11 trin til implementering af agil projektstyring i din arbejdsgang
monday.com kan bruges til at styre projekter ved hjælp af en række forskellige metoder og processer, herunder Agile projektledelsesteknikker. Denne guide giver et overblik over, hvad agil projektledelse er, hvorfor det er gavnligt for teams, og hvad det betyder i praksis.
før du går i dybden med, hvordan du bruger monday.com for at arbejde med Agile teknikker, lad os først forstå, hvad agil projektledelse er.
Agile er en metode til projektledelse, der oprindeligt blev oprettet og brugt af programmeludviklere. Det har siden spredt sig til mange flere brancher og virksomheder og er nu en af de mest populære metoder til styring af projekter.
kerneværdien i hjertet af agil projektledelse er begrebet “inspicere og tilpasse”, hvilket betyder, at ændringer i sidste øjeblik er velkomne på ethvert trin i projektcyklussen. Agile (normalt) planer via brug af sprints eller iterationer, som er korte, gentagne perioder på 1-3 uger, hvor et team fokuserer på et lille sæt arbejdsartikler og sigter mod at gennemføre dem i denne periode!
12 nøgleprincipper
der er 12 nøgleprincipper, der styrer agil projektledelse, hvoraf et udvalg er:
- tæt samarbejde mellem interessenter på daglig basis
- teammedlemmer forbliver fokuseret på det samme store billede og får værktøjer og support til at nå projektmålene
- hurtige daglige ansigt til ansigt-møder værdsættes som den bedste måde at opdatere alle i teamet om status for opgaver
- de endelige resultater af et projekt er grundlaget for dets succes
- enkelhed værdsættes
- ved hjælp af gentagne og regelmæssige intervaller for at forbedre effektiviteten gennem finjustering af holdets opførsel.
fordele
lyder godt i teorien… men hvorfor er agil projektledelse så populær, og hvad er dens fordele?
nå, for det første er det nogle ret imponerende statistikker, der understøtter succes for virksomheder, der vedtager sådanne metoder. Ifølge Project Management Institute og dets puls af erhvervet 2015: indfange værdien af Projektledelse 2015:
- 75% af meget agile organisationer opfyldte deres mål / forretningsintention
- 65% færdig til tiden
- 67% færdig inden for budgettet
disse resultater er højere end hvad organisationer med lav smidighed opnår. Den samme forskning viser, at agile organisationer voksede omsætningen 37% hurtigere og genererede 30% højere overskud end ikke-agile virksomheder.
i modsætning til nogle af de ældre projektstyringsstile/ – metoder, som er meget mere stive i deres tilgang, er agile det mest velegnede til hvad der sker i det virkelige liv-ting ændrer sig, og et teams arbejde skal kunne tilpasses disse ændringer på farten under deres sprint.
at muliggøre ændringer vil gøre et endeligt resultat bedre og mere i tråd med projektets sammenhæng.
nogle yderligere fordele er:
- hurtigere registrering af problemer/mangler
- hurtigere opnåelse af mål / afslutning af opgaver
- øget fokus på kundemål
- øget fleksibilitet / tilpasning
- øget samarbejde / feedback
retrospektiver
et aspekt af Agile metodologi er brugen af retrospektiver-med brug af retrospektiver bliver teamet/lederen bedre til at estimere, hvor lang tid det tager at udføre forskellige typer opgaver eller epics. Dette hjælper teams med at blive mere produktive, når de estimerer deres mål og giver plads til konstant at gennemgå og søge, hvordan de kan forbedres.
retrospektiver hjælper teamet yderligere med at forstå, hvad der forårsagede succeser/fiaskoer, og hvordan man udvikler arbejdsgangen i overensstemmelse hermed, hvilket betyder, at et team konstant kan forbedre sig.
hvordan det gøres?
Trin 1: Byg et bord til at være din spand, efterslæb eller køreplan
det hele starter med en spand eller log-ikke en rigtig, men en slags konceptuel spand! Skovlen / loggen skal være et bord i din monday.com konto. Opret en ny bestyrelse, navngive det din efterslæb, og begynde at tilføje alle de opgaver, du skal gøre for at fuldføre dit projekt eller mål for en overskuelig fremtid (eller ej). Bestyrelsen kan også være en køreplan!
hold dig ikke tilbage. Kom ned til de beskidte detaljer. Prøv at opdele opgaver i deres mindste dele. For eksempel, hvis dit projekt var at foretage forbedringer i hjemmet, og en af dine opgaver var at male din stue igen, ville du opdele denne opgave i:
- lav hjemforbedringer
- Beslut om en malingsfarve til stuen
- Forskning Hvor kan man købe malingen
- køb maling
- køb udstyr til maling
- Fjern møbler
- dæk gulvene/faste møbler
- mal venstre væg
- mal højre væg
- Mal bagvæg
- andet lag venstre væg
- andet lag højre væg
- andet lag bagvæg
- fjern eventuelt overskydende maling
dette er et meget simpelt eksempel, men det er vigtigt at nedbryde en opgave. Dette giver dig mulighed for at foretage mere nøjagtige skøn over, hvor lang tid en opgave vil tage. Det hjælper dig også med at prioritere, når du arbejder til en bestemt deadline, så du kan rangere, hvilke opgaver der har højeste prioritet!
her er et eksempel på, hvordan en efterslæb kan være struktureret:
når du har bygget dit backlog board (eller køreplan), er du halvvejs der. Dette bord skal oprettes som et hovedkort på din monday.com konto. Denne gennemsigtighed vil tilpasse holdet til det store billede og sikre, at de forstår målene. Det betyder også, at alle på din monday.com konto har adgang til det og kan bidrage til det. Teammedlemmer kan tilføje nye elementer / opgaver, når projektet udvikler sig og skrider frem, eller når nye opgaver dukker op.
Tilføj en datakolonne for at repræsentere fristen for hver opgave for at hjælpe dig med at finde ud af, hvilke opgaver der har højeste prioritet.
Trin 2: Opret en task board
som nævnt ovenfor, Agile projektledelse værdier arbejder efter korte tidsperioder kaldet sprints eller iterationer. Vi anbefaler at arbejde i 2-ugers sprints, men de kan være længere eller kortere, hvis du foretrækker det. Byg en opgave bord og opdele det i grupper til at repræsentere hver periode. Du kan bruge skabelonen teamopgaver eller alternativt bygge den fra bunden. Dette er et eksempel på et bord bygget fra bunden:
gennemgå din efterslæb i begyndelsen af hver ny periode, og flyt opgaverne ind i hver sprint i henhold til deres prioritet. Du kan bruge vores batch actions-funktion til at vælge flere opgaver på en gang og derefter flytte dem fra backlog-tavlen til sprint-tavlen, lige ind i gruppen, der repræsenterer sprinten, hvor du gerne vil have opgaven afsluttet.
Trin 3: Tildel opgaver til personer i dit team
Føj en personkolonne til dit opgavetavle, og tildel hver opgave til en person i dit team. Dette skaber ejerskab over opgaverne, sikrer en afbalanceret arbejdsdeling, og sikrer, at alle ved, hvem de skal tale med om opgaver.
ejerskab motiverer. Det er en garanti! Når en opgave har en persons ansigt ved siden af, vil det motivere ejeren til at gøre et godt stykke arbejde-det er trods alt deres ansvar.
en persons opgaver er ofte afhængige af en anden persons opgaver, så at vide, hvem man skal tale med, vil også sikre et smidigt samarbejde.
Trin 4: Tilføj en statuskolonne for at holde alle opdaterede om status for hver opgave
med Agile project management er det vigtigt konstant at holde dit team opdateret om status for dine opgaver. Agile respekterer, at ting ændrer sig, og uventede omstændigheder kan påvirke en opgave, der når færdiggørelse. Hvis en opgave sidder fast eller forsinkes, er det også vigtigt, at alle, der arbejder på relaterede opgaver, bliver gjort opmærksomme, så de kan tilpasse deres tidsplanlægning i overensstemmelse hermed.
ved hjælp af de tilpassede statusetiketter (i så mange iøjnefaldende farver) kan du indstille en række statuser-fra “FAST” og “arbejde på det” til “afventende anmeldelse” og selvfølgelig “færdig”!
Trin 5: Prioriter dine opgaver
det er rigtigt! Selv når opgaver er flyttet fra din efterslæb/spand/køreplan til en sprint, hvilket betyder, at de har højeste prioritet, vil opgaverne i hver sprint stadig tiltrække relativt forskellige prioriteter.
opgaver kan tage længere tid, end vi estimerer, hvilket betyder, at ikke alle opgaver, der er tildelt en sprint, kan blive afsluttet. Derudover kan planer for projektet eller kundens behov ændres, selv under en sprint. Selvom du aldrig vil tilføje flere opgaver til en sprint, er det vigtigt at vide, hvilke opgaver du skal arbejde på først for at sikre, at de kritiske udføres før dem, der har relativt lav prioritet.
agil metode favoriserer kategorisering af opgaver i henhold til 4 prioriteter – “kritisk”, “høj”, “Medium” og “lav”. Føj en anden statuskolonne til dit opgavebord, og brug de farvede etiketter til at tildele en prioritet til hver opgave.
Trin 6: Anslå, hvor lang tid hver opgave vil tage
det er vigtigt at sikre, at hvert teammedlem har en realistisk tid under en sprint til at udføre de opgaver, der er tildelt dem. Selvfølgelig kan der være sprints, hvor tiden løber ud, og visse ufuldstændige opgaver skal flytte til næste sprint målet skal dog altid være at udføre alle opgaver i sprinten.
jo mere praksis du har med at estimere den tid, det vil tage at udføre bestemte typer opgaver, jo mere nøjagtige bliver dine estimater.
Tilføj en Talkolonne til dit bord, klik på det nederste ‘Sum’ element og tilføj en brugerdefineret enhed til, hvordan du kan lide at måle tid. Du vil måske arbejde i timer, eller hvis du er i programudvikling, kan SP blive foretrukket.
Trin 7: Tilføj en tagkolonne for at kategorisere opgaver og gruppere dem
Tags er en fantastisk måde at kategorisere opgaver på i din efterslæb eller opgavetavle. Gå videre og tilføje en Tags kolonne til din bestyrelse.
ved hjælp af et konsistent hashtag-system kan du vælge, hvilken kategori eller kategorier en opgave tilhører. Dette kan hjælpe dig med at kategorisere opgaver i henhold til et specifikt projekt, epic eller arbejdsområde, som de vedrører.
for eksempel kan du i vores hjemforbedringseksempel bruge tags: #køkken #maling #stue. Programmeludviklere, hvis arbejde er opdelt i epics, kan bruge tags: #bug, #homepage #feature. Customer Success Managers kan kategorisere deres opgaver med tags: #vidensbase #KB #online eller #onboarding.
Trin 8: Hold dit team opdateret og kommunikere
kommunikation med dit team er nøglen i Agile metodologi. Når du arbejder igennem dine opgaver under en bestemt sprint, skal du tilføje opdateringer til dine opgaver for at holde dit team informeret om relevante detaljer.
@nævn en person i dit team ved navn:
eller nævn hele teamet for at sikre, at alle modtager en anmeldelse, og at de rigtige mennesker bliver informeret og holdt ajour:
opdateringerne i et element gemmer alle relevante oplysninger relateret til en opgave et sted og holder teamet på samme side. Du kan også føje en opdatering til en status, så når du ændrer status for din opgave, kan du kommunikere dette med de relevante personer i kontekst.
Upload dokumenter relateret til opgaven i afsnittet Opdateringer. Måske har du til opgave at skrive et bestemt stykke kopi, og en anden persons opgave under sprinten er at redigere den. Upload dit sidste stykke arbejde i opdateringerne af din opgave og @at nævne den person, der er ansvarlig for redigering, giver dig mulighed for problemfrit at dele information og “videregive stafetten” fra afslutningen af din opgave til starten af deres.
du kan finde flere oplysninger om kommunikation med dit team ved hjælp af monday.com her.
trin 9: Hold korte daglige møder med hele dit team
ud over at kommunikere i platformen er et af principperne for agil projektledelse ansigt til ansigt kommunikation. Planlæg korte 10-15 minutters møder i begyndelsen af hver arbejdsdag, hvor holdet sidder sammen, giver et hurtigt overblik over, hvad de har arbejdet dagen før, og hvad de skal arbejde på den dag. Eventuelle specifikke problemer, der kan drage fordel af holdets input, kan fremhæves, hvilket giver maksimal samarbejde og support fra dine holdkammerater.
Trin 10: gennemgå og analyser resultaterne i slutningen af hver sprint
Agile værdier retrospektion og læring fra tidligere fejl, så dit teams arbejdsgang og praksis konstant kan udvikle sig og forbedre. Sæt dig ned med dit team i slutningen af hver sprint, gennemgå opgavetavlen, og sørg for, at alt, hvad der blev afsluttet, er markeret grønt, dvs. “færdig”.
dette vil motivere dit team og forbedre moralen og vise visuelt, hvor meget der er opnået. Det er også et godt tidspunkt at diskutere alt, hvad der kunne gøres bedre i fremtiden, og at forbedre arbejdsprocesserne baseret på feedback.
trin 11: Gem dine afsluttede sprints i bunden af din opgave bord og gentag
i slutningen af hver sprint, flytte gruppen repræsenterer den færdige sprint til bunden af din opgave bord. Dette giver dig mulighed for at registrere, hvad der er opnået, og hvis en afsluttet opgave kommer tilbage til livet, betyder det, at du kan flytte et element til en ny sprint og holde alle detaljer og data knyttet til det.
gå tilbage til din efterslæb, flyt de opgaver, du vil arbejde på, ind i gruppen, der repræsenterer den næste sprint, og start cyklussen igen.
Final note
der er masser af teknikker til Agile projektledelse, som alle har en ting til fælles-arbejder i korte cyklusser kaldet sprints eller iterationer.
dette giver teams mulighed for konstant at vurdere og revurdere kundernes forventninger og behov for at forbedre deres produkt i stedet for at arbejde på at producere noget på en gang. Et teams fokus vil være på de højest prioriterede opgaver og delprojekter, som vil ændre sig og tilpasse sig efter kundens/interessenternes behov og forventninger.
holdet er i centrum, og hvert medlem af teamet vil arbejde hen imod at udføre opgaver, som de er ansvarlige for i hver tidsperiode. Hvert teammedlems mål og fokus er at vise fremskridtene i opgaverne gennem en sprint og arbejde hen imod at få deres opgaver “færdige”.