Blog Post
Petty cash, også kendt som petty cash fund, er en lille mængde kontanter til rådighed, der bruges til at betale små daglige forretningsudgifter. Eksempler på små kontantbrug inkluderer betaling for Porto, telefonkort og refusion af rejseudgifter. Beløbet i en lille kontantfond vil variere efter organisation – hvor meget der holdes, og hvordan småkontanterne bruges, bestemmes af virksomhedens ledere.
Petty cash kræver kontrol
Petty cash er beregnet til små betalinger, men i mange virksomheder bliver petty cash den primære fond for kontantbetalinger.Mange Ghanesiske virksomheder har svag kontrol over små kontanter. De antager, at fordi det er en lille sum penge, behøver de ikke at være opmærksomme på kontrol over, hvordan det bruges.
virksomheder har mistet betydelige mængder penge over tid på grund af manglende kontrol over små kontante udgifter. Svag kontrol over kontanter i et miljø, hvor medarbejderne ofte er hårdt presset for kontanter, skaber en fristende mulighed for underslæb og svig. At have stærk kontrol over små kontanter er den sikreste måde at afskrække potentielle kriminelle fra at underslæbe små kontanter.
syv enkle trin til forbedring af kontrollen over små kontanter
de syv enkle trin, du skal tage for at styrke kontrollen over små kontanter og undgå tab, er:
1. Beslut dig for en svømmer, og hvornår du skal genopfylde
det første trin er at definere, hvor meget du gerne vil beholde som en svømmer i små kontanter, og det niveau, hvor små kontanter skal genopfyldes. Float er det maksimale beløb, der kan holdes i små kontanter til enhver tid. Det beløb, der udbetales fra småkontanterne, skal refunderes, når fonden falder til det niveau, hvor den skal genopfyldes.
for at bestemme mængden af float skal du overveje de typiske små betalinger, du foretager inden for en defineret periode, f.eks. Float reducerer risikoen for at holde for mange kontanter, som du måske ikke har brug for, eller faktisk for lidt kontanter.
2. Adskillelse af roller
i et lille firma er det muligvis ikke muligt at have forskellige personer, der er ansvarlige for de små kontante midler, holde de små kontantkonti og godkende små kontant betaling. Som minimum bør den person, der godkender små kontanter, ikke opbevare små kontanter og de relaterede konti.
3. Definer udgiftsgrænsen og godkendelsesmatricen
det er meget vigtigt at definere:
- det maksimale beløb, der kan udbetales ud af små kontanter. Betalinger, der overstiger grænsen, bør ikke udbetales af små kontanter. For eksempel beløb, der ikke overstiger GHS 100.
- Hvem kan godkende små kontanttransaktioner?
4. Brug små kontantkuponer til alle små kontanttransaktioner
Opret et system til små kontantudbetaling. I dette system skal små kontantanmodninger registreres på en lille kontantkupon og godkendes af en autoriseret person inden udbetaling.
5. Kræv kvitteringer for at sikkerhedskopiere de krævede udgifter
den smålige udbetalingspolitik skal gøre det obligatorisk for små kontantkrav at blive bakket op af kvitteringer. I nogle få tilfælde, f.eks. kørsler, er kvitteringer muligvis ikke tilgængelige. I sådanne tilfælde bør den person, der godkender, vurdere udgifternes rimelighed.
6. Gennemgang og godkendelse af petty cash Refusionsanmodning
for at anmode om refusion skal petty cash-indehaveren indsende alle petty cash-kuponer sammen med de relevante bilag. Den person, der godkender anmodningen, skal sikre følgende:
- Kontroller, at beløbene på kuponer og kvitteringer er enige.
- bilagene er stemplet “betalt”, så de ikke kan bruges til at understøtte andre betalinger.
- opgør beløbene på værdikuponerne og sørg for, at det samlede beregnede beløb stemmer overens med den ønskede refusion.
7. Periodiske kontantoptællinger
de små kontanter, der er til rådighed, skal tælles med jævne mellemrum, og kontanterne tælles afstemt med saldoen på den smålige kontantkonto. Det smålige kontantantal er et middel til at kontrollere, at der findes kontantsaldo.
for kontanttællingen til at fungere som en effektiv kontrol:
- tællingen skal udføres af en person, der er uafhængig af den smålige kontante Depot og den person, der holder den smålige kontantkonto.
- de små kontanter og bilag skal være tilgængelige på tidspunktet for optællingen.
for at kontrollere, om den korrekte mængde småpenge er til rådighed, skal den person, der udfører tællingen, foretage en afstemning som følger:
- få alle de små kontantkuponer, der ikke er blevet refunderet.
- Kontroller, at kuponerne er i orden, og Beregn det samlede udbetalte beløb.
- træk beløbet fra float for at få den balance, der skal være til rådighed.
- enig saldoen beregnet til kontanter på hånden.
Sammenfattende
da mange forretninger i Ghana involverer kontanter, kan mængden af penge, der passerer gennem små kontanter, være betydelig. Du kan miste et ryddeligt beløb over tid, hvis dine kontroller er utilstrækkelige.
ovenstående forslag kan hjælpe dig med at etablere kontrol og reducere risikoen for tyveri.
skrevet af Amos Adu
Amos er leder af Klientregnskabstjenester i SCG.
Kontakt os i dag for at tale med en af vores team af eksperter.