovere della Giuria
• il congedo Militare
• tempo Paid fuori (PTO)
• assicurazione Sanitaria
• assicurazione Vita
• Formazione
• Assistenza Educativa Programma
• Altri vantaggi
• Pensione e piani pensionistici
• di compensazione dei Lavoratori
• assicurazione contro la Disoccupazione
• Chiamata-in/report-a pagare
• riconoscimenti

Dipendente e datore di lavoro la responsabilità per la sicurezza

• Società dichiarazione di impegno
• Procedure in caso di emergenza
• servizi Medici
• attrezzatura protettiva Personale
• requisiti OSHA: norme di sicurezza, segnalazione di incidenti

Sommario e riconoscimento

• Dichiarazione sommaria sull’importanza delle politiche e delle procedure
• Avviso di ricevimento

Employee handbook argomenti da considerare

Background aziendale

Storia
Qual è la storia della tua azienda? Sia che sia iniziato con un a-ha! momento o come risultato di un grande fallimento, il tuo team vorrà sapere da dove proviene la tua azienda e come l’organizzazione è arrivata dove è oggi.

Mission
Qual è lo scopo della vostra azienda? Che problema risolvi? Per chi? Come? Come una squadra o con i team leader, si vuole scrivere il “perché” della vostra azienda in un modo che iscrive le persone nella visione della società e impegna ogni dipendente.

Vision
Che mondo stai contribuendo a creare? Come sarà il mondo un aspetto diverso come si cresce?

Valori
Quale ethos aziendale vuoi preservare mentre porti nuovi compagni di squadra? Molte aziende creano i loro valori in collaborazione con i dipendenti a tutti i livelli. Questo può aiutare a garantire che riflettano chi sei e ciò che unisce le persone nella tua squadra.

Condizioni di lavoro

Aspettative per la partecipazione al lavoro
Il tuo manuale deve delineare le tue aspettative per la comunicazione su assenze e presenze. Cosa devono fare i dipendenti se hanno bisogno di perdere il lavoro? Che tipo di avviso hanno bisogno di fornire?

Classificazione: esenti vs. non esenti
È necessario definire la differenza tra ruoli esenti e non esenti e considerare come ogni tipo di dipendente è gestito in modo diverso ai sensi della legge. Si consiglia inoltre di includere le definizioni di stato dipendente part-time e full-time.

Politiche sul posto di lavoro

Privacy e sicurezza dei dati
Ogni dipendente tocca almeno alcune informazioni riservate o sensibili. Questi possono includere informazioni proprietarie e riservate, segreti di prodotto e commerciali e dati personali dei dipendenti e dei clienti. Avrai bisogno di una politica legale e di controlli conformi per delineare esattamente a cosa possono accedere i dipendenti, cosa possono fare e quando. I loro obblighi di protezione o cancellazione dei dati devono essere chiaramente delineati. Uno strumento di base di conoscenza interna come Guru aiuta a tenere un registro di chi legge queste informazioni e gli eventuali aggiornamenti ad esso.

Molestie e non discriminazione
Un luogo di lavoro sicuro è fondamentale per la conformità, promuovere relazioni positive e garantire la produttività. Dovrai documentare chiaramente le tue politiche relative alle molestie e alla violenza sul posto di lavoro e renderle facili da trovare e fare riferimento. Includi le definizioni e cosa dovrebbero fare i dipendenti se pensano che questi problemi stiano sorgendo.

Salute e sicurezza
Questi sono tempi senza precedenti e il tuo team deve considerare la salute e la sicurezza sia per i normali rischi sul posto di lavoro che per la pandemia in corso. Per aggiornare la procedura di pianificazione del team per questa nuova nuova normalità, ti potrebbe piacere la nostra guida alla creazione di un programma di lavoro remoto/ibrido.

È possibile ottenere il nostro modello di manuale dei dipendenti, che include risorse per i dipendenti remoti e ibridi.

Codice di condotta dei dipendenti

Codice di abbigliamento
Non tutte le aziende hanno bisogno di un codice di abbigliamento. Tuttavia, se la tua azienda ne ha uno, hai considerato come renderlo inclusivo per i dipendenti di ogni background? Cosa ci si aspetta, e sarà una divisa essere fornito dalla società o rimborsato?

Sicurezza dei dati e dei dispositivi
Ogni dipendente è responsabile della privacy e della sicurezza dei dati. Se la tua azienda fornisce dispositivi o protegge quelli che i tuoi dipendenti già possiedono, assicurati che l’intero team sappia di cosa sono responsabili quando si tratta di gestire tutti i loro dispositivi in modo sicuro. Cosa ci si aspetta dai dipendenti se sono in viaggio o se un dispositivo viene perso o rubato? Includere considerazione di quando hanno bisogno di restituire i dispositivi e offboarding.

Etica, conflitti di interesse, nepotismo e relazioni sul posto di lavoro
Come parte di rendere la vostra azienda uno che la gente vuole essere una parte di, si vuole prendere in considerazione le politiche etiche per prevenire la tossicità sul posto di lavoro. Come saranno identificati e gestiti i conflitti di interesse e le interazioni di colleghi potenzialmente dannose?

Guida agli ospiti e alla sicurezza sul lavoro
Quando i visitatori arrivano in ufficio, come vengono ricevuti e come vengono mantenuti salute e sicurezza? In che modo i tuoi dipendenti, clienti e clienti saranno protetti da cose come COVID durante l’interazione con la tua azienda?

Compensazione e opportunità di sviluppo professionale

Informazioni sul libro paga e sugli straordinari
Come saranno pagati i dipendenti e dove possono andare con le loro domande sul libro paga? Chi si qualifica per gli straordinari e come viene calcolato?

Recensioni di prestazioni e compensi
Quando i dipendenti dovrebbero aspettarsi recensioni e come vengono gestite? Con quale frequenza viene rivista la compensazione e per quanto tempo i dipendenti dovrebbero aspettarsi di essere nei loro ruoli prima delle prime revisioni della compensazione?

Opportunità di formazione e sviluppo professionale
I dipendenti rimangono dove stanno crescendo e valorizzati. Come si fa a fornire ai dipendenti opportunità di formazione continua? A Guru, forniamo un budget per lo sviluppo professionale per ogni dipendente dopo tre mesi, e cresce notevolmente dopo il primo anno dei dipendenti. Il manuale dei dipendenti può delineare come funzionano, quale livello di formazione o rimborso è disponibile e in che modo il mandato dei dipendenti influisce su questo beneficio.

Employee health and wellness
Si desidera condividere una panoramica delle opzioni, aprire le informazioni di iscrizione, e tutti i programmi di benessere speciali, come sconti prescrizione o consulenza benessere gratuito, si potrebbe avere. Quando i dipendenti hanno bisogno di prendere congedo, faranno molto affidamento su questa documentazione per aiutarli a navigare, quindi sarà necessario includere dettagli sulla FMLA (Family and Medical Leave Act) e sulle politiche COBRA.

Assicurazione sulla vita
Se fornirai un’assicurazione sulla vita, come funziona? Si desidera includere una panoramica della copertura e le informazioni su iscrizione e contatti(s).
Lavoro a distanza
Il tuo team ha una politica di lavoro a distanza che mantiene il tuo talento migliore? In caso contrario, la nostra guida al lavoro a distanza ti aiuta a iniziare.

Spese e rimborsi
Qual è la tua politica e procedura per coloro che hanno una carta aziendale? E quelli che non lo fanno? Quali spese sono ammissibili e c’è una scadenza per presentarle insieme alle ricevute?

Viaggi, veicoli e parcheggio
Fornisci un rimborso massimo giornaliero per le spese dei dipendenti durante il viaggio? È possibile spiegare le aspettative per i dipendenti che utilizzano un veicolo aziendale, quali spese l’organizzazione paga, come gestire il servizio e gli incidenti e come l’organizzazione pagherà o rimborserà i costi ammissibili.

Attrezzature aziendali
La tua politica sulla gestione delle attrezzature aziendali e su cosa fare quando qualcosa viene perso, rotto o rubato aiuta i dipendenti a prendersi cura del tuo hardware in linea con le tue aspettative.

Altri vantaggi e benefici
Non dimenticare di includere quegli extra interessanti come guida legale gratuita, assicurazione animali, sconti in palestra e viaggi e abbonamenti e-book qui così le persone ne approfittano.

Politica di assunzione e referral
Fornisci incentivi ai dipendenti per condividere le tue offerte di lavoro? Come si va oltre l’impatto anti-diversificato non intenzionale che queste politiche possono creare accidentalmente esplorando i modi per mantenere inclusivo il programma di riferimento?

Compensazione dei lavoratori e benefici legalmente richiesti
Assicurati di condividere chiaramente ciò che accade quando i lavoratori sono feriti sul posto di lavoro. Si vuole anche prendere in considerazione locale, stato, e le regole federali per assicurarsi di coprire ogni requisito legale per le prestazioni.

Vacanze, tempo di malattia e PTO

Orari di ufficio di persona, remoti e ibridi
Il tuo team ha aggiornato la politica di pianificazione per il nuovo new normal? Ti potrebbe piacere la nostra guida per creare un programma di lavoro ibrido per creare nuove procedure che funzionano per il tuo team.

PTO e politica di vacanza
La vostra azienda offre un tempo illimitato pagato fuori e giorni di malattia? La ricerca di MammothHR suggerisce che i dipendenti con presa di forza illimitata in media prendono poco o non più tempo libero rispetto a quelli con un numero limitato di giorni. I dipendenti devono fornire un preavviso per le vacanze di una certa lunghezza? Dove possono presentare queste richieste e chi le approva?

Giorni di malattia
Nel mondo di oggi, tutti abbiamo bisogno di stare a casa quando non ci sentiamo bene. Qui è dove condividerai il tuo approccio alla copertura dei turni dei dipendenti, le aspettative per la comunicazione della malattia e le politiche e le procedure COVID della tua azienda. Si vuole assicurarsi di mantenere quelli allineati con la guida locale e requisiti legali. I dipendenti devono anche sapere quanti giorni di malattia pagati possono prendere. Come gestisci le situazioni in cui c’è una malattia a lungo termine?

Se le tue politiche necessitano di un aggiornamento per il 2021 e oltre, puoi esplorare la nostra Roadmap Return to Office.

Congedo per lutto
Se un dipendente perde una persona cara, avrà bisogno di un chiaro riferimento su come prendere congedo per piangere. Prendere in considerazione i requisiti legali e come si può contribuire a promuovere un positivo, rapporto manageriale di cura durante questo periodo impegnativo.

Servizio giuria ed elezioni
Assicurati di soddisfare i requisiti legali rivedendo le tue politiche e spiegando come funzionano il tuo dovere di giuria e i giorni di elezione.

Vacanze
Quali vacanze copre la tua azienda? Questo tempo libero è pagato o non pagato?

Congedo familiare parentale e retribuito
Con FMLA (Family and Medical Leave Act) e altri requisiti legali federali, statali e locali, vorrai delineare chiaramente come funzionano i tuoi congedi parentali e familiari.

Fine dell’occupazione

Azioni disciplinari e piani di miglioramento delle prestazioni (PIP)
I tuoi manager e dipendenti avranno bisogno di aspettative chiare delineate qui per la gestione della documentazione, dei piani di miglioramento delle prestazioni e delle conseguenze di un mancato miglioramento delle prestazioni.

Dimissioni
Quando è il momento per un compagno di squadra di andare avanti, come fanno a farvi sapere? Si consiglia di ribadire i limiti di eventuali benefici temporizzati qui, come le scorte che vestono dopo il primo anno di un dipendente.

Cessazione del rapporto di lavoro
Le leggi federali, statali e locali hanno requisiti importanti da considerare per i manager, le risorse umane e i supervisori. Dovrai assicurarti che tutti i compagni di squadra che aiutano a gestire l’offboarding abbiano familiarità con questi e abbiano una politica passo-passo a cui fare riferimento. Nel frattempo, nel vostro manuale dei dipendenti, considerare il modo migliore per condividere ciò che accade quando finisce l’occupazione. Alcuni o tutti i dipendenti ricevono una retribuzione di fine rapporto, una vincita di PTO e / o tempo di malattia, e possono ancora utilizzare i loro saldi HSA e FSA dopo la cessazione?

Sezione di chiusura

Lascia un’impressione duratura e positiva
Insieme alla tua lettera di offerta e alla lista di controllo onboarding, il tuo manuale dei dipendenti lascia un’impressione duratura sui tuoi nuovi assunti. Se le loro esigenze sono ben soddisfatte da queste prime esperienze di onboarding, seguono ritenzione, impegno e soddisfazione.

Free employee handbook template

Invece di ricreare la ruota, dovresti rubare il nostro modello personalizzabile. Guru assicura il vostro rimane senza soluzione di continuità up-to-date e facile da trovare.

Come utilizzare il nostro modello di manuale gratuito per i dipendenti

Come questo modello di manuale per i dipendenti può aiutare la tua squadra con:

• Onboarding: condividi questo manuale dei dipendenti con i nuovi assunti quando arrivano per la prima volta e assicurati di avere le informazioni di cui hanno bisogno sul lavoro nella tua azienda. Ulteriori informazioni sulla creazione di un efficiente processo di onboarding dei dipendenti.
• HR e People Ops: invia aggiornamenti e invia avvisi al team sulle nuove politiche o procedure che aggiungi al manuale dei dipendenti.
• Lavoro ibrido e remoto: la nostra guida e il nostro modello ti aiutano a creare un manuale per i dipendenti che funzioni per il tuo team in questa nuova nuova normalità.

Employee handbook esempi

Un employee handbook delinea le politiche e le procedure, introducendo il vostro team a chi sei e come si opera come azienda. È una parte fondamentale del processo di onboarding di ogni dipendente.

A Guru, usiamo il nostro manuale dei dipendenti per codificare i principi che rappresentiamo come una squadra e dare alcune indicazioni sulle politiche, linee guida sul posto di lavoro, e informazioni di contatto per il team di persone nel caso in cui qualcuno ha bisogno di ulteriori informazioni. Dal momento che i nostri valori aziendali includono non prendere noi stessi troppo sul serio, manteniamo le cose a terra e divertente.

Pro suggerimenti per la gestione del manuale dei dipendenti senza stress

Questo modello manuale dei dipendenti funziona meglio in Guru, che:

• Rende facile trovare e accedere a
• ti Dà tutto il necessario per la vostra intera onboarding lista di controllo come un efficace dipendente onboarding soluzione
• Assicura il tuo manuale soggiorni esperto verificato e aggiornato di frequente, così il vostro intera organizzazione che ottiene le informazioni più recenti senza dover stretta di mano tra i compagni di squadra a fare gli aggiornamenti
• Consente di inviare Conoscenza Avvisi per i nuovi assunti, così sono sicuri di leggere il manuale
• Tracce che leggere le tue il manuale del dipendente e gli eventuali aggiornamenti