Cómo Mantener a Sus Voluntarios Felices, Serviciales y con Ganas de Regresar
Manejar un equipo de voluntarios, grande o pequeño, es un conjunto de habilidades importante. Algunas de las mismas habilidades utilizadas para gestionar la transferencia de empleados, pero hay diferentes dinámicas en juego que deberá tener en cuenta si desea tener tanto éxito como Sue y Claire.
Aprender a utilizar de manera eficaz a los voluntarios puede promover los objetivos de cualquier organización. Dado que pocos de ustedes han tenido el privilegio de servir bajo maestros como Claire y Sue, permítanme compartir con ustedes lo que aprendí de ellos y cómo lo puse en práctica.
Hay una amplia gama de razones por las que las personas son voluntarias. Algunos motivos comunes son los siguientes:
- tener algo que hacer
- sentirse bien consigo mismo
- porque le importan los objetivos de la organización o el proyecto que se está llevando a cabo
- aliviar la culpa
- verse bien con los demás
- cumplir un requisito (escuela, trabajo, organización comunitaria, club)
- disfrute del trabajo en sí
- interactuar con otras personas
- por un sentido de obligación
- el acceso o las golosinas proporcionadas
Comprender las principales razones por las que las personas son voluntarias le ayuda a administrarlas mejor.
«El servicio a los demás es el alquiler que pagas por tu habitación aquí en la tierra.»
— Muhammad Ali
«Pague a sus Voluntarios
No, eso no es un oxímoron. No está dando un salario a sus voluntarios, pero si no se sienten recompensados de alguna manera, no van a hacer un trabajo de calidad o regresar para otro turno. Así como la gente elige ser voluntaria por una amplia variedad de razones, hay una gran variedad de formas de recompensarlos.
La mejor paga para la mayoría de los voluntarios es proporcionar un trabajo significativo, dentro de su conjunto de habilidades, con las herramientas necesarias y ducharlos con aprecio por sus esfuerzos. Las recompensas secundarias incluyen beneficios como bocadillos, acceso a una experiencia fuera de lo común e interacción social.
Pagará a sus voluntarios cumpliendo al menos una de sus razones para ser voluntarios. Dado que diferentes personas se ofrecen como voluntarios por diferentes razones, intenta obtener la mayor cantidad de recompensas posible.
Así es como Sue y Claire me pagaron. La primera vez que me presenté a una reunión de padres, un voluntario me encontró en la puerta.
«Rojo o blanco?»preguntó, me dio una copa y se preparó para servir el vino apropiado. Ya esta reunión de padres fue un gran comienzo.
La primera tarea a la que me inscribí fue ayudar a prepararme para la venta anual de jumble. Aprobé totalmente el objetivo de recaudar dinero para la escuela recolectando desechos útiles del vecindario y dándoles otra oportunidad de vida. Me encontré en la puerta con una lista de tareas que hacer. Elegí ordenar la ropa y un compañero voluntario rápidamente me puso al día sobre cómo hacer el trabajo.
Mientras mi compañero de trabajo y yo charlábamos y arreglábamos, Sue vino a ver cómo iban las cosas.
» Muchas gracias por dar su tiempo. Recaudamos más de £1,000 con esta venta cada año. Además, mantenemos muchos artículos fuera del vertedero y brindamos un servicio real a nuestras familias y a nuestro vecindario. Este año esperamos mejorar el patio de recreo con los ingresos. Solo podemos hacerlo con voluntarios como tú.»
«A los voluntarios no se les paga, no porque no valgan nada, sino porque no tienen precio.»- Sherry Anderson
Proporcionar bocadillos u Otros beneficios
Una pequeña cantidad gastada en bocadillos es dinero bien gastado. Si está organizando una limpieza de vecindario, una caja de donas o un panecillo comienza el evento con un ambiente de fiesta. Si el dinero es muy escaso, considere preguntar a las personas que no pueden ser voluntarias en persona si pueden proporcionar algunos refrigerios.
No todos los conciertos de voluntariado son propicios para meriendas. Los artículos pequeños, como bolígrafos o lápices, también pueden ser una forma tangible de no solo recompensar a su voluntario, sino también mantener su nombre frente a ellos.
«Si la compasión fuera el factor motivador detrás de todas nuestras decisiones, ¿no sería nuestro mundo un lugar completamente diferente?»- Sheryl Crow
Las necesidades de las Personas Que reciben Servicios Son Lo primero
Hay un delicado equilibrio entre mantener felices a sus voluntarios y cumplir con los objetivos del proyecto de trabajo real. Si sus voluntarios tienen algún contacto con las personas que reciben servicios, siempre priorice las necesidades de las personas que reciben servicios sobre las necesidades de los voluntarios.
Tomemos, por ejemplo, un proyecto de socorro en casos de desastre. Si su equipo está pasando la mitad de su tiempo tomando selfies con niños, no solo no están haciendo el trabajo, sino que también están explotando potencialmente a personas vulnerables para obtener me gusta en las redes sociales.
Recuerde constantemente a sus voluntarios que todas las personas tienen valor y dignidad y deben ser tratadas con respeto.
«Lo que debe movernos a la acción es la dignidad humana: la dignidad inalienable de los oprimidos, pero también la dignidad de cada uno de nosotros. Perdemos la dignidad si toleramos lo intolerable.»- Dominique de Menil
Configurar el lugar de trabajo para el éxito
Alejarse sabiendo que sus esfuerzos marcaron la diferencia es un componente clave para mantener felices a los voluntarios y es probable que regresen. El beso de la muerte por satisfacción y retención les está haciendo perder el tiempo. Piense en el futuro y tenga una amplia variedad de tareas que pueden realizar personas con varios niveles de habilidad.
Asegúrese de tener las herramientas necesarias para que los voluntarios hagan el trabajo. Incluso si les ha pedido que lleguen con sus propios pinceles, rastrillos, bolsas de basura o lo que sea, tenga a mano algunos para los voluntarios que no leyeron sus correos electrónicos cuidadosamente.
«Empieza por donde estás. Usa lo que tengas. Haz lo que puedas.»- Arthur Ashe
No digas que sí a un Voluntario Que no puedes Usar
Está bien rechazar a voluntarios que no puedes poner a trabajar. Si es posible, hágalo antes de que aparezcan en el lugar. Un voluntario aburrido rara vez es un voluntario feliz. Por otro lado, considere cuidadosamente qué trabajo se puede hacer con mano de obra no calificada y mantenga una lista de tareas disponibles para cumplir con una amplia variedad de niveles de habilidades.
No subestime el trabajo que los niños pueden hacer con una supervisión adecuada. A las familias les gusta ser voluntarias juntas e incluso los niños pequeños pueden ser sorprendentemente útiles en las circunstancias adecuadas con la orientación de los padres. Sin embargo, si su lugar de trabajo no es apropiado para niños, no tenga miedo de rechazar a las personas.
«No podemos vivir solo para nosotros mismos. Mil fibras nos conectan con nuestros semejantes.»— Herman Melville
Reclutar Ampliamente
Pidiendo a las mismas personas o grupos de personas a los voluntarios cada vez que una tarea se necesita hacer los riesgos de agotamiento y el estancamiento. Piense fuera de la caja cuando se trata de reclutamiento.
Cuando quise triplicar el número de niños que pudimos servir en nuestro programa de verano, supe que también necesitaría triplicar el número de voluntarios. Antes de asumir el papel, casi todos los voluntarios eran madres que se quedaban en casa cuyos hijos participaban en el programa o estudiantes de secundaria de confianza.
Mi primer paso fue crear una amplia variedad de puestos de voluntarios con diferentes niveles de habilidades y compromisos de tiempo.
Aquellos a los que no les gustaba trabajar directamente con niños podían trabajar en la cocina o como corredores entregando suministros. Aquellos con solo un día para dar podrían conectarse según sea necesario para agregar soporte. Los estudiantes de secundaria podrían ser responsables de guiar a un pequeño grupo de 3-4 niños como parte de un grupo grande supervisado por un adulto.
Los que solo están disponibles el fin de semana proporcionan soporte para configurar y retirar. Una mujer pasaba 30 minutos cada mañana registrando a los niños después de dejar a su propio hijo y antes de irse al trabajo.
Si eres flexible con el tiempo y las tareas, puedes aumentar enormemente el número de personas que pueden ofrecerse como voluntarios para ti.
«Cada persona puede marcar la diferencia, y cada persona debe intentarlo.»
– John F. Kennedy
Entrenar, Reciclar y Registrarse regularmente
Proporcionar capacitación incluso para tareas simples. Nada aplasta la moral de los voluntarios más rápido que la confusión sobre cómo hacer una tarea o que alguien venga más tarde y critique su trabajo o, lo que es peor, tenga que rehacerlo.
La capacitación debe ser lo más breve y completa posible. Cubre los detalles clave tan rápida y claramente como puedas y luego haz que tu equipo trabaje. Observe atentamente, especialmente al principio, para que pueda corregir suavemente cualquier error. Continúe registrándose regularmente para brindar apoyo, aliento, redirección o capacitación adicional según sea necesario.
«Los voluntarios no tienen necesariamente tiempo; tienen el corazón.»
— Elizabeth Andrew
Delegar a tus Mejores Voluntarios
Los voluntarios no son iguales. En la mayoría de las situaciones, algunos de sus voluntarios se distinguirán rápidamente como líderes más hábiles, naturales, trabajadores arduos o alguna combinación de los tres. Evalúe las habilidades de su grupo y ponga a sus mejores trabajadores en roles de liderazgo donde sea apropiado.
El control de calidad puede ser un problema con el trabajo voluntario y no puede estar en todos los lugares en todo momento. Una vez que haya identificado a alguien que hace bien la tarea, pídale a esa persona que le enseñe a los demás.
«Para que nuestras esperanzas de construir un mundo mejor y más seguro se conviertan en algo más que ilusiones, necesitaremos la participación de voluntarios más que nunca.»
— Kofi Annan
Recordar Que Ellos no Son Empleados
Cuando usted está pagando a alguien para hacer un trabajo, es fácil entregar una descripción detallada de las tareas, prestar mucha atención las primeras veces que intento una tarea, y luego esperar a seguir adelante con ella. Este enfoque funcionará con algunos de sus voluntarios, pero otros necesitarán un poco más de mimo.
Busca formas de mejorar la experiencia de los voluntarios sin dejar de cumplir tu misión principal. Por ejemplo, los voluntarios pueden trabajar más rápido si se separan para evitar la socialización, pero si la motivación principal de su voluntario era interactuar con otros, probablemente perderá a un voluntario en el proceso.
Piense en términos de ganancia a largo plazo en lugar de exprimir la mayor cantidad de trabajo de cada persona en cada sesión. Recuerde siempre que también está construyendo buena voluntad hacia su organización. Muchos voluntarios terminan donando dinero y tiempo.
«Los voluntarios donan a obras de caridad al doble que los no voluntarios. Casi el 80 por ciento de los voluntarios donaron a obras de caridad, en comparación con el 40 por ciento de los no voluntarios.»- AmeriCorps
Acepte amablemente Cada «No » o»Sí»
Todos hemos conocido al reclutador voluntario que hace que las personas se escabullan en armarios o de repente recuerdan una tarea urgente que debe hacerse en otro lugar tan pronto como ven al reclutador venir. No quieres ser la persona que no puede aceptar un no por respuesta y continuamente trata de culpar a la gente al servicio.
En su lugar, recuerde que no solo está alineando trabajadores para una tarea. Estás ofreciendo a la gente la oportunidad de marcar la diferencia con su tiempo. A menudo recibirá un » no » con una razón. ¿Es la razón un obstáculo que puede ayudar a superar a su potencial voluntario o están siendo educados y poniendo excusas?
Está bien retroceder suavemente contra las excusas. La mejor manera de hacerlo es en el propio campo de voluntarios. Considere los posibles obstáculos para el servicio y tenga una manera de resolverlos, como horarios y tareas flexibles. Pero también permita que la gente diga no con dignidad. Quieres voluntarios dispuestos y ansiosos. No gente que se siente presionada para entrar en servicio.
En su lugar, recuerde que no solo está alineando trabajadores para una tarea. Estás ofreciendo a la gente la oportunidad de marcar la diferencia con su tiempo.
Selfies y Otras Fotos: ¿Sí o No?
La mayoría de los voluntarios en estos días quieren fotos para las redes sociales. Piense en formas en que puede satisfacer esta necesidad sin comprometer su seguridad y sus principios. Sea muy claro con sus voluntarios sobre lo que es y lo que no es aceptable.
Si necesita tener una política de no hacer fotos mientras trabaja debido a problemas de seguridad o privacidad, considere ofrecer fotos de grupo al principio o al final de la sesión de trabajo. Otra opción es que un miembro del personal o un voluntario tome fotografías que se pondrán a disposición del grupo más tarde.
Si su póliza es sin fotos, indique la razón:
» Desafortunadamente, voy a tener que pedirle que no tome fotos trabajando en la preparación o el servicio de alimentos, ya que va en contra de las normas de higiene y seguridad.»
» Por favor, no tome ninguna foto de o con los clientes. Tenemos que respetar su privacidad y dignidad.»
«Solo dando puedes recibir más de lo que ya tienes.»- Jim Rohn
Razones por las que los voluntarios Renuncian o no Regresan
Los voluntarios que regresan para otro turno son los mejores. Ya están entrenados, saben exactamente para qué se inscribieron, están totalmente a bordo y representan a una persona nueva menos que necesita reclutar. Entonces, ¿cuáles son las razones clave por las que las personas no continúan siendo voluntarias?
- ya no tienen tiempo
- encontraron la tarea aburrida o desagradable
- nadie les pidió que regresaran
- sintieron que su tiempo estaba perdido
- el trabajo estaba fuera de su habilidad o zona de confort
- no se sintieron apreciados
- no están seguros de que el trabajo valga la pena
- los objetivos de la tarea u organización no estaban claros
- sus habilidades no se utilizaron bien
- Se sintieron aprovechados de
Ser como Sue y Claire
¿Qué hizo que Sue y Claire fueran tan efectivas como líderes voluntarios? Hicieron todo lo posible para que cada voluntario se sintiera apreciado. Siempre supimos exactamente lo que había que hacer, nos dieron opciones sobre qué tareas emprender y las habilidades y herramientas adecuadas para el trabajo. La comunicación fue abundante, concisa y completa.
Nuestras opiniones y aportaciones fueron escuchadas y valoradas. Sabíamos cómo cada proyecto servía para cumplir con los mayores objetivos de la escuela. Había mucho tiempo para socializar y vincularse entre nosotros mientras trabajábamos. Cuando llegamos, pudimos sumergirnos y ponernos a trabajar marcando la diferencia.
Ya sea que usted sea un voluntario reclutando a una o dos personas para hacer un trabajo o una persona pagada que intenta llevar a cabo un programa masivo o continuo, preste atención a los principios anteriores y podrá lograr grandes cosas juntos.
«El voluntariado es un acto de heroísmo a gran escala. Y importa profundamente. Hace más que ayudar a la gente a vencer las probabilidades; cambia las probabilidades.»
— William J. Clinton