So planen Sie Ihr größtes kirchliches Ereignis des Jahres “ UMC Leadership Tips / United Methodist Communications
Jeder, der jemals eine Dinnerparty oder ein Feiertagstreffen veranstaltet hat, weiß, wie viel in ein einfaches Beisammensein mit Familie und Freunden fließt. Eine erfolgreiche kirchliche Veranstaltung bringt die Planung auf eine neue Ebene. Ob Sie ein Picknick veranstalten, Anbetungsveranstaltung, Lager, Festival, Weihnachtsgottesdienst oder ein anderes besonderes Ereignis, Sie müssen eine Reihe von Dingen durchdenken.
Was auch immer Sie planen, der Schlüssel ist, Ihre Veranstaltung in überschaubare Teile zu unterteilen und dann zu identifizieren, wer sie beaufsichtigen wird. Diese einfache Struktur ist oft leichter gesagt als getan.
Hier sind einige Schritte, die Sie bei der Verwaltung Ihrer Veranstaltungsplanung unternehmen müssen. Wir haben auch bewährte Methoden und empfohlene Praktiken von versierten Planern überall verwendet, darunter ein paar Möglichkeiten, kleinere Kirchen größere Veranstaltungen abziehen können, als sie erwartet hatten.
TWITTERN Sie DIES Stellen Sie sicher, dass das GROßE Ereignis mit Ihrem Kirchenmarketingplan übereinstimmt
Die Erstellung eines Kirchenmarketingplans ist der erste Schritt, den wir empfehlen, bevor Sie etwas Großes tun. Manche Leute mögen Marketing nicht (und das aus gutem Grund), aber Kirchenmarketing ist der Prozess, die spirituellen und dienstlichen Bedürfnisse Ihrer Gemeinde zu identifizieren und zu erfüllen. Ein guter Plan hilft, den Grundstein zu legen und die Richtung für jede Veranstaltung oder jedes Programm festzulegen. Viele Leute werden diesen Schritt überspringen, weil es zu viel ist, um vor ihrer Veranstaltung zu tun, aber es ist sehr zu empfehlen und könnte Ursache sein, die Rolle Ihrer Kirche zu stoppen und zu definieren.
Nachdem Sie die einzigartige Berufung Ihrer Gemeinde und die Bedürfnisse Ihrer Gemeinde ermittelt haben, können Sie mit der Entwicklung einer Strategie und dem Brainstorming des größten Ereignisses des Jahres beginnen.
Stellen Sie die richtigen Fragen
Nachdem Sie einen soliden Marketingplan haben, muss Ihre Kernführung die richtigen Fragen stellen, bevor Sie Zeit und Geld investieren! Dies wird Ihnen helfen, den Grundstein für Ihre Veranstaltung zu legen und Ihren Kommunikationsplan zu gestalten. Betrachten Sie die folgenden Fragen:
- Wie passt dieses Ereignis zur spezifischen Mission Ihrer Kirche?
- Wie machbar ist es für Ihre Kirche, die Veranstaltung erfolgreich durchzuführen?
- Wie würden Sie Ihr Gesamtziel definieren?
- Wie leidenschaftlich sind die Menschen, die sich engagieren müssen?
- Was zeichnet diese Idee für die Community aus?
TWEET DIES So planen Sie Ihr größtes Ereignis des Jahres NICHT
Betrachten Sie als nächstes die Auswirkungen der Antworten auf die obigen Fragen.
- Wenn das Ereignis von der einzigartigen Berufung Ihrer Kirche abweicht, beenden Sie jetzt und teilen Sie Ihre Werte und Vision mit der Kernführung.
- Wenn Sie nicht genug Zeit oder Geld haben, ist es Zeit aufzuhören. Möglicherweise müssen Sie einige Programme beschneiden, bevor Sie fortfahren.
- Sind Sie unsicher über alle erwarteten Ergebnisse? Beenden Sie ein wenig und wandeln Sie Ihre Ziele in klare Maßnahmen um.
- Wenn Sie keine leidenschaftlichen Freiwilligen haben – Sie spüren wahrscheinlich ein Thema hier – BEENDEN Sie! Konzentrieren Sie sich jetzt auf die Rekrutierung und Motivation von Freiwilligen.
- Wenn der Community nichts auffällt, ist dies möglicherweise die größte geplante, aber nicht besuchte Veranstaltung.
Seien Sie ehrlich mit Ihren Antworten und gehen Sie weiter — wenn die Kernführung grünes Licht gibt.
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Planen Sie mit viel Vorlaufzeit
Geben Sie sich und Ihrem Team genügend Zeit, um alles zusammenzubringen. Last-Minute-Planer bewegen sich möglicherweise zu schnell, um zu bemerken, dass alle Klappstühle woanders reserviert waren oder dass eine Hochzeit am selben Tag geplant war, an dem Sie dachten, Sie könnten das Heiligtum nutzen.
Menschen brauchen Zeit, um sich zu engagieren, sowohl als Freiwillige als auch als registrierte Teilnehmer. Wer spendet Vorräte oder bereitet Essen zu? Wer wird einrichten und abreißen? Machen Sie die Registrierung einfach. Erlaube den Leuten, sich über deine Website, Facebook-Seite oder App anzumelden. Low-Tech-Gruppen könnten Formulare in den Kirchenbänken hinterlassen oder einen Registrierungstisch im Foyer aufstellen.
Wenn es Ihr Ziel ist, lokale Nachbarn zu erreichen, vermeiden Sie es, Ihre Veranstaltung gleichzeitig mit beliebten Freizeitbeschäftigungen oder Sportveranstaltungen zu planen.
Stellen Sie klare Kommunikationswege her
Es ist wichtig, jemanden zu bitten, Jobs zu identifizieren und Personen diesen Aufgaben zuzuweisen. Wer wird für Musik, Lautsprecher, Marketing, Essen, Dekoration, Auf- / Abbau, Aktivitäten und so weiter verantwortlich sein?
Eine klare Befehlskette geht mit einer klaren Kommunikation einher. Wissen Sie, wer für jeden Bereich verantwortlich ist, und vertrauen Sie ihm, dass er Freiwillige und Ressourcen für diesen speziellen Fokus organisiert. Bei der Befehlskette geht es weniger darum, wer auf der obersten Sprosse steht, als vielmehr darum, wer Entscheidungen treffen und einen reibungslosen Prozess ermöglichen kann.
Wenn Sie die Leute haben, die Sie brauchen, kommunizieren Sie oft mit ihnen und sagen Sie den Freiwilligen, was erwartet wird. Sie benötigen detaillierte Stellenbeschreibungen und Schulungen, um ihre Rolle gut zu spielen.
Wie kommuniziert eure Kirche? Lernen Sie, mit dem „Plugged-in“ zu kommunizieren und sich mit dem „Unplugged“ zu verbinden.“
Wählen Sie ein Thema
Ein Thema für Ihre Veranstaltung zu haben, gibt den Fokus und hilft bei der Bestimmung der Arten von Speisen, Spielen und Dekorationen. Fordern Sie kreative Menschen nach Ideen auf. Viele Ferien Bibelschule Programme tun dies gut.
Ein Thema schafft Atmosphäre und macht Ihre Veranstaltung unvergesslich. Viel Spaß beim Erstellen von Teambuilding-Übungen und die Gäste werden auch Spaß haben. Spielen Sie Trivia mit thematischen Fragen oder entwickeln Sie interaktive Möglichkeiten, um die Teilnehmer einzubeziehen.
Unerwartete Ausgaben erwarten
Wie viel müssen Sie ausgeben? Woher kommt das Geld? Haben Sie ein Komitee, das die Finanzen der Veranstaltung überwacht? Der Schatzmeister wird hier der Schlüssel sein.
Sie benötigen Mittel für Vorräte, Lebensmittel, Werbung und Dekorationen. Unterhaltung und Ausrüstungsverleih sind ebenfalls möglich. Bauen Sie einen Puffer in Ihr Budget ein, da die meisten Veranstaltungen mehr kosten als erwartet.
Erwägen Sie, einen Zuschuss zu beantragen
Zuschüsse der örtlichen Kirche könnten Ihnen bei Ihren Werbe-, Website- oder Forschungsbedürfnissen helfen. United Methodist Communications hat eine Reihe von Zuschüssen und Ressourcen eingerichtet, um die Kommunikation vor Ort zu unterstützen.
Verbreiten Sie das Wort
Veröffentlichen Sie Ihre Veranstaltung zunächst auf der Website der Kirche, in den sozialen Medien und in der E-Mail-Liste. Wöchentliche Ankündigungen und Bulletins sind ebenfalls gut zu verwenden. Überlegen Sie sich von dort aus, welche gedruckten Materialien am besten funktionieren könnten. Sind Anzeigen im lokalen Radio oder Fernsehen möglich?
Schauen Sie sich diese großartigen Ideen für die Planung und Förderung von VBS an, die für nahezu jede Veranstaltung gelten.
Nach der Veranstaltung Nachbesprechung mit Ihrem Team
Planen Sie Zeit mit Ihrem Team, um die Planung und Durchführung der Veranstaltung zu bewerten und Anpassungen vorzunehmen, falls die Veranstaltung erneut stattfindet. Was hat gut funktioniert? Wenn es berichtenswert ist, teilen Sie es mit Medien. Was lief schlecht? Versteck dich nicht. Treten Sie ein, besitzen Sie es und sprechen Sie mit Ihrem Team.
Senden Sie Follow-up-Kommunikation an die Personen, die an Ihrer Veranstaltung teilgenommen haben. Sie können ihnen ein allgemeines Dankeschön, eine Feedback-Umfrage oder kostenlose Ressourcen senden. Laden Sie sie zu verwandten Veranstaltungen in der Zukunft ein.
Drücken Sie Ihre Dankbarkeit für den Dienst aller aus, die geholfen haben. Je mehr sie sich geschätzt fühlen, desto wahrscheinlicher werden sie wieder Hand anlegen.
Erfolgreiche Ereignisse passieren nicht einfach
Sie erfordern viel Nachdenken und Handeln. Je mehr Details Sie im Voraus festlegen, desto weniger Schluckauf haben Sie während Ihrer Veranstaltung.
— Clay Morgan ist ein Autor aus Dallas, Texas, der ein Jahrzehnt lang College-Kurse in den Sozialwissenschaften unterrichtete, bevor er Berater für Kommunikations- und Organisationsstrategie wurde. Clay schreibt gerne an der Schnittstelle von Kultur und Spiritualität. Er arbeitet seit Jahren mit College-Studenten zusammen und liebt es, kreative Wege zu finden, um Millennials zu engagieren.