Cómo Organizar Conferencias y Seminarios Internacionales Exitosos?
Organizar una conferencia exitosa requiere planificación, experiencia, preparación y recursos dedicados.
Pasos para organizar una conferencia
1. Definir el propósito y el formato
Como función del organizador de la conferencia, es importante definir el propósito del evento. Formatear el diseño paso a paso la primera etapa de organizar una conferencia
- El concepto
- Tiempo y duración
- Distribución de roles dentro del equipo
- El diseño de la sala
- Catering y sonido
2. Preste suficiente atención a la planificación de la conferencia
Para la preparación de la conferencia, es importante planificar cada uno y todo, tener ideas creativas para la conferencia que harán que la conferencia sea única. El plan debe consistir en la logística, el contenido y la publicidad del evento. Haga un documento que sea accesible para todo el equipo, donde cada miembro pueda ver las tareas de los demás. En primer lugar, prepare una lista de las tareas importantes, y luego configúrela en orden de prioridad. Es esencial designar el plazo en el plan. Para que la conferencia tenga éxito, es importante que mantenga un plazo de tiempo
3. Elegir la fecha y el lugar correctos para su conferencia
Seleccionar la fecha puede ser una tarea difícil, por lo que pocas cosas a tener en cuenta antes de seleccionar una fecha
- Asegúrese de que la fecha que seleccione no se cruce con festivales o eventos grandes, dificultará que los participantes viajen durante ese período.
- Nunca planifique su conferencia o seminario durante las vacaciones (verano & invierno) las personas quieren pasar ese tiempo con la familia, no en una conferencia.
- Trate de mantener su evento al final de la semana, ya que las personas no tienen que tomar ninguna licencia especial para asistir a su evento.
- Seleccione la ubicación donde las personas puedan viajar fácilmente y, si es posible, seleccione una buena ciudad donde todas las instalaciones para transportar otras cosas estén fácilmente disponibles.
4. Elabora tu presupuesto
Es la clave para planificar una conferencia te ayuda a saber cuánto quieres cobrar por tu conferencia.
- Lugar
- Alojamiento
- Transporte
- Restauración
- honorarios del Orador
- Actividades
- Marketing
5. Reserve un lugar para su conferencia
Seleccione el lugar que se ajuste a todos sus requisitos que necesita para su seminario o conferencias. Consulte el lugar antes de reservar vea todas las instalaciones que ofrecen, como el tamaño de la sala,la ubicación, el acceso para sillas de ruedas, las características técnicas y las instalaciones de estacionamiento
6. Haz un equipo y asigna tareas
Haz un gran equipo que te ayude a llevar a cabo todas las demás tareas. Asignar derechos por área. Por ejemplo, alguien es responsable del área de inscripción de la conferencia, otra persona recibe a los oradores, otra persona se encarga del equipo, del catering, de la comunicación con la prensa, etc. Cada persona necesita tener su área, la cual debe estar en autoridad durante toda la duración de la conferencia.Entregue a cada miembro del equipo un documento con las tareas asignadas, para que cada persona sepa a quién contactar para cualquier asunto específico.
7. Conozca a sus oradores
Los oradores desempeñan el papel de catalizador en su conferencia, atraen a muchas personas. Asegúrate de conseguir un altavoz profesional. Alguien conocido por su trabajo, muy respetado, esto impulsará su conferencia y atraerá a más personas
8. Inscripción a la conferencia
La inscripción es una parte importante de su evento, así que asegúrese de que las personas se inscriban en su conferencia, hay pocos sitios web como www.allconferencealert.net que ayudan a la gente a conocer toda la conferencia internacional 2020. Y ayudar a la gente a inscribirse en esa conferencia.
9. Marketing de su conferencia
No infravalore el tiempo necesario para la promoción exitosa de un evento. El tipo de evento, su público objetivo, los recursos internos y el presupuesto determinan tu táctica de marketing. Al elegir a sus asociados de medios, concéntrese en aquellos que se dirigirán a su audiencia. Es mejor tener algunos asociados, pero dirigidos ones.It también es importante generar un mensaje clave que se transmitirá en todos los canales. Promocione Su Conferencia
10. Preste atención al servicio
Sea amigable con los participantes, oradores y asociados. Trate de expresar sus problemas o preguntas y cumplir con sus expectativas, incluso si se siente cansado y no todo sale según el plan. Al final del día, las personas solo recordarán cómo fueron tratadas.
11. Realice una comprobación final un día antes del evento
Asegúrese de haber informado a los miembros sobre cómo llegar al lugar, invitado a todas las personas importantes y preparado los recursos impresos, el contenido de audio y video. Compruebe si todos entienden sus tareas y deberes y si el espacio está organizado.
12. Pida comentarios
Pida a los participantes que completen un formulario de comentarios impreso al final del evento o un formulario en línea cuando lleguen a casa. Pídales que juzguen varios aspectos del evento, como la logística, los oradores, las ubicaciones y el trabajo de los organizadores. Esta información le ayudará a evitar errores en el futuro y aumentar la calidad de sus eventos.
