6 Mejores prácticas para gestionar proyectos de implementación de software
Muchos proyectos de implementación de software fallaron porque estaban por encima del presupuesto, atrasados, mal guiados, mal definidos o una combinación de ambos. Las estadísticas de inversión en TI muestran que más del 80% de los proyectos de implementación de software no tienen éxito, se ejecutan mal o se cancelan antes de su finalización. Además, el 30% de esos proyectos fallidos ni siquiera se han iniciado debido a la inadecuada fijación de requisitos, la falta de participación de las partes interesadas, la ausencia de un sistema de control de cambios, las pruebas deficientes y otras razones.
Mientras tanto, hay varias prácticas recomendadas que pueden ayudar a prevenir todos esos fallos y combatir la mala gestión de proyectos. En este artículo voy a escribir sobre 6 mejores prácticas para administrar proyectos de implementación de software. Los elementos que describo aquí le ayudarán a mantener sus proyectos de TI rentables y obtener un retorno de la inversión aceptable.
Aquí está mi lista de 6 mejores prácticas para administrar proyectos de implementación de software:
- Negociar con el proveedor de software
- Definir roles
- Garantizar una planificación efectiva
- Gestionar problemas
- Realizar pruebas sólidas
- Tener un Programa de capacitación
Negociar con el proveedor de software
Un sistema que va a implementar en su entorno de trabajo es proporcionado por un vendedor. Debe tratar con su proveedor de software para aclarar los requisitos del sistema, la funcionalidad, las limitaciones y los problemas y resoluciones típicos también. Por ejemplo, los expertos en Desarrollo de Software a medida pueden proporcionarle un enfoque de mejores prácticas para ayudarlo a implementar proyectos de software de cualquier tamaño y complejidad.
La mejor manera de asegurarse de que lo hace todo bien es celebrar un contrato con el proveedor. Le sugiero que considere incluir los siguientes elementos en su contrato:
- Criterios de rendimiento del sistema
- Documentación del usuario
- Capacitación y soporte técnico, que debe proporcionarse
- Descripción del proceso de prueba, incluidos los sistemas de prueba
- Política de escalado de tiempo
- Calendario de pagos
- Cualquier penalización relacionada con el rendimiento y uso incorrectos del sistema
Cuando tenga todos estos elementos definidos contractualmente, su gerente de proyecto podrá crear un plan de proyecto bien definido. Además, puede responsabilizar a su proveedor de software de sus entregables.
Definir roles
Obviamente, su proyecto de implementación de software involucrará a varios empleados y recursos que se encargarán del proceso de implementación. Su objetivo principal es organizar a todo el personal de una manera que garantice la eficiencia y la fiabilidad de los resultados del proyecto.
En otras palabras, debe crear una estructura organizativa que defina claramente las funciones y responsabilidades del personal del proyecto. Los roles principales deben ser:
- Patrocinador. Esta persona es un representante de la organización que proporciona fondos a su proyecto de implementación de software. Lo más probable es que su empresa autorice, patrocine y posea el proyecto. Tenga en cuenta que el patrocinador no debe ser miembro del equipo del proyecto.
- Comité Directivo. Este órgano de gobierno está formado por altos directivos y tomadores de decisiones que definen la dirección estratégica y la orientación política para el equipo. Es un grupo de gestión que ayuda al equipo en la resolución de problemas, la solución de problemas, la dotación de personal y otros asuntos.
- Equipo. El equipo del proyecto está formado por personas que realizarán las tareas de su proyecto de implementación de software. El equipo es responsable de los entregables y está dirigido por el gerente del proyecto.
- Manager. El gerente de su proyecto se responsabiliza de la planificación general y también de supervisar el estado y el rendimiento del trabajo. Esta persona se asegura de que el sistema se implemente dentro del presupuesto, a tiempo y según los requisitos del usuario.
Cuando haya definido los roles del personal involucrado en su proyecto de implementación de software, puede crear un organigrama que visualice los deberes y responsabilidades de las partes interesadas.
Garantizar una planificación eficaz
La siguiente práctica recomendada para gestionar proyectos de implementación de software es la planificación. Cuando cree y comparta un plan de gestión de proyectos, debe asegurarse de que este documento esté acordado con los recursos y la administración.
Estos son consejos esenciales sobre la planificación efectiva de proyectos:
- Asegúrese de definir claramente los objetivos del proyecto y explicárselos al equipo
- Documente los entregables y supuestos
- Asegúrese de que todos los miembros del equipo comprendan el alcance
- Cree un plan de gestión de cambios que defina cómo se detectarán y manejarán los cambios (especialmente aquellos que afectan el alcance, el calendario o el presupuesto)
- Documente cómo se organizarán los problemas y riesgos, gestionado y escalado
- Desarrollar un programa de proyecto que especifique la duración y las dependencias de las tareas y actividades
- Tener instrucciones claras en cuanto a cómo el horario (incl.
- Definir todos los métodos de comunicación que va a utilizar al implementar el software
- Asegúrese de que las partes interesadas de su proyecto participen activamente en el proyecto
- Obtener la aprobación formal del Comité Directivo sobre el alcance antes de comenzar a implementar el software
Administrar problemas
Registrar problemas del proyecto es una práctica recomendada para administrar la mayoría de los proyectos, implementaciones de software. Un registro de incidencias le ayudará a centrarse en cada incidencia por separado, identificar las razones y encontrar opciones de resolución.
Seguir estos consejos para llegar a una gestión eficaz de los problemas:
- Describa cada problema en detalle, incluido el nombre del solucionador de problemas, la fecha de vencimiento, el estado, el impacto, etc.
- Priorice los problemas por su impacto en la estabilidad del software y también las fechas de finalización de tareas críticas
- Realice un seguimiento de los problemas y su estado diariamente
- Registre nuevos problemas y actualice el registro de problemas a medida que se resuelva un problema
- Nunca ignore los problemas que probablemente se resuelvan fácilmente. A veces, los problemas «fáciles» tienden a transformarse en complejos
- Compartir el registro de problemas con el equipo; los miembros del equipo deben saber qué problemas es probable que enfrenten y cómo resolverlos
Realizar pruebas sólidas
Las pruebas le ayudarán a comprender cómo funcionará el software en el entorno instalado y si funcionará de acuerdo con las expectativas iniciales. Al realizar pruebas, puede identificar cualquier problema antes de que se implemente el sistema.
La mejor práctica de las pruebas incluye estos elementos:
- Seleccione el tipo correcto de prueba (incl. despliegue de bases de datos, rendimiento del sistema, flujos de datos, flujos de procesos, etc.)
- Escribir casos de prueba que definan todos los escenarios posibles que podrían ocurrir
- Involucrar a los usuarios finales en las pruebas
- Probar primero la funcionalidad estándar; luego, pruebe otros elementos que ocurren con poca frecuencia
- Realice pruebas de usuario con personas que estén familiarizadas con su entorno empresarial y, por lo tanto, que puedan evaluar cómo el software resuelve los problemas actuales
- Dedique tiempo suficiente a las pruebas
- Vuelva a realizar pruebas si se aplican cambios en el software o la configuración
Tenga un Programa de capacitación
esencial para garantizar que los usuarios finales estén preparados para utilizar el sistema informático. Cuando tiene un programa de capacitación en marcha, su proyecto de implementación de software obtiene una mayor eficiencia.
Siga estas prácticas recomendadas para asegurarse de que sus usuarios sepan cómo usar el sistema correctamente:
- Identifique a los usuarios finales al principio de su proyecto
- Asegúrese de que los usuarios forman parte de la comunicación del proyecto
- Tenga un programa de capacitación que especifique el horario de las sesiones de capacitación
- Permita que los usuarios accedan al sistema de pruebas antes del evento en vivo
- Considere proporcionar escenarios de mejores prácticas
Junto con las mejores prácticas enumeradas para administrar proyectos de implementación de software, sin duda hay más herramientas, opciones y métodos que debe seguir para que su proyecto sea efectivo. Liderazgo de equipo, gestión de riesgos, preparación de eventos en vivo, gestión de partes interesadas son solo algunos ejemplos de otras mejores prácticas. Como un gran gerente de proyectos, debe considerar todas las oportunidades que hacen que su proyecto de implementación de software sea exitoso.