Blog Post
Petty cash, joka tunnetaan myös nimellä petty cash fund, on pieni määrä käteistä, jota käytetään pienten, jokapäiväisten liiketoiminnan kulujen maksamiseen. Esimerkkejä käteisen käytöstä ovat postimaksut, puhelinkortit ja matkakulujen korvaaminen. Summa pikkurahassa vaihtelee organisaation mukaan-kuinka paljon sitä pidetään ja miten sitä käytetään, määräävät yrityksen johtajat.
Petty cash vaatii valvontaa
Petty cash on tarkoitettu pieniin maksuihin, mutta monissa yrityksissä petty cash tulee ensisijaiseksi kassaksi käteismaksujen suorittamiseen.Monilla Ghanalaisilla yrityksillä on heikko kontrolli pikkurahasta. He olettavat, että koska kyse on pienestä rahamäärästä, heidän ei tarvitse kiinnittää huomiota sen käytön valvontaan.
yritykset ovat menettäneet ajan mittaan huomattavia rahasummia, koska ne eivät ole pystyneet valvomaan pikkurahojen käyttöä. Käteisen heikko valvonta ympäristössä, jossa työntekijät ovat usein rahapulassa, luo houkuttelevan mahdollisuuden kavalluksiin ja petoksiin. Pikkurahojen tiukka valvonta on varmin tapa estää mahdollisia rikollisia kavaltamasta pikkurahoja.
seitsemän yksinkertaista askelta käteiskassojen valvonnan parantamiseksi
seitsemän yksinkertaista askelta, jotka sinun on otettava käteiskassojen valvonnan tehostamiseksi ja tappioiden välttämiseksi, ovat:
1. Valitse kelluva ja milloin täydennät
ensimmäinen vaihe on määritellä, kuinka paljon haluat säilyttää käteisvaroina ja millä tasolla käteisvaroja on täydennettävä. Kellunta on enimmäismäärä, joka voidaan pitää käteisenä milloin tahansa. Vähäisistä käteisvaroista maksettu summa olisi maksettava takaisin, kun rahasto laskee tasolle, jolla sitä on täydennettävä.
vaihtuvan määrän määrittämiseksi tarkastellaan tyypillisiä pieniä maksuja, jotka suoritat määrätyn ajanjakson, kuten viikon tai kuukauden, aikana, ja määritetään kohtuullinen vaihtuva määrä. Float vähentää riskiä pitää liikaa käteistä, että et ehkä tarvitse, tai jopa liian vähän käteistä.
2. Tehtävien eriyttäminen
pienessä yrityksessä ei välttämättä ole mahdollista, että eri henkilöt vastaisivat näpistysrahoista, pitäisivät näpistystilejä ja hyväksyisivät näpistysrahan maksun. Vähimmillään näpistysrahan hyväksyjä ei saa pitää näpistysrahaa ja siihen liittyviä tilejä.
3. Määrittele kuluraja ja hyväksymismatriisi
on erittäin tärkeää määritellä:
- enimmäismäärä, joka voidaan maksaa näennäiskassasta. Rajan ylittäviä maksuja ei pidä maksaa näpistyksestä. Esimerkiksi määrä, joka ei ylitä GHS 100: aa.
- kuka voi hyväksyä pikkurahatapahtumat?
4. Käytä käteiskuponkeja kaikissa käteismaksuissa
luo järjestelmä käteismaksua varten. Tässä järjestelmässä käteispyynnöt on kirjattava käteiskuponkiin ja valtuutetun henkilön on hyväksyttävä ne ennen niiden maksamista.
5. Vaadekuittaukset vaadittujen kulujen kattamiseksi
käteismaksuperiaatteiden on tehtävä pakolliseksi, että käteismaksujen katteena on oltava kuitit. Muutamissa tapauksissa, esimerkiksi taksikyydeissä, kuitteja ei välttämättä ole saatavilla. Tällaisissa tapauksissa hyväksyvän henkilön olisi arvioitava menojen kohtuullisuus.
6. Käteisvarojen vähäisen takaisinmaksupyynnön tarkistaminen ja hyväksyminen
maksupyynnön saamiseksi käteisvarojen haltijan on toimitettava kaikki käteiskassakortit ja niihin liittyvät tositteet. Pyynnön hyväksyvän henkilön on varmistettava seuraavat seikat::
- tarkastakaa tositteet ja tarkistakaa, että tositteissa ja kuiteissa olevat määrät vastaavat toisiaan.
- tositteissa on leima ”maksettu”, joten niitä ei voi käyttää muiden maksujen tukena.
- total up the amounts on the amounts on the vouchers and ensure that the could calculated agreement with the reference haettu.
7. Määräajoin laskettavat käteisvarat
käytettävissä olevat käteisvarat on laskettava määräajoin, ja käteisvarat on laskettava yhteen näpistystilin saldon kanssa. Pikkurahojen laskeminen on keino varmistaa, että käteisvaroja on olemassa.
jotta kassamäärä toimisi tehokkaana kontrollina:
- laskennan suorittaa joku, joka on riippumaton näpistysrahan säilyttäjästä ja näpistystiliä pitävästä henkilöstä.
- näpistysrahan ja tositteiden tulee olla käytettävissä laskuhetkellä.
tarkistaakseen, onko käytössä oikea määrä käteisvaroja, laskijan tulee tehdä täsmäytys seuraavasti:
- Hanki kaikki käteiskupongit, joita ei ole maksettu takaisin.
- Tarkista, että tositteet ovat kunnossa, ja laske maksettu kokonaismäärä.
- vähennä kelluvasta summasta se saldo, jonka pitäisi olla käsillä.
- sovi käytettävissä olevaan käteiseen laskettu saldo.
Yhteenvetona
koska Ghanassa on paljon liiketoimia, joissa käytetään käteistä rahaa, voi pikkurahojen kautta kulkeva rahamäärä olla merkittävä. Voit menettää siisti summa ajan, jos valvonta on riittämätön.
edellä mainitut ehdotukset voivat auttaa kontrollin luomisessa ja varkausriskin vähentämisessä.
kirjoittanut Amos Adu
Amos on SCG: n Asiakaskirjanpitopalveluiden johtaja.
ota yhteyttä tänään puhuaksesi asiantuntijatiimimme kanssa.