5 Consigli per organizzare il vostro ufficio casa immobiliare

5 Consigli per organizzare il vostro ufficio casa immobiliare

Molti professionisti immobiliari trovano conveniente mantenere un ufficio a casa. Ma durante COVID-19, un ufficio a casa è diventato unico ufficio di molte persone. Con gli ordini stay-at-home ancora in vigore in molte aree, il vostro ufficio a casa potrebbe aver trasformato nel vostro business command center.

Che tu stia lavorando dal tavolo della sala da pranzo o da uno spazio ufficio dedicato, organizzare il tuo spazio di lavoro durante questo periodo è fondamentale, sia per la tua produttività che per la tua sanità mentale.

Ma mantenere le cose organizzate può essere una sfida, soprattutto quando non sei abituato a lavorare da casa. È importante prendere alcuni minuti ogni giorno per organizzarsi. Vi sentirete riposati, ridurre lo stress, e risparmiare ore a settimana, mantenendo il vostro spazio pulito e organizzato.

Ecco cinque consigli che possono aiutare a rimanere in pista e guardare come un professionista con il vostro ordinato ufficio casa immobiliare.

Mantenere la scrivania chiara

Una delle più grandi sfide di organizzare un ufficio a casa è che il lavoro non è mai fatto. Il nuovo lavoro si accumula sopra il vecchio e se non stai attento puoi essere sepolto.

I vantaggi di una scrivania pulita sono ben noti, tra cui:

• Migliore messa a fuoco
• Meno stress
• Maggiore efficienza
• Maggiore produttività
• Maggiore sicurezza

Estrai solo le cartelle di cui hai bisogno e ripara quando hai finito. Mantiene i documenti da perdersi e mantiene il lavoro fuori strada durante i pasti, i compiti a casa e la ricreazione con bambini e animali domestici.

Terminare ogni giornata con una scrivania che è chiara di disordine si sente incredibile e ti fa apparire come un professionista, anche in circostanze difficili.

Mantieni organizzati i tuoi file fisici

Il business immobiliare genera una montagna di documentazione e ognuno ha il proprio metodo di organizzazione. La chiave è quello di trovare qualcosa che funziona per voi e bastone con esso.

File verticali, scaffali e scatole di immagazzinaggio sono tutte buone soluzioni di archiviazione, e con un home office la scelta spetta a voi. Ognuno di questi funzionerà, a patto che tu dia la priorità a ciò che è importante e ritagli ciò che non lo è.

Per i documenti di tutti i giorni, ha senso creare una cartella di accesso pronto che sia a portata di mano con tutte queste dispense, moduli e documenti.

Per a lungo termine di deposito, tenere copie di backup di ciò che è più importante in un altro luogo sicuro per le emergenze.

E sapere quando tagliare. Quando è il momento di scartare le informazioni personali sensibili, assicurarsi di farlo in modo sicuro e utilizzare un trituratore.

Mantieni organizzati i tuoi file digitali

Mantenere i file digitali delle tue transazioni immobiliari riduce notevolmente le pile di carta, ma l’organizzazione è ancora cruciale anche a casa.

Assicurati di creare e mantenere sistemi per la denominazione dei file digitali, l’organizzazione delle cartelle e l’archiviazione in modo da non perdere l’accesso ai file importanti.

Includere le informazioni chiave quando si nominano i file digitali, come il nome del client, l’indirizzo della proprietà, il tipo di documento o la data. In questo modo è facile cercare ciò di cui hai bisogno.

Gestisci i tuoi file con alcune cartelle chiave, come moduli di contratto, elenchi e clienti. Quindi organizzare la documentazione specifica in sottocartelle sotto ogni intestazione.

Utilizzare strumenti per rendere l’archiviazione dei dati home office più facile. Prova Adobe Scan per eseguire scansioni veloci e di alta qualità di documenti importanti, quindi archivia la documentazione in modo sicuro nel cloud con Google Drive o DropBox.

Mantieni la tua squadra organizzata

Con tutti coloro che lavorano da casa, coordinarsi con la tua squadra può essere una sfida. C’è ancora bisogno di fare il check-in e, con tutti fuori dal loro solito elemento, il tuo team potrebbe avere domande sulla condivisione e l’accesso a documenti e moduli.

Utilizzando strumenti come Zoom e GoToMeeting, è possibile effettuare il check-in e imparare quali file, documenti, moduli e record devono essere condivisi e accessibili e quindi sviluppare un piano per rimanere organizzati.

Strumenti di condivisione cloud come Google Drive e DropBox non solo consentono di gestire i propri file, ma per condividere documenti e cartelle in modo sicuro con il tuo team.

Approfitta di Adobe Scan per digitalizzare qualsiasi copia cartacea e quindi utilizzare DocuSign (un partner Folio) per ottenere tutti i documenti di transazione in modo sicuro e firmato digitalmente.

Mantieni organizzata la tua casella di posta

Sia in ufficio che a casa, un diluvio di email può essere un enorme spreco di tempo, produttività e sanità mentale. Quando riordinare il vostro spazio di lavoro home office, non dimenticare la tua casella di posta.

Con l’approccio basato sull’IA di Folio, puoi mantenere la tua casella di posta ordinata e organizzata, risparmiando ore di lavoro extra ogni settimana.

Sia Folio per Gmail e Folio per Outlook si integrano perfettamente nella tua casella di posta. I nostri algoritmi comprendono come identificare e ordinare le e-mail in flussi di lavoro che hanno senso per la tua attività immobiliare.

Mantenere il vostro ufficio casa immobiliare organizzato vi farà risparmiare un sacco di tempo. A pochi semplici passi ogni giorno può aiutare a mantenere la vostra scrivania, file, squadra, e posta in arrivo organizzato e il vostro business in pista. È un ottimo modo per ridurre lo stress e rimanere concentrati durante la COVID-19.