5 Tipps zur Vermeidung von Unterschlagung von Mitarbeitern
Diebstahl und Unterschlagung von Mitarbeitern können in jedem Unternehmen auftreten. Es trifft jedoch kleinere Unternehmen in größerer Zahl, zum Teil, weil die Eigentümer zu oft nicht über die richtigen Checks and Balances verfügen.
. comIm Folgenden finden Sie fünf Tipps, mit denen Sie die Wahrscheinlichkeit, Opfer zu werden, erheblich verringern können.
Wisse, dass es dir passieren kann.
Wenn wir es einmal gehört haben, haben wir es tausendmal gehört: „Ich vertraue meinem Buchhalter.“ Fast jeder Fall von Unterschlagung in kleinen Unternehmen beinhaltet eine vertrauenswürdige Person, die Geld von einem ahnungslosen Geschäftsinhaber nimmt.
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Wir haben gesehen, wie eine lebenslange beste Freundin von ihrem Geschäftspartner gestohlen hat. Wir haben gesehen, wie ein Mann Geld von seinen Geschwistern genommen hat. Wir wissen sogar von einem CPA, der von seinem Klienten veruntreut hat.
Ehrliche, fleißige Unternehmer wurden für Zehntausende von Dollar genommen. Der Fehler des Besitzers: Sie vertrauten zu viel. Wenn Sie denken, dass es Ihnen nicht passieren kann, ist Ihr Unternehmen am anfälligsten.
Wie Ronald Regan sagte: „Vertraue, aber überprüfe.“
Viele Unternehmer wollen keine Finanzkontrollen einführen, weil sie Angst haben, dass sich ihr Buchhalter misstraut fühlt. Diese Logik ist fehlerhaft. Ein ehrlicher Buchhalter würde Checks and Balances wollen, so dass es nie eine Frage über seine Richtigkeit geben könnte. Tatsächlich haben sich die Buchhalter, die wir gesehen haben, am meisten darüber beschwert, dass sie nicht vertrauenswürdig sind, diejenigen, von denen später festgestellt wurde, dass sie von der Firma gestohlen haben.
Darüber hinaus ist es Ihrem Buchhalter gegenüber grundsätzlich unfair, ihm uneingeschränkten Zugang zu gewähren. Irgendwann wird er oder sie in finanzielle Schwierigkeiten geraten – fast alle von uns tun es. Warum eine Person verführen, wenn sie am verletzlichsten ist, indem sie ihr unkontrollierten Zugriff auf Ihr Scheckbuch gewährt?
Führen Sie alle Einnahmen und Auszahlungen über ein Girokonto aus.
Legen Sie jedes Geld, das ins Geschäft kommt, auf ein Girokonto. Nehmen Sie jedes Geld, das die Unternehmen aus einem Girokonto verlässt. Dies bietet eine Aufzeichnung von Einnahmen und Auszahlungen, die nicht manipuliert werden können, da sie von der Bank kontrolliert werden.
Buchhalter können falsche Einträge in Abschlüsse einfügen, aber sie können das Bargeld in der Bank nicht manipulieren. Alles sollte mit dem Girokonto abgeglichen werden. Die Abstimmung sollte monatlich erfolgen und der Eigentümer sollte sie rechtzeitig überprüfen. Es dauert nur wenige Minuten.
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Erstellen Sie eine Aufgabentrennung.
Wir empfehlen, dass derselbe Mitarbeiter keinen Kreditor einrichtet, eine Zahlung genehmigt und den Scheck schreibt. Es ist besser, zwei Personen beteiligt zu haben, wenn Geld das Geschäft verlässt. In gleicher Weise sollte ein Mitarbeiter keinen Mitarbeiter im Gehaltsabrechnungssystem einrichten und dazu führen, dass ein Gehaltsscheck gekürzt wird.
Eine Buchhalterin, die jetzt auf Kosten der Bundesregierung lebt, hat eine falsche Angestellte eingerichtet, um Geld auf ihr eigenes Konto zu bringen.
Überprüfen Sie Aussagen.
Der Eigentümer sollte regelmäßig und unvorhersehbar Kontoauszüge, Kreditkartenabrechnungen und Kontoauszüge der Lohnabrechnungsgesellschaft überprüfen, aus denen hervorgeht, was jedem Mitarbeiter gezahlt wurde. Dies sollte einen Blick auf stornierte Schecks beinhalten.
Nach Jahren des blinden Vertrauens überprüfte eine Geschäftsinhaberin schließlich einen Kontoauszug und stellte fest, dass ihr vertrauenswürdiger Buchhalter Bargeldabhebungen an Geldautomaten vornahm, Schecks an sich selbst schrieb und seine Firmendebitkarte zum Kauf persönlicher Gegenstände wie Lebensmittel verwendete.
Überprüfen Sie die Bücher.
Lassen Sie Ihre Bücher und Konten regelmäßig von einem unabhängigen Dritten überprüfen. Dies muss nicht eine umfassende Prüfung jeder Transaktion sein – Stichproben reichen aus. Die Kosten sind minimal und die Abschreckung können Sie Tausende sparen.
Mitarbeiterdiebstahl und Unterschlagung sind ein massives Problem. Statistiken zeigen, dass dies zu einem Drittel aller Misserfolge in kleinen Unternehmen führt. Richten Sie die einfachen Finanzkontrollen ein, die erforderlich sind, um dies zu verhindern. Lassen Sie Ihr Unternehmen nicht zu einer weiteren Statistik werden.
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