Audit working papers

Audit working papers

Questo articolo riguarda audit working papers. I revisori dovrebbero preparare e organizzare i loro documenti di lavoro in modo da aiutare il revisore a svolgere un servizio di revisione appropriato. Il revisore dovrebbe evitare di preparare o accumulare documenti di lavoro non necessari e dovrebbe quindi evitare di fare ampie copie dei documenti contabili del cliente. Vale la pena notare in questa fase che non è né necessario né praticabile per il revisore documentare ogni questione considerata durante l’audit.
La documentazione di audit deve essere compresa sia per Audit e Assurance (AA) che per Advanced Audit and Assurance (AAA).

I principi di revisione

ISA 230, Audit Documentation afferma che l’obiettivo (1) del revisore è quello di preparare la documentazione che fornisce:

1. Una registrazione sufficiente e appropriata della base per la relazione del revisore e
2. Prove che l’audit è stato pianificato ed eseguito in conformità agli ISA e ai requisiti legali e normativi applicabili.

Il revisore deve preparare la documentazione di audit in modo tempestivo e in modo tale da consentire a un revisore esperto, che non abbia precedenti collegamenti con l’audit, di comprendere:

1. La natura, i tempi e la portata delle procedure di audit eseguite per conformarsi agli ISA e ai requisiti legali e normativi applicabili
2. I risultati delle procedure di audit e le prove di audit ottenute e
3. Le questioni significative emerse durante l’audit, le conclusioni raggiunte e i giudizi significativi espressi nel raggiungimento di tali conclusioni.

Nel documentare la natura, i tempi e l’entità delle procedure di audit eseguite, il revisore deve registrare le caratteristiche identificative degli elementi o degli elementi specifici sottoposti a prova.
Il revisore dovrebbe documentare tempestivamente le discussioni su questioni significative con la direzione e altri.
Se il revisore ha identificato informazioni che contraddicono o sono incoerenti con la conclusione finale del revisore riguardo a una questione significativa, il revisore dovrebbe documentare come il revisore ha affrontato le contraddizioni o l’incoerenza nella formazione della conclusione finale.
Qualora, in circostanze eccezionali, il revisore giudichi necessario discostarsi da un principio di base o da una procedura essenziale pertinente alle circostanze della revisione, il revisore dovrebbe documentare in che modo le procedure di revisione alternative eseguite raggiungono l’obiettivo della revisione e, salvo diversa chiarezza, i motivi della partenza.
Nel documentare la natura, i tempi e l’entità delle procedure di audit eseguite, il revisore deve registrare:

1. Le caratteristiche identificative degli elementi o degli elementi specifici testati
2. Chi ha eseguito il lavoro di revisione e la data in cui tale lavoro è stato completato e
3. Chi ha esaminato il lavoro di revisione e la data e l’entità di tale revisione (2).

Il revisore deve completare l’assemblaggio del file di audit finale in modo tempestivo dopo la data della relazione del revisore.
Una volta completato l’assemblaggio del file di audit finale, l’auditor non deve eliminare o scartare la documentazione di audit prima della fine del periodo di conservazione.
Quando il revisore ritiene necessario modificare la documentazione di audit esistente o aggiungere nuova documentazione di audit dopo che l’assemblaggio del file finale è stato completato, il revisore dovrebbe, indipendentemente dalla natura delle modifiche o delle aggiunte, documentare:

1. Le ragioni specifiche per la loro realizzazione, e
2. Quando e da chi sono state fatte e riviste.

Quando eccezionali circostanze dopo la data della relazione di revisione, che richiedono il sindaco di eseguire nuove o ulteriori procedure di revisione, o che conducono il sindaco di raggiungere nuove conclusioni, il revisore deve documentare:

1. Le circostanze incontrate
2. Le nuove o ulteriori procedure di revisione svolte, elementi probativi ottenuti e conclusioni e il loro effetto sulla relazione della società di revisione
3. Quando e da chi i cambiamenti risultanti per l’audit di documentazione sono state fatte, e (ove applicabile) rivedendo.

I requisiti dell’ISA guidano il revisore a produrre documentazione di audit di uno standard accettabile. La comprensione e l’applicazione dei requisiti proteggerà il revisore da controversie indesiderate e non necessarie.

Importanza dei documenti di lavoro

I documenti di lavoro sono importanti perché:

• sono necessari per la verifica della qualità ai fini del controllo di
• fornire la garanzia che l’opera delegata dalla revisione è stata correttamente completata
• fornire la prova che un efficace controllo è stato effettuato
• aumentare l’economia, l’efficienza, e l’efficacia dell’audit
• contenere sufficientemente dettagliata e
• up-to-date fatti che giustificano la ragionevolezza del sindaco conclusioni
• mantenere un record di questioni di significato permanente per i futuri controlli.

Evitare documenti inutili

Prima di decidere di preparare un particolare documento di lavoro di audit, il revisore deve essere soddisfatto che sia:

• necessario, poiché servirà essenziale o utile a sostegno della relazione della società di revisione, o perché non si forniscono le informazioni necessarie per tasse o altri client connessi di legge/normativi finalità
• non sia possibile per il cliente, personale per preparare il documento di lavoro, o per il sindaco per fare le copie dei documenti che il cliente personale (compresi i revisori interni) hanno preparato come parte delle loro normali funzioni normali.

Contenuto

In genere ogni documento di lavoro di audit deve essere intestato con le seguenti informazioni:

• Il nome del cliente
• Il periodo coperto dall’audit
• oggetto
• Il file di riferimento (3)
• Le iniziali (firma) del membro del personale che ha redatto il documento di lavoro, e la data in cui è stato preparato
• In caso di controllo i documenti preparati dal personale del cliente, la data i documenti di lavoro sono stati ricevuti, e le iniziali di revisione membro del team che ha effettuato il lavoro di revisione
• Le iniziali dei membri dello staff che rivedendo le carte di lavoro e la data in cui la revisione è stata condotta
• Ogni documento di audit deve soddisfare le caratteristiche di un buon documento di lavoro, come dettagliato più avanti in questo articolo.

Documenti preparati dal cliente

Alcuni documenti di lavoro richiesti dal revisore potrebbero essere già stati preparati dal personale del cliente. Il revisore dovrebbe predisporre, ove possibile, che copie di tali documenti siano messe a disposizione del gruppo di controllo. Se il personale del cliente prepara documenti di lavoro che devono essere conservati dal revisore, il revisore deve concordare la forma dei documenti di lavoro con il personale del cliente in una fase iniziale dell’audit e includere queste informazioni nel calendario dell’audit.

Nell’organizzare la preparazione dei documenti di lavoro, il revisore deve assicurarsi che i documenti di lavoro forniscano tutte le informazioni necessarie. Tutti questi documenti di lavoro dovrebbero normalmente essere chiaramente identificati come preparati dal cliente. Il membro del personale di controllo direttamente responsabile di un’area di controllo in cui sono inclusi i documenti di lavoro preparati dal personale del cliente dovrebbe firmare tali documenti – questo mostrerà che sono stati controllati e che possono essere esaminati dal manager e dal partner e dai revisori successivi. La firma del membro del team di audit indica che il documento di lavoro (preparato dal personale del cliente) è stato “sottoposto a revisione”.

Alcune caratteristiche di un buon lavoro di carta

Sulla base della discussione di cui sopra, un buon documento di lavoro devono soddisfare i requisiti di ISA 230, mostrando le seguenti caratteristiche:

• Esso deve essere stato un chiaro audit obiettivo, di solito in termini di un audit affermazione (per esempio, ‘per garantire la completezza dei debiti commerciali’).
• Dovrebbe indicare completamente la fine dell’anno/periodo (ad esempio 31 ottobre 20X9), in modo che il documento di lavoro non sia confuso con la documentazione appartenente a un anno/periodo diverso.
• Dovrebbe indicare l’intera estensione del test (cioè quanti elementi sono stati testati e come è stato determinato questo numero). Ciò consentirà al preparatore e agli eventuali revisori successivi di determinare la sufficienza delle prove di audit fornite dal documento di lavoro.
• Se è necessario fare riferimento a un altro documento di lavoro, deve essere indicato il riferimento completo di tale altro documento di lavoro. Una dichiarazione che i dettagli dei test possono essere trovati su “un altro documento di lavoro” è insufficiente.
• Il documento di lavoro dovrebbe indicare in modo chiaro e oggettivo i risultati del test, senza pregiudizi, e sulla base dei fatti documentati.
• Le conclusioni raggiunte dovrebbero essere coerenti con i risultati del test e essere in grado di resistere a un controllo indipendente.
• Il documento di lavoro deve essere chiaramente referenziato in modo che possa essere archiviato in modo appropriato e trovato facilmente quando richiesto in un secondo momento.
• Dovrebbe essere firmato dalla persona che lo prepara in modo che le query possano essere indirizzate alla persona appropriata.
• Deve essere firmato e datato da qualsiasi persona che lo riveda, al fine di soddisfare i requisiti di controllo di qualità della revisione.

Il revisore dei documenti di lavoro di audit dovrebbe garantire che ogni documento abbia queste caratteristiche. Se una caratteristica rilevante viene giudicata assente, ciò dovrebbe comportare un punto di revisione dell’audit (ovvero un commento del revisore che indirizza il preparatore originale a correggere l’errore sul documento di lavoro).

Conclusione

I documenti di lavoro forniscono la prova che è stato effettuato un audit efficace, efficiente ed economico. Dovrebbero quindi essere preparati con cura e abilità. Essi dovrebbero essere sufficientemente dettagliati e completi in modo che un revisore dei conti che non abbia esperienza precedente di tale audit possa comprendere i documenti di lavoro in termini di lavoro completato, le conclusioni raggiunte e il ragionamento alla base di tali conclusioni.

Note

1. ISA 230 paragrafo 5.
2. Il paragrafo 17 dell’ISA 220 stabilisce che il partner di engagement deve essere soddisfatto che siano state ottenute sufficienti prove di audit appropriate attraverso una revisione della documentazione di audit (e una discussione con il team di engagement). Ciò non implica che ogni documento di lavoro specifico debba includere prove di revisione, tuttavia ci deve essere la documentazione di quale lavoro è stato esaminato, chi ha esaminato il lavoro e quando è stato rivisto.
3. Ogni impresa di revisione ha il proprio sistema di numerazione e referenziazione dei file. All’interno di ciascun sistema, il modo migliore per numerare i documenti di lavoro è archiviarli in serie in ogni sezione e incrociarli. Quando i documenti sono destinati a concordare o sostenere elementi che figurano nel bilancio, o in altri documenti di lavoro nel fascicolo, il revisore dovrebbe normalmente prepararli in modo da rendere tali accordi evidenti senza la necessità di ulteriori indagini e riconciliazione.