11 passaggi per implementare Agile Project Management nel flusso di lavoro
monday.com può essere utilizzato per gestire progetti utilizzando una varietà di metodi e processi diversi, tra cui tecniche di gestione del progetto agile. Questa guida fornirà una panoramica di cos’è la gestione Agile del progetto, perché è vantaggiosa per i team e cosa significa nella pratica.
Prima di approfondire come usare monday.com per lavorare con le tecniche Agili, prima capiamo cos’è la gestione del progetto Agile.
Agile è una metodologia di gestione del progetto, originariamente creata e utilizzata dagli sviluppatori di software. Da allora si è diffuso in molti altri settori e aziende ed è ora uno dei metodi più popolari di gestione dei progetti.
Il valore fondamentale al centro di Agile project management è il concetto di “inspect and adapt”, il che significa che le modifiche dell’ultimo minuto sono benvenute in qualsiasi fase del ciclo di progetto. Agile (di solito) pianifica tramite l’uso di sprint o iterazioni, che sono brevi periodi ripetuti di 1-3 settimane in cui un team si concentra su un piccolo insieme di elementi di lavoro e mira a completarli durante questo periodo!
12 Principi chiave
Ci sono 12 principi chiave che guidano la gestione del progetto Agile, una selezione dei quali sono:
- Stretta collaborazione tra le parti interessate su una base quotidiana
- i membri del Team di rimanere concentrato sulla stessa immagine grande e sono forniti con il supporto e gli strumenti per realizzare gli obiettivi del progetto
- Rapida giornaliera di incontri faccia a faccia sono valutati come il modo migliore per aggiornare tutti nel team sullo stato di attività
- I risultati finali del progetto sono la base del suo successo
- La semplicità è stimato
- Utilizzando la ripetizione e a intervalli regolari per migliorare l’efficienza di fine-tuning comportamento della squadra.
Vantaggi
Suona alla grande in teoria… ma perché è Agile project management così popolare e quali sono i suoi vantaggi?
Bene, in primo luogo, che sono alcune statistiche piuttosto impressionanti che supportano il successo delle aziende che adottano tali metodi. Secondo il Project Management Institute e il suo impulso della professione 2015: catturare il valore del Project Management 2015:
- 75% di organizzazioni altamente agili raggiunto i loro obiettivi / intenti aziendali
- 65% finito in tempo
- 67% finito entro budget
Questi risultati sono superiori a quello che le organizzazioni con bassa agilità raggiungere. La stessa ricerca mostra che le organizzazioni agili hanno aumentato i ricavi del 37% più velocemente e generato profitti superiori del 30% rispetto alle aziende non agili.
A differenza di alcuni dei vecchi stili/metodologie di gestione del progetto, che sono molto più rigidi nel loro approccio, agile è il più adatto per ciò che accade nella vita reale-le cose cambiano e il lavoro di un team dovrebbe essere adattabile a questi cambiamenti in movimento durante il loro sprint.
Consentire le modifiche renderà un risultato finale migliore e più in linea con il contesto del progetto.
Alcuni vantaggi aggiuntivi sono:
- più Veloce rilevazione di problemi/difetti
- più Veloce il raggiungimento degli obiettivi/completamento delle attività
- Maggiore attenzione per il cliente obiettivi
- Aumento della flessibilità e dell’adattamento
- Maggiore collaborazione/feedback
Retrospettive
Un aspetto della Metodologia Agile è l’uso di retrospettive — con l’uso di retrospettive, il team manager sarà migliore a stimare quanto tempo ci vorrà per completare diversi tipi di attività o epico. Questo aiuta i team a diventare più produttivi quando stimano i loro obiettivi e dare spazio per rivedere costantemente e cercare come migliorare.
Le retrospettive aiutano ulteriormente il team a capire cosa ha causato successi/fallimenti e come evolvere di conseguenza il flusso di lavoro, il che significa che un team può migliorare costantemente.
Come è fatto?
Passo 1: Costruisci una scheda per essere il tuo bucket, backlog o roadmap
Tutto inizia con un bucket o un log-non uno vero, ma una sorta di bucket concettuale! Il bucket / log dovrebbe essere una scheda nel tuo monday.com conto. Crea una nuova scheda, denomina il tuo backlog e inizia ad aggiungere tutte le attività che devi fare per completare il tuo progetto o gli obiettivi per il prossimo futuro (o meno). Il consiglio può anche essere una tabella di marcia!
Non trattenerti. Scendere ai dettagli sporchi. Cercare di abbattere le attività nelle loro parti più piccole. Ad esempio, se il progetto è stato quello di apportare miglioramenti a casa e uno dei vostri compiti era quello di ridipingere il vostro salotto, ci si suddivide questo compito in:
- Fare miglioramenti casa
- Decidere su un colore della vernice per il soggiorno
- Ricerca dove acquistare la vernice
- Comprare vernice
- l’acquisto di attrezzature per la pittura
- Rimuovere mobili
- i solai di Copertura/arredi fissi
- Dipingere parete sinistra
- Dipingere parete destra
- Dipingere parete posteriore
- Secondo strato parete sinistra
- Secondo strato parete destra
- Secondo strato della parete posteriore
- Rimuovere qualsiasi vernice in eccesso
Questo è un esempio molto semplice, ma è importante per rompere un compito verso il basso. Ciò consente di effettuare stime più accurate di quanto tempo impiegherà un’attività. Ti aiuta anche a dare la priorità quando stai lavorando a una scadenza specifica in modo da poter classificare quali attività hanno la priorità più alta!
Ecco un esempio di come potrebbe essere strutturato un backlog:
Una volta che hai costruito il tuo backlog board (o roadmap), sei a metà strada. Questa scheda dovrebbe essere creato come una scheda principale sul vostro monday.com conto. Questa trasparenza allineerà il team sul quadro generale e assicurerà che comprendano gli obiettivi. Significa anche che tutti sul tuo monday.com account ha accesso ad esso e può contribuire ad esso. I membri del team possono aggiungere nuovi elementi / attività come il progetto si evolve e progredisce o come nuove attività spuntano.
Aggiungi una colonna Data per rappresentare la scadenza di ogni attività per aiutarti a capire quali attività hanno la priorità più alta.
Passaggio 2: Creare una scheda attività
Come menzionato sopra, i valori di gestione del progetto Agile funzionano in base a brevi periodi di tempo chiamati sprint o iterazioni. Si consiglia di lavorare in sprint di 2 settimane, ma possono essere più lunghi o più brevi, se si preferisce. Costruire una scheda di attività e suddividere in gruppi per rappresentare ogni periodo. È possibile utilizzare il modello Attività di squadra o, in alternativa, costruirlo da zero. Questo è un esempio di una scheda costruita da zero:
Rivedi il tuo backlog all’inizio di ogni nuovo periodo e sposta le attività in ogni sprint in base alla loro priorità. Puoi utilizzare la nostra funzione azioni batch per selezionare più attività contemporaneamente e spostarle dalla scheda backlog alla scheda sprint, direttamente nel gruppo che rappresenta lo sprint in cui desideri che l’attività venga completata.
Passo 3: Assegna compiti alle persone del tuo team
Aggiungi una colonna persona alla tua scheda attività e assegna ogni attività a una persona del tuo team. Questo crea la proprietà sui compiti, garantisce una divisione equilibrata del lavoro, e assicura tutti sanno con chi parlare di compiti.
La proprietà motiva. Questa è una garanzia! Quando un compito ha il volto di una persona accanto ad esso, motiverà il proprietario a fare un buon lavoro after è la loro responsabilità dopo tutto.
I compiti di una persona spesso si basano sui compiti di un’altra persona, quindi sapere con chi parlare garantirà anche una collaborazione fluida.
Passo 4: Aggiungi una colonna di stato per tenere tutti aggiornati sullo stato di ogni attività
Con Agile project management, è importante mantenere costantemente aggiornato il team sullo stato delle attività. Agile rispetta il fatto che le cose cambiano e le circostanze impreviste possono influenzare il completamento di un’attività. Se un’attività è bloccata o ritardata, è anche importante che chiunque lavori su qualsiasi attività correlata venga informato in modo da poter adattare di conseguenza la pianificazione del tempo.
Utilizzando le etichette di stato personalizzabili (in tanti colori accattivanti), è possibile impostare una serie di stati-da “bloccato” e “lavorando su di esso” a “revisione in sospeso” e, naturalmente, “fatto”!
Passo 5: Dare priorità alle attività
Proprio così! Anche quando le attività sono state spostate dal backlog / bucket / roadmap in uno sprint, il che significa che hanno la priorità più alta, le attività in ogni sprint attireranno comunque priorità relativamente diverse.
Le attività possono richiedere più tempo di quanto stimiamo, il che significa che non tutte le attività assegnate a uno sprint possono essere completate. Inoltre, i piani per il progetto o le esigenze del cliente possono cambiare anche durante uno sprint. Anche se non aggiungeresti mai più attività a uno sprint, è importante sapere su quali attività lavorare prima per garantire che quelle critiche siano completate prima di quelle che hanno una priorità relativamente bassa.
La metodologia Agile favorisce la categorizzazione delle attività in base a 4 priorità: “Critica”, “Alta”, “Media” e “Bassa”. Aggiungi un’altra colonna di stato alla tua scheda attività e usa le etichette colorate per assegnare una priorità a ciascuna attività.
Punto 6: Stima quanto tempo impiegherà ogni attività
È importante assicurarsi che ogni membro del team abbia una quantità realistica di tempo durante uno sprint per completare le attività loro assegnate. Naturalmente, ci possono essere sprint in cui il tempo si esaurisce e alcune attività incomplete devono passare allo sprint successivo, tuttavia, l’obiettivo dovrebbe sempre essere quello di completare tutte le attività nello sprint.
Più pratica hai nella stima del tempo necessario per completare determinati tipi di attività, più accurate saranno le tue stime.
Aggiungi una colonna di numeri alla tua tavola, fai clic sulla voce “Somma” in basso e aggiungi un’unità personalizzata per misurare il tempo. Si consiglia di lavorare in ore o, se siete in sviluppo software, SP potrebbe essere favorito.
Passo 7: Aggiungi una colonna di tag per classificare le attività e raggrupparle
I tag sono un ottimo modo per classificare le attività nel backlog o nella scheda attività. Vai avanti e aggiungi una colonna di tag alla tua bacheca.
Utilizzando un sistema di hashtag coerente, è possibile selezionare la categoria o le categorie a cui appartiene un’attività. Questo potrebbe aiutarti a classificare le attività in base a un progetto specifico, epico o area di lavoro a cui si riferiscono.
Ad esempio, nel nostro esempio di miglioramenti per la casa, è possibile utilizzare i tag: #cucina #vernice #soggiorno. Gli sviluppatori di software il cui lavoro è diviso in epopee potrebbero utilizzare i tag: # bug, # homepage # feature. I responsabili del successo dei clienti potrebbero classificare le loro attività con i tag: # knowledgebase # KB # webinar o # onboarding.
Passo 8: Mantieni aggiornato il tuo team e comunica
La comunicazione con il tuo team è fondamentale nella metodologia Agile. Come si lavora attraverso le attività durante un particolare sprint, aggiungere aggiornamenti alle attività per mantenere il vostro team informato di tutti i dettagli rilevanti.
@menziona una persona nella tua squadra per nome:
Oppure menziona l’intero team per garantire che tutti ricevano una notifica e che le persone giuste vengano informate e mantenute aggiornate:
Gli aggiornamenti in un elemento memorizzeranno tutte le informazioni rilevanti relative a un’attività in un unico luogo e mantenere il team sulla stessa pagina. È inoltre possibile aggiungere un aggiornamento a uno stato in modo che quando si modifica lo stato dell’attività, è possibile comunicare questo con le persone pertinenti nel contesto.
Carica i documenti relativi all’attività nella sezione Aggiornamenti. Forse hai il compito di scrivere un particolare pezzo di copia e il compito di un’altra persona durante lo sprint è di modificarlo. Caricare il tuo lavoro finale negli aggiornamenti del tuo compito e @ menzionare la persona che è responsabile della modifica ti consente di condividere senza problemi le informazioni e” passare il testimone ” dal completamento del tuo compito all’inizio del loro.
Puoi trovare maggiori informazioni sulla comunicazione con il tuo team utilizzando monday.com tieni.
Passo 9: Tenere brevi incontri quotidiani con tutto il team
Oltre a comunicare nella piattaforma, uno dei principi della gestione del progetto Agile è la comunicazione faccia a faccia. Pianifica brevi incontri di 10-15 minuti all’inizio di ogni giornata lavorativa in cui il team siederà insieme, fornisci una rapida panoramica di ciò che hanno lavorato il giorno prima e di ciò che lavoreranno quel giorno. Eventuali problemi specifici che potrebbero beneficiare del contributo del team possono essere evidenziati, consentendo la massima collaborazione e supporto da parte dei tuoi compagni di squadra.
Passo 10: Rivedere e analizzare i risultati alla fine di ogni sprint
Valori Agile retrospezione e apprendimento da errori precedenti in modo che il flusso di lavoro e le pratiche del team possono costantemente evolvere e migliorare. Siediti con la tua squadra alla fine di ogni sprint, rivedi la scheda attività e assicurati che tutto ciò che è stato completato sia contrassegnato in verde, cioè “Fatto”.
Questo motiverà la tua squadra e migliorerà il morale, mostrando visivamente quanto è stato raggiunto. È anche un ottimo momento per discutere di tutto ciò che potrebbe essere fatto meglio in futuro e per migliorare i processi di lavoro basati sul feedback.
Passo 11: Memorizza gli sprint completati nella parte inferiore della scheda attività e ripeti
Alla fine di ogni sprint, sposta il gruppo che rappresenta lo sprint completato nella parte inferiore della scheda attività. Ciò consente di tenere un registro di ciò che è stato raggiunto e, se un’attività completata ritorna in vita, significa che è possibile spostare un elemento in un nuovo sprint, mantenendo tutti i dettagli e i dati ad esso collegati.
Torna al backlog, sposta le attività su cui vuoi lavorare nel gruppo che rappresenta lo sprint successivo e ricomincia il ciclo.
Nota finale
Ci sono molte tecniche di gestione agile del progetto, tutte con una cosa in comune: lavorare in cicli brevi chiamati sprint o iterazioni.
Ciò consente ai team di valutare e rivalutare costantemente le aspettative e le esigenze dei clienti al fine di migliorare il loro prodotto piuttosto che lavorare per produrre qualcosa tutto in una volta. L’attenzione di un team sarà rivolta alle attività e ai sottoprogetti con la massima priorità, che cambieranno e si adatteranno in base alle esigenze e alle aspettative dei clienti/stakeholder.
Il team è al centro e ogni membro del team lavorerà per completare le attività di cui è responsabile in ogni periodo di tempo. L’obiettivo e l’attenzione di ogni membro del team è quello di mostrare i progressi delle attività durante uno sprint, lavorando per ottenere i loro compiti “fatti”.