miten suunnitella gaalailta?
miksi järjestää gaalailta?
gaalaillalla tarkoitetaan poikkeuksellista tapahtumaa, joka usein järjestetään poikkeuksellista tilaisuutta varten. Olipa kyse palkintoillasta, varainkeruusta, tuotteiden lanseerauksesta tai yrityksen vuosipäivästä, gaalaillan järjestäminen ei ole jotain, mitä voit improvisoida.
tarkan, yksityiskohtaisen aikataulun avulla voit tarjota unohtumattoman tapahtuman vieraillesi ja samalla edistää myönteistä kuvaa yrityksestäsi.
iltasi tavoitteet
miksi järjestää gaalailta? On monia syitä, miksi yritys haluaa järjestää tällaisen tapahtuman: välittää olennaisia tietoja, palkita osallistujia heidän saavutuksistaan,saattaa yhteen työntekijöitä jne. Yleisesti ottaen iltatapahtuman järjestäminen antaa yritykselle mahdollisuuden levittää sanomaa ja positiivista kuvaa vieraiden keskuudessa rennossa ilmapiirissä.
riippumatta siitä, miksi järjestät gaalaillan, ensimmäinen askel on selvittää tapahtuman tarkat tavoitteet.
oman tapahtuman teeman valitseminen
sen jälkeen kun iltatapahtuman järjestämisen syy ja sen tavoitteet on selkeästi määritelty, on tärkeää valita teema. Jälkimmäisestä tulee ohjenuora ja sitä käytetään gaalailtojen aikataulujen rakentamiseen.
tämän tyyppinen tapahtuma on melko harvinainen ja eksklusiivinen, ja vieraat on valittu huolella, mikä tekee tapahtumasta poikkeuksellisen. Osallistujat ovat ylpeitä siitä, että ovat osa sitä, he haluavat yllättyä ja hoitaa illan, joka auttaa jättämään positiivisen muiston mieleensä.
mitään ei pidä jättää sattuman varaan, ei varsinkaan tapahtuman teeman valintaa!
illan tunnelma perustuu tähän valintaan, ja kaikki viihde ja palvelut valitaan illan teeman mukaan.
gaalaillan budjetti
kun nämä alustavat vaiheet on noudatettu, on syytä miettiä, kuinka paljon rahaa voi käyttää gaalaillan järjestämiseen. Tämä riippuu useista tekijöistä: tapahtumapaikasta, osallistujien määrästä ja tarjotuista palveluista.
kuitenkin budjetti, jonka haluat myöntää tapahtumallesi, on mietittävä perusteellisesti ja huolellisesti, sillä se määrittää kaikki valinnat, jotka sinun on tehtävä seuraavissa vaiheissa. Viihde, ääni, valo, ruoka ja juoma ovat kaikki osa-alueita, jotka vaikuttavat gaalaillan budjettiin.
paikan valinta
vieraiden määrä ja budjetti on määritelty, illan teema on päätetty, nyt on aika valita tapahtumapaikka.
Miten löytää gaalan iltakalenterin teemaan sopiva paikka?
vieraiden määrään
sopivan paikan löytäminen gaalaillan järjestämiseksi ei ole helppo tehtävä. Ennen kuin aloitat haun, sinun pitäisi olla tietoinen siitä, että on olemassa monia kriteerejä, jotka on otettava huomioon.
ensinnäkin sinun täytyy tunnistaa tapahtumapaikat, jotka ovat relevantteja iltasi teeman kannalta. Arkkitehtuuri, tunnelma ja sijainti ovat kaikki huomioon otettavia tekijöitä. Maaseudulla sijaitseva linna ei aseta illallesi samaa sävyä kuin katos keskellä kaupunkia.
valitsitpa minkä tahansa paikan, sinne on päästävä helposti autolla tai julkisilla liikennevälineillä, jotta vieraiden saapuminen olisi kätevää.
kun on kyse juhlapaikan varaamisesta, suunnittele varaaminen kolmesta kuuteen kuukautta ennen suunniteltua gaalapäivää.
gaalaillan järjestämistilamme
kaikkiin tilaisuuksiinne tarjoamme teille vastaanottotilat, joiden kapasiteetti ja tyyli vaihtelevat ja jotka soveltuvat kaikenlaisiin juhliin ja joihin mahtuu muutamasta sadasta useisiin tuhansiin vieraisiin. La Sucrière ja sen ainutlaatuinen teollinen tyyli, Lyonin kokouskeskus ja sen katto näköalalla Parc de la tête d ’ Or, Gerlandin Matmut-Stadion, Lyonin legendaarinen stadion ja Eurexpo Lyonin Espace Paul Bocuse, valinta on sinun. Riippumatta teemasta, kun järjestät iltatapahtuman, autamme sinua valitsemaan täydellisen paikan, joka vastaa odotuksiasi ja voittaa vieraidesi sydämet.
viihdytä vieraitasi!
gaalailtasi jäänee vieraille hyvät muistot ja tämä johtuu osittain siitä viihteestä, jota tarjoat tapahtumapäivänä tapahtumapaikalla.
viihteen valinta
muista valita gaala-illan aikataulun ja teeman mukainen viihde, jotta koko tapahtuma pysyy yhtenäisenä. Muista myös ottaa vieraasi ja heidän odotuksensa huomioon, sillä he eivät välttämättä halua osallistua liikuntaan, jos he ovat pukeutuneet esimerkiksi juhlapukuun.
joka tapauksessa, halusitpa ilmaista kiitoksesi vieraillesi, tuoda heidät yhteen tai yksinkertaisesti viihdyttää heitä omaperäisellä tavalla, jokaisesta yksityiskohdasta on huolehdittava.
gaalailtojen aikataulu
gaalailtojen aikataulujen määrittely on yksi keskeisistä vaiheista oman tapahtuman järjestämisessä. Näin voit hallita iltasi kulkua. Sen pitäisi eritellä tunti tunnilta tapahtumamme kulku. Vieraiden vastaanottaminen, lavastus, viihteen saaminen käyntiin, catering jne. Jokainen vaihe on suunniteltava huolellisesti.
gaalailtojen tavoitteena on järjestää gaalailtanne, kertoa jokaiselle osallistujalle heidän vastuualueensa ja kunnioittaa tunnollisesti itse asettamaansa aikataulua. Jos olet esimerkiksi suunnitellut esityksen tasan kello 21, jokaiselle osallistujalle on ilmoitettava (ääni, valo, pitopalvelu).
Catering
ennen kuin miettii gaalaillallisen järjestämistä, on tärkeää määritellä sen tyyli. Onko se cocktailbuffet? Tuleeko pöytätarjoilua?
joka tapauksessa ruoan ja juoman tulee vastata gaalailtaasi valitsemaasi teemaa.
voimme auttaa hahmottamaan yön selkeämmin.
jos päätät istumapäivällisestä
jos haluat luoda muodollisen ilmapiirin ja tarjota vieraillesi enemmän mukavuutta iltatilaisuuden järjestämisessä, suosittelemme istumapäivällistä pöytätarjoilulla. Vieraasi saavat näin mukavasti istumapaikkoja, mikä vaikuttaisi parhaalta ratkaisulta, jos gaalaillassa on näyttämö, jossa on pitkä esitys tai puhe.
vieraat viettävät mukavan hetken pöydän ympärillä, he voivat nauttia mistä tahansa viihteestä ja illan ajoitusta voi helposti säädellä.
cocktailbuffet
rennon tunnelman ja vuorovaikutuksen edistämiseksi cocktail-illallinen on ihanteellinen ratkaisu. Näin vieraasi voivat liikkua eri alueilla, hyödyntää kaikki esillä olevat näyttelyt ja ennen kaikkea voivat olla vapaasti vuorovaikutuksessa toistensa kanssa.
cocktailbuffet tarkoittaa rennon, lämpimän ilmapiirin suosimista vieraillesi ja heidän keskinäisen kanssakäymisensä moninkertaistamista.
kutsut
gaala-illan aikataulu on lyöty lukkoon, paikka on valittu ja kutsut on nyt lähetettävä.
Tallenna päivämäärä
kutsut tulee lähettää hyvissä ajoin ennen iltaa, jotta vieraat ovat käytettävissä. Siksi, suunnitelma lähettää Tallenna päivämäärä vähintään kuukautta ennen päivämäärää, jotta osallistujat voivat kynällä päivämäärä heidän päiväkirjat ja tehdä itsensä käytettävissä illalla. Jos lähetät kutsusi liian myöhään, he eivät ehkä pysty ilmoittautumaan, jos lähetät sen liian aikaisin, he saattavat unohtaa, että olet järjestämässä iltatilaisuutta.
paperi – tai sähköpostikutsu
ei voi päättää paperi-tai sähköpostikutsun välillä? Kaikki riippuu kohdeyleisöstä, heidän tottumuksistaan ja mieltymyksistään. Muista sisällyttää kutsuusi ote gaala – illan aikataulusta houkutellaksesi vieraat, samalla kun pidät mielessä, ettet paljasta kaikkea, jottei yllätysmomentti menisi pilalle.
kaikissa tapauksissa kutsusi sanamuoto ja muoto on sovitettava tavoitteidesi ja gaalaillan järjestämiseen valitsemasi teeman mukaisesti.
Online-rekisteröinti
sinulla on myös mahdollisuus valita online-alusta rekisteröitymistä varten. Näin tiedät tarkan osallistujamäärän hyvissä ajoin ja pystyt helposti muistuttamaan heitä.
näiden ratkaisujen avulla vieraat voivat tallentaa tapahtumasi suoraan sähköiseen agendaansa, joten et unohda!
kommunikoi!
tavoittaaksesi enemmän ihmisiä ja herättääksesi kiinnostusta tapahtumaasi kohtaan, älä unohda viestintää ennen gaalailtaasi, sen aikana ja sen jälkeen.
ennen iltaa
ennen tilaisuutta voi ilmoittaa gaalaillan päivämäärän ja aikataulun. Jos kyseessä on sisäinen tapahtuma, aseta etusijalle sähköpostit, intranet, julisteet yrityksesi tiloissa tai sisäiset sosiaaliset verkostot.
toisaalta, jos kyseessä on ulkoinen tapahtuma, voit hakea työkaluja, kuten verkkosivustosi, sähköpostisi tai sosiaaliset verkostot.
gaalaillan järjestäminen ilman, että siitä viestitään, merkitsee sitä, että riistää itseltään olennaisen välineen vieraiden houkuttelemiseen!
illan aikana
illan aikana voi kommunikoida livenä sosiaalisten verkostojen kautta, tehdä videoita vieraiden vastaanotosta tai jakaa ajanvietettä kannustamalla osallistujia samaan.
Jos kuitenkin järjestät luottamuksellisemman gaalaillan, varmista, että vieraasi eivät julkista virallisia tai arkaluonteisia tietoja.
illan jälkeen
tapahtuman jälkeen vieraat haluavat muistella iltaa valokuvin tai videoin matkamuistoina. Voit siis jakaa illalla otettuja kuvia osallistujille, mutta myös tehdä elokuvan (aftermovie) julkaistavaksi verkostoissasi (sisäinen tai ulkoinen).
mieti myös, että antaisit vieraille jotain kotiin vietävää heidän lähtiessään, kuten herkkuja seurueesi väreissä, jotta heillä olisi positiivisia muistoja illasta.
nähtyänne iltatapahtumanne älkää unohtako kiittää kaikkia puhujia, niin sisäisiä kuin ulkoisiakin, sillä menestys on tiimityötä!