5 Tipps für die Organisation Ihrer Immobilien Home Office

5 Tipps für die Organisation Ihrer Immobilien Home Office

Viele Immobilien-Profis finden es bequem, ein Home-Office zu halten. Aber während COVID-19 ist ein Heimbüro das einzige Büro vieler Menschen geworden. Mit Stay-at-Home-Bestellungen, die in vielen Bereichen noch in Kraft sind, hat sich Ihr Heimbüro möglicherweise in Ihre Geschäftskommandozentrale verwandelt.

Egal, ob Sie vom Esstisch oder von einem speziellen Büroraum aus arbeiten, die Organisation Ihres Arbeitsbereichs in dieser Zeit ist sowohl für Ihre Produktivität als auch für Ihre geistige Gesundheit von entscheidender Bedeutung.

Die Organisation kann jedoch eine Herausforderung sein, insbesondere wenn Sie es nicht gewohnt sind, von zu Hause aus zu arbeiten. Es ist wichtig, sich jeden Tag ein paar Minuten Zeit zu nehmen, um sich zu organisieren. Sie fühlen sich erfrischt, reduzieren Stress und sparen Stunden pro Woche, indem Sie Ihren Raum ordentlich und organisiert halten.

Hier sind fünf Tipps, die Ihnen helfen können, auf dem richtigen Weg zu bleiben und mit Ihrem aufgeräumten Immobilien-Home-Office wie ein Profi auszusehen.

Halten Sie Ihren Schreibtisch frei

Eine der größten Herausforderungen bei der Organisation eines Heimbüros besteht darin, dass die Arbeit nie erledigt wird. Neue Arbeit stapelt sich über alte und wenn Sie nicht aufpassen, können Sie begraben werden.

Die Vorteile eines sauberen Schreibtisches sind bekannt, darunter:

• Besserer Fokus
• Weniger Stress
• Höhere Effizienz
• Höhere Produktivität
• Bessere Sicherheit

Nehmen Sie nur die Ordner heraus, die Sie benötigen, und archivieren Sie sie erneut, wenn Sie fertig sind. Es hält dokumente von immer verloren und hält arbeit aus dem weg während mahlzeiten, hausaufgaben, und spielzeit mit kinder und haustiere.

Jeden Tag mit einem Schreibtisch zu beenden, der frei von Unordnung ist, fühlt sich fantastisch an und lässt Sie auch unter schwierigen Umständen wie ein Profi aussehen.

Halten Sie Ihre physischen Dateien organisiert

Immobiliengeschäft erzeugt einen Berg von Dokumentation und jeder hat seine eigene Methode, es zu organisieren. Der Schlüssel ist, etwas zu finden, das für Sie funktioniert, und dabei zu bleiben.

Vertikale Akten, Regale und Aufbewahrungsboxen sind gute Aufbewahrungslösungen, und bei einem Heimbüro liegt die Wahl bei Ihnen. Jedes davon wird funktionieren, solange Sie priorisieren, was wichtig ist, und ausschneiden, was nicht.

Für alltägliche Dokumente ist es sinnvoll, einen zugriffsbereiten Ordner zu erstellen, der mit all diesen Handouts, Formularen und Dokumenten griffbereit ist.

Bewahren Sie für eine langfristige Archivierung Backups der wichtigsten Daten an einem anderen sicheren Ort für Notfälle auf.

Und wissen, wann Sie zurückschneiden müssen. Wenn es an der Zeit ist, vertrauliche persönliche Informationen zu verwerfen, stellen Sie sicher, dass Sie dies sicher tun, und verwenden Sie einen Aktenvernichter.

Halten Sie Ihre digitalen Dateien organisiert

Die Aufbewahrung digitaler Dateien Ihrer Immobilientransaktionen reduziert Papierstapel erheblich, aber die Organisation ist auch zu Hause von entscheidender Bedeutung.

Stellen Sie sicher, dass Sie Systeme für die Benennung digitaler Dateien, die Ordnerorganisation und die Speicherung erstellen und verwalten, damit Sie nicht den Zugriff auf wichtige Dateien verlieren.

Geben Sie bei der Benennung Ihrer digitalen Dateien wichtige Informationen an, z. B. den Namen des Kunden, die Adresse der Unterkunft, den Dokumenttyp oder das Datum. Dies macht es einfach, nach dem zu suchen, was Sie brauchen.

Verwalten Sie Ihre Dateien mit einigen wichtigen Ordnern wie Vertragsformularen, Auflistungen und Kunden. Organisieren Sie dann bestimmte Dokumentationen in Unterordnern unter jeder Überschrift.

Verwenden Sie Tools, um die Datenspeicherung im Home Office zu vereinfachen. Probieren Sie Adobe Scan aus, um wichtige Dokumente schnell und in hoher Qualität zu scannen, und speichern Sie Ihre Dokumentation dann sicher in der Cloud mit Google Drive oder DropBox.

Halten Sie Ihr Team organisiert

Da alle von zu Hause aus arbeiten, kann die Koordination mit Ihrem Team eine Herausforderung sein. Es ist immer noch ein Check-in erforderlich, und da sich alle Mitarbeiter außerhalb ihres gewohnten Elements befinden, hat Ihr Team möglicherweise Fragen zum Freigeben und Zugreifen auf Dokumente und Formulare.

Mit Tools wie Zoom und GoToMeeting können Sie einchecken und erfahren, welche Dateien, Dokumente, Formulare und Datensätze freigegeben und abgerufen werden müssen, und dann einen Plan entwickeln, um organisiert zu bleiben.

Mit Cloud-Sharing-Tools wie Google Drive und DropBox können Sie nicht nur Ihre eigenen Dateien verwalten, sondern auch Dokumente und Ordner sicher mit Ihrem Team teilen.

Nutzen Sie Adobe Scan, um alle gedruckten Kopien zu digitalisieren, und verwenden Sie dann DocuSign (einen Folio-Partner), um alle Ihre Transaktionsdokumente sicher und digital signiert zu erhalten.

Halten Sie Ihren Posteingang organisiert

Ob im Büro oder zu Hause, eine Flut von E-Mails kann Ihre Zeit, Produktivität und geistige Gesundheit massiv belasten. Vergessen Sie beim Aufräumen Ihres Home-Office-Arbeitsbereichs nicht Ihren Posteingang.

Mit dem KI-basierten Ansatz von Folio können Sie Ihren E-Mail-Posteingang übersichtlich und organisiert halten, sodass Sie jede Woche Stunden an zusätzlicher Arbeit sparen.

Sowohl Folio für Gmail als auch Folio für Outlook lassen sich nahtlos in Ihren Posteingang integrieren. Unsere Algorithmen verstehen es, E-Mails zu identifizieren und in Workflows zu sortieren, die für Ihr Immobiliengeschäft sinnvoll sind.

Wenn Sie Ihr Immobilien-Home-Office organisiert halten, sparen Sie viel Zeit. Mit nur wenigen einfachen Schritten jeden Tag können Sie Ihren Schreibtisch, Ihre Dateien, Ihr Team und Ihren Posteingang organisieren und Ihr Unternehmen auf Kurs halten. Es ist eine großartige Möglichkeit, Stress abzubauen und während COVID-19 konzentriert zu bleiben.