Jak naplánovat největší církevní událost roku “ UMC Leadership Tips / United Methodist Communications
každý, kdo někdy hostil večeři nebo sváteční setkání, ví, kolik jde do jednoduchého setkání s rodinou a přáteli. Uvedení na úspěšnou církevní akci posouvá plánování na novou úroveň. Ať už pořádáte piknik, bohoslužba, tábor, festival, Vánoční služba nebo jakákoli jiná speciální událost, musíte promyslet řadu věcí.
ať už plánujete cokoli, klíčem je rozdělit vaši událost na zvládnutelné části a poté určit, kdo bude na každou dohlížet. Tato jednoduchá struktura se často snadněji řekne, než udělá.
zde je několik kroků, které je třeba podniknout při správě plánování událostí. Zahrnuli jsme také osvědčené metody a navrhované postupy používané důvtipnými plánovači všude, včetně několika způsobů, jak mohou menší církve vytáhnout větší události, než předpokládaly.
TWEET tento ujistěte se, že velká událost je v souladu s vaším církevním marketingovým plánem
vytvoření církevního marketingového plánu je prvním krokem, který doporučujeme, než uděláte něco velkého. Někteří lidé nemají rádi marketing (a z dobrého důvodu), ale církevní marketing je proces identifikace a uspokojování duchovních a služebních potřeb vaší komunity. Dobrý plán pomůže položit základy a nastavit směr pro každou událost nebo program. Mnoho lidí tento krok přeskočí, protože je toho před jejich akcí příliš mnoho, ale je to vysoce doporučeno a mohlo by to být důvodem k zastavení a definování role vaší církve.
poté, co určíte jedinečné volání vašeho sboru a potřeby vaší komunity, můžete začít rozvíjet strategii a brainstorming největší události roku.
zeptejte se správných otázek
poté, co máte solidní marketingový plán, musí vaše hlavní vedení položit správné otázky před investováním času a peněz! To pomůže položit základy pro Vaši akci a utvářet váš komunikační plán. Zvažte následující otázky:
- jak tato událost zapadá do specifického poslání vaší církve?
- jak je možné, aby vaše církev úspěšně provedla událost?
- jak byste definovali svůj celkový cíl?
- jak vášniví jsou lidé, kteří se musí zapojit?
- co dělá tuto myšlenku vyniknout komunitě?
TWEET THIS jak neplánovat svou největší událost roku
dále zvažte důsledky odpovědí na výše uvedené otázky.
- pokud se událost odchýlí od jedinečného povolání vaší církve, ukončete to a sdílejte své hodnoty a vizi s hlavním vedením.
- pokud nemáte dostatek času nebo peněz, je čas přestat. Možná budete muset před pokračováním oříznout několik programů.
- nejste si jisti všemi očekávanými výsledky? Ukončete na chvíli a převést cíle Ministerstva do jasných opatření.
- pokud nemáte vášnivé dobrovolníky-pravděpodobně zde cítíte téma-ukončete to! Nyní se zaměřte na nábor a motivaci dobrovolníků.
- pokud nic nevyčnívá do komunity, může to být největší událost plánovaná, ale nezúčastněná.
buďte upřímní se svými odpověďmi a jděte vpřed – pokud hlavní vedení dává zelenou.
Získejte tipy MyCom pro vedoucí Církve ve vaší doručené poště!
plán s dostatkem dodací lhůty
ujistěte se, že dát sebe a svůj tým dostatek času, aby vše dohromady. Plánovači na poslední chvíli se mohou pohybovat příliš rychle, aby si všimli, že všechny skládací židle byly rezervovány jinde nebo že svatba byla naplánována ve stejný den, kdy jste si mysleli,že byste mohli použít svatyni.
lidé potřebují čas, aby se zapojili, a to jak jako dobrovolníci, tak registrovaní účastníci. Kdo bude darovat zásoby nebo připravovat jídlo? Kdo bude nastavení a strhnout? Usnadněte registraci. Umožněte lidem, aby se zaregistrovali prostřednictvím vašeho církevního webu, Facebook stránky nebo aplikace. Low-tech skupiny mohly nechat formuláře v lavicích nebo nastavit registrační tabulku ve foyer.
pokud je vaším cílem oslovit místní sousedy, vyhněte se plánování Vaší akce současně s populárními komunitními zábavami nebo sportovními událostmi.
vytvořit jasné komunikační linky
je důležité požádat někoho, aby identifikoval pracovní místa a přidělil lidem tyto úkoly. Kdo bude mít na starosti hudbu, reproduktory, marketing, jídlo, dekorace, nastavení/roztržení, aktivity a tak dále?
jasný řetězec velení jde ruku v ruce s jasnou komunikací. Zjistěte, kdo má na starosti každou oblast, a důvěřujte mu, že organizuje dobrovolníky a zdroje pro toto zvláštní zaměření. Chain-of-command je méně o tom, kdo je na nejvyšší příčce a více o tom, kdo může rozhodovat a pomoci usnadnit hladký proces.
jakmile máte lidi, které potřebujete, často s nimi komunikujte a řekněte dobrovolníkům, co se očekává. Budou potřebovat podrobné popisy práce a školení, aby mohli dobře hrát svou roli.
jak vaše církev komunikuje? Naučte se komunikovat s „plugged-in“ a jak se spojit s „unplugged“.“
vyberte téma
mít téma pro vaši událost dává zaměření a pomáhá určit druhy potravin sloužit, hry hrát a dekorace k zobrazení. Vyzývejte kreativní lidi k nápadům. Mnoho prázdninových biblických školních programů to dělá dobře.
téma vytváří atmosféru a dělá vaši událost nezapomenutelnou. Bavte se vytvářením teambuildingových cvičení a hosté se také pobaví. Zahrajte si drobnosti s tematickými otázkami nebo přijďte s interaktivními způsoby, jak zapojit účastníky.
očekávejte neočekávané výdaje
kolik musíte utratit? Odkud budou peníze pocházet? Máte výbor dohlížející na finance událostí? Pokladník zde bude klíčový.
budete potřebovat finanční prostředky na zásoby, jídlo, reklamu a dekorace. Náklady na zábavu a pronájem vybavení jsou také možné. Vytvořte vyrovnávací paměť do svého rozpočtu, protože většina událostí stojí víc, než se očekávalo.
zvažte žádost o grant
Místní církevní granty vám mohou pomoci s vaší reklamou, webovými stránkami nebo výzkumnými potřebami. United Methodist Communications založila řadu grantů a zdrojů na podporu místní církevní komunikace.
Šířte slovo
pro začátek Zveřejněte svou událost na webových stránkách kostela, účtech sociálních médií a seznamu e-mailů. Týdenní oznámení a bulletiny jsou také dobré používat. Odtud zvažte, jaké tištěné materiály by mohly fungovat nejlépe. Jsou možné reklamy v místním rozhlase nebo televizi?
podívejte se na tyto skvělé nápady pro plánování a propagaci VBS, které se vztahují na téměř každou událost.
po události se poraďte se svým týmem
naplánujte čas se svým týmem, abyste vyhodnotili plánování a provedení události a provedli úpravy, pokud se událost znovu objeví. Co fungovalo dobře? Pokud je to zajímavé, sdílejte to s médii. Co šlo špatně? Neschovávej se. Zintenzivnit, vlastnit a mít nějaké skutečné mluvit se svým týmem.
pošlete následnou komunikaci lidem, kteří se vaší akce zúčastnili. Můžete jim poslat obecné poděkování, průzkum zpětné vazby nebo bezplatné zdroje. Pozvěte je na související události v budoucnu.
vyjádřete vděčnost za službu všem, kteří pomohli. Čím více se cítí oceněni, tím je pravděpodobnější, že znovu podají ruku.
úspěšné události se nestávají jen
berou spoustu myšlenek a akcí. Čím více detailů si předem stanovíte, tím méně škytavek budete mít během akce.
— Clay Morgan je autor z Dallasu, Texas, který strávil deset let výukou vysokoškolských kurzů v sociálních vědách, než se stal konzultantem v komunikační a organizační strategii. Clay rád píše na křižovatce kultury a spirituality. Roky dělal službu vysokoškolským studentům a miluje hledání kreativních způsobů, jak zapojit tisíciletí.