6 parhaita käytäntöjä ohjelmistojen toteutushankkeiden hallintaan

6 parhaita käytäntöjä ohjelmistojen toteutushankkeiden hallintaan

monet ohjelmistojen toteutusprojektit epäonnistuivat, koska ne olivat yli budjetin, myöhässä, johdettu harhaan, huonosti määritelty tai näiden yhdistelmä. TIETOTEKNIIKKAINVESTOINTITILASTOT osoittavat, että yli 80% ohjelmistojen toteutushankkeista on epäonnistuneita, huonosti toteutettuja tai peruutettuja ennen valmistumista. Lisäksi 30 prosenttia näistä epäonnistuneista hankkeista ei ole koskaan edes aloitettu, koska vaatimukset eivät ole riittäviä, sidosryhmät eivät ole osallistuneet hankkeeseen, käytössä ei ole muutosten valvontajärjestelmää, testaus on huonoa ja muista syistä.

tällä välin on olemassa useita parhaita käytäntöjä, jotka voivat auttaa ehkäisemään kaikkia näitä epäonnistumisia ja torjumaan huonoa projektinhallintaa. Tässä artikkelissa aion kirjoittaa noin 6 parhaita käytäntöjä hallintaan ohjelmistojen toteutushankkeita. Kuvatut kohteet auttavat sinua pitämään IT-projektisi kannattavina ja saamaan hyväksyttävän sijoitetun pääoman tuoton.

tässä on 6 parasta käytäntöä ohjelmistojen toteutusprojektien hallintaan:

1. neuvottele ohjelmistotoimittajan kanssa
2. Määrittele roolit
3. varmista tehokas suunnittelu
4. Hallitse ongelmia
5. Suorita vankka testaus
6. sinulla on koulutusohjelma

neuvottele ohjelmistotoimittajan kanssa

järjestelmä, jonka aiot toteuttaa työympäristöösi, tarjoaa melkoinen myyjä. Sinun on käsiteltävä ohjelmistotoimittajaasi selkeyttääksesi järjestelmävaatimukset, toiminnot, rajoitukset ja tyypilliset ongelmat ja päätöslauselmat. Esimerkiksi, Asiantuntijat Mittatilaustyönä ohjelmistokehitys voi tarjota sinulle parhaita käytäntöjä lähestymistapa auttaa sinua toteuttamaan ohjelmistoprojektin kaikenkokoisia ja monimutkaisia.

paras tapa varmistaa, että saat ja teet kaiken oikein, on tehdä sopimus myyjän kanssa. Ehdotan, että harkitset seuraavia asioita sisällytettäväksi sopimukseesi:

• järjestelmän suorituskykykriteerit
• käyttäjän dokumentointi
• koulutus ja tekninen tuki, joka olisi annettava
• testausprosessin kuvaus, mukaan lukien testausjärjestelmät
• Aikalisäyspolitiikka
• maksuaikataulu
• järjestelmän virheelliseen toimintaan ja käyttöön liittyvät seuraamukset

kun kaikki nämä kohteet on määritelty sopimussuhteisesti, projektipäällikkö voi luoda hyvin määritellyn projektisuunnitelman. Lisäksi voit pitää ohjelmistotoimittajasi tilivelvollisena suoritteistaan.

Määrittele roolit

on selvää, että ohjelmistototeutushankkeeseesi osallistuu eri henkilöstöä ja resursseja, jotka huolehtivat toteutusprosessista. Ensisijainen tavoitteesi on koko henkilöstön organisointi siten, että varmistetaan projektin tulosten tehokkuus ja luotettavuus.

toisin sanoen Sinun on luotava organisaatiorakenne, joka määrittelee selkeästi projektihenkilöstön tehtävät ja vastuut. Päärooleissa pitäisi olla:

• sponsori. Tämä henkilö on sen organisaation edustaja, joka tarjoaa varoja ohjelmiston toteutusprojektiisi. Todennäköisesti yrityksesi antaa luvan, sponsoroi ja omistaa projektin. Huomaa, että sponsorin ei pitäisi olla projektiryhmän jäsen.
• Ohjauskomitea. Tämä hallintoelin koostuu ylimmistä johtajista ja päättäjistä, jotka määrittelevät tiimille strategisen suunnan ja poliittisen ohjauksen. Se on johtoryhmä, joka avustaa tiimiä ongelmanratkaisussa, ongelmanratkaisussa, henkilöstössä, muissa asioissa.
• joukkue. Projektitiimi koostuu henkilöistä, jotka suorittavat ohjelmistototeutusprojektisi tehtävät. Tiimi vastaa toimituksista ja sitä johtaa projektipäällikkö.
• manageri. Projektipäällikkö vastaa kokonaissuunnittelusta ja myös työn tilan ja suorituksen valvonnasta. Tämä henkilö varmistaa, että järjestelmä on toteutettu budjetin mukaisesti, ajallaan ja käyttäjän vaatimusten mukaisesti.

kun olet määritellyt ohjelmistototeutusprojektissasi mukana olevan henkilöstön roolit, voit luoda organisaatiokaavion, joka visualisoi sidosryhmien tehtävät ja vastuut.

tehokkaan suunnittelun varmistaminen

ohjelmistojen toteutushankkeiden hallinnoinnissa seuraava paras käytäntö on suunnittelu. Kun luot ja jaat projektinhallintasuunnitelman, sinun täytyy olla varma, että tämä asiakirja on sovittu resurssien ja johdon kanssa.

tässä olennaiset vinkit tehokkaaseen projektisuunnitteluun:

• muista määritellä selkeästi projektin tavoitteet ja selittää ne työryhmälle
• Asiakirjatulokset ja oletukset
• varmista, että kaikki tiimin jäsenet ymmärtävät soveltamisalan
• luo muutoksenhallintasuunnitelma, jossa määritellään, miten muutokset havaitaan ja käsitellään (erityisesti laajuuteen, aikatauluun tai budjettiin vaikuttavat)
• asiakirja, miten ongelmat ja riskit järjestetty, hallittu ja eskaloitu
• laadi projektin aikataulu, jossa määritellään tehtävien ja toimintojen kesto ja riippuvuudet
• on selkeät ohjeet miten aikataulu (sis. virstanpylväät) hallitaan
• Määrittele kaikki viestintämenetelmät, joita aiot käyttää ohjelmiston käyttöönotossa
• varmista, että projektisi sidosryhmät osallistuvat aktiivisesti hankkeeseen
• Hanki johtoryhmän virallinen hyväksyntä soveltamisalalle ennen ohjelmiston käyttöönoton aloittamista

Hallitse ongelmia

Kirjaamisprojektien ongelmat on paras käytäntö useimpien projektien hallinnoinnissa mukaan lukien ohjelmistototeutukset. Ongelmaloki auttaa sinua keskittymään jokaiseen erilliseen ongelmaan ja tunnistamaan syyt ja löytämään ratkaisuvaihtoehtoja.

näiden vinkkien jälkeen tehokkaaseen asioiden hallintaan:

• kuvaile jokainen kysymys yksityiskohtaisesti, mukaan lukien ongelman ratkaisijan nimi, eräpäivä, tilanne, vaikutus jne.
• priorisoi ongelmat sen mukaan, miten ne vaikuttavat ohjelmiston vakauteen ja myös kriittisten tehtävien päättymispäivämäärät
• Pidä kirjaa ongelmista ja niiden tilasta päivittäin
• kirjaa uudet ongelmat ja päivitä myös ongelmaloki, kun ongelma on ratkaistu
• älä koskaan jätä huomiotta ongelmia, jotka todennäköisesti ratkeavat helposti. Joskus ”helpot” kysymykset pyrkivät muuttumaan monimutkaisiksi
• Jaa emissioloki tiimin kanssa; tiimin jäsenten tulee tietää, mitä ongelmia he todennäköisesti kohtaavat ja miten ratkaista nämä ongelmat

Suorita kiinteä testaus

testaus auttaa sinua ymmärtämään, miten ohjelmisto toimii asennetussa ympäristössä ja toimiiko se alkuperäisten odotusten mukaisesti. Testaamalla voi tunnistaa mahdolliset ongelmat jo ennen järjestelmän käyttöönottoa.

paras Testauskäytäntö sisältää nämä erät:

• Valitse oikea testityyppi (sis. tietokannan käyttöönotto, järjestelmän suorituskyky, tietovirrat, prosessivirrat jne.)
• Kirjoita testitapauksia, joissa määritellään kaikki mahdolliset skenaariot, joita saattaa esiintyä
• loppukäyttäjät osallistuvat testaukseen
• testaa standarditoiminnot ensin; testaa sitten muita harvoin esiintyviä kohteita
• Suorita käyttäjätestaus sellaisten henkilöiden kanssa, jotka tuntevat liiketoimintaympäristösi ja voivat siten arvioida, miten ohjelmisto ratkaisee nykyiset ongelmat
• Varaa riittävästi aikaa testaukseen
• Suorita uudelleen testaus, jos ohjelmistoon tai asetuksiin tehdään muutoksia

on koulutusohjelma

riittävä ja oikea-aikainen koulutus on välttämätöntä, jotta varmistetaan, että että loppukäyttäjät ovat valmiita käyttämään ohjelmistojärjestelmää. Kun sinulla on koulutusohjelma paikallaan, ohjelmiston toteutusprojekti saa enemmän tehokkuutta.

noudata näitä parhaita käytäntöjä varmistaaksesi, että käyttäjät osaavat käyttää järjestelmää oikein:

• tunnista loppukäyttäjät projektin varhaisessa vaiheessa
• varmista, että käyttäjät ovat osa projektiviestintää
• sinulla on koulutusohjelma, joka määrittää koulutustilaisuuksien ajoituksen
• Anna käyttäjien käyttää testijärjestelmää ennen live-tapahtumaa
• harkitse parhaiden käytäntöjen tarjoamista

ohjelmistototeutusprojektien hallintaan liittyvien parhaiden käytäntöjen lisäksi on varmasti useampia työkaluja, vaihtoehtoja ja menetelmiä, joita sinun tulisi noudattaa tehdäksesi projektistasi tehokkaan. Tiimijohtaminen, riskienhallinta, livetapahtumien valmistelu ja sidosryhmäjohtaminen ovat vain muutamia esimerkkejä muista parhaista käytännöistä. Koska suuri projektipäällikkö, sinun täytyy ottaa huomioon kaikki mahdollisuudet, jotka tekevät ohjelmiston toteutusprojektin onnistunut.