11 Schritte zur Implementierung von agilem Projektmanagement in Ihren Workflow
monday.com kann verwendet werden, um Projekte mit einer Vielzahl verschiedener Methoden und Prozesse zu verwalten, einschließlich agiler Projektmanagementtechniken. Dieser Leitfaden gibt einen Überblick darüber, was agiles Projektmanagement ist, warum es für Teams von Vorteil ist und was es in der Praxis bedeutet.
Bevor Sie sich mit der Verwendung von monday.com um mit agilen Techniken zu arbeiten, sollten wir zunächst verstehen, was agiles Projektmanagement ist.
Agile ist eine Methodik des Projektmanagements, die ursprünglich von Softwareentwicklern entwickelt und verwendet wurde. Es hat sich seitdem in vielen weiteren Branchen und Unternehmen verbreitet und ist heute eine der beliebtesten Methoden zur Verwaltung von Projekten.
Der Kernwert des agilen Projektmanagements ist das Konzept von „inspect and adapt“, was bedeutet, dass Änderungen in letzter Minute in jeder Phase des Projektzyklus willkommen sind. Agile (normalerweise) Pläne über die Verwendung von Sprints oder Iterationen, die kurze, sich wiederholende Zeiträume von 1-3 Wochen sind, in denen sich ein Team auf eine kleine Menge von Arbeitselementen konzentriert und diese in diesem Zeitraum abschließen möchte!
12 Schlüsselprinzipien
Es gibt 12 Schlüsselprinzipien, die das agile Projektmanagement leiten, von denen eine Auswahl:
- Tägliche enge Zusammenarbeit zwischen den Stakeholdern
- Die Teammitglieder konzentrieren sich weiterhin auf dasselbe Gesamtbild und erhalten die Tools und die Unterstützung, um die Projektziele zu erreichen
- Schnelle tägliche persönliche Besprechungen werden als der beste Weg angesehen, um alle im Team über den Status der Aufgaben zu informieren
- Die Endergebnisse eines Projekts sind die Grundlage für seinen Erfolg
- Einfachheit wird geschätzt
- Verwenden Sie sich wiederholende und regelmäßige Intervalle, um die Effizienz durch Feinabstimmung des Verhaltens des Teams zu verbessern.
Vorteile
Klingt theoretisch großartig… doch warum ist agiles Projektmanagement so beliebt und was sind seine Vorteile?
Nun, erstens, das sind einige ziemlich beeindruckende Statistiken, die den Erfolg von Unternehmen unterstützen, die solche Methoden anwenden. Laut dem Project Management Institute und seinem Pulse of the Profession 2015: Den Wert des Projektmanagements erfassen 2015:
- 75% von hochagilen Organisationen haben ihre Ziele / Geschäftsabsichten erreicht
- 65% pünktlich abgeschlossen
- 67% innerhalb des Budgets abgeschlossen
Diese Ergebnisse sind höher als das, was Organisationen mit geringer Agilität erreichen. Die gleiche Studie zeigt, dass agile Organisationen ihren Umsatz um 37% schneller steigern und 30% höhere Gewinne erzielen als nicht-agile Unternehmen.
Im Gegensatz zu einigen der älteren Projektmanagementstile / -methoden, die in ihrem Ansatz viel starrer sind, eignet sich Agile am besten für das, was im wirklichen Leben passiert – Dinge ändern sich und die Arbeit eines Teams sollte während des Sprints unterwegs an diese Änderungen angepasst werden können.
Durch die Berücksichtigung von Änderungen wird ein Endergebnis besser und dem Kontext des Projekts besser angepasst.
Einige zusätzliche Vorteile sind:
- Schnellere Erkennung von Problemen/Defekten
- Schnellere Zielerreichung/Erledigung von Aufgaben
- Stärkere Fokussierung auf Kundenziele
- Erhöhte Flexibilität/Anpassung
- Verstärkte Zusammenarbeit/Feedback
Retrospektiven
Ein Aspekt der agilen Methodik ist die Verwendung von Retrospektiven – mit der Verwendung von Retrospektiven kann das Team / der Manager besser abschätzen, wie lange es dauert, verschiedene Arten von Aufgaben oder Epen zu erledigen. Dies hilft Teams, produktiver zu werden, wenn sie ihre Ziele einschätzen, und gibt Raum, um ständig zu überprüfen und zu suchen, wie sie sich verbessern können.
Retrospektiven helfen dem Team weiter zu verstehen, was Erfolge / Misserfolge verursacht hat und wie der Workflow entsprechend weiterentwickelt werden kann, sodass sich ein Team ständig verbessern kann.
Wie es gemacht wird?
Schritt 1: Erstellen Sie ein Board als Bucket, Backlog oder Roadmap
Alles beginnt mit einem Bucket oder Log – kein echter, sondern eine Art konzeptioneller Bucket! Der Eimer / das Protokoll sollte ein Brett in Ihrem sein monday.com konto. Erstellen Sie ein neues Board, nennen Sie es Ihr Backlog und fügen Sie alle Aufgaben hinzu, die Sie ausführen müssen, um Ihr Projekt oder Ihre Ziele für die absehbare Zukunft (oder nicht) abzuschließen. Das Board kann auch eine Roadmap sein!
Halte dich nicht zurück. Kommen Sie zu den schmutzigen Details. Versuchen Sie, Aufgaben in ihre kleinsten Teile zu zerlegen. Zum Beispiel, wenn Ihr Projekt war zu Hause Verbesserungen zu machen und eine Ihrer Aufgaben war es, Ihr Wohnzimmer neu zu streichen, würden Sie diese Aufgabe brechen in:
- Home Improvements
- Entscheiden Sie sich für eine Farbe für das Wohnzimmer
- Forschung, wo die Farbe zu kaufen
- Farbe kaufen
- Kaufen Sie Ausrüstung für die Malerei
- Möbel entfernen
- Decken Sie die Böden / feste 9714>
- Linke Wand streichen
- Rechte Wand streichen
- Rückwand streichen
- Zweite Schicht linke Wand
- Zweite Schicht rechte Wand
- Zweite Schicht Rückwand
- Überschüssige Farbe entfernen
Dies ist ein sehr einfaches Beispiel, aber es ist wichtig, eine Aufgabe aufzuschlüsseln. Auf diese Weise können Sie genauer abschätzen, wie viel Zeit eine Aufgabe in Anspruch nehmen wird. Es hilft Ihnen auch, Prioritäten zu setzen, wenn Sie an einem bestimmten Termin arbeiten, damit Sie bewerten können, welche Aufgaben die höchste Priorität haben!
Hier ist ein Beispiel, wie ein Backlog strukturiert sein könnte:
Sobald Sie Ihr Backlog Board (oder Ihre Roadmap) erstellt haben, sind Sie auf halbem Weg. Dieses Board sollte als Hauptplatine auf Ihrem erstellt werden monday.com konto. Diese Transparenz richtet das Team auf das Gesamtbild aus und stellt sicher, dass es die Ziele versteht. Es bedeutet auch, dass jeder auf Ihrem monday.com konto hat Zugriff darauf und kann dazu beitragen. Teammitglieder können neue Elemente / Aufgaben hinzufügen, wenn sich das Projekt weiterentwickelt und fortschreitet oder wenn neue Aufgaben auftauchen.
Fügen Sie eine Datumsspalte hinzu, um die Frist jeder Aufgabe darzustellen, damit Sie herausfinden können, welche Aufgaben die höchste Priorität haben.
Schritt 2: Erstellen eines Task Boards
Wie oben erwähnt, bedeutet agiles Projektmanagement, nach kurzen Zeiträumen zu arbeiten, die als Sprints oder Iterationen bezeichnet werden. Wir empfehlen, in 2-wöchigen Sprints zu arbeiten, aber sie können länger oder kürzer sein, wenn Sie es vorziehen. Erstellen Sie ein Aufgabenbrett und teilen Sie es in Gruppen auf, um jede Periode darzustellen. Sie können die Team Tasks-Vorlage verwenden oder alternativ von Grund auf neu erstellen. Dies ist ein Beispiel für ein Board von Grund auf neu gebaut:
Überprüfen Sie Ihr Backlog zu Beginn jeder neuen Periode und verschieben Sie die Aufgaben entsprechend ihrer Priorität in jeden Sprint. Sie können unsere Batch-Aktionen-Funktion verwenden, um mehrere Aufgaben gleichzeitig auszuwählen und sie dann vom Backlog-Board in das Sprint-Board zu verschieben, direkt in die Gruppe, die den Sprint darstellt, in dem die Aufgabe abgeschlossen werden soll.
Schritt 3: Zuweisen von Aufgaben zu Personen in Ihrem Team
Fügen Sie Ihrem Task Board eine Personenspalte hinzu und weisen Sie jede Aufgabe einer Person in Ihrem Team zu. Dies schafft die Verantwortung für die Aufgaben, sorgt für eine ausgewogene Arbeitsteilung und stellt sicher, dass jeder weiß, mit wem er über Aufgaben sprechen kann.
Eigenverantwortung motiviert. Das ist eine Garantie! Wenn eine Aufgabe das Gesicht einer Person daneben hat, wird es den Besitzer motivieren, einen guten Job zu machen – es ist schließlich ihre Verantwortung.
Die Aufgaben einer Person hängen oft von den Aufgaben einer anderen Person ab.
Schritt 4: Fügen Sie eine Statusspalte hinzu, um alle über den Status jeder Aufgabe auf dem Laufenden zu halten
Bei agilem Projektmanagement ist es wichtig, Ihr Team ständig über den Status Ihrer Aufgaben auf dem Laufenden zu halten. Agile respektiert, dass sich Dinge ändern und unerwartete Umstände die Fertigstellung einer Aufgabe beeinflussen können. Wenn eine Aufgabe stecken bleibt oder sich verzögert, ist es auch wichtig, dass jeder, der an verwandten Aufgaben arbeitet, darauf aufmerksam gemacht wird, damit er seine Zeitplanung entsprechend anpassen kann.
Mit den anpassbaren Statusbeschriftungen (in so vielen auffälligen Farben) können Sie eine Reihe von Status festlegen – von „stuck“ und „working on it“ bis „pending review“ und natürlich „done“!
Schritt 5: Priorisieren Sie Ihre Aufgaben
Das ist richtig! Selbst wenn Aufgaben aus Ihrem Backlog / Bucket / Roadmap in einen Sprint verschoben wurden, was bedeutet, dass sie die höchste Priorität haben, haben die Aufgaben in jedem Sprint immer noch relativ unterschiedliche Prioritäten.
Aufgaben können länger dauern, als wir schätzen, was bedeutet, dass möglicherweise nicht alle einem Sprint zugewiesenen Aufgaben erledigt werden. Darüber hinaus können sich die Pläne für das Projekt oder die Kundenbedürfnisse auch während eines Sprints ändern. Während Sie einem Sprint niemals weitere Aufgaben hinzufügen würden, ist es wichtig zu wissen, an welchen Aufgaben zuerst gearbeitet werden muss, um sicherzustellen, dass die kritischen Aufgaben vor denen mit relativ niedriger Priorität abgeschlossen werden.
Die agile Methodik bevorzugt die Kategorisierung von Aufgaben nach 4 Prioritäten – „Kritisch“, „Hoch“, „Mittel“ und „Niedrig“. Fügen Sie Ihrem Taskboard eine weitere Statusspalte hinzu und weisen Sie jeder Aufgabe mithilfe der farbigen Beschriftungen eine Priorität zu.
Schritt 6: Schätzen Sie, wie lange jede Aufgabe dauern wird
Es ist wichtig sicherzustellen, dass jedes Teammitglied während eines Sprints eine realistische Zeitspanne hat, um die ihm zugewiesenen Aufgaben zu erledigen. Natürlich kann es Sprints geben, bei denen die Zeit abläuft und bestimmte unvollständige Aufgaben zum nächsten Sprint verschoben werden müssen.
Je mehr Übung Sie haben, um die Zeit zu schätzen, die für bestimmte Arten von Aufgaben benötigt wird, desto genauer werden Ihre Schätzungen.
Fügen Sie Ihrem Board eine Zahlenspalte hinzu, klicken Sie auf das untere Element ‚Summe‘ und fügen Sie eine benutzerdefinierte Einheit hinzu, um die Zeit zu messen. Vielleicht möchten Sie in Stunden arbeiten oder, wenn Sie in der Softwareentwicklung sind, SP könnte bevorzugt werden.
Schritt 7: Fügen Sie eine Tag-Spalte hinzu, um Aufgaben zu kategorisieren und zu gruppieren
Tags sind eine großartige Möglichkeit, Aufgaben in Ihrem Backlog oder Task Board zu kategorisieren. Gehen Sie weiter und fügen Sie Ihrem Board eine Tags-Spalte hinzu.
Mit einem konsistenten Hashtag-System können Sie auswählen, zu welcher Kategorie oder welchen Kategorien eine Aufgabe gehört. Dies kann Ihnen helfen, Aufgaben nach einem bestimmten Projekt, einer bestimmten Aufgabe oder einem bestimmten Arbeitsbereich zu kategorisieren, auf den sie sich beziehen.
In unserem Beispiel für Heimwerkerarbeiten könnten Sie beispielsweise die Tags verwenden: #Küche #Malen #Wohnzimmer. Softwareentwickler, deren Arbeit in Epen aufgeteilt ist, können die Tags verwenden: #bug, #homepage #feature. Kundenerfolgsmanager können ihre Aufgaben mit den Tags kategorisieren: #knowledgebase #KB #Webinare oder #onboarding.
Schritt 8: Halten Sie Ihr Team auf dem Laufenden und kommunizieren Sie
Die Kommunikation mit Ihrem Team ist der Schlüssel zur agilen Methodik. Fügen Sie während der Bearbeitung Ihrer Aufgaben während eines bestimmten Sprints Aktualisierungen zu Ihren Aufgaben hinzu, um Ihr Team über alle relevanten Details auf dem Laufenden zu halten.
@erwähne eine Person in deinem Team mit Namen:
Oder erwähnen Sie das gesamte Team, um sicherzustellen, dass jeder eine Benachrichtigung erhält und die richtigen Personen informiert und auf dem neuesten Stand gehalten werden:
Die Aktualisierungen in einem Element speichern alle relevanten Informationen zu einer Aufgabe an einem Ort und halten das Team auf dem Laufenden. Sie können auch ein Update zu einem Status hinzufügen, sodass Sie beim Ändern des Status Ihrer Aufgabe dies mit den relevanten Personen im Kontext kommunizieren können.
Laden Sie Dokumente im Zusammenhang mit der Aufgabe im Abschnitt Updates hoch. Vielleicht haben Sie die Aufgabe, eine bestimmte Kopie zu schreiben, und die Aufgabe einer anderen Person während des Sprints besteht darin, sie zu bearbeiten. Wenn Sie Ihre letzte Arbeit in die Aktualisierungen Ihrer Aufgabe hochladen und die Person, die für die Bearbeitung verantwortlich ist, @erwähnen, können Sie nahtlos Informationen austauschen und den Staffelstab von der Fertigstellung Ihrer Aufgabe bis zum Beginn ihrer Aufgabe „weitergeben“.
Weitere Informationen zur Kommunikation mit Ihrem Team finden Sie unter monday.com hier.
Schritt 9: Halten Sie kurze tägliche Meetings mit Ihrem gesamten Team ab
Neben der Kommunikation in der Plattform ist eines der Prinzipien des agilen Projektmanagements die persönliche Kommunikation. Planen Sie zu Beginn jedes Arbeitstages kurze Besprechungen von 10 bis 15 Minuten ein, in denen das Team zusammensitzt, und geben Sie einen schnellen Überblick darüber, woran es am Vortag gearbeitet hat und woran es an diesem Tag arbeiten wird. Alle spezifischen Probleme, die vom Input des Teams profitieren könnten, können hervorgehoben werden, was eine maximale Zusammenarbeit und Unterstützung durch Ihre Teamkollegen ermöglicht.
Schritt 10: Überprüfen und analysieren Sie die Ergebnisse am Ende jedes Sprints
Agile schätzt Rückblick und Lernen aus früheren Fehlern, damit sich der Workflow und die Praktiken Ihres Teams ständig weiterentwickeln und verbessern können. Setzen Sie sich am Ende jedes Sprints mit Ihrem Team zusammen, überprüfen Sie das Task Board und stellen Sie sicher, dass alles, was abgeschlossen wurde, grün markiert ist, dh „Fertig“.
Dies motiviert Ihr Team und verbessert die Moral, indem es visuell zeigt, wie viel erreicht wurde. Es ist auch eine großartige Zeit, um alles zu besprechen, was in Zukunft besser gemacht werden könnte, und um Arbeitsprozesse basierend auf Feedback zu verbessern.
Schritt 11: Speichern Sie Ihre abgeschlossenen Sprints am unteren Rand Ihres Taskboards und wiederholen Sie
Verschieben Sie am Ende jedes Sprints die Gruppe, die den abgeschlossenen Sprint darstellt, an den unteren Rand Ihres Taskboards. Auf diese Weise können Sie aufzeichnen, was erreicht wurde, und wenn eine abgeschlossene Aufgabe wieder zum Leben erweckt wird, können Sie ein Element in einen neuen Sprint verschieben, wobei alle Details und Daten daran angehängt bleiben.
Gehen Sie zurück zu Ihrem Backlog, verschieben Sie die Aufgaben, an denen Sie arbeiten möchten, in die Gruppe, die den nächsten Sprint darstellt, und beginnen Sie den Zyklus von vorne.
Schlussbemerkung
Es gibt viele Techniken des agilen Projektmanagements, die alle eines gemeinsam haben – in kurzen Zyklen zu arbeiten, die als Sprints oder Iterationen bezeichnet werden.
Dies ermöglicht es Teams, die Erwartungen und Bedürfnisse der Kunden ständig zu bewerten und neu zu bewerten, um ihr Produkt zu verbessern, anstatt daran zu arbeiten, etwas auf einmal zu produzieren. Der Fokus eines Teams liegt auf den Aufgaben und Teilprojekten mit der höchsten Priorität, die sich entsprechend den Bedürfnissen und Erwartungen der Kunden / Stakeholder ändern und anpassen.
Das Team steht im Mittelpunkt und jedes Mitglied des Teams arbeitet daran, Aufgaben zu erledigen, für die es in jedem Zeitraum verantwortlich ist. Ziel und Fokus jedes Teammitglieds ist es, den Fortschritt der Aufgaben während eines Sprints anzuzeigen und darauf hinzuarbeiten, dass ihre Aufgaben „erledigt“ werden.