6 Best Practices für die Verwaltung von Software-Implementierungsprojekten

6 Best Practices für die Verwaltung von Software-Implementierungsprojekten

Viele Softwareimplementierungsprojekte scheiterten, weil sie über dem Budget lagen, überfällig, irregeführt, schlecht definiert oder eine Kombination davon waren. IT-Investitionsstatistiken zeigen, dass über 80% der Softwareimplementierungsprojekte erfolglos, schlecht ausgeführt oder vor Abschluss abgebrochen werden. Darüber hinaus wurden 30% dieser fehlgeschlagenen Projekte aufgrund unzureichender Anforderungserstellung, mangelnder Einbeziehung der Interessengruppen, fehlendem Änderungskontrollsystem, schlechten Tests und anderen Gründen noch nie gestartet.

Inzwischen gibt es mehrere Best Practices, die dazu beitragen können, all diese Fehler zu verhindern und ein schlechtes Projektmanagement zu bekämpfen. In diesem Artikel werde ich über 6 Best Practices für die Verwaltung von Software-Implementierungsprojekten schreiben. Die Artikel, die ich hier beschreibe, helfen Ihnen dabei, Ihre IT-Projekte rentabel zu halten und einen akzeptablen ROI zu erzielen.

Hier ist meine Liste von 6 Best Practices für die Verwaltung von Software-Implementierungsprojekten:

1. Verhandeln Sie mit dem Softwareanbieter
2. Definieren Sie Rollen
3. Stellen Sie eine effektive Planung sicher
4. Verwalten Sie Probleme
5. Führen Sie solide Tests durch
6. Führen Sie ein Schulungsprogramm durch

Verhandeln Sie mit dem Softwareanbieter

Ein System, das Sie in Ihre Arbeitsumgebung implementieren einige Anbieter. Sie müssen sich mit Ihrem Softwareanbieter in Verbindung setzen, um die Systemanforderungen, Funktionen, Einschränkungen sowie typische Probleme und Lösungen zu klären. Zum Beispiel können die Experten von Bespoke Software Development Ihnen einen Best-Practice-Ansatz bieten, um Ihnen bei der Implementierung von Softwareprojekten jeder Größe und Komplexität zu helfen.

Der beste Weg, um sicherzustellen, dass Sie alles richtig machen, ist der Abschluss eines Vertrags mit dem Verkäufer. Ich schlage vor, dass Sie die folgenden Elemente in Ihren Vertrag aufnehmen:

• Systemleistungskriterien
• Benutzerdokumentation
• Schulung und technischer Support, die bereitgestellt werden sollten
• Beschreibung des Testprozesses, einschließlich Testsysteme
• Zeiteskalationsrichtlinie
• Zahlungsplan
• Alle Strafen im Zusammenhang mit unsachgemäßer Systemleistung und -verwendung

Wenn Sie alle diese Elemente vertraglich definiert haben, kann Ihr Projektmanager einen genau definierten Projektplan erstellen. Darüber hinaus können Sie Ihren Softwareanbieter gegenüber seinen Leistungen zur Rechenschaft ziehen.

Rollen definieren

Offensichtlich werden an Ihrem Softwareimplementierungsprojekt verschiedene Mitarbeiter und Ressourcen beteiligt sein, die sich um den Implementierungsprozess kümmern. Ihr primäres Ziel ist es, das gesamte Personal so zu organisieren, dass Effizienz und Zuverlässigkeit der Projektergebnisse gewährleistet sind.

Mit anderen Worten, Sie müssen eine Organisationsstruktur erstellen, die die Rollen und Verantwortlichkeiten der Projektmitarbeiter klar definiert. Die Hauptrollen sollten sein:

• Sponsor. Diese Person ist ein Vertreter der Organisation, die Mittel für Ihr Softwareimplementierungsprojekt bereitstellt. Höchstwahrscheinlich wird Ihr Unternehmen das Projekt autorisieren, sponsern und besitzen. Beachten Sie, dass der Sponsor kein Mitglied des Projektteams sein sollte.
• Lenkungsausschuss. Dieses Leitungsorgan besteht aus Top-Managern und Entscheidungsträgern, die die strategische Ausrichtung und die politischen Leitlinien für das Team festlegen. Es ist eine Managementgruppe, die das Team bei der Problemlösung, Problemlösung, Personalausstattung und anderen Angelegenheiten unterstützt.
• Mannschaft. Das Projektteam besteht aus Personen, die die Aufgaben Ihres Software-Implementierungsprojekts ausführen. Das Team ist für die Ergebnisse verantwortlich und wird vom Projektmanager geleitet.
• Geschäftsführer. Der Manager Ihres Projekts übernimmt die Verantwortung für die Gesamtplanung und überwacht auch den Status und die Leistung der Arbeit. Diese Person stellt sicher, dass das System im Rahmen des Budgets, pünktlich und gemäß den Benutzeranforderungen implementiert wird.

Wenn Sie die Rollen der an Ihrem Softwareimplementierungsprojekt beteiligten Mitarbeiter definiert haben, können Sie ein Organigramm erstellen, das die Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Stakeholder visualisiert.

Effektive Planung sicherstellen

Die nächste Best Practice für das Management von Software-Implementierungsprojekten ist die Planung. Wenn Sie einen Projektmanagementplan erstellen und freigeben, müssen Sie sicherstellen, dass dieses Dokument mit den Ressourcen und dem Management vereinbart wird.

Hier sind wichtige Tipps für eine effektive Projektplanung:

• Stellen Sie sicher, dass Sie die Projektziele klar definieren und dem Team erklären
• Dokumentieren Sie die Ergebnisse und Annahmen
• Stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder den Umfang verstehen
• Erstellen Sie einen Änderungsmanagementplan, der definiert, wie Änderungen erkannt und behandelt werden (insbesondere solche, die sich auf den Umfang, den Zeitplan oder das Budget auswirken)
• Dokumentieren Sie, wie Probleme und Risiken arrangiert, verwaltet und eskaliert
• Entwickeln Sie einen Projektplan, der die Dauer und Abhängigkeiten der Aufgaben und Aktivitäten angibt
• Haben Sie klare Anweisungen in Bezug darauf, wie der Zeitplan (inkl. Meilensteine) verwaltet werden
• Definieren Sie alle Kommunikationsmethoden, die Sie bei der Implementierung der Software verwenden werden
• Stellen Sie sicher, dass die Stakeholder Ihres Projekts aktiv am Projekt teilnehmen
• Holen Sie vor Beginn der Implementierung der Software die formelle Genehmigung des Lenkungsausschusses für den Umfang ein

Probleme verwalten

Das Protokollieren von Projektproblemen ist eine bewährte Methode für die software-Implementierungen. Ein Problemprotokoll hilft Ihnen, sich auf jedes einzelne Problem zu konzentrieren, die Gründe zu identifizieren und Lösungsoptionen zu finden.

Befolgen Sie diese Tipps, um ein effektives Problemmanagement zu erreichen:

• Beschreiben Sie jedes Problem im Detail, einschließlich Name des Problemlösers, Fälligkeitsdatum, Status, Auswirkungen usw.
• Priorisieren Sie Probleme nach ihren Auswirkungen auf die Softwarestabilität und auch nach Abschlussdaten kritischer Aufgaben
• Verfolgen Sie Probleme und ihren Status täglich
• Zeichnen Sie neue Probleme auf und aktualisieren Sie das Problemprotokoll, sobald ein Problem behoben ist
• Ignorieren Sie niemals Probleme, die wahrscheinlich leicht gelöst werden können. Manchmal verwandeln sich „einfache“ Probleme in komplexe
• Teilen Sie das Problemprotokoll mit dem Team; teammitglieder sollten wissen, mit welchen Problemen sie wahrscheinlich konfrontiert sind und wie sie diese Probleme lösen können

Solide Tests durchführen

Tests helfen Ihnen zu verstehen, wie die Software in der installierten Umgebung funktioniert und ob sie den ursprünglichen Erwartungen entspricht. Durch Tests können Sie Probleme frühzeitig erkennen, bevor das System implementiert wird.

Die Best Practice des Testens umfasst diese Elemente:

• Wählen Sie die richtige Art der Prüfung (inkl. datenbankbereitstellung, Systemleistung, Datenflüsse, Prozessabläufe usw.)
• Testfälle schreiben, die alle möglichen Szenarien definieren, die auftreten können
• Endbenutzer in Tests einbeziehen
• Testen Sie zuerst die Standardfunktionalität; testen Sie dann andere Elemente, die selten vorkommen
• Führen Sie Benutzertests mit Personen durch, die mit Ihrer Geschäftsumgebung vertraut sind und somit bewerten können, wie die Software aktuelle Probleme löst
• Widmen Sie dem Testen ausreichend Zeit
• Führen Sie erneute Tests durch, wenn Änderungen an der Software oder am Setup vorgenommen werden

Haben Sie ein Schulungsprogramm

Eine angemessene und rechtzeitige Schulung um sicherzustellen, dass Endbenutzer bereit sind, das Softwaresystem zu verwenden. Wenn Sie über ein Schulungsprogramm verfügen, wird Ihr Softwareimplementierungsprojekt effizienter.

Befolgen Sie diese Best Practices, um sicherzustellen, dass Ihre Benutzer wissen, wie Sie das System ordnungsgemäß verwenden:

• Identifizieren Sie die Endbenutzer frühzeitig in Ihrem Projekt
• Stellen Sie sicher, dass die Benutzer Teil der Projektkommunikation sind
• Haben Sie einen Schulungsplan, der den Zeitpunkt für Schulungen angibt
• Lassen Sie Ihre Benutzer vor dem Live-Ereignis auf das Testsystem zugreifen
• Erwägen Sie, Best-Practice-Szenarien bereitzustellen

Neben den aufgeführten Best Practices für die Verwaltung von Softwareimplementierungsprojekten gibt es sicherlich weitere Tools, Optionen und Methoden, die Sie befolgen sollten, um Ihr Projekt effektiv zu gestalten. Teamführung, Risikomanagement, Live-Event-Vorbereitung, Stakeholder-Management sind nur einige Beispiele für andere Best Practices. Als großartiger Projektmanager müssen Sie alle Möglichkeiten berücksichtigen, die Ihr Softwareimplementierungsprojekt erfolgreich machen.