6 Bonnes pratiques pour la gestion des projets d’implémentation de logiciels
De nombreux projets de mise en œuvre de logiciels ont échoué parce qu’ils étaient au-dessus du budget, en retard, induits en erreur, mal définis ou une combinaison de ceux-ci. Les statistiques sur les investissements informatiques montrent que plus de 80% des projets de mise en œuvre de logiciels sont infructueux, mal exécutés ou annulés avant leur achèvement. De plus, 30% de ces projets ayant échoué n’ont même jamais été lancés en raison d’exigences inadéquates, d’un manque de participation des parties prenantes, de l’absence de système de contrôle du changement en place, de tests médiocres et d’autres raisons.
Pendant ce temps, il existe plusieurs bonnes pratiques qui peuvent aider à prévenir tous ces échecs et à lutter contre une mauvaise gestion de projet. Dans cet article, je vais écrire sur les meilleures pratiques 6 pour la gestion des projets de mise en œuvre de logiciels. Les éléments que je décris ici vous aideront à rentabiliser vos projets informatiques et à obtenir un retour sur investissement acceptable.
Voici ma liste de 6 bonnes pratiques pour gérer des projets d’implémentation de logiciels:
- Négocier avec le fournisseur de logiciels
- Définir les rôles
- Assurer une planification efficace
- Gérer les problèmes
- Effectuer des tests solides
- Avoir un Programme de formation
Négocier avec le fournisseur de logiciels
Un système que vous allez implémenter dans votre environnement de travail est fourni par un vendeur. Vous devez traiter avec votre fournisseur de logiciels pour clarifier les exigences du système, les fonctionnalités, les limitations et les problèmes et résolutions typiques. Par exemple, les experts de Bespoke Software Development peuvent vous fournir une approche des meilleures pratiques pour vous aider à mettre en œuvre un projet logiciel de toute taille et complexité.
La meilleure façon de vous assurer d’obtenir et de tout faire correctement est de conclure un contrat avec le fournisseur. Je vous suggère de considérer les éléments suivants comme inclus dans votre contrat:
- Critères de performance du système
- Documentation de l’utilisateur
- Formation et support technique, qui devraient être fournis
- Description du processus de test, y compris les systèmes de test
- Politique d’augmentation des délais
- Calendrier de paiement
- Toutes les pénalités liées aux performances et à l’utilisation incorrectes du système
- Critères de performance du système
Lorsque tous ces éléments seront définis contractuellement, votre chef de projet pourra créer un plan de projet bien défini. De plus, vous pouvez tenir votre fournisseur de logiciels responsable de ses livrables.
Définir les rôles
Évidemment, votre projet de mise en œuvre du logiciel impliquera divers employés et ressources qui s’occuperont du processus de mise en œuvre. Votre objectif principal est d’organiser tout le personnel de manière à garantir l’efficacité et la fiabilité des résultats du projet.
En d’autres termes, vous devez créer une structure organisationnelle qui définit clairement les rôles et les responsabilités du personnel de projet. Les rôles principaux devraient être:
- Parrain. Cette personne est un représentant de l’organisation qui fournit des fonds à votre projet de mise en œuvre de logiciels. Très probablement, votre entreprise autorisera, parrainera et sera propriétaire du projet. Notez que le parrain ne doit pas être membre de l’équipe du projet.
- Comité directeur. Cet organe de gouvernance est composé de cadres supérieurs et de décideurs qui définissent l’orientation stratégique et les orientations stratégiques de l’équipe. C’est un groupe de gestion qui aide l’équipe dans la résolution de problèmes, la résolution de problèmes, la dotation en personnel, etc.
- Équipe. L’équipe du projet est composée de personnes qui effectueront les tâches de votre projet d’implémentation logicielle. L’équipe est responsable des livrables et est dirigée par le chef de projet.
- Gestionnaire. Le responsable de votre projet prend la responsabilité de la planification globale et de la supervision de l’état et de l’exécution des travaux. Cette personne s’assure que le système est mis en œuvre dans les limites du budget, à temps et selon les besoins des utilisateurs.
Lorsque vous avez défini les rôles du personnel impliqué dans votre projet de mise en œuvre logicielle, vous pouvez créer un organigramme qui visualise les devoirs et responsabilités des parties prenantes.
Assurer une planification efficace
La prochaine bonne pratique pour gérer les projets de mise en œuvre de logiciels concerne la planification. Lorsque vous créez et partagez un plan de gestion de projet, vous devez vous assurer que ce document est convenu avec les ressources et la direction.
Voici des conseils essentiels pour une planification efficace du projet:
- Assurez-vous de définir clairement les objectifs du projet et de les expliquer à l’équipe
- Documentez les livrables et les hypothèses
- Assurez-vous que tous les membres de l’équipe comprennent la portée
- Créez un plan de gestion du changement qui définit la façon dont les changements seront détectés et traités (en particulier ceux qui ont une incidence sur la portée, le calendrier ou le budget)
- Documentez la façon dont les problèmes et les risques seront détectés et traités (en particulier ceux qui ont une incidence sur la portée, le calendrier ou le budget)
- Documentez la façon dont les problèmes et les risques seront détectés et traités. organisé, géré et escaladé
- Développer un calendrier de projet qui spécifie la durée et les dépendances des tâches et activités
- Avoir des instructions claires en ce qui concerne la façon dont le calendrier (incl. les étapes clés) seront gérées
- Définissez toutes les méthodes de communication que vous allez utiliser lors de la mise en œuvre du logiciel
- Assurez-vous que les parties prenantes de votre projet participent activement au projet
- Obtenez l’approbation formelle du Comité de pilotage sur la portée avant de commencer la mise en œuvre du logiciel
Gérer les problèmes
La journalisation des problèmes du projet est une bonne pratique pour gérer la plupart des projets, y compris implémentations logicielles. Un journal des problèmes vous aidera à vous concentrer sur chaque problème distinct, à en identifier les raisons et à trouver des options de résolution.
Suivre ces conseils pour parvenir à une gestion efficace des problèmes:
- Décrivez chaque problème en détail, y compris le nom du solveur, une date d’échéance, le statut, l’impact, etc.
- Hiérarchisez les problèmes en fonction de leur impact sur la stabilité du logiciel et des dates d’achèvement des tâches critiques
- Gardez une trace des problèmes et de leur statut quotidiennement
- Enregistrez de nouveaux problèmes et mettez également à jour le journal des problèmes lorsqu’un problème est résolu
- N’ignorez jamais les problèmes susceptibles d’être facilement résolus. Parfois, les problèmes « faciles » ont tendance à se transformer en problèmes complexes
- Partager le journal des problèmes avec l’équipe; les membres de l’équipe doivent savoir à quels problèmes ils sont susceptibles de faire face et comment résoudre ces problèmes
Effectuer des tests solides
Les tests vous aideront à comprendre comment le logiciel fonctionnera dans l’environnement installé et s’il fonctionnera conformément aux attentes initiales. En testant, vous pouvez identifier tout problème tôt avant la mise en œuvre du système.
La meilleure pratique de test comprend ces éléments:
- Sélectionnez le bon type de test (incl. déploiement de bases de données, performances du système, flux de données, flux de processus, etc.)
- Écrire des cas de test qui définissent tous les scénarios possibles qui pourraient se produire
- Impliquer les utilisateurs finaux dans les tests
- Tester d’abord la fonctionnalité standard; ensuite, testez d’autres éléments qui se produisent rarement
- Effectuez des tests utilisateur avec des personnes qui connaissent bien votre environnement professionnel et qui peuvent donc évaluer comment le logiciel résout les problèmes actuels
- Consacrez suffisamment de temps aux tests
- Exécutez de nouveaux tests si des modifications apportées au logiciel ou à la configuration sont appliquées
Ayez un programme de formation
Une formation adéquate et opportune est essentiel pour s’assurer que les utilisateurs finaux sont prêts à utiliser le système logiciel. Lorsque vous avez un programme de formation en place, votre projet de mise en œuvre logicielle devient plus efficace.
Suivez ces bonnes pratiques pour vous assurer que vos utilisateurs savent comment utiliser correctement le système:
- Identifiez les utilisateurs finaux dès le début de votre projet
- Assurez-vous que les utilisateurs font partie de la communication du projet
- Ayez un calendrier de formation qui spécifie le calendrier des sessions de formation
- Laissez vos utilisateurs accéder au système de test avant l’événement en direct
- Envisagez de fournir des scénarios de meilleures pratiques
En plus des meilleures pratiques énumérées pour la gestion des projets de mise en œuvre de logiciels, il y a certainement plus d’outils, d’options et de méthodes à suivre pour rendre votre projet efficace. Le leadership d’équipe, la gestion des risques, la préparation d’événements en direct, la gestion des parties prenantes ne sont que quelques exemples d’autres bonnes pratiques. En tant que grand chef de projet, vous devez prendre en compte toutes les opportunités qui font la réussite de votre projet de mise en œuvre logicielle.