hvordan man planlægger en galla aften?
hvorfor arrangere en galla aften?
gallaaften refererer til en ekstraordinær begivenhed, der ofte arrangeres til en usædvanlig lejlighed. Uanset om det er til en prisaften, en fundraiser, en produktlancering eller et firmas jubilæum, er det ikke noget, du kan improvisere at arrangere en gallaaften.
en præcis, detaljeret tidsplan giver dig mulighed for at give en uforglemmelig begivenhed for dine gæster, samtidig med at du fremmer et positivt billede af din virksomhed.
målene for din aften
hvorfor arrangere en galla aften? Der er mange grunde til, at en virksomhed måske ønsker at arrangere en sådan begivenhed: at kommunikere vigtig information, at belønne deltagerne for deres resultater, at samle medarbejdere osv. Generelt sagt, at arrangere en aften begivenhed giver en virksomhed en chance for at sprede et budskab og et positivt image blandt gæster i en afslappet atmosfære.
uanset hvad din grund til at organisere en galla aften, det første skridt er at identificere de nøjagtige mål for begivenheden.
valg af tema for din begivenhed
efter at have klart defineret årsagen til at arrangere en aften begivenhed og dens mål, er det vigtigt at vælge temaet. Sidstnævnte bliver ledetråden og vil blive brugt til at opbygge gallaaftensplanen.
denne type begivenhed er ret sjælden og eksklusiv, og gæsterne omhyggeligt udvalgt, hvilket gør denne begivenhed usædvanlig. Deltagerne er stolte af at være en del af det, de vil blive overrasket og taget hånd om en aften, hvilket vil hjælpe med at efterlade en positiv hukommelse i deres sind.
intet bør overlades til tilfældighederne, især ikke valget af tema til begivenheden!
aftenens atmosfære vil være baseret på dette valg, og al underholdning og service vil blive valgt efter aftenens tema.
dit gallaaftenbudget
når disse indledende trin er fulgt, skal du tænke over, hvor mange penge du kan bruge på at organisere din gallaaften. Dette afhænger af en række faktorer: lokalet, antallet af deltagere og typen af ydelser.
det budget, du ønsker at afsætte til dit arrangement, skal dog gennemtænkes grundigt og omhyggeligt, da det bestemmer alle de valg, du bliver nødt til at tage i de næste faser. Underholdning, lyd, lys, mad og drikke er alle aspekter, der vil påvirke gala aften budget.
valg af sted
antallet af gæster og budgettet er fastsat, temaet for din aften er besluttet, nu er det tid til at vælge sted for din begivenhed.
Sådan finder du den rigtige placering, der passer til gala aften tidsplan tema?
et sted, der passer til antallet af gæster
det er ikke nogen nem opgave at finde det perfekte sted at arrangere en gallaaften. Før du går i gang med din søgning, skal du være opmærksom på, at der er mange kriterier, der skal tages i betragtning.
først og fremmest skal du identificere spillesteder, der er relevante for temaet for din aften. Arkitekturen, stemningen og placeringen er alle faktorer, der skal tages i betragtning. Et slot på landet vil ikke sætte den samme tone til din aften som et tag i hjertet af byen.
uanset hvilket sted du vælger, skal det være let tilgængeligt med bil eller offentlig transport for at gøre det praktisk for dine gæster at ankomme.
når det kommer til booking af lokalet, skal du planlægge at booke tre til seks måneder før den planlagte dato for gallaen.
vores rum til at arrangere en galla aften
til alle dine begivenheder giver vi dig receptionsområder med forskellig kapacitet og stil, velegnet til alle typer fester, der rummer fra et par hundrede til flere tusinde gæster. La Sucri og dens unikke industrielle stil, Lyon Convention Centre og dens tagterrasse med udsigt over Parc de la T Kriste D ‘ Or, Gerlands Matmut Stadion, Lyons legendariske stadion og Eurekspo Lyons Espace Paul Bocuse, er valget dit. Uanset temaet, når du arrangerer en aftenarrangement, vi hjælper dig med at vælge det perfekte sted til at imødekomme dine forventninger og vinde dine gæsters hjerter.
Underhold dine gæster!
din gallaaften skal efterlade gæsterne gode minder, og dette skyldes delvis den underholdning, du vil tilbyde på spillestedet på dagen for begivenheden.
valg af underholdning
sørg for at vælge underholdning i overensstemmelse med gallaaftens tidsplan og tema for at opretholde konsistens under hele arrangementet. Sørg også for at tage dine gæster og deres forventninger i betragtning, da de måske ikke nødvendigvis ønsker at deltage i fysiske aktiviteter, hvis de f.eks.
uanset om du vil udtrykke din tak til dine gæster, bringe dem sammen eller bare underholde dem på en original måde, skal alle detaljer tages hånd om.
gallaaftensskemaet
definition af gallaaftensskemaet er et af de vigtigste trin i tilrettelæggelsen af dit arrangement. Du vil således være i stand til at kontrollere, hvordan din aften udfolder sig. Det skal specificere, time for time, løbet af vores begivenhed. Byde gæsterne velkommen, scenografi, få underholdningen i gang, catering, etc. Hvert trin skal planlægges omhyggeligt.
formålet med gallaaftensplanen er at organisere din gallaaften, informere hver deltager om deres ansvarsområde og nøje respektere den timing, du har sat dig selv. Hvis du for eksempel har planlagt en forestilling på 9 pm sharp, skal hver deltager informeres (lyd, lys, catering).
Catering
før du tænker på tilrettelæggelsen af din gallamiddag, er det vigtigt at bestemme dens stil. Vil det være en cocktail buffet? Vil der være bordservice?
uanset hvad der er tilfældet, skal mad og drikke svare til det tema, du har valgt til din gallaaften.
vi kan hjælpe dig med at forestille dig Natten mere tydeligt.
hvis du beslutter dig for en siddemiddag
hvis du ønsker at skabe en formel atmosfære og tilbyde dine gæster mere komfort, når du arrangerer et aftenarrangement, anbefaler vi en siddende middag med bordservice. Dine gæster sidder således komfortabelt, hvilket ser ud til at være den bedste løsning, hvis der er en scene med en lang forestilling eller en tale på din gallaaften.
gæsterne vil tilbringe et behageligt øjeblik rundt om bordet, de vil kunne nyde enhver underholdning, og du kan nemt styre tidspunktet for aftenen.
en cocktailbuffet
for en afslappet atmosfære og for at tilskynde til interaktion er en cocktailmiddag den ideelle løsning. Dine gæster vil således være i stand til at bevæge sig rundt i de forskellige områder og drage fordel af alle udstillinger, der vises og frem for alt kan interagere frit med hinanden.
at gå til en cocktailbuffet betyder at favorisere en afslappet, varm atmosfære for dine gæster og multiplicere interaktionen mellem dem.
invitationerne
galaaftensplanen er fastlagt, mødestedet er valgt, og invitationerne skal nu sendes ud.
Gem datoen
invitationer skal sendes i god tid før din aften for at sikre, at dine gæster er tilgængelige. Derfor, planlægger at sende en gemme datoen mindst en måned før datoen for begivenheden, så deltagerne kan blyant datoen ind i deres dagbøger og stille sig til rådighed om aftenen. Hvis du sender din invitation for sent, de kan muligvis ikke stille sig til rådighed, hvis du sender den for tidligt, de glemmer måske, at du arrangerer en aftenbegivenhed.
papir-eller e-mailinvitation
kan du ikke vælge mellem en papir-eller e-mailinvitation? Det hele afhænger af målgruppen, deres vaner og deres præferencer. I din invitation skal du huske at medtage et uddrag fra gallaaftensplanen for at lokke gæsterne, mens du husker ikke at afsløre alt for ikke at ødelægge overraskelseselementet.
i alle tilfælde skal ordlyden og formen af din invitation udarbejdes i overensstemmelse med dine mål og det tema, du har valgt til at arrangere din galla aften.
online registrering
du har også mulighed for at vælge en online platform til registrering. På denne måde kender du det nøjagtige antal deltagere i god tid og vil let kunne minde dem om.
disse løsninger giver gæsterne mulighed for at gemme dit arrangement direkte på deres elektroniske dagsorden, så du ikke glemmer det!
kommunikere!
hvis du vil nå ud til flere mennesker og skabe interesse for dit arrangement, skal du ikke overse kommunikationen før, under og efter din gallaaften.
før aftenen
før arrangementet kan du annoncere dato og tidsplan for din galaaften. Hvis det er en intern begivenhed, skal du prioritere e-mails, intranettet, plakater i din virksomheds lokaler eller dine interne sociale netværk.
på den anden side, hvis det er en ekstern begivenhed, kan du gå til værktøjer som din hjemmeside, e-mail eller sociale netværk.
organisering af en galla aften uden at kommunikere det betyder at fratage dig selv et vigtigt redskab til at lokke dine gæster!
om aftenen
om aftenen kan du kommunikere live via sociale netværk, lave videoer af modtagelse af gæsterne eller dele underholdningen ved at tilskynde deltagerne til at gøre det samme.
hvis du arrangerer en mere fortrolig gallaaften, skal du dog sørge for, at ingen officielle eller følsomme oplysninger offentliggøres af dine gæster.
efter aftenen
efter arrangementet kan gæsterne huske aftenen med fotos eller videoer som souvenirs. Du kan derfor distribuere de fotos, der er taget om aftenen til deltagerne, men også lave en film (aftermovie), der skal offentliggøres på dine netværk (internt eller eksternt).
tænk også på at give gæsterne noget at tage med hjem, når de rejser, såsom godbidder i din virksomheds farver, så de har positive minder om aftenen.
efter at have set din aftenbegivenhed finde sted, skal du ikke glemme at takke alle højttalerne, interne og eksterne, fordi succes er en teamindsats!