11 askelta ketterän projektinhallinnan toteuttamiseksi työnkulkuun
monday.com voidaan käyttää projektien hallintaan useilla eri menetelmillä ja prosesseilla, mukaan lukien ketterät projektinhallintatekniikat. Tämä opas antaa yleiskuvan siitä, mitä Ketterä projektinhallinta on, miksi siitä on hyötyä tiimeille ja mitä se käytännössä tarkoittaa.
ennen kuin pureudutaan lääkkeen käyttöön monday.com Agile Techniquesin kanssa työskenneltäessä on ensin ymmärrettävä, mitä Ketterä projektinhallinta on.
Agile on projektinhallinnan menetelmä, joka on alun perin ohjelmistokehittäjien luoma ja käyttämä. Se on sittemmin levinnyt monille muille teollisuudenaloille ja yrityksille ja on nyt yksi suosituimmista hankkeiden hallintatavoista.
ketterän projektinhallinnan ydinarvo on käsite ”tutki ja sopeudu”, eli viime hetken muutokset ovat tervetulleita missä tahansa vaiheessa projektisykliä. Ketterä (yleensä) suunnitelmat käyttämällä sprints tai iterations, jotka ovat lyhyitä, toistuvia jaksoja 1-3 viikkoa, jossa joukkue keskittyy pieni joukko työ kohteita, ja pyrkii täydentämään niitä tänä aikana!
12 keskeiset periaatteet
ketterää projektinhallintaa ohjaavat 12 pääperiaatetta, joista valikoituja ovat:
- sidosryhmien päivittäinen tiivis yhteistyö
- tiimin jäsenet keskittyvät edelleen samaan kokonaisuuteen ja heille tarjotaan työkalut ja tuki projektin tavoitteiden saavuttamiseksi
- nopeat päivittäiset kasvokkain tapaamiset arvostetaan parhaaksi tavaksi päivittää jokaisen tiimin jäsenen tilannetiedot
- projektin lopputulokset ovat menestyksen perusta
- käyttämällä toistoja ja säännöllisiä intervalleja tehokkuuden parantamiseksi hienosäätökäyttäytymisen kautta.
yksinkertaisuus arvotetaan
edut
kuulostaa teoriassa hyvältä… mutta miksi Ketterä projektinhallinta on niin suosittua ja mitkä ovat sen edut?
ensinnäkin nämä ovat melko vaikuttavia tilastoja, jotka tukevat yritysten menestystä tällaisten menetelmien käyttöönotossa. Mukaan Projektinhallintalaitos ja sen pulssi ammatti 2015: Capturing the Value of Project Management 2015:
- 75% erittäin ketteristä organisaatioista, jotka saavuttivat tavoitteensa / liiketoiminnallisen tarkoituksensa
- 65% valmistui ajallaan
- 67% valmistui budjetissa
nämä tulokset ovat korkeampia kuin mitä heikosti ketterät organisaatiot saavuttavat. Saman tutkimuksen mukaan ketterät organisaatiot kasvattivat liikevaihtoa 37% nopeammin ja tuottivat 30% enemmän voittoa kuin ei-ketterät yritykset.
toisin kuin jotkut vanhemmat projektinhallintatyylit/ – menetelmät, jotka ovat paljon jäykempiä lähestymistavoiltaan, ketterä soveltuu parhaiten siihen, mitä tapahtuu tosielämässä-asiat muuttuvat ja tiimin työn pitäisi olla mukautettavissa näihin muutoksiin matkalla sprintin aikana.
muutosten salliminen parantaa lopputulosta ja vastaa paremmin hankkeen kontekstia.
joitakin lisäetuja ovat:
- ongelmien/puutteiden nopeampi havaitseminen
- tavoitteiden nopeampi saavuttaminen / tehtävien suorittaminen
- Asiakastavoitteisiin keskittyminen
- joustavuuden/sopeutumisen lisääntyminen
- yhteistyön/palautteen lisääntyminen
retrospektiivit
yksi ketterän metodologian osa-alue on retrospektiivien käyttö — retrospektiivien käytön myötä tiimi / johtaja pystyy paremmin arvioimaan, kuinka kauan erilaisten tehtävien tai epiikkien suorittaminen kestää. Tämä auttaa joukkueita tulemaan tuottavammiksi arvioitaessa tavoitteitaan ja antaa tilaa jatkuvasti tarkastella ja etsiä, miten parantaa.
retrospektiivit auttavat edelleen tiimiä ymmärtämään, mikä aiheutti onnistumisia/epäonnistumisia ja miten työnkulkua voidaan kehittää vastaavasti, eli tiimi voi jatkuvasti kehittyä.
miten se tehdään?
Vaihe 1: Rakenna laudaksi ämpäri, ruuhka tai tiekartta
kaikki alkaa ämpäristä tai pölkystä-ei aidosta, vaan eräänlaisesta käsitteellisestä ämpäristä! Ämpäri / loki pitäisi olla aluksella monday.com tili. Luo uusi taulu, nimeä se ruuhka, ja aloita lisäämällä kaikki tehtävät sinun täytyy tehdä loppuun projektin tai tavoitteet lähitulevaisuudessa (tai ei). Hallitus voi olla myös tiekartta!
älä pidättele. Mene likaisiin yksityiskohtiin. Yritä jakaa tehtävät pienimpiin osiin. Esimerkiksi, jos projekti oli tehdä kodin parannuksia ja yksi tehtäväsi oli maalata olohuoneen, voit rikkoa tämän tehtävän alas:
- tee kodinparannus
- päätä olohuoneen maaliväri
- tutkimus mistä ostaa maali
- osta maali
- osta maalausvälineet
- Poista huonekalut
- peitä lattiat/kiinteät kalusteet
- maalaa vasen seinä
- maalaa oikea seinä
- maalaa takaseinä
- toinen kerros vasen seinä
- toinen kerros oikea seinä
- toinen kerros takaseinä
- toinen kerros takaseinä
- ylimääräinen maali poistetaan
tämä on hyvin yksinkertainen esimerkki, mutta on tärkeää murtaa tehtävä alas. Näin voit tehdä tarkempia arvioita siitä, kuinka paljon aikaa tehtävä vie. Se auttaa myös priorisoimaan, kun työskentelet tiettyyn määräaikaan, jotta voit sijoittaa, mitkä tehtävät ovat etusijalla!
tässä on esimerkki siitä, miten ruuhka voidaan jäsentää:
kun olet rakentanut backlog board (tai tiekartta), olet puolivälissä siellä. Tämä hallitus olisi luotava päätaulu sinun monday.com tili. Tämä läpinäkyvyys ohjaa tiimiä isossa kuvassa ja varmistaa, että he ymmärtävät tavoitteet. Se tarkoittaa myös, että jokainen teidän monday.com tilillä on pääsy siihen ja voi osallistua siihen. Tiimin jäsenet voivat lisätä uusia kohteita/tehtäviä projektin kehittyessä ja edetessä tai uusien tehtävien ilmaantuessa.
lisää Päiväyssarake kuvaamaan kunkin tehtävän määräaikaa, jotta voit selvittää, mitkä tehtävät ovat ensisijaisia.
Vaihe 2: Luo tehtävätaulu
kuten edellä mainittiin, ketterät projektinhallinnan arvot toimivat lyhyiden aikajänteiden mukaan, joita kutsutaan sprinteiksi tai iteraatioiksi. Suosittelemme työskentelemään 2 viikon sprinteissä, mutta ne voivat olla pidempiä tai lyhyempiä, jos haluat. Rakenna tehtävälauta ja jaa se ryhmiin edustamaan kutakin jaksoa. Voit käyttää Tiimitehtävien mallia tai vaihtoehtoisesti rakentaa sen tyhjästä. Tämä on esimerkki tyhjästä rakennetusta laudasta:
Tarkista ruuhka jokaisen uuden kauden alussa ja siirrä tehtävät jokaiseen sprinttiin niiden Prioriteetin mukaan. Voit käyttää erätoimintaominaisuuttamme valita useita tehtäviä kerralla ja siirtää ne sitten backlog-laudalta sprint-laudalle, suoraan ryhmään, joka edustaa sprinttiä, jossa haluat tehtävän suoritettavan.
Vaihe 3: Määritä tehtävät tiimisi henkilöille
Lisää henkilö-sarake tehtävätauluusi ja anna jokainen tehtävä tiimisi henkilölle. Tämä luo vastuuta tehtävistä, varmistaa työn tasapainoisen jakautumisen ja varmistaa, että jokainen tietää, kenelle puhua tehtävistä.
omistaminen motivoi. Se on takuu! Kun tehtävässä on ihmisen kasvot vieressä, se motivoi omistajaa tekemään hyvää työtä – se on heidän vastuullaan loppujen lopuksi.
yhden henkilön työtehtävät nojaavat usein toisen tehtäviin, joten tieto siitä, kenen kanssa puhua, takaa myös sujuvan yhteistyön.
Vaihe 4: Lisää tilannesarake, jotta kaikki pysyvät ajan tasalla kunkin tehtävän tilasta
ketterällä projektinhallinnalla on tärkeää pitää tiimisi jatkuvasti ajan tasalla tehtäviesi tilasta. Ketterä kunnioittaa sitä, että asiat muuttuvat ja yllättävät olosuhteet voivat vaikuttaa tehtävän valmistumiseen. Jos tehtävä on jumissa tai viivästynyt, on myös tärkeää, että kaikki, jotka työskentelevät siihen liittyvien tehtävien parissa, tulevat tietoisiksi, jotta he voivat mukauttaa ajankäyttöään vastaavasti.
muokattavien tilatarrojen avulla (niin monessa silmäänpistävässä värissä) voit asettaa erilaisia tiloja– ”stuck” ja ”working on it”, ”pending review” ja, tietenkin, ”done”!
Vaihe 5: priorisoi tehtäväsi
se on oikein! Vaikka tehtävät on siirretty backlog/ämpäri / tiekartta sprintti, eli ne ovat etusijalla, tehtävät kunkin sprintti silti houkutella suhteellisen erilaisia prioriteetteja.
tehtävät voivat kestää arvioitua pidempään, eli kaikki Sprintille määrätyt tehtävät eivät välttämättä selviä. Lisäksi projektisuunnitelmat tai asiakastarpeet voivat muuttua jo pikapyrähdyksen aikana. Vaikka et koskaan lisätä enemmän tehtäviä sprint, on tärkeää tietää, mitkä tehtävät työskennellä ensin varmistaa, että ne, jotka ovat kriittisiä valmistuvat ennen kuin ne, jotka ovat suhteellisen alhainen prioriteetti.
Ketterä menetelmä suosii tehtävien luokittelua 4 Prioriteetin mukaan – ”kriittinen”,” Korkea”,” keskitasoinen ”ja”matala”. Lisää tehtävätauluun toinen tilasarake ja aseta kullekin tehtävälle prioriteetti värillisten tarrojen avulla.
Vaihe 6: Arvioi kuinka kauan kukin tehtävä kestää
on tärkeää varmistaa, että jokaisella joukkueen jäsenellä on sprintin aikana realistinen määrä aikaa suorittaa heille annetut tehtävät. Tietysti voi olla sprinttejä, joissa aika loppuu ja tietyt keskeneräiset tehtävät pitää siirtyä seuraavaan sprinttiin, mutta tavoitteena pitäisi aina olla kaikkien tehtävien suorittaminen sprintissä.
mitä enemmän olet harjoitellut tietyn tyyppisten tehtävien suorittamiseen kuluvan ajan arvioimista, sitä tarkemmaksi arviosi tulevat.
lisää taululle Numerosarake, klikkaa alhaalla olevaa ”summa” – kohtaa ja lisää oma yksikkö sille, miten haluat mitata aikaa. Saatat haluta työskennellä tunneissa tai, jos olet ohjelmistokehityksessä, SP saattaa suosia.
Vaihe 7: lisää tag-sarake tehtävien luokitteluun ja ryhmittele ne
tagit ovat hyvä tapa luokitella tehtävät backlogissa tai tehtävätaululla. Mene eteenpäin ja lisää tagien sarake laudalle.
johdonmukaisella hashtag-järjestelmällä voi valita, mihin kategoriaan tai kategorioihin tehtävä kuuluu. Tämä voi auttaa sinua luokittelemaan tehtävät tietyn projektin, eepoksen tai toiminta-alueen mukaan, johon ne liittyvät.
esimerkiksi kodinparannusesimerkissä voi käyttää tunnisteita: #kitchen #paint #living room. Ohjelmistokehittäjät, joiden työ on jaettu eepoksiin, saattavat käyttää tunnisteita: #bug, #homepage #feature. Customer Success Managers might categorize their tasks with the tags: #knowledgebase #KB #webinars or #onboarding.
Vaihe 8: pidä tiimisi ajan tasalla ja kommunikoi
kommunikointi tiimisi kanssa on avainasemassa ketterässä menetelmässä. Kun suoritat tehtäviäsi tietyn sprintin aikana, lisää tehtäviisi päivityksiä pitääksesi tiimisi ajan tasalla kaikista olennaisista yksityiskohdista.
@mainitse joukkueeseesi kuuluva henkilö nimeltä:
tai mainita koko joukkue varmistaa, että jokainen saa ilmoituksen ja oikeat ihmiset ovat tietoisia ja pidetään ajan tasalla:
kohteen päivitykset tallentavat kaikki tehtävään liittyvät olennaiset tiedot yhteen paikkaan ja pitävät tiimin samalla sivulla. Voit myös lisätä päivityksen tilaan niin, että kun muutat tehtävän tilaa, voit viestiä tästä asiaankuuluvien ihmisten kanssa kontekstissa.
Lataa tehtävään liittyviä dokumentteja Päivitykset-osiossa. Ehkä sinun tehtävänäsi on kirjoittaa tietty kappale ja toisen henkilön tehtävä sprintin aikana on muokata sitä. Lataamalla lopullinen työ osaksi päivityksiä tehtävän ja @ mainita henkilö, joka on vastuussa muokkaamisesta voit saumattomasti jakaa tietoja ja ”siirtää viestikapulan” loppuun oman tehtävän alkuun omansa.
lisätietoa yhteydenpidosta tiimisi kanssa löytyy käyttämällä monday.com tässä.
Vaihe 9: pidä lyhyitä päivittäisiä kokouksia koko tiimisi kanssa
sekä kommunikoi alustalla, yksi ketterän projektinhallinnan periaatteista on kasvokkainen viestintä. Sovi jokaisen työpäivän alkuun lyhyet 10-15 minuutin kokoukset, joissa tiimi istuu yhdessä, ja anna nopea yleiskuva siitä, mitä he ovat tehneet edellisenä päivänä ja mitä he tekevät sinä päivänä. Kaikki erityiskysymykset, jotka saattavat hyötyä joukkueen panoksesta, voidaan korostaa, mikä mahdollistaa maksimaalisen yhteistyön ja tuen joukkuetovereiltasi.
vaihe 10: Arvioi ja analysoi tulokset jokaisen sprintin lopussa
Ketterä arvostaa retrospektiivistä ja aiemmista virheistä oppimista, jotta tiimisi työnkulku ja käytännöt voivat jatkuvasti kehittyä ja parantua. Istu alas tiimisi kanssa jokaisen sprintin lopussa, käy läpi tehtävätaulu ja varmista, että kaikki suoritettu on merkitty vihreällä eli ”tehty”.
tämä motivoi tiimiäsi ja parantaa moraalia näyttäen visuaalisesti, kuinka paljon on saavutettu. Nyt on myös hyvä hetki keskustella kaikesta, mitä voisi tulevaisuudessa tehdä paremmin ja parantaa työprosesseja palautteen perusteella.
vaihe 11: säilytä valmiit sprintit tehtävälautasi alareunassa ja toista
jokaisen sprintin lopussa, siirrä valmista sprinttiä edustava ryhmä tehtävälautasi pohjalle. Näin voit pitää kirjaa siitä, mitä on saavutettu, ja jos suoritettu tehtävä herää eloon, voit siirtää kohteen uuteen sprint, pitää kaikki yksityiskohdat ja tiedot liitetty siihen.
palaa takaisin backlogiisi, siirrä haluamasi tehtävät ryhmään, joka edustaa seuraavaa sprinttiä, ja aloita sykli alusta.
Loppuhuomautus
on olemassa paljon ketterän projektinhallinnan tekniikoita, joille kaikille on yhteistä se, että työskennellään lyhyissä jaksoissa, joita kutsutaan sprinteiksi tai iteroinneiksi.
tämän ansiosta tiimit voivat jatkuvasti arvioida ja arvioida uudelleen asiakkaiden odotuksia ja tarpeita parantaakseen tuotteitaan sen sijaan, että työskentelisivät tuottaakseen jotain kerralla. Tiimi keskittyy ensisijaisiin tehtäviin ja alihankintoihin, jotka muuttuvat ja mukautuvat asiakkaan/sidosryhmien tarpeiden ja odotusten mukaisesti.
joukkue on keskiössä ja jokainen joukkueen jäsen pyrkii suorittamaan kulloinkin vastuullaan olevia tehtäviä. Jokaisen tiimin jäsenen tavoitteena ja painopisteenä on näyttää tehtävien etenemistä koko sprintin ajan, pyrkien saamaan tehtävänsä ”tehdyksi”.