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La petite caisse, également appelée fonds de petite caisse, est une petite somme d’argent en main utilisée pour payer de petites dépenses professionnelles quotidiennes. Les exemples d’utilisation de la petite caisse comprennent le paiement des frais postaux, des cartes téléphoniques et le remboursement des frais de voyage. Le montant d’un fonds de petite caisse variera selon l’organisation – le montant détenu et la façon dont la petite caisse est utilisée sont déterminés par les gestionnaires de l’entreprise.
La petite caisse nécessite un contrôle
La petite caisse est destinée aux petits paiements, mais dans de nombreuses entreprises, la petite caisse devient le principal fonds pour effectuer des paiements en espèces.De nombreuses entreprises ghanéennes ont un faible contrôle de la petite caisse. Ils supposent que parce que c’est une petite somme d’argent, ils n’ont pas besoin de faire attention aux contrôles sur la façon dont elle est dépensée.
Les entreprises ont perdu d’importantes sommes d’argent au fil du temps en raison d’un manque de contrôle sur les dépenses de petite caisse. La faiblesse des contrôles sur les espèces dans un environnement où les employés sont souvent aux prises avec des difficultés financières crée une opportunité tentante de détournement de fonds et de fraude. Avoir des contrôles stricts sur la petite caisse est le moyen le plus sûr de dissuader les criminels potentiels de détourner la petite caisse.
Sept étapes simples pour améliorer le contrôle de la petite caisse
Les sept étapes simples à suivre pour renforcer le contrôle de la petite caisse et éviter les pertes sont les suivantes :
1. Décidez d’un flotteur et quand réapprovisionner
La première étape consiste à définir combien vous souhaitez conserver comme flotteur dans la petite caisse et le niveau auquel la petite caisse doit être réapprovisionnée. Le flottant est le montant maximum qui peut être détenu en petite caisse à tout moment. Le montant décaissé de la petite caisse devrait être remboursé lorsque le fonds tombe au niveau auquel il doit être réapprovisionné.
Pour déterminer le montant du flottant, considérez les petits paiements typiques que vous effectuez au cours d’une période définie, par exemple une semaine ou un mois, et définissez un montant flottant raisonnable. Le flotteur réduit le risque de détenir trop d’argent dont vous n’avez peut-être pas besoin, voire trop peu d’argent.
2. Séparation des rôles
Dans une petite entreprise, il peut ne pas être possible d’avoir différentes personnes responsables des fonds de petite caisse, de la tenue des comptes de petite caisse et de l’approbation du paiement de la petite caisse. Au minimum, la personne qui approuve la petite caisse ne doit pas conserver la petite caisse et les comptes connexes.
3. Définir la limite de dépenses et la matrice d’approbation
Il est très important de définir:
- Le montant maximal pouvant être déboursé à même la petite caisse. Les paiements qui dépassent la limite ne doivent pas être payés à même la petite caisse. Par exemple, une quantité ne dépassant pas 100 SGH.
- Qui peut approuver les opérations de petite caisse?
4. Utiliser des bons de petite caisse pour toutes les transactions de petite caisse
Créer un système de décaissement de la petite caisse. Dans ce système, les demandes de petite caisse doivent être enregistrées sur un bon de petite caisse et approuvées par une personne autorisée avant le décaissement.
5. Exiger des reçus pour étayer les dépenses réclamées
La politique de décaissement de la petite caisse doit rendre obligatoire que les demandes de petite caisse soient étayées par des reçus. Dans certains cas, par exemple, les trajets en taxi, les reçus peuvent ne pas être disponibles. Dans de tels cas, la personne qui approuve devrait évaluer le caractère raisonnable de la dépense.
6. Examen et approbation de la demande de remboursement de la petite caisse
Pour demander le remboursement, le titulaire de la petite caisse doit présenter tous les bons de petite caisse accompagnés des pièces justificatives pertinentes. La personne qui approuve la demande doit s’assurer des éléments suivants ::
- Examinez les pièces justificatives, en vérifiant que les montants sur les pièces justificatives et les reçus concordent.
- Les pièces justificatives ont été estampillées « payées » de sorte qu’elles ne peuvent pas être utilisées pour soutenir d’autres paiements.
- Additionnez les montants figurant sur les bons et assurez-vous que le total calculé concorde avec le remboursement demandé.
7. Comptages périodiques de la trésorerie
La petite caisse en main doit être comptée périodiquement et la trésorerie comptabilisée doit être rapprochée du solde du compte de la petite caisse. Le compte de la petite caisse est un moyen de vérifier que le solde de trésorerie existe.
Pour que le compte de trésorerie serve de contrôle efficace:
- Le décompte doit être effectué par une personne indépendante du dépositaire de la petite caisse et de la personne qui tient le compte de la petite caisse.
- La petite caisse et les pièces justificatives doivent être disponibles au moment du dépouillement.
Pour vérifier si le montant correct de la petite caisse est disponible, la personne effectuant le décompte doit effectuer un rapprochement comme suit:
- Obtenez tous les bons de petite caisse qui n’ont pas été remboursés.
- Vérifiez que les bons sont en ordre et calculez le montant total déboursé.
- Déduisez le montant du flotteur pour obtenir le solde qui devrait être à portée de main.
- Convenez du solde calculé sur la trésorerie disponible.
En résumé
Étant donné que beaucoup de transactions commerciales au Ghana impliquent de l’argent liquide, le montant d’argent transitant par la petite caisse peut être important. Vous pouvez perdre une somme nette au fil du temps si vos contrôles sont inadéquats.
Les suggestions ci-dessus peuvent vous aider à établir un contrôle et à réduire le risque de vol.
Rédigé par Amos Adu
Amos est le gestionnaire des Services de comptabilité clients de SCG.
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